外贸公司邮箱管理制度

一、目的
为了加强公司内部信息沟通与外部业务往来，确保公司邮箱的正常运行，提高工作效率，特制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于公司全体员工及临时聘用人员。

三、邮箱使用规范
1. 用户注册
（1）员工入职后，人力资源部负责为员工注册公司邮箱账号。

（2）员工离职时，人力资源部负责注销其公司邮箱账号。

2. 邮箱密码
（1）用户初始密码为系统自动生成，用户需在首次登录后更改密码。

（2）密码应包含大小写字母、数字和特殊字符，长度不少于8位。

（3）用户应定期更换密码，密码更改周期不少于90天。

3. 邮箱使用
（1）用户应正确使用公司邮箱，不得将公司邮箱用于个人事务。

（2）用户不得泄露公司邮箱账号和密码，如发现泄露情况，应立即通知人力资源部。

（3）用户不得在公司邮箱中发送、接收、传播违法违规、淫秽、暴力等不良信息。

（4）用户不得在公司邮箱中发送垃圾邮件、广告邮件等，影响公司形象。

4. 邮件管理
（1）用户应定期清理邮箱，删除无用邮件，保持邮箱整洁。

（2）重要邮件应进行备份，以防丢失。

（3）对于涉及公司机密、客户隐私等敏感信息的邮件，用户应采取加密措施。

四、邮箱安全
1. 防止病毒
（1）用户不得在公司邮箱中接收、转发来历不明的邮件。

（2）用户应定期更新杀毒软件，确保电脑安全。

2. 防止钓鱼邮件
（1）用户应提高警惕，不轻易点击邮件中的链接。

（2）对于要求填写个人信息、银行账户等敏感信息的邮件，用户应谨慎处理。

3. 防止邮箱被盗用
（1）用户应定期检查邮箱登录记录，如发现异常，应立即通知人力资源部。

（2）用户不得将邮箱账号和密码告诉他人，以防被盗用。

五、违规处理
1. 对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款、解除劳动合同等处罚。

2. 对于泄露公司机密、损害公司利益的行为，公司将依法追究其法律责任。

六、附则
1. 本制度由人力资源部负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。