敲开MICE的门PPT课件
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34
会议管理流程规划
6．会前3个月： (1)发布新闻：向相关媒体预告会议有关资讯。 (2)邀请开闭幕典礼出席贵宾：如需贵宾致词，得书面告知时间地点。 (3)现场工作／接待人员规划及招聘：报到处／会议室／贵宾接待等人 员安排并拟定训练课程。 (4)草拟设计大会节目手册：议程确定／演讲人、主持人确定／各项社 交节目确定。 (5)安排VIP接机事宜：车辆／接机人员／通关安排等。 (6)会场布置设计发包：含机场欢迎牌／会场／会议室／报到处／展览 区／酒会、晚宴场地。 (7)报到处使用规划：设计报到流程。 (8)确认各项餐饮安排：酒会／晚宴／咖啡茶点／午餐。 (9)社交活动表演节目设计：开、闭幕典礼／酒会／晚宴。
36
37
38
会展项目十看
1、政府组团看规模； 2、使馆推荐看级别； 3、同行互助看效益； 4、行业发文看采购； 5、授权代理看业绩； 6、区域设点看成效； 7、专业观众看交易； 8、科学服务看细节； 9、媒介宣传看热点； 10、网络共享看通道。
39
会展工作环节
1.项目构思 2.市场调研 3.创意开发 4.规模设定 5.主题定位 6.形象标识 7.CI 建设 8.VI 设计 9.初案汇总 10.汇报方案 11.报批准备 12.预算分析 13.标准制定 14.人员招聘 15.竞争分析
万国工业博览会，是
1851年英国维多利亚
时期的一次真正意义
上的第一次世界性的
博览会，时间从1851
年5月1日至1851年10
月15日，这次博览会
历时5个多月，吸引了
6039195 名参观者。
6
MICE
MICE，即Meetings(会议)、Incentives(奖
励旅游)、Conferencing/Conventions(大型
刚刚召开的国际大会与会议协会（ICCA）52届年会上，在ICCA 组织公布的2012年接待国际会议数量的全球城市排名中，北京以 接待109个国际会议的成绩蝉联中国上榜城市的首位，在亚太排名 第二，仅次于新加坡。
12
E = Exhibitions
展览会既是信息，通讯和娱乐的综合，也是唯 一的在面对面沟通中充分挖掘五官感觉的营销 媒介。新世纪尽管出现高速的电子通讯方式， 展览会，作为临时的市场，仍然是最专业、有 效的销售工具。
35
会议管理流程规划
7．会前1~2个月： (1)通讯报名截止：统计评估报名人数。 (2)与饭店核算已订房数量：与实际预定房数相差多少。 (3)现场接待人员工作训练：1~2次训练。 (4)印制大会节目手册、学术论文摘要集、与会者名册：已报名者报到 时应领取的资料。 (5)印制大会相关印刷品：名牌／证书／感谢状／邀请卡／餐券。 (6)检视各项活动／节目／餐饮的安排：演讲议程、演讲人／主持人通 知、视听设备、开闭幕典礼流程、酒会及晚宴、午餐及咖啡茶点、参观 旅游、表演活动等。 (7)展览厂商协调会：摊位位置／布置／进撤场事宜等。 (8)检视场各项set-up：与会议中心／饭店人员最后确认。
1
会展是怎样的？
什么是会展？ 会展项目是如何操作的。 会展职业经理的自我修炼。
2
会展经济
3
----《商务部关于“十二五”期间促进会展业发展的指导意见》
4
讲一点会展史
祝融作市 ---- 《吕氏春秋·勿耕》 制礼作乐 ---- 周公旦
5
德国莱比锡博览会， 始建于1165年，于 1894年由传统的集市 转变为样品博览会， 于1918年发展成工业 技术博览会。
31
会议管理流程规划
3．会前18个月：
(1)草拟会议通告：含邀请函、会议日期地点、主题等。
(2)印刷并寄发会议通告：初步预告可能参与人士，大会将于何时何地 举行以及报名费等资料。
(3)确定学术节目形态及内容：发函邀请演讲人及各场次主持人。
(4)确定社交节目的安排：包括酒会、晚宴及眷属的活动、开闭幕典礼 等等
2013年励展博览集团大中华区举办55场涵盖11个行业领域的 展会。
26
法兰克福展览会有限公司
法兰克福展览有限公司是全球最大型的展览会主办单位之一 ，集团迄今已在全球设有28家附属公司，5个办事处及52个国际销 售伙伴，聘用超过1,760名员工，2009年营业额高达4.24亿欧元， 2010年营业额高达4.483亿欧元，2011年营业额逾4.5亿欧元。
(7)网页设计，委托专业公司或专业人士设计大会网页，以便会员上网 浏览，或使用网上报名。
32
会议管理流程规划
4．会前12个月： (1)草拟展览说明书及合约：拟印制寄发给厂商征展。 (2)收集参展厂商名单：可请筹备委员提供。 (3)征展活动开始：寄出说明书/办说明会／亲自拜访。 (4)印制并寄发宣传手册及相关表格：确定所有相关名单及单位都已 寄出。 (5)确认讲员是否接受邀请并请提供演讲题目及摘要：如有人无法应邀 ，则另邀请其他人选，尽快确认。 (6)选制大会纪念品／资料袋奖牌／名牌胶套等：评估可能数量，先预 定并确认交货期。 (7)报备政府有关单位本次会议的举办时间：请协调有关驻外单位给予 与会者签证事宜的协助。 (8)联络并确定会议各项安排的供应厂商：视听设备、灯光音响、旅行 社、交通、餐饮安排、会场布置。
40
会展工作环节
67. 食宿抽查
• 84.主持走场
68. 会刊编辑
• 85. 嘉宾排序
69. 布展启动
• 86. 门禁预演
70.标摊安装
• 87. 证件统计
71. 接待准备
• 88. 设备检测
72. 施工管理
• 89. 空间测试
• 16. 客户分析 • 17. 展示方式 • 18. 展区论证 • 19. 销售模式 • 20. 合作分析 • 21. 团队培训 • 22. 效益分析 • 23. 行政协调 • 24. 绩效制定 • 25. 流程设计 • 26. 促销谋略 • 27. 合同起草 • 28. 促销执行 • 29. 媒介公关 • 30. 场地察看 • 31. 行文报批 • 32. 用品采购
• 33. 设备规划 • 34. 标准公告 • 35. 预算控制 • 36. 营销启动 • 37. 销售组合 • 38. 信息互通 • 39. 线路协商 • 40. 预定场地 • 41. 项目公告 • 42.物流托管 • 43. 广告代理 • 44. 代理商培训 • 45. 责权分工 • 46. 展区划分 • 47. 展品报关 • 48. 媒介反馈 • 49. 安全设计
30
会议管理流程规划
2．会前两年： (1)制作筹备企划书，用以提报政府单位申请经费补助或向民间相关组 织募款：含会议缘起、宗旨、内容;拟邀请演讲者阵容、主题;筹备委员 会组织及名单；各组工作职责、工作进度表和预算。 (2)拟定推广计划：本次会议如何有效宣传。 (3)选定合适的会议或展览专业顾问公司，可协助主办单位整体规划一 个具专业水准的会议，避免人力资源浪费，并有效控制预算的花费。 (4)草拟学术节目：确定会议主题及拟邀请讲员名单。 (5)决定报名费及相关费用：可参考以前会议并由筹备会决议。 (6)搜集旅游、艺文等资料：可指定专业旅行社办理。 (7)决定会议是否使用同步翻译：如需使用，得预订设备、翻译人员， 并增加预算。
• 50. 应急预案 • 51. 参观分配 • 52. 嘉宾确认 • 53. 执行启动 • 54. 流程协调 • 55.促销反馈 • 56. 场地核查 • 57. 媒体统计 • 58. 阶段总结 • 59. 客户回访 • 60. 观众服务 • 61. 网站建设 • 62. 现场设计 • 63. 参展手册制定 • 64. 证件制作 • 65. 邮递通知 • 66. 软服务检查
种类包括：商务会议旅游、海 外教育训练、奖励对公司运营 及业绩增长有功人员。
奖励旅游并非一般的员工旅游 ，而是企业业主提供一定的经 费，委托专业旅游业者精心设 计的“非比寻常”的旅游活动 。用旅游这一形式作为对员工 的奖励，会进一步调动员工的 积极性，增强企业的凝聚力。
11
I = Incentives
27
法兰克福展览会有限公司
法兰克福展 览覆盖世界 各地150个国 家，2011年 法兰克福展 览有限公司 在全球30多 个城市举办 101个展览会 ，其中一半 以上在德国 以外地区。
28
会展项目是如何操作的
主 承 协 支
29
会议管理流程规划
1．会前两年半： (1)确定会议日期与场地：视察场地、评估并商议费用。 (2)评估财源并制作预算：预估此案收入及支出。 (3)成立筹备委员会：邀请相关部门适合的人选并分工。 (4)成立秘书处：指定工作人员、安置设备并建立档案。 (5)设计会议logo:印制信封、信纸。 (6)确定饭店房间数的预定：视察使用的饭店房间及设备，并请饭店报 价、签约。 (7)确定会议室使用数量：并视察有关设备、场地签约。 (8)制作工作进度表：可委由会议筹办人控制进度。 (9)搜集准备宣传寄发名单：寄发会议宣传资料、报名表等。 (10)定期召开筹备会议，审视各项工作进度及决议。
(5)设定大会所有印刷品的印刷时间表并与印刷设计公司协调：宣传手 册、报名表、论文摘要表、海报、节目手册、名牌、证书、邀请卡等。
(6)确定所有将寄发给报名与会者的宣传手册应包括的资料，并着手草 拟宣传手册及报名表、论文摘要表、订房登记表：报名费、各项社交活 动及费用、征求论文的规定／方式及收件截止日期、演讲视听设备的提 供、饭店房价及订房手续、提早报名优惠日期、取消报名截止日期、优 惠订房截止日期、通讯报名截止日期。
凡公司、社团、财团、政党等社会或经济团体为特定 目的、提供某些特别情况之信息, 以商讨政策等, 使与 会者同意共识而对及其成员召开之会议
9
I = Incentives
奖励旅游的目的是协助企业达到特定的目标，并对达到该目标的 参与人士，给予一个尽情享受、难以忘怀的旅游假期作为奖励。
10
I = Incentives
16
会展产业链
组展商/主办方 会展服务商 会展目的地
17
展馆 ---- 会展目的地
18
展馆 ---- 会展目的地
19
20
平民的展览和贵族的会议
21
E = Event
会议、展览、节庆、赛事、奖励旅游、文艺演 出、社区活动 均可统称 Event 。 Mega events 超大型活动 ─ 环球嘉年华、奥林 匹克运动会、园博会 Special events – 运动会、节庆、文化活动、展 览和会议中的活动等。商业活动中一部分，如 开幕、开幕典礼、产品发布会、晚会等
企业会议)、Exhibitions/Exposition(活动
展览)的第一个字母大写组成，是会展的
英文缩写。
参展商
相关部门
观众
Conference Industry 政府
会展
会展企业
社区
媒体
7
M = Meeting (Corporate)
各类企业或社团所办理的小型研讨会 或培训活动会议等
8
C = Conventions (Association)
22
23
会议、展览、节庆、赛事、奖励旅游、文艺演出、社区活动
24
世 界 会 展 集 团 排 名
25
励展博览集团
励展博览集团每年主办的一流国际展览会超过460个，涵盖 52个行业，足迹遍及美洲、欧洲、中东及亚太区的34个国家，专 注于航空与国防、建筑与施工、设计、电子、能源、石油与天然 气、餐饮、食品与酒店、礼品、保健、信息与电信、珠宝、制造 、营销与商业服务、制药、房地产、出版、安全、体育与娱乐、 运输与物流，旅游等核心行业。
33
会议管理流程规划
5．会前6个月： (1)审核投稿的论文：学术节目组委员。 (2)安排节目议程并挑选邀请各组主持人(投稿部分)：学术节目组委员。 (3)寄发通知函给投稿人：告知投稿有否被接受及其报告时间／地点／ 组别。 (4)寄发通知函给所有受邀的主持人：告知其主持的组别／时间／地点 ，并寄发相关参考资料，如该组论文摘要、报告人背景等。
Trade Fair、Trade show、Exhibition、 Exposition
13
E = Exhibitions
展览是一种市场 活动，在特定时间 内，众多厂商聚集 于特定场地陈列产 品，从而推销其最 新产品或服务。
14
15
专业展与消费展
【专业展】
B -B -C
制造商
经销商
消费者
【消费展】
会议管理流程规划
6．会前3个月： (1)发布新闻：向相关媒体预告会议有关资讯。 (2)邀请开闭幕典礼出席贵宾：如需贵宾致词，得书面告知时间地点。 (3)现场工作／接待人员规划及招聘：报到处／会议室／贵宾接待等人 员安排并拟定训练课程。 (4)草拟设计大会节目手册：议程确定／演讲人、主持人确定／各项社 交节目确定。 (5)安排VIP接机事宜：车辆／接机人员／通关安排等。 (6)会场布置设计发包：含机场欢迎牌／会场／会议室／报到处／展览 区／酒会、晚宴场地。 (7)报到处使用规划：设计报到流程。 (8)确认各项餐饮安排：酒会／晚宴／咖啡茶点／午餐。 (9)社交活动表演节目设计：开、闭幕典礼／酒会／晚宴。
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会展项目十看
1、政府组团看规模； 2、使馆推荐看级别； 3、同行互助看效益； 4、行业发文看采购； 5、授权代理看业绩； 6、区域设点看成效； 7、专业观众看交易； 8、科学服务看细节； 9、媒介宣传看热点； 10、网络共享看通道。
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会展工作环节
1.项目构思 2.市场调研 3.创意开发 4.规模设定 5.主题定位 6.形象标识 7.CI 建设 8.VI 设计 9.初案汇总 10.汇报方案 11.报批准备 12.预算分析 13.标准制定 14.人员招聘 15.竞争分析
万国工业博览会，是
1851年英国维多利亚
时期的一次真正意义
上的第一次世界性的
博览会，时间从1851
年5月1日至1851年10
月15日，这次博览会
历时5个多月，吸引了
6039195 名参观者。
6
MICE
MICE，即Meetings(会议)、Incentives(奖
励旅游)、Conferencing/Conventions(大型
刚刚召开的国际大会与会议协会（ICCA）52届年会上，在ICCA 组织公布的2012年接待国际会议数量的全球城市排名中，北京以 接待109个国际会议的成绩蝉联中国上榜城市的首位，在亚太排名 第二，仅次于新加坡。
12
E = Exhibitions
展览会既是信息，通讯和娱乐的综合，也是唯 一的在面对面沟通中充分挖掘五官感觉的营销 媒介。新世纪尽管出现高速的电子通讯方式， 展览会，作为临时的市场，仍然是最专业、有 效的销售工具。
35
会议管理流程规划
7．会前1~2个月： (1)通讯报名截止：统计评估报名人数。 (2)与饭店核算已订房数量：与实际预定房数相差多少。 (3)现场接待人员工作训练：1~2次训练。 (4)印制大会节目手册、学术论文摘要集、与会者名册：已报名者报到 时应领取的资料。 (5)印制大会相关印刷品：名牌／证书／感谢状／邀请卡／餐券。 (6)检视各项活动／节目／餐饮的安排：演讲议程、演讲人／主持人通 知、视听设备、开闭幕典礼流程、酒会及晚宴、午餐及咖啡茶点、参观 旅游、表演活动等。 (7)展览厂商协调会：摊位位置／布置／进撤场事宜等。 (8)检视场各项set-up：与会议中心／饭店人员最后确认。
1
会展是怎样的？
什么是会展？ 会展项目是如何操作的。 会展职业经理的自我修炼。
2
会展经济
3
----《商务部关于“十二五”期间促进会展业发展的指导意见》
4
讲一点会展史
祝融作市 ---- 《吕氏春秋·勿耕》 制礼作乐 ---- 周公旦
5
德国莱比锡博览会， 始建于1165年，于 1894年由传统的集市 转变为样品博览会， 于1918年发展成工业 技术博览会。
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会议管理流程规划
3．会前18个月：
(1)草拟会议通告：含邀请函、会议日期地点、主题等。
(2)印刷并寄发会议通告：初步预告可能参与人士，大会将于何时何地 举行以及报名费等资料。
(3)确定学术节目形态及内容：发函邀请演讲人及各场次主持人。
(4)确定社交节目的安排：包括酒会、晚宴及眷属的活动、开闭幕典礼 等等
2013年励展博览集团大中华区举办55场涵盖11个行业领域的 展会。
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法兰克福展览会有限公司
法兰克福展览有限公司是全球最大型的展览会主办单位之一 ，集团迄今已在全球设有28家附属公司，5个办事处及52个国际销 售伙伴，聘用超过1,760名员工，2009年营业额高达4.24亿欧元， 2010年营业额高达4.483亿欧元，2011年营业额逾4.5亿欧元。
(7)网页设计，委托专业公司或专业人士设计大会网页，以便会员上网 浏览，或使用网上报名。
32
会议管理流程规划
4．会前12个月： (1)草拟展览说明书及合约：拟印制寄发给厂商征展。 (2)收集参展厂商名单：可请筹备委员提供。 (3)征展活动开始：寄出说明书/办说明会／亲自拜访。 (4)印制并寄发宣传手册及相关表格：确定所有相关名单及单位都已 寄出。 (5)确认讲员是否接受邀请并请提供演讲题目及摘要：如有人无法应邀 ，则另邀请其他人选，尽快确认。 (6)选制大会纪念品／资料袋奖牌／名牌胶套等：评估可能数量，先预 定并确认交货期。 (7)报备政府有关单位本次会议的举办时间：请协调有关驻外单位给予 与会者签证事宜的协助。 (8)联络并确定会议各项安排的供应厂商：视听设备、灯光音响、旅行 社、交通、餐饮安排、会场布置。
40
会展工作环节
67. 食宿抽查
• 84.主持走场
68. 会刊编辑
• 85. 嘉宾排序
69. 布展启动
• 86. 门禁预演
70.标摊安装
• 87. 证件统计
71. 接待准备
• 88. 设备检测
72. 施工管理
• 89. 空间测试
• 16. 客户分析 • 17. 展示方式 • 18. 展区论证 • 19. 销售模式 • 20. 合作分析 • 21. 团队培训 • 22. 效益分析 • 23. 行政协调 • 24. 绩效制定 • 25. 流程设计 • 26. 促销谋略 • 27. 合同起草 • 28. 促销执行 • 29. 媒介公关 • 30. 场地察看 • 31. 行文报批 • 32. 用品采购
• 33. 设备规划 • 34. 标准公告 • 35. 预算控制 • 36. 营销启动 • 37. 销售组合 • 38. 信息互通 • 39. 线路协商 • 40. 预定场地 • 41. 项目公告 • 42.物流托管 • 43. 广告代理 • 44. 代理商培训 • 45. 责权分工 • 46. 展区划分 • 47. 展品报关 • 48. 媒介反馈 • 49. 安全设计
30
会议管理流程规划
2．会前两年： (1)制作筹备企划书，用以提报政府单位申请经费补助或向民间相关组 织募款：含会议缘起、宗旨、内容;拟邀请演讲者阵容、主题;筹备委员 会组织及名单；各组工作职责、工作进度表和预算。 (2)拟定推广计划：本次会议如何有效宣传。 (3)选定合适的会议或展览专业顾问公司，可协助主办单位整体规划一 个具专业水准的会议，避免人力资源浪费，并有效控制预算的花费。 (4)草拟学术节目：确定会议主题及拟邀请讲员名单。 (5)决定报名费及相关费用：可参考以前会议并由筹备会决议。 (6)搜集旅游、艺文等资料：可指定专业旅行社办理。 (7)决定会议是否使用同步翻译：如需使用，得预订设备、翻译人员， 并增加预算。
• 50. 应急预案 • 51. 参观分配 • 52. 嘉宾确认 • 53. 执行启动 • 54. 流程协调 • 55.促销反馈 • 56. 场地核查 • 57. 媒体统计 • 58. 阶段总结 • 59. 客户回访 • 60. 观众服务 • 61. 网站建设 • 62. 现场设计 • 63. 参展手册制定 • 64. 证件制作 • 65. 邮递通知 • 66. 软服务检查
种类包括：商务会议旅游、海 外教育训练、奖励对公司运营 及业绩增长有功人员。
奖励旅游并非一般的员工旅游 ，而是企业业主提供一定的经 费，委托专业旅游业者精心设 计的“非比寻常”的旅游活动 。用旅游这一形式作为对员工 的奖励，会进一步调动员工的 积极性，增强企业的凝聚力。
11
I = Incentives
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法兰克福展览会有限公司
法兰克福展 览覆盖世界 各地150个国 家，2011年 法兰克福展 览有限公司 在全球30多 个城市举办 101个展览会 ，其中一半 以上在德国 以外地区。
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会展项目是如何操作的
主 承 协 支
29
会议管理流程规划
1．会前两年半： (1)确定会议日期与场地：视察场地、评估并商议费用。 (2)评估财源并制作预算：预估此案收入及支出。 (3)成立筹备委员会：邀请相关部门适合的人选并分工。 (4)成立秘书处：指定工作人员、安置设备并建立档案。 (5)设计会议logo:印制信封、信纸。 (6)确定饭店房间数的预定：视察使用的饭店房间及设备，并请饭店报 价、签约。 (7)确定会议室使用数量：并视察有关设备、场地签约。 (8)制作工作进度表：可委由会议筹办人控制进度。 (9)搜集准备宣传寄发名单：寄发会议宣传资料、报名表等。 (10)定期召开筹备会议，审视各项工作进度及决议。
(5)设定大会所有印刷品的印刷时间表并与印刷设计公司协调：宣传手 册、报名表、论文摘要表、海报、节目手册、名牌、证书、邀请卡等。
(6)确定所有将寄发给报名与会者的宣传手册应包括的资料，并着手草 拟宣传手册及报名表、论文摘要表、订房登记表：报名费、各项社交活 动及费用、征求论文的规定／方式及收件截止日期、演讲视听设备的提 供、饭店房价及订房手续、提早报名优惠日期、取消报名截止日期、优 惠订房截止日期、通讯报名截止日期。
凡公司、社团、财团、政党等社会或经济团体为特定 目的、提供某些特别情况之信息, 以商讨政策等, 使与 会者同意共识而对及其成员召开之会议
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I = Incentives
奖励旅游的目的是协助企业达到特定的目标，并对达到该目标的 参与人士，给予一个尽情享受、难以忘怀的旅游假期作为奖励。
10
I = Incentives
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会展产业链
组展商/主办方 会展服务商 会展目的地
17
展馆 ---- 会展目的地
18
展馆 ---- 会展目的地
19
20
平民的展览和贵族的会议
21
E = Event
会议、展览、节庆、赛事、奖励旅游、文艺演 出、社区活动 均可统称 Event 。 Mega events 超大型活动 ─ 环球嘉年华、奥林 匹克运动会、园博会 Special events – 运动会、节庆、文化活动、展 览和会议中的活动等。商业活动中一部分，如 开幕、开幕典礼、产品发布会、晚会等
企业会议)、Exhibitions/Exposition(活动
展览)的第一个字母大写组成，是会展的
英文缩写。
参展商
相关部门
观众
Conference Industry 政府
会展
会展企业
社区
媒体
7
M = Meeting (Corporate)
各类企业或社团所办理的小型研讨会 或培训活动会议等
8
C = Conventions (Association)
22
23
会议、展览、节庆、赛事、奖励旅游、文艺演出、社区活动
24
世 界 会 展 集 团 排 名
25
励展博览集团
励展博览集团每年主办的一流国际展览会超过460个，涵盖 52个行业，足迹遍及美洲、欧洲、中东及亚太区的34个国家，专 注于航空与国防、建筑与施工、设计、电子、能源、石油与天然 气、餐饮、食品与酒店、礼品、保健、信息与电信、珠宝、制造 、营销与商业服务、制药、房地产、出版、安全、体育与娱乐、 运输与物流，旅游等核心行业。
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会议管理流程规划
5．会前6个月： (1)审核投稿的论文：学术节目组委员。 (2)安排节目议程并挑选邀请各组主持人(投稿部分)：学术节目组委员。 (3)寄发通知函给投稿人：告知投稿有否被接受及其报告时间／地点／ 组别。 (4)寄发通知函给所有受邀的主持人：告知其主持的组别／时间／地点 ，并寄发相关参考资料，如该组论文摘要、报告人背景等。
Trade Fair、Trade show、Exhibition、 Exposition
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E = Exhibitions
展览是一种市场 活动，在特定时间 内，众多厂商聚集 于特定场地陈列产 品，从而推销其最 新产品或服务。
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专业展与消费展
【专业展】
B -B -C
制造商
经销商
消费者
【消费展】