离职人员档案管理制度规定

第一章总则
第一条为加强我公司离职人员档案管理，确保档案的完整性、准确性、系统性和
安全性，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我公司所有离职人员的档案管理，包括离职员工的个人基本
信息、工作经历、培训记录、奖惩情况、离职原因等相关资料。

第三条离职人员档案管理应遵循真实性、完整性、连续性、保密性原则，确保档
案资料的真实性、可靠性和保密性。

第二章档案收集与整理
第四条离职人员档案收集工作由人力资源部负责，其他部门应积极配合。

第五条离职人员档案收集内容包括：
1. 个人基本信息：姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式等；
2. 工作经历：入职日期、离职日期、工作部门、职务、岗位等；
3. 培训记录：参加过的培训课程、培训时间、培训成绩等；
4. 奖惩情况：获得的奖励、受到的惩罚等；
5. 离职原因：离职原因说明、离职手续办理情况等；
6. 其他相关资料。

第六条离职人员档案整理应按照档案分类标准进行，确保档案的系统性。

第三章档案保管与使用
第七条离职人员档案保管工作由人力资源部档案室负责，其他部门不得擅自调阅、复制、销毁档案。

第八条离职人员档案保管应遵循以下要求：
1. 档案室应保持整洁、通风、防潮、防虫、防尘，确保档案安全；
2. 档案柜应上锁，钥匙由档案管理员保管；
3. 档案资料应分类存放，便于查找；
4. 档案资料不得随意涂改、损坏、丢失。

第九条离职人员档案使用应严格按照规定程序进行，需查阅档案的部门应向人力
资源部提出申请，经批准后方可查阅。

第十条离职人员档案查阅过程中，应做好记录，并确保档案资料的安全。

第四章档案销毁
第十一条离职人员档案销毁应严格按照规定程序进行，经批准后方可销毁。

第十二条档案销毁前，应进行核实，确保档案资料的真实性、完整性。

第十三条档案销毁过程中，应采取有效措施，防止档案资料泄露、损坏。

第五章责任与奖惩
第十四条人力资源部负责离职人员档案管理的组织实施和监督检查。

第十五条各部门应积极配合人力资源部开展离职人员档案管理工作。

第十六条对违反本制度，造成档案资料泄露、损坏、丢失的，应根据情节轻重，
给予通报批评、罚款等处理。

第十七条对在离职人员档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。

第六章附则
第十八条本制度由人力资源部负责解释。

第十九条本制度自发布之日起施行。

原有规定与本制度不一致的，以本制度为准。