立卷归档工作方案.正文一

立卷归档工作方案.正文一
后勤管理服务处/后勤服务中心
2009年度归档工作实施方案
为进一步做好2009年度档案资料的归档与立卷工作，推进各项工作规范有序地开展，根据我校档案工作规范的有关要求，现结合我处机构调整的实际情况，特制定本方案。

一、总体原则
统一领导、分级管理、立卷规范、保存完整
二、组织机构
处/中心的档案管理工作体系如下：
（一）处/中心档案工作的分管领导为周娴华副处长。

（二）处/中心综合办公室为处/中心各实体、职能部门及直属单位档案的形成、立卷和归档的归口管理部门，负责有关文件材料的统一制发和立卷归档的布置与验收工作。

处/中心档案员：王XX（机要秘书）。

联系电话：876xxXXXXX （XXX）。

（三）各实体、职能部门及直属单位分管档案工作的部门负责人及兼职档案员。

三、立卷归档交接时间
（一）学校档案馆： 2010年3月8日——3月12日。

（二）处/中心：2010年3月15日——3月29日
四、立卷归档材料的期间、范围及总体要求
（一）立卷归档材料的期间
2009年1月1日至2009年12月31日。

（二）立卷归档材料的范围（详见附件一）
1.本部门的工作计划。

2.本部门的工作总结。

3.各类请示、批复、报告、函。

4.本部门的规章制度、岗位职责。

5.本部门的党建材料。

6.本部门的各类会议记录（纪要）。

7.与本部门有关的各类合同协议。

8.房产权证相关材料。

9.节能材料。

11.重大活动材料。

12.其它材料。

（三）立卷归档要求：
归档案卷的总要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

具体要求如下：
1.需上交到学校档案馆的归档文件必须为原件，且一式两份（一份上交学校档案馆，一份留处/中心档案室归档）。

2．所有归档文件中，每份文件的正件与附件、请示与批复须统一存档，不能分开。

其顺序为，正件在前，附件在后；批复在前，请示在后。

3．卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。

装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

4．归档文件目录清楚、准确且需提供电子稿（格式详见附件2）。

5．重大活动材料的照片材料和音像材料必须符合《宁波大学照片档案管理细则（试行）》、《关于收集宁波大学有关单位重要活动档案的意见》的要求，提供照片及电子载体材料（照片尺寸为6寸）。

特别说明：自2010年1月起，应当每月归档一次，且附以相应的文字说明：包括内容（或事由）、时间、地点、人物和制作者（或拍摄者）。

6．归档的各类纸质文件均需采用A4纸，文件大标题用20号宋体字并加粗；小标题用3号黑体字；正文用3号仿宋体。

页面边距：上3厘米、下2.6厘米、左3厘米、右2.8厘米。

所有的材料须提供电子稿，以方便案卷查阅。

7．归档文件中凡是有书写材料的文件，只能用碳素墨水书写且格式规范、字迹清楚。

8.交接清单格式及具体要求详见附件3的《档案移交清单》，同时提供电子稿。

9.为了方便各单位、实体日后利用保存在处/中心档案室的档案，特制订《各实体部门档案号一览表》（详见附件4），具体形式如下：档案归档年份+部门
名称汉语拼音简写+档案卷号+文件排序号，各单元之间用“-”符相隔。

如：饮食服务中心2009年第一卷第一件档案文件，其档案号格式为2009-CY-001-001，依次类推。

10.各实体、部门及直属单位立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由综合办公室统一发给，相关经费渠道从各实体、部门及直属单位的办公经费中列支。

11.依据DA/T18—1999《档案著录规则》，各实体、部门及直属单位应对每个案卷进行填写案卷级和文件级著录标引卡片，作为手工检索和计算机采集卡使用，在交接档案时一并提交。

（四）立卷归档流程：
1.整理立卷：
（1）坚持文书部门立卷的原则，各部门形成的文件材料由本部门专（兼）职档案员立卷归档。

（2）将办理完毕的文件材料，对照各类档案归档范围和保管期限表检查文件材料是否齐全、完整、准确、系统。

（3）剔出不归档的文件材料。

（4）立卷分类
①分年度：将文件按其形成年或针对的年度分开,一般文件归入文件形成年；跨年度的请示与批复归入批复年度（没有批复的请示归入
请示年）；跨年度的计划、规划归入内容针对的第一年度；跨年度的总结、报告归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件归入会议开幕年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入教学年度；基建、仪器设备项目分别归入鉴定、竣工、引进年度。

②分问题：将文件按其所反映的问题分开。

③分保管期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。

（5）组卷
以问题为主兼顾其他特征，使之联系紧密。

会议文件，按会议届次组卷。

根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷或数会一卷；工作计划、总结等文件，一般按文件名称或责任者组卷；统计、报表、名册等文件，一般按名称组卷；报刊文摘一般按名称组卷；人民来信，一般按信件来源、作者或信件所反映的问题组卷；简报按名称组卷；其它文件一般按问题组卷。

（6）卷内文件的排列
卷内文件一般按问题结合时间顺序排列；密不可分的文件应依次排列在一起。

即批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；转发件在前，原件在后；印件在前，定稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

（7）修补、托裱已破损残缺的文件
对装订可能出现的压字现象的文件，应逐页在其左侧装订位置托裱装订边条。

对大于标准幅面尺寸的文件，应向内折叠成标准幅面。

对规格小不宜装订的文件，应当平行或阶梯式地托裱在60克以上标准幅面的白纸上，并按自左至右、自上而下的顺序在被托裱文件右下角自“1”起编写固定号。

托裱纸底部加注“此页共×张”标记。

（8）编写页号
统一在有书写内容的每页文件正面的右下角、背面有文字的可在背面的左下角标注页号。

两张以上小幅面文件托裱在同一页白纸上的，按一页编写页号。

案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。

（9）案卷封面
案卷标题：应简明、准确地揭示卷内文件的内容（不超过50个汉字），主要包括责任者、内容、名称（文种）。

档号：填写档案的年度号、分类号、案卷号
起止日期：填写卷内文件的起止日期。

保管期限与密级：按有关规定填写。

案卷封面所用的数字一律用阿拉伯数字填写，统一用碳素墨水，字迹要工整、清晰。

（10）填写备考表（档案封面背后）
本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

立卷人：由立卷者签名。

检查人（审核人）：由案卷质量审核人签名。

备考表排列在卷内文件之后。

（11）案卷的装订
装订之前，先拆除卷内文件易锈蚀的金属物。

选用线绳或不易锈蚀的材料做装订材料。

用线绳装订的案卷可采取三孔一线左侧装订方法，装订时应使文件材料下齐、右齐。

孔距总长度160㎜，装订线距左端12㎜，厚度一般不超过15㎜（约200页）。

2.档案上交及验收手续
（1）根据《后勤管理服务处/后勤服务中心各部门档案收集范围》，后勤管理服务处/后勤服务中心各职能部门、各实体、直属单位的档案由责任单位兼职档案员负责收集，并严格按照有关要求进行整理，编目，填写归档文件目录与档案移交清单。

档案移交清单由各单位分管档案领导核审、签字、盖章后，再移交至处/中心综合办公室档案员。

（2）移交前，各兼职档案员要认真填写档案移交清单登记表。

移交档案时，交接双方必须当面检查，并提交档案目录及移交清单的电
子文稿。

处/中心档案室根据有关标准进行验收，不符合要求者，限期整改后重新移交。

（3）经验收合格的档案办理相关移交手续。

档案移交清单交后勤管理服务处/后勤服务中心档案室存档，同时各部门兼职档案员复印留底。

附件:1.归档范围及任务分解。

2.档案移交清单。

3.归档文件目录
4.各实体部门档案号一览
综合办公室
二〇〇九年十二月七日
附件:1、归档范围及任务分解
（注：以上材料一式两份。

请各位兼职档案员按要求进行收集整
理工作。

）（二）归入处/中心档案室材料。