如何规范人事档案管理工作？
规范人事档案管理制度
第一章总则第一条为加强和规范人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家有关人事档案管理的政策法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的在职和退休人员的人事档案管理。
第三条人事档案管理应遵循以下原则：1. 真实性原则：人事档案内容必须真实、准确，不得弄虚作假。
2. 完整性原则：人事档案应完整无缺，确保档案的连续性和系统性。
3. 安全性原则：采取有效措施确保人事档案的物理安全和信息安全。
4. 利用原则：合理、合法、有效地利用人事档案，为单位的各项工作服务。
第二章管理机构与职责第四条成立人事档案管理领导小组，负责人事档案管理的重大决策和统筹协调工作。
第五条人事档案管理部门负责人事档案的收集、整理、保管、鉴定、利用和转递等工作。
第六条人事档案管理人员的职责：1. 负责人事档案的收集、整理、归档和保管工作；2. 负责档案的鉴定、整理和销毁工作；3. 负责档案的查询、借阅和利用工作；4. 负责档案的转递和接收工作；5. 负责档案的安全保卫工作；6. 参与制定和完善人事档案管理制度。
第三章档案收集与整理第七条人事档案的收集范围：1. 入职、离职、退休、调动等手续；2. 个人履历表、自传、鉴定材料；3. 学历、学位、专业技术职务、职业资格证书等证明材料；4. 工作总结、表彰奖励、处分决定等材料；5. 其他需要归档的材料。
第八条人事档案的整理要求：1. 按照档案分类标准进行分类、编号；2. 按照时间顺序排列，确保档案的连续性；3. 使用统一格式的档案盒和文件夹，并贴上标签；4. 档案材料应整齐、清洁、无破损。
第四章档案保管与安全第九条人事档案的保管：1. 设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施；2. 保持档案室内的温湿度适宜，防止档案霉变、虫蛀；3. 定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理；4. 对重要档案进行备份，确保档案的完整性和安全性。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范引言概述：人事档案是组织管理中重要的一环，对于企业和组织来说，建立健全的人事档案管理制度和规范是保证人力资源管理的有效性和合规性的基础。
本文将从五个方面详细阐述人事档案管理制度及规范。
一、人事档案的建立与归档1.1 档案建立：企业应根据员工入职时提供的个人资料，包括身份证、学历证明、工作经历等，建立员工档案。
同时，还应建立电子档案系统，方便档案的管理和查询。
1.2 档案归档：企业应根据员工的档案编号，将纸质档案进行归档存放，并制定档案归档管理规定，明确档案的存储位置、保管责任人等。
电子档案应进行定期备份，确保数据的安全性。
二、人事档案的保密与权限控制2.1 保密意识培养：企业应加强对员工保密意识的培养，明确员工在处理档案时的保密责任。
同时，建立保密制度，对于涉及个人隐私和公司机密的档案信息，设置权限控制，确保档案信息的安全。
2.2 访问权限管理：企业应根据员工的职位和工作需要，设定不同的访问权限，确保员工只能查阅与其工作相关的档案信息。
对于档案的修改和删除，应设置审批流程，并记录操作日志，以便追溯。
2.3 外部信息共享：企业在与外部机构或部门共享档案信息时，应签订保密协议，并严格控制对外共享的信息范围，以防止信息泄露。
三、人事档案的更新与维护3.1 档案信息更新：企业应定期核实员工的个人信息，并及时更新档案。
特别是员工的职位变动、晋升、离职等情况，都需要及时更新档案，以保证档案信息的准确性和及时性。
3.2 档案维护措施：企业应制定档案维护措施，包括纸质档案的防潮、防火措施，电子档案的定期备份和存储。
同时，还应进行定期的档案整理和清理，确保档案的有序性和完整性。
3.3 档案借阅与归还：企业应建立档案借阅制度，对于需要查阅档案的员工，应填写借阅申请，并记录借阅信息。
借阅期限到期后，员工应及时归还档案，以保证档案的正常使用和管理。
四、人事档案的销毁与保管期限4.1 档案销毁程序：企业应建立档案销毁程序，包括档案销毁申请、审批和执行等环节。
人事档案管理制度及细则
第一章总则第一条为了加强和规范人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度及细则。
第二条本制度及细则适用于本单位所有员工的人事档案管理。
第三条人事档案管理工作应当遵循以下原则：1. 完整性原则：人事档案应当全面、准确地反映员工的个人情况和变动情况。
2. 准确性原则：人事档案内容应当真实、准确，不得伪造、篡改。
3. 安全性原则：人事档案应当采取有效措施，确保档案实体和电子档案的安全。
4. 保密性原则：人事档案涉及员工个人隐私，应当严格保密。
5. 利用性原则：人事档案应当方便查询和利用，提高工作效率。
第二章档案管理组织与职责第四条成立人事档案管理领导小组，负责人事档案管理工作的统筹规划、组织实施和监督检查。
第五条人事档案管理领导小组职责：1. 制定人事档案管理制度及细则；2. 组织实施人事档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；3. 指导、监督各部门人事档案管理工作；4. 处理人事档案管理中的重大问题。
第六条人事档案管理员职责：1. 负责人事档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；2. 负责人事档案的检索、查询和借阅工作；3. 负责人事档案的安全保密工作；4. 负责档案管理系统的维护和更新；5. 完成人事档案管理领导小组交办的其他工作。
第三章档案收集与整理第七条人事档案收集范围：1. 员工的身份证、学历证书、资格证书等个人证件；2. 员工的劳动合同、岗位说明书、绩效考核材料等劳动关系材料；3. 员工的职务、职称、工资、福利待遇等变动材料；4. 员工的奖惩、培训、调动等人事变动材料；5. 其他与员工个人相关的重要材料。
第八条人事档案整理要求：1. 按照档案分类和编号规则进行整理；2. 按照时间顺序排列，确保档案的连续性；3. 档案材料应当整齐、规范，便于查阅；4. 档案袋、文件夹等应当清晰标注档案名称、编号、日期等信息。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、背景介绍人事档案是组织管理中重要的一环，对于保障员工权益、提高组织运营效率具有重要意义。
为了规范人事档案的管理，制定人事档案管理制度及规范是必要的。
二、目的和范围1. 目的：确保人事档案的完整性、准确性和安全性，保护员工的合法权益，提高人事管理的效率和规范性。
2. 范围：适合于所有员工的人事档案管理，包括招聘、录用、培训、晋升、离职等全过程的档案管理。
三、人事档案管理的原则1. 合法性原则：人事档案的建立、管理和使用必须遵循国家法律法规和相关政策，不得违反法律法规的规定。
2. 完整性原则：人事档案应当全面、准确、完整地记录员工的基本信息、工作经历、培训记录等相关信息。
3. 保密性原则：人事档案应当保密，仅限于有关人事管理工作的需要使用，未经授权不得泄露、提供给外部人员或者机构。
4. 及时性原则：人事档案的建立、更新和归档应当及时进行，确保档案信息的及时性和准确性。
5. 质量原则：人事档案的管理应当严格按照标准化的流程和要求进行，确保档案的质量和可靠性。
四、人事档案管理的流程1. 档案建立a. 招聘阶段：对应聘者进行面试、考核等环节，根据面试结果、考核表等材料建立入职档案。
b. 入职阶段：采集员工的个人信息、身份证明、学历证明、工作经历等材料，建立员工档案。
2. 档案归档a. 入职阶段：将员工档案归入档案库，并进行编号、分类和归档。
b. 在职阶段：根据员工的工作变动、晋升等情况及时更新档案，并进行归档。
3. 档案保管a. 档案室：设立专门的档案室，配备专人负责档案的保管和管理，确保档案的安全性和可靠性。
b. 档案柜：采用防火、防潮、防尘等措施，保证档案的安全和完整。
4. 档案使用a. 内部使用：人事部门、上级领导等有权使用档案，但需经过授权和审批。
b. 外部使用：仅在法律法规允许的情况下，提供给相关机构或者个人使用，需经过授权和审批。
五、人事档案管理的要求1. 档案的完整性和准确性：确保档案信息的真实、准确和完整，杜绝虚假信息和遗漏情况。
人事档案管理规范
人事档案管理规范人事档案是企业的重要资产之一，它记录着员工的基本信息、工作经历、培训记录等。
一个规范而高效的人事档案管理系统对于企业的发展至关重要。
本文将介绍人事档案管理的规范要求，以帮助企业实现信息管理的最佳实践。
一、档案整理与归档1. 完整性人事档案应包含员工的全面信息，包括个人身份证明、学历证书、工作经历、薪资调整记录等。
每份档案都应完整无缺，以确保数据的准确性和可靠性。
2. 一致性档案的组织和命名应统一，以便于查阅和管理。
建议按照员工姓名或员工编号来命名档案文件夹，让每个员工都能轻易找到自己的档案。
3. 保密性人事档案包含敏感个人信息，如身份证号码、家庭住址等，应严格保密。
只有经过授权的人员可以查阅和修改档案信息，并且需要有相应的记录。
二、档案存储与维护1. 安全存储为了避免档案丢失或损坏，应选用适合的存储介质，如密封的文件柜、防火柜等。
对于电子档案，应采用定期备份和数据加密等技术手段来提高安全性。
2. 定期检查定期检查人事档案的保存状态，确保文件的完整性和可读性。
如果发现有文件损坏或过时的情况，及时进行修复或更新。
3. 文件归档档案的归档时间和标识应记录在档案上，以便于掌握档案的变更历史。
已离职员工的档案应按照规定的保管期限进行归档，以备查阅和审计。
三、档案查阅与利用1. 授权管理档案的查阅和利用应建立授权管理制度，只有符合条件的人员才能申请查阅档案。
同时，应记录查阅档案的目的和结果，确保信息安全。
2. 发布政策公司可以制定档案查阅政策，对于某些敏感信息或高级职位的档案，可以限制查阅范围。
同时，应及时更新政策，以适应业务发展和法律法规的变化。
3. 档案利用人事档案不仅仅是记录员工信息的工具，还可以为人力资源决策和战略规划提供依据。
企业可以利用档案数据进行绩效评估、晋升选拔等工作，最大限度地发挥数据的价值。
结语一个规范的人事档案管理系统是企业发展的重要保障。
通过遵守整理与归档原则、建立安全存储和维护机制、制定授权管理政策等措施，企业可以确保人事档案的完整性、安全性和有效性。
人事部档案管理制度（精选4篇）
人事部档案管理制度（精选4篇）人事部档案管理制度篇1第一章、总则第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为怡通集团各项工作服务，特制定本管理制度。
第二条：人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分，也是集团档案工作的重要组成部分。
它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。
第三条：本制度适用于怡通集团总部及其各子公司。
第二章、管理职责第四条：集团企业管理部人事档案管理的职责——a、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查；c、负责怡通集团战略决策委员会成员的人事档案管理工作；d、负责怡通集团各子公司、部门的员工人事档案管理工作；e、负责对各子公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。
第五条：集团企业管理部人事档案管理的义务是指导各子公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。
第六条：各子公司行政部门人事档案管理的职责就是负责执行本制度，按其要求建立规范的人事档案管理；负责管理企业管理部所有员工人事档案管理工作。
第三章、人事档案内容第七条：人事档案一式两套（原件由各子公司行政部保管、复印件由集团人事部统一管理），是由历史地、全面地反映员工情况的有关材料构成，主要有如下几类：a、履历材料（包括个人的简历资料、学历、资格证等）；b、考核、考察材料；c、奖励及处分材料；d、培训记录及外训协议等材料；e、、保密协议、录用、任免、聘用、离职材料；f、其他可供企业用人参考的资料。
第四章、档案编号管理第八条：各子公司行政部门必须按照OA管理系统中的员工编号（即：工号）进行编号，每100个档案做一个标记，方便查找。
由其他单位转入的员工档案，按照转入单位的编号更换编号（转出单位办理离职手续）。
如何进行规范的人事档案管理
如何进行规范的人事档案管理人事档案是企业管理中至关重要的一环。
规范的人事档案管理对于企业和员工来说都具有重要意义。
一方面，规范的人事档案管理是企业的法定责任，也是构建健康与和谐劳动关系的重要保障；另一方面，良好的人事档案管理可以提高工作效率，保护员工合法权益，从而促进企业的长期发展。
一、建立完整且准确的人事档案一个完整的人事档案应包括员工的个人基本信息、入职资料、工资薪酬、考勤记录、福利待遇、培训记录、晋升与调整、劳动合同等重要信息。
每个文件应有相应的编号，并按照时间顺序进行存放，以方便管理和查询。
在建立人事档案时，需要严格审查员工提交的个人资料，并确保资料的真实性和准确性。
同时，要定期对档案进行审核和更新，及时补充和更改员工的个人信息，以确保档案的及时性和完整性。
二、加强安全控制和保密措施人事档案有关员工的全部信息，包括个人隐私、薪资待遇、家庭背景等。
因此，加强人事档案的安全控制和保密措施十分重要。
首先，应建立健全的权限管理制度，明确人事档案的查阅和修改权限，并对每一位员工的档案进行权限设置。
只有经过授权的人员才能查阅和修改档案，以防止信息泄露。
其次，要将人事档案放置在安全的地方，确保档案的完好无损。
最好设置特定的房间或柜子专门存放人事档案，而非随意堆放在办公室或仓库中。
三、建立档案查询和更新机制建立方便快捷的人事档案查询机制，对于实现规范管理十分重要。
可以通过制定标准的查询流程，明确查询的时间和途径，并安排专人负责档案的查询。
同时，要建立完善的档案更新机制，及时更新员工的相关信息。
例如，当员工转岗、晋升或降职时，应及时更新其档案，并将相应文件进行归档。
这样一来，不仅有助于保证档案的完整性，而且可以为企业对员工的工作实绩进行全面的评估。
四、合规管理与法律意识在进行人事档案管理时，企业必须严格遵守相关法律法规，并具备一定的法律意识。
应注意保护员工的隐私和个人信息，并遵循劳动合同法等法律的规定。
此外，建立一套合规的管理流程和制度也是至关重要的。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、引言人事档案是组织中对员工个人信息和工作经历的记录和管理，对于企业的人力资源管理至关重要。
为了确保人事档案管理的规范性和高效性，制定一套完善的人事档案管理制度是必要的。
本文将详细介绍人事档案管理制度及规范的相关内容。
二、人事档案管理的目的和原则1. 目的人事档案管理的目的是为了确保员工个人信息的完整性、准确性和保密性，为企业的人力资源管理提供可靠的依据。
2. 原则（1）合法性原则：人事档案管理必须遵循国家法律法规和相关政策，确保合法合规。
（2）完整性原则：人事档案应包含员工的个人信息、入职资料、工作经历、培训记录等相关内容，确保档案信息的完整性。
（3）准确性原则：人事档案应准确记录员工的个人信息和工作经历，确保档案信息的真实性。
（4）保密性原则：人事档案应严格保密，只有授权人员才能查阅和使用档案信息。
（5）可追溯性原则：人事档案管理应具备可追溯性，可以追溯到档案信息的来源和变更情况。
三、人事档案管理流程1. 档案建立（1）入职登记：员工入职时，应填写入职登记表，包括个人基本信息、身份证明、学历证明等相关资料。
（2）档案编号：每位员工都应被分配一个唯一的档案编号，用于标识和管理档案。
（3）档案归档：将员工的个人信息和相关资料整理归档，存放在专门的档案室中。
2. 档案管理（1）档案存储：人事档案应存放在安全、防火、防潮的环境中，确保档案的安全性和完整性。
（2）档案借阅：员工需要查阅自己的档案时，需填写借阅申请表，并经过授权人员审批后方可借阅。
（3）档案更新：员工的个人信息发生变更时，应及时更新档案信息，并保留相应的变更记录。
（4）档案销毁：根据国家法律法规和公司规定，对于离职员工的档案，应在一定期限后进行销毁处理。
3. 档案保密（1）权限控制：只有经过授权的人员才能查阅和使用档案信息，不得将档案信息泄露给无关人员。
（2）电子档案加密：对于电子档案，应采取加密措施，确保档案信息的安全性。
做好人事档案管理
做好人事档案管理
人事档案是企业管理中不可或缺的一部分，它是记录和保存员工工作经历、学历、培训、表彰等信息的重要文件。
好的人事档案管理可以帮助企业更好地管理人力资源，提高工作效率和员工满意度。
以下是做好人事档案管理的几点建议：
1.建立完整的档案体系：建立清晰明确的档案分类、整理和保管制度，确保工作记录、个人简历、绩效考核等各类档案完整、准确、及时、安全。
2.严格保密：保护员工的个人隐私，档案只能由授权人员查阅和使用。
对于敏感信息，如员工的家庭住址、电话号码等，应当加以特别保护。
3.定期审查和更新：定期对员工档案进行审查和更新，及时记录员工的工作经验、培训、奖惩等信息，并清理过期信息，确保档案的准确性和完整性。
4.保障档案安全：档案资料应当保证安全，防止遗失、损毁和泄露。
可以采用电子化存储，加强安全措施，避免数据丢失和受到网络攻击。
5.建立档案查询机制：建立员工查询档案的渠道和机制，对于员工提出的合理要求，应当及时给予回应和解决。
做好人事档案管理是企业管理的基础，也是保证员工权益和维护企业形象的重要措施。
只有加强档案管理，才能更好地发挥人力资源的作用，实现企业的长期发展和稳定运营。
人事档案管理办法（精选3篇）
人事档案管理办法（精选3篇）人事档案管理办法篇1第一条为加强和规范员工档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，制定本细则。
第二条员工的档案均由人力资源部档案管理员负责管理。
档案管理人员不能保管本人的档案。
第三条员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地劳动行政部门保存。
对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。
第四条人事档案管理员的职责(一)、保管员工档案;(二)、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料;(三)、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续;(四)、登记员工工作、工资、奖惩情况;(五)、为领导和有关部门提供员工的情况;(六)、做好员工档案的安全、保密、保护工作;(七)、定期向档案室等部门移交档案;(八)、办理其它有关事项。
第五条人事档案的内容及分类归档(一)、本人历年填写的个人简历、履历、登记表;(二)、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料;(三)、本人，组织鉴定材料;对员工的考察、考核、评价材料;(四)、政治历史审查及甄别复查材料;(五)、员工参入党、团材料;(六)、奖励(包括科技和业务)及各种先进;(七)、入伍、退伍、辞退职、出国等材料;(八)、处分、取消处分的材料;(九)、任免、工资、职称等材料;(十)、学历和评定的技能等材料;(十一)、其它有较大价值的可供参考的材料。
第六条人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。
第七条人事档案的收集、保管和销毁一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。
对调入或新建立的档案都应造册登记。
二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。
三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。
材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。
做好人事档案管理工作的措施
做好人事档案管理工作的措施
做好人事档案管理工作的措施可以包括以下几个方面：
1. 分类整理：对员工的个人档案进行分类整理，根据不同的内容建立文件夹或电子档案，包括招聘材料、合同及协议、薪酬及绩效评估、培训记录等。
2. 定期更新：建立档案更新的机制，定期检查员工档案的完整性，及时更新档案内容，确保档案准确完整。
3. 控制权限：对档案管理系统进行权限控制，只授权特定人员访问和修改档案内容，确保档案的安全性和保密性。
4. 数字化管理：使用电子档案管理系统，将员工档案数字化存储，提高档案管理的效率和可靠性。
同时，备份档案数据，以防止数据丢失或损坏。
5. 备案归档：维护档案归档记录，包括档案借阅和归还，确保档案的流转可追溯，避免遗漏或丢失。
6. 设立档案保管和处理规范：建立档案保管和处理的具体规范，明确档案的保管期限、处理流程和相关责任人，减少档案管理过程中的错误和风险。
7. 培训与沟通：定期对相关人员进行档案管理培训，提高员工的档案管理意识和操作能力。
同时，建立档案管理沟通渠道，及时处理相关问题和需求。
8. 遵守法规和政策：严格遵守有关法律法规和公司政策，确保档案管理的合规性，包括数据保护法规、隐私政策等。
9. 定期审查：定期进行档案管理工作的自查和内审，发现问题及时纠正，并持续改进档案管理的流程和制度。
通过以上的措施，可以有效地提高人事档案管理的质量和效率，保障档案的安全性和准确性，为企业提供持续可靠的人力资源支持。
人事档案管理制度规范
人事档案管理制度规范人事档案管理是企事业单位内部管理的重要组成部分，对于提高管理效率、保障员工权益、规范人事行为具有重要意义。
一个科学、规范的人事档案管理制度对于企事业单位的健康发展至关重要。
本文将从编制档案、保管档案、利用档案等方面详细介绍人事档案管理制度规范。
一、编制档案编制档案是人事档案管理的第一步，准确、全面的档案资料能够为企事业单位提供重要参考和决策依据。
在编制档案时，应遵循以下规范：1.完善档案资料：对于每个员工，应在其入职时建立个人档案，包括基本信息、学历和技能证明、职称证书、劳动合同等。
并在员工变动时及时更新档案，包括离职、调动、晋升等情况。
2.标准化档案格式：制定统一的档案编制格式，明确各项资料的分类、命名规则、排序等要求，确保档案资料的整齐、清晰和易于查阅。
3.详实档案内容：将员工的个人信息、工作经历、考核评价、奖惩记录等详实记录在档案中，确保档案资料的完整和真实性。
二、保管档案档案保管是人事档案管理的核心环节，合理、安全、合法的档案保管能够确保档案的完整性和可靠性。
在保管档案时，应遵循以下规范：1.建立档案室和档案柜：企事业单位应划定专门的档案室，配备专门的档案柜，确保档案的安全性和隐私保护。
同时，要定期进行维护和清理，保持档案的完好性。
2.合理分级保密：根据档案的重要性和涉及的内容分级保密，对于特定的档案资料，要采取特殊的保密措施，如加密、指定人员查阅等，确保档案信息的安全。
3.建立借阅制度：为了方便需要查阅档案的人员，应建立借阅制度，明确档案的查阅权限、程序和时间限制，避免档案的滥用和损坏。
三、利用档案档案的利用是人事档案管理的最终目的，合理利用档案能够提高管理效率和决策科学性。
在利用档案时，应遵循以下规范：1.及时提供档案资料：对于需要查阅档案的人员，应尽快提供相应的档案资料，确保他们的工作顺利进行。
3.保密档案的使用：对于涉及个人隐私和商业机密的档案，要采取严格的保密措施，严禁将档案外借或泄露给无关人员。
人事档案管理规范
人事档案管理规范近年来，随着企业规模不断扩大和管理水平的提升，人事档案管理在企业中的重要性日益凸显。
一个规范的人事档案管理系统不仅可以提高人力资源管理的效率，还能确保员工档案的安全性和合规性。
本文将从人事档案的建立、归档和保密等方面，探讨人事档案管理的规范。
一、人事档案的建立1. 档案登记和分类人事部门应根据员工入职时间和岗位信息，对员工进行档案登记，并按照岗位、职级等不同分类建立档案。
档案登记包括员工基本信息、学历经历、工作经历等，并应及时更新。
2. 档案材料收集人事部门要求员工提供正式的个人身份证明、学历证书、工作经历证明等材料，并将其归档存储。
3. 信息录入与采集建立电子档案系统，将员工的信息录入系统数据库，确保信息的统一、可查、可控。
二、人事档案的归档和存储1. 归档归类将员工档案按照一定的归档顺序和标准进行分类，确保档案的整齐有序。
可根据部门、岗位、姓名等因素进行归档分类。
2. 档案存储为了确保档案的安全性和完整性，应建立专门的档案存储室。
存储室应保持干燥、通风，设置合适的温湿度，并使用耐火、防潮的设施和设备。
3. 档案借阅与归还对于档案的借阅，应有相应的借阅登记制度，并严格控制访问权限，确保档案的安全。
借阅期限到期后，应及时归还并登记。
三、人事档案的保密1. 保密意识培养人事部门应加强对员工的保密教育，确保员工了解保密的重要性，并签署保密协议，明确员工在离职后的保密义务。
2. 访问权限控制建立档案管理人员与员工之间的合理权限控制机制，对档案的查阅和修改进行严格限制，防止泄密风险。
3. 档案备份与恢复定期对员工档案进行备份，并确保备份资料的安全存储。
同时，建立档案恢复机制，保证档案信息不会因为意外事件而丢失。
四、人事档案的合规性1. 法律法规遵从人事档案管理应符合国家相关法律法规的要求，如《劳动法》、《档案法》等，确保合规操作。
2. 审查与更新定期对档案进行审查和更新，删除过期的文件和材料，确保档案的准确性和时效性。
规范人事档案管理工作计划
一、前言人事档案是组织人事工作的重要基础，是反映员工个人情况的重要资料。
为了更好地发挥人事档案的作用，提高人事档案管理水平，特制定本计划。
二、工作目标1. 完善人事档案管理制度，确保档案管理的规范化、科学化。
2. 提高人事档案管理效率，缩短档案查阅时间，提高档案利用率。
3. 加强档案信息安全保护，确保档案信息安全。
三、具体措施1. 制度建设（1）制定《人事档案管理办法》，明确档案管理的职责、权限、程序等。
（2）完善档案收集、整理、归档、借阅、销毁等环节的规章制度。
（3）建立健全档案信息化管理制度，确保档案信息化建设与实际工作相结合。
2. 人员培训（1）定期组织档案管理人员参加业务培训，提高其业务水平。
（2）开展档案管理知识竞赛，激发档案管理人员的学习热情。
（3）邀请专家进行专题讲座，拓宽档案管理人员的视野。
3. 档案管理（1）规范档案收集，确保档案材料的完整性和准确性。
（2）加强档案整理，按照统一标准对档案进行分类、编号、装订。
（3）定期对档案进行检查、清理，确保档案安全。
（4）提高档案信息化水平，实现档案的数字化管理。
4. 信息安全（1）加强档案室安全管理，落实防火、防盗、防潮、防虫等措施。
（2）建立档案信息安全管理制度，明确档案信息保密范围、保密措施。
（3）对档案管理人员进行信息安全教育，提高其信息安全意识。
四、工作进度1. 第一季度：完成《人事档案管理办法》的制定。
2. 第二季度：组织档案管理人员进行业务培训。
3. 第三季度：对档案收集、整理、归档等环节进行规范化管理。
4. 第四季度：开展档案信息化建设，实现档案数字化管理。
五、总结与评估1. 定期对人事档案管理工作进行总结，分析存在的问题，提出改进措施。
2. 组织档案管理人员进行自我评估，了解自身业务水平，找出不足之处。
3. 邀请上级领导、专家对人事档案管理工作进行评估，确保工作质量。
通过实施本计划，我们相信能够提高人事档案管理水平，为组织人事工作提供有力保障。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、引言人事档案是组织管理中非常重要的一环，对于企业的正常运营和发展具有重要意义。
为了规范和统一人事档案的管理，确保档案的完整性、准确性和保密性，制定人事档案管理制度及规范是必要的。
二、目的本制度的目的是为了确保人事档案的安全、完整和准确，保护员工的合法权益，提高人事管理的效率和规范性。
三、适用范围本制度适用于所有员工的人事档案管理，包括招聘、录用、培训、晋升、离职等全过程。
四、档案管理原则1. 完整性原则：人事档案应包括员工的基本信息、学历、工作经历、奖惩记录等内容，确保档案的完整性。
2. 准确性原则：人事档案的内容应准确、真实，不得有虚假信息。
3. 保密性原则：人事档案应严格保密，只有授权人员可以查阅和使用档案信息。
4. 及时性原则：人事档案应及时更新和归档，确保档案信息的及时性和可靠性。
五、档案管理责任1. 人力资源部门负责制定和执行人事档案管理制度及规范，监督和指导各部门的档案管理工作。
2. 各部门负责员工档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案的完整性和安全性。
3. 每位员工应对个人档案的准确性和完整性负责，及时提供相关信息。
六、档案的建立和归档1. 招聘阶段：应建立员工招聘档案，包括求职申请、面试记录、录用通知等相关文件。
2. 入职阶段：应建立员工入职档案，包括身份证复印件、学历证书、劳动合同等相关文件。
3. 工作期间：应定期更新员工档案，包括晋升、奖惩记录、培训证书等相关文件。
4. 离职阶段：应建立员工离职档案，包括离职申请、离职证明、工资结算等相关文件。
5. 档案归档：档案应按照一定的分类和归档规则进行归档，确保档案的整齐和易于查找。
七、档案的保管和查阅1. 档案的保管：档案应存放在安全、防火、防潮的地方，禁止私自带出或随意借阅档案。
2. 档案的查阅：员工有权查阅自己的档案，其他人员查阅档案需经过授权和合法的理由。
八、档案的销毁1. 档案的保留期限：根据法律法规的规定，档案应按照一定的保留期限进行保留，过期的档案应及时销毁。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、引言人事档案是组织管理中的重要组成部分，对于企业的正常运营和管理起着关键作用。
为了确保人事档案的安全、完整和规范管理，制定人事档案管理制度及规范是必要的。
本文将详细介绍人事档案管理制度及规范的内容和要求。
二、档案管理的目的和原则1. 目的人事档案管理的目的是为了保护人事档案的安全性、完整性和可靠性，确保人事档案的及时提供和使用，提高组织对人力资源的管理效能。
2. 原则（1）合法性原则：人事档案的建立、使用和管理必须遵循国家法律法规和组织内部规章制度的要求。
（2）完整性原则：人事档案应包含员工的基本信息、任职资格、工作经历、奖惩记录等全面的信息。
（3）保密性原则：人事档案应严格保密，只能由授权人员查阅和使用，不得泄露员工的个人隐私信息。
（4）准确性原则：人事档案中的信息应真实、准确、完整，不得随意篡改或删除。
（5）便捷性原则：人事档案应便于查阅和使用，提供及时、准确的信息支持。
三、档案管理的组织机构和职责1. 组织机构（1）人力资源部：负责全面协调和管理人事档案工作，制定相关制度和规范，并监督执行。
（2）档案管理部门：负责具体的人事档案管理工作，包括档案的建立、归档、整理、借阅等。
（3）其他部门：各部门负责本部门员工的档案管理，协助人力资源部门完成档案工作。
2. 职责（1）人力资源部：- 负责制定人事档案管理制度和规范，并进行宣传和培训。
- 监督各部门的档案管理工作，确保符合制度和规范要求。
- 定期评估和检查档案管理工作的执行情况，并提出改进意见。
（2）档案管理部门：- 负责建立和维护员工的人事档案，包括档案的归档、整理、存储等工作。
- 确保档案的安全性和保密性，制定相应的安全措施和管理制度。
- 负责档案的借阅和归还，确保及时提供档案信息。
（3）其他部门：- 负责本部门员工的档案管理，包括档案的建立、更新和归档等工作。
- 配合人力资源部门和档案管理部门的工作，提供相关信息和支持。
人事档案管理办法三篇
人事档案管理办法三篇篇一：人事档案管理办法一、目的为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，使之更科学化、规范化、制度化。
同时为了更有效的对员工人事档案进行妥善的保护和利用，维护人事档案材料的完整，使人事档案的建立、整理与管理工作有所依据，特制定本管理制度。
二、范围员工人事档案是集团、人力资源等部门在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有关材料，是历史地、全面地考察了解员工和正确选拔使用员工的重要依据。
三、用途本制度适用于集团所有人员四、管理职责集团人力资源中心人事档案的管理职责就是：1)负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；2)负责集团各部门的员工人事档案管理工作；五、人事档案内容（一）档案类别1.纸质档案，主要由以下资料构成1)履历材料（个人简历资料）、员工登记表；2)自传材料（包括职位申请表）；3)身份证复印件、护照；4)鉴定、考核、考察材料；5)学历和评聘专业技术职务材料；6)奖励及处分材料；7)培训记录及外训协议等材料；8)劳动合同、录用、任免、聘用、离职材料；9)承诺书、保密协议；10)保险、住房公积金资料；11)年度、半年度绩效考核资料；2.电子档案1)员工登记表电子版2)员工花名册3)图像资料、电子作品等（二）档案管理基本要求人力资源管理部门必须按照员工花名册中的员工编号（即：工号）进行编号，各个部门人员按档案编号顺序排放并做明显标记，且每10个档案做一个小标记、50个档案做一个大标记，方便查找。
1.档案编号原则：档案号是在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。
档案号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
具有唯一性、方便查找的特征，每个员工有且只有一个档案号，离职员工的档案号将作为历史记录，不再重复使用；新进员工延续上一个编号以此类推；1)集团人员档案号编号原则：集团编码+部门代码+员工编号（三位数），如：JTCW003（JT:集团编码-“集团”首两个字母拼音缩写）；CW：部门代码—“财务”部部门名称首字母拼音缩写）；003：员工编号-按本部门具体入职时间顺序确定）2)在职不在岗人员即挂靠人员档案号原则：人员属性缩写+证件名称拼音首两个字母缩写+挂靠时间顺序（三位数），如：GKAQ001（GK：人员属性-“挂靠”首字母缩写；AQ:证件名称首字母缩写-安全员证；001:该证件挂靠时间顺序-第一个）3)人才库人员即储备人员档案编号原则：人员属性缩写+职位名称拼音首两个字母缩写+储备时间顺序（三位数）如：CBAQ001(CB：人员属性-“储备”人员首字母缩写；AQ：职位名称首两个字母缩写-安全员；001：该职位储备时间顺序-第一个)离职人员、调岗调部门人员维持原档案号不变，同时在档案封面备注栏详细填写异动时间、目前职位，档案放置于调岗后部门（或离职）的档案位置。
关于规范和加强人事档案管理的八项工作制度
中共龙口市教育体育局关于规范和加强人事档案管理的八项工作制度为规范人事档案工作程序，加强人事档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、中央组织部《干部档案工作条例》和省、地、市组织、人事部门的有关规定，结合实际情况，制定本制度，自2001年1月1日起施行。
一、查（借）阅制度1、查阅单位应填写《查阅人事档案审批表》，按照查阅人事档案的规定办理审批手续。
不得凭借调查证明材料介绍信查阅人事档案。
2、管档单位要根据规定，确定是否提供和提供什么材料。
3、查阅人事档案时，查阅单位应派两名以上政工干部或中共党员查阅。
4、档案一般不外借。
如必须借出使用，要说明理由，经局主要负责人批准，严格履行登记手续，限期归还，并不得擅自转借他人。
5、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
任何单位不分管干部工作的领导及其他人员不得借故查阅人事档案，如有此类情况发生，管档同志要说服或有权拒绝。
6、查阅人事档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。
查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。
属假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理。
7、借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自复制、拍摄档案内容。
因工作需要从档案中取证的，必须请示审查批准后才能复制、拍摄，复制、拍摄必须在管档工作人员全程监控下进行。
8、查阅人事档案，一般要在阅档室内完成，查阅完毕要及时返还入库，政工科内不得滞留人事档案。
二、收集制度1、按照《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，要经常地有计划地将反映干部“德、能、勤、绩”的材料收集归档，逐步完善人事档案的内容。
2、在市组织、人事部门统一部署下，要根据工作需要和档案中缺少材料的情况，有计划地布置填写干部履历表、自传、鉴定等，及时补充干部人事档案内容。
3、要积极主动地收集应当归档的人事档案材料。
4、归档材料必须内容真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备，需组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后才能归入人事档案。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、引言人事档案是组织机构管理人力资源的重要工具，对于保障员工权益、提高工作效率、促进组织发展具有重要意义。
为了规范人事档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，制定本人事档案管理制度及规范。
二、档案管理的目的和原则1.目的：确保人事档案的完整性、准确性和安全性，提供员工信息的可靠依据，保障员工权益，支持组织决策和发展。
2.原则：（1）合法性原则：人事档案的收集、使用和管理必须符合国家法律法规和相关政策。
（2）准确性原则：人事档案的内容必须真实、准确，反映员工的真实情况。
（3）保密性原则：人事档案的管理应保护员工的隐私，严禁未经授权的查阅和泄露。
（4）便利性原则：人事档案的管理应方便员工查询和使用，提高工作效率。
三、档案管理的内容和流程1.档案收集：（1）新员工入职时，应向其提供档案登记表，包括个人基本信息、教育背景、工作经历等。
（2）员工离职时，应进行离职手续，包括档案归还、离职证明等。
2.档案整理：（1）档案应按照一定的分类和编号规则进行整理，确保档案的有序性。
（2）档案应采用防火、防潮、防虫等措施进行保管，定期进行检查和整理。
3.档案使用：（1）员工有权查询和使用自己的档案，但需提前书面申请，并在规定的时间内归还。
（2）组织机构有权根据需要查询和使用员工的档案，但需遵守保密原则。
4.档案保密：（1）档案管理人员必须严守保密原则，不得擅自查阅、复制或泄露档案内容。
（2）档案管理系统应具备安全性控制措施，包括密码保护、权限管理等。
四、档案管理的责任和监督1.责任：（1）组织机构应指定专人负责档案管理工作，确保档案的完整性和安全性。
（2）档案管理人员应具备相关知识和技能，严格执行档案管理制度和规范。
2.监督：（1）组织机构应定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时纠正。
（2）员工有权举报档案管理违规行为，组织机构应及时处理并保护举报人的合法权益。
五、档案管理的评估和改进1.评估：（1）定期对档案管理工作进行评估，包括档案的完整性、准确性和安全性等方面。
人事档案管理程序及规范
人事档案管理程序及规范1. 简介人事档案是组织机构中记录员工工作和个人信息的重要文件。
为了确保人事档案的管理规范和保密性，制定了以下的人事档案管理程序及规范。
2. 档案建立和归档- 2.1 新员工入职时，人力资源部门将为其建立个人档案。
档案内容应包括个人基本信息、学历证书、职业资格证书、劳动合同等相关文件。
- 2.2 档案应按照员工姓名和工号进行编号，并建立索引。
- 2.3 档案应妥善保存并进行分级管理，根据需要进行归档，确保档案的完整性和安全性。
3. 档案查询和使用- 3.1 档案查询应由授权人员进行，确保信息的安全和保密。
- 3.2 档案使用应据实办理相关手续，遵循合规操作，不得泄露员工个人信息。
4. 档案保密和安全- 4.1 人事档案应妥善保管，防止遭到未经授权的访问、篡改或泄露。
- 4.2 只有授权人员可以查阅和使用人事档案，授权权限应限制在必要范围内。
- 4.3 人事档案应定期备份，并建立相应的安全控制措施，以防止数据丢失。
5. 档案保存期限- 5.1 根据相关法律法规，规定了不同类型的档案保存期限。
- 5.2 档案保管人员应按规定的期限，对档案进行清理和销毁。
6. 档案移交和销毁- 6.1 档案移交应按照规定程序进行，并进行书面记录。
- 6.2 档案销毁应经过授权人员的审核，并按照规定的程序和方式进行销毁。
7. 档案管理责任- 7.1 人力资源部门应负责人事档案的建立、管理和保密工作。
- 7.2 相关部门和人员应切实履行档案管理责任，确保档案信息的准确性和完整性。
- 7.3 违反档案管理规定的人员将面临相应的纪律和法律责任。
以上为人事档案管理程序及规范的内容概述，为确保组织中人事档案的安全性和合规性，请各相关部门和人员积极遵守并执行以上规范。
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如何做好人事档案管理工作？1、公司人事档案包含内容：（1）员工个人信息表（入职前及入职后的变更）：包括姓名、生日、民族、婚否、血型、联系方式（含紧急联络电话）、教育经历、工作经历及证明人和联系方式、项目经历（仅针对开发及技术服务人员）、家庭情况（父母及配偶、子女姓名、生日、联系方式）、资格证书、个人职业发展期望；由员工本人签字确认提供的信息属实（如不属实，公司可解除劳动合同）。
（2）员工入职审批材料：包括入职申请及审批单（含薪酬福利等，新员工签字确认）、试用期岗位职责及目标计划和培训计划（新员工签字确认）、面试测评量表及面试官评价意见、新员工提供的以前工作成果文档（如需要）、离职证明（如有）。
（3）员工转正审批材料：包括个人申请及试用期总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利（新员工需签字确认）。
（4）员工调岗、调薪、奖惩记录：审批后均由员工签字确认。
（5）员工培训记录：尤其是公司规章制度、岗位职责及要求、岗位激励机制（薪酬、考核、晋升、淘汰、奖惩、能力评估等），培训后均要有员工本人签字认可。
（6）劳动合同及保密协议（7）其他：包括员工入职后取得的资格证书等2、人事档案操作管理规范（1）专人管理：集团设立专门的人事档案管理人员。
（2）制度规范：档案管理制度、集团人资基本制度及权限中中对员工入职前后的手续均有明确操作规范。
（3）责任明确：人事档案所需的各种材料由公司人资负责整理、收集后，到集团备案（纸质原件+电子版）。
3、人事档案风险（1）集团人事档案管理仍存在风险。
（2）存在风险最大的原因是执行不力，后续需列入相关人员考核中，并定期检查，进一步强化责任。
人事档案是HR的基础工作，它为员工薪资调整、绩效考核、招聘录用、员工升降、背景调查、JD编写修改等工作提供了原始依据，更是规避人事风险而只能不断完善的工作，我们公司在这方面做得还比较规范，但也存在一些需要完善的地方。
1、公司人事档案包括的内容：（1）电子档：员工基本情况表（包括姓名、性别、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、联系电话、紧急联系人姓名地址单位联系电话、入职时间、五险一金购买情况、劳动合同起始时间、劳动合同终止时间、工作年限等）、培训履历表（入职培训、在职培训）、各次考试成绩表、各次奖惩情况表、各月薪资等。
以上电子档均按部门进行分类长期保存。
（2）纸质档：主要包括：员工入职登记表、各证件（身份证、毕业证、学位证、资格证、驾驶证等）复印件、入职体检合格表、原司离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、奖惩通告、培训签到表、培训考试卷、不购买住房公积金申明、试用（实习）总结、转正申请总结、内审员证书、转调岗通知、员工每月工资、工作总结、离职通知书等。
2、公司人事档案规范及措施：（1）制定制度：公司有相对较为完善的人事档案管理制度，对目的意义、职责、定义、管理流程、处罚等均做了较为具体而详细的规定。
（2）专人管理：HR部门派专人进行人事档案的管理，并及时更新，对违反管理制度的给予提醒、警告甚至处罚，适当时对制度进行修改和完善。
（3）具体措施举例：由于保密要求，在此不方便将公司人事档案管理制度公诸于众，仅举例如下：保管人事档案的柜子只能由专人保管，任何人借阅员工人事档案，均需层层审批，且只能在专人监看下查阅，不能拍照、抄写、复印等，更不能带出档案室，否则按严重违反公司管理制度处理；人事档案保存期限为员工离职后2年，如经提醒本人后仍不前来书面说明将档案转到具体机构的将按审批程序予以销毁；任何人不得泄露任何员工的人事档案，否则按严重违反公司管理规定处理。
（4）一点建议：公司人事档案管理制度的制定我认为需要参考档案法、劳动合同法等法律法规，适当结合公司发展阶段的实际，并结合单位性质（比如国有企业肯定要比较重视，民营企业就相对粗略管理）给予管理，并在管理过程中总结经验教训及时加以完善，做到“内外检查有据”。
3、公司人事管理风险性评估：（1）暂无风险：公司属外资企业，而且成立刚一年多，在公司没有任何指示情况下，HR 部门建立健全了员工人事档案管理，目前只供部分领导查阅某些员工基本情况（如学历、工作经历）之用，还未出现因员工离职而提出将其人事档案转出的情况。
（2）相应措施：在人事档案管理过程中，我们做到“三关”，一是把关档案专人管理关，对其胜任、性格等把好关，并时时了解其思想状况；二是把关保存关，公司提供了较好的档案柜及档案保管室；三是把关制度关，公司规定凡是违反人事档案管理制度造成一定损失或影响，将按严重违反公司管理规定处理。
做到以上“三关”当然还不够，需要HR部门领导时时检查、跟踪并予以及时处理。
（3）居安思危：虽然公司有相对比较完备的管理制度，而且目前也没有出现任何可预见的风险，但随着公司不断发展和员工人数的不断增加，不同要求的员工将会对人事档案的管理提出更多的要求，简单举例如下：A：离职后进入事业单位。
如果员工考取公务员或被事业、国企、机关单位录用，将对其人事档案提出及时转出要求，如果保管不善将引起纠纷甚至诉讼，所以对档案专管人员及档案室做出了较高要求。
B：仍需补充员工资料。
如部分员工经过自学获得的有关证照没有及时予以进行催交。
C：管理仍待加强。
如部分领导未经过审批便私自拿取钥匙取某人的人事档案偶有发生。
人事档案就是员工所作所为的“痕迹”，如果“不全、不细”，就失去了档案的作用，所以，其管理的“严谨性、严肃性”就可想而知。
一、我们公司的人事档案主要包含以下几项内容：1、反映员工基本信息的资料，如简历、照片与身份证/毕业证/资格证等相关证件的复印件等；2、反映员工面试入职评定的资料，如面试评估表、入职登记表、入职体检报告、背景调查报告等；3、劳动关系与相关待遇确认资料，如劳动合同、薪资确认表、工资银行卡/社保卡/住房公积金卡申办资料或原卡的复印件等；4、相关制度或文件确认资料，如员工手册、考勤制度、奖惩制度、法律文书送达地址确认书等的签字确认文件或登记表格；5、服务期及保密和竞业避止约定资料，如培训服务期协议、保密协议、竞业避止协议等；6、在职管理中陆续归档的资料，如试用转正申请审批记录、培训记录（签到表、培训成绩）、奖惩记录、调岗记录、调薪记录、月/季/年度绩效考评记录等；7、员工已离职的，其离职相关资料也会一并入档，如离职申请表、离职手续办理一览表、离职访谈记录表、离职证明等。
二、人事档案管理的操作规范和具体措施：1、我们公司HR部门有专门的人事档案管理员，其职责主要负责纸质档案的建档、整理和保管以及电子档案的及时录入和管理。
2、人事档案属公司重要保密资料，公司规定员工入职一周内，HR部门必须完成建档工作，且一经建档，不得擅自销毁，即使员工离职，最少得再保存两年不得销毁，有竞业避止期限的则需保存更长。
3、我们设有专门的人事档案保管室，主管以上人员因工作原因可借阅其下属员工档案，但仅限于在档案保管室现场借阅查看，且需经上一级主管领导和HR部门负责人的同时签批核准，方可借阅。
4、电子档案永久保存，只能查阅，不能下载或拷贝，且我们对各级管理人员根据其管辖范围设置了查看权限密码，不能越级或跨部门查看，只能看自己及下属的电子档案，且有的敏感信息还会单独设置更高级别的查看权限，如薪酬、奖惩、绩效等。
5、其它规范，如编号管理、档案室管理规定、借阅档案登记记录、电子档案录入时效管理（涉及敏感的薪酬等有财务人员单独录入）、准确性和操作注意事项等，对档案管理员进行全面的规范指导和考核考检查，确保档案管理万无一失。
三、人事档案管理风险规避：人事档案管理属人力资源管理的基础性工作，我们公司已做得相对比较成熟稳定，基础上没有什么风险，该规避的和防范的地方我们也都基本上做到了。
如：1、人事档案中该有的员工基本资料要有，不能缺失，如前所述。
2、该要员工签名确认的制度、文件、资料，要有签名，不能没有，如劳动合同、法律文书送达地址确认书、员工手册及各项制度的员工阅知承诺签字确认，培训记录、奖惩记录等的员工签字等。
3、注意建档或（续）签字的时效性，不能过期不（续）签，如劳动合同的（续）签订、员工试用期评估和转正办理。
4、做好相应的保密和查阅权限管理、妥善保存保管等工作。
一、我们公司的人事档案包括如下内容：1、个人简历2、各类学历、资格证书、奖励证书3、工作和学历证明：毕业证、学位证、离职证明、就业证等4、婚育证明：结婚证/离婚证复印件、孩子的出生证明、生育证明等5、人事任免、调岗、调级通知单6、工资单7、员工绩效考核表、岗位绩效指标承诺书、奖惩结果8、政治履历：党员证、团员证复印件等9、合同协议：劳动合同、各种保密承诺书、竞业限制协议、商业合同保单等10、卡证复印件：工资卡、社保卡、公积金卡等11、员工入职登记表：记录员工关键信息12、员工关键事件登记表、培训计划表等二、管理制度和操作流程：1、人事档案管理基本要点：保密管理：人事档案为公司机密，公司由人力资源部同事专人负责管理，无关人员不得查阅。
动态管理：随着员工在公司的变动情况和个人情况变更，例如结婚生育、岗位调动、薪酬调整、个人联系方式变更…只要员工的信息有变更，员工档案就应该实时更新，否则就失去员工档案的意义，没法给公司工作提供价值。
2、人事档案管理主要规定：（1）保卫制度：设立专人管理档案柜钥匙和维护档案柜清洁等，档案柜保持清洁和干燥卫生，有相应的防火防潮措施，档案柜不准放无关物品。
（2）归档制度：所有员工人事档案要及时归档，入职新员工要新建档案袋，档案袋上贴员工姓名、入职时间、工号等，员工档案要分部门和时间管理，以便在需要时快速查找。
公司设立人事档案管理清单，里面注明档案袋统计数量、人员清单、使用登记等等。
（3）审阅制度：公司领导或者相关人员如因工作需要查阅人事档案，需在借阅表格上填写审阅人、审阅理由、到期归还时间等，再由审阅人员的领导签字并由人事档案部门审核批准，人事档案管理部门对申请报告进行审核，若手续齐全，可以给予审阅并借出人事档案。
在归还时间快到时，管理人员要检查人事档案是否已经完整归还，是否有损坏等情况。
（4）出具证明材料：公司、部门、个人需要由人事档案出具证明材料时，例如工资证明、婚育证明等等，需要求使用人出具证明材料的理由，例如用于贷款、买房、报销费用等等，人事部门结合档案材料出具证明材料，证明材料还需人事部门检查是否合适，再给予盖章、使用。
（5）检查制度：公司定期对人事档案进行检查，检查文件是否及时更新、是否完备。
如果遇上公司突发事故，还需对员工档案进行抽查，检查是否有损坏和遗失。
（6）销毁制度：如果档案袋满足销毁要求，需在销毁登记表上注明销毁原因、销毁时间、审核人签名。