科技馆展品档案管理中存在的问题探讨

科技馆 是普 及 、 传播科 学技术 知识 的重要场 所 ， 展品是 科技馆 的主 体 ， 也 是 科 技馆 的形 象 。 科技 馆展 品档 案是 促进 科技 馆展 品发 展和 应用 的基 础资 料 ， 在
依托， 是科 技馆 的核心 。 科普 展品档 案是 科技馆 工作和 事业 发展 的必 然产物 ， 它 是 随着科 技馆 事业 的发 展而产 生 的 ， 是科普 产 品的原始 记 录。 它如是 地记 录 了
科技馆工作中具有保存信息， 记录历史， 启蒙后人的作用， 是科普工作的一项重
要基 础 性工 作 内容 。
科普展品的历史发展 ， 是科技馆档案的重要组成部分， 同事是科技馆编史修志、
总 结经 验 、 科学研 究不 可缺少 的“ 食粮 ” ， 也 是发展 科技馆 事业 的重要条 件。 它对 促 进科 技馆事 业的 发展具 有极为 重要 的作用 。 目前 ， 科 技馆只注 重文 书档案 、 基 础 档 案、 会计档 案 的收集 、 整理 、 归档 、 管理 、 利用， 而对 科普展 品 的档案 不注 意 收 集归 档 ， 造成 大 多数有 价值 的展 品资 料散 失 ， 致使 价值 昂贵 的展品往 往 因为 资料 不 全 ， 维 修 困难 。 而无法 继续使 用 ， 甚 至 报废 ， 更 谈不 上二次开 发利 用， 本 人
性。 ’ ３ ． ２ 不 注重 处理 好收 集展 品 文件 与展 品实物 品档案和 自制展品档案。 外购展品档案主
要 有展 品 购置 过程 中产 生的 文件材 料 ， 其 中包 括 ： 展品 立项 、 调研、 制 作展 品设 计、 展 品论证 、 招 标合 同、 购 买合 同 、 接验 收等 文件 材料 ， 以及 随机 文件材 料 ， 展 品安装 、 使用 过 程 中形 成后 的 文件 材料 。 自制 展 品档 案主 要是 展 品在 设 计 、 研 制、 试 验 和制 造 过程 中形 成 的文 件材料 。 科普 展 品档 案的基 本形 态是 ， 从 档 案表达 方式上 ， 可归 纳为 文字 、 图表 、 音 像； 从 档 案的 载体 上看 ， 有 纸质 、 磁 介质 、 实物 等 ， 从 信 息记录 在 载体 的方法 看 ， 有打印、 摄影 、 录音 、 录像 等 。 ２ 、 科技 馆 展 品档 案的 作 用 科技馆 科普展 品档 案是科 技馆 的特色档 案 ， 在科技馆 科普 活动 中起着重 要
展品档 案分为 外购展 品档 案和 自制展 品档 案两 类 。 外购展 品档 案主要有 展 品配置 过程 中产 生的 文件材 料 ， 其 中包 括 ： 展品立 项 、 调研 、 制作 展 品设计 、 展 品
论证、 招标合 同、 购买合同， 接验收等文件材料 ， 以及随机文件材料 ， 展品安装、 使用过程 中形成后的文件材料 自制展品档案主要有展品技术开发合同书、 制 作合 同书 、 通 用 技术质 量 要求 等在设 计 、 研制、 试验 、 和 使用 过程 中形 成 的文件
３ ． １ 不 注重展 品档 案收 集
外购展 品文件 材料 和 自制展 品文件材 料收集 不齐 全。 外 购展 品档 案的手 机 不 齐全 主要 有 四点 ： 一是 档案 人员 没有 参加展 品开 箱验 收 ， 在 展 品开箱 时档 案
人员没有清点登记文件材料 ， 更没有收集归档 ， 这样一些本应归档文件材料不 能及 时收集 整理 归档 。 因此 ， 在外 购展 品开箱 时 ， 档 案人 员应及 时清点登 记文件 材料 ， 然后再借出供有关部室使用 ， 或复制后借给有关部室使用 二是不注重在 展品安装、 调试完毕后， 抓住时机将整个安装、 调试过程中形成的文件材料收集 归档 。 三是对 日后展品使用 中进行 日常维修保养等过程材料， 不注意及时收集 归档 ， 四是 发现 随机 文件 材料 不全 时 ， 没 有及 时 向展 品生产 厂 家补充 收集 。 自制展 品档 案的 收集 主要是 不注 重设 计文件 的 收集 ， 达不 到完整 性 、 准确
作用。
２ ． １记 录历 史
科 技馆展 品实物档 案也 非常重 要 ， 但 这些科普 展 品实物档案 因历史原 因大 多 没 能进行 科学 整理 并 收藏 ， 以便 进行 二 次开发 利用 或展示 出来 ， 供观 众对 每
科普 展晶档案 的保 存时科 技馆科 普宣 传的历 史 记录 ， 是科技 馆开 展科普 活 动 中不可 缺 少的 服务 工具 ， 是 科技 馆总结 经验 教训 ， 更好 开展 科普 工作 的重 要 依据 材料 ， 是科 技馆 工作 的历 史见 证材 料 ， 记录着 科技馆 事业 发展 的足迹 ， 是 研 制开 发新 一 代科 普展 品 的基 础 和依据 。
图书 与档 案
Ｃｈ ｉ ｎ ａ ｓ ｃｉ ｅ ｎ ｃ ｅ ａ ｎ ｄ Ｔ ｅ ｃ ｈ ｎ ｏ ｌ ｏ ｇ ｙ Ｒ ｅ ｖ ｉ ｅ ｗ
●Ｉ
科 技 馆 展 品档 案 管 理 中存 在 的 问题 探 讨
李 明沼
（ 延安 市 科技 馆 陕西 延安 ７ １ ６ ０ ０ ０ ） ［ 摘 要］ 本 文通 过对 展 品档 案 的 内涵进 行 分析 ， 阐述 了展 品档 案 的作 用 ， 并提 出 了展 品档 案管 理上 存在 的几方 面 问题 。 ［ 关键 词］ 科技 馆 展 品档 案 档 案 管理 中 图分 类号 ： Ｔ Ｅ ２ ５ ６ 文 献标 识码 ： Ａ 文 章编 号 ： １ ０ ０ ９ — ９ １ ４ Ｘ（ ２ ０ １ ４ ） ２ ２ —０ ３ ３ １ — ０ １
材料 。 １ 晨 品 档裹 的 内涵 科 普展 品档 案 室科技 馆在 进行 科普 知识宣 传 、 教 育活动 中 ， 开发、 研制 、 采 购、 维修 展 品等直 接形 成 的对科 技馆 工作 有保 存价值 的 文字 、 图表 、 音像 、 实物 等文件 材 料 和物 品 。
认为目前科技馆展品档案存在三点问题 ：