谈房地产档案管理的问题及对策

谈房地产档案管理的问题及对策
摘要：房地产管理档案包括文件、图形、照片、录音、图片等。

这些产品是
通过租赁、维修和翻新公共住房、私人财产、不动产管理等方式生产的，具有维
护价值。

随着时间的推移以及经济和社会发展，由于遗产继承、转让和维护等原因，越来越多的人访问住房管理局查阅档案，这突出表明了一些问题，例如住房
管理局档案中的档案不足、不正确。

关键词：房地产；档案管理；问题及对策
引言
房地产企业档案是企业生产经营活动的真实记录，在调整企业战略、管理决策、日常工作参考、顺利处理项目程序等方面发挥着重要作用。

目前，房地产公
司往往对建筑工程和房屋销售的质量感到关切，而对内部管理和档案管理的关注
通常较少。

文件管理带来了许多迫切需要解决的问题，否则公司当前和长期的发
展将会受到损害。

一、房地产档案管理工作存在的问题
（一）档案管理工作机制不健全
房地产公司的大部分工作人员，包括公司管理人员，只关注住房质量的建设，因为档案管理不是公司的主要工作，不会产生经济效益，只是在没有损失、没有
披露的情况下花费资金，而且可能这种误解导致了以下情况:没有及时将档案纳
入企业的全面发展规划；档案管理机构不足；档案管理网络不足；对档案收集的
控制几乎混乱。

档案的收集和使用长期以来一直处于非常被动的状态，无法适应
新时代对住房部门企业档案的新要求。

（二）档案信息资源开发力度不够
由于各种原因，大多数房地产公司与外部公司的联系有限，档案的总体质量差，档案信息资源没有得到有效利用和利用，使用主要限于内部记录控制和研究
文件的编写。

一些住房部门企业的汇编和研究仅限于根据档案汇编最基本的信息，如记录、组织发展、基本数字的汇编等。

在这方面，目前正在为企业项目建设、
管理和决策服务提供档案和研究服务等领域进行探索，这对档案信息资源的开发
和利用产生了严重影响。

档案信息化水平普遍较低，少数大型房地产公司采用了
档案管理软件。

档案数字化工作正在逐步进行，但进展缓慢，电子文件和全文浏
览等在线搜索也不尽如人意。

与大数据时代档案中的信息整合要求差距太大。

（三）档案资料保管不安全
一方面，由于单位工作空间的限制，房地产仓库(局)的配置不符合要求。

有
些档案存放在厕所旁边，有些存放在负一层或二层，有些存放在大楼的最后一层，无法保证保存档案所需的温度和湿度。

第二，大多数单位不了解档案安全措施，
也没有必要的设施来确保档案材料的安全。

第三，移交档案的程序不充分，难以
确保移交时档案数量的准确性。

没有对进出档案的人员进行详细登记，档案门的
钥匙也很容易获取，从而对档案的安全管理构成风险。

二、加强房地产管理所档案管理工作应采取的对策
（一）积极推进制度建设和体制改革
随着不动产统一登记制度的建立，应在宗的管理体系里根据地理信息整合权
利登记，将所有权、使用权在宗地上落实，根据不动产登记的唯一编码来对业务
确权属性信息进行登录，要确保所有不动产等级单元都有不动产登记唯一编码这
个“身份证”号码，这样才能杜绝反复登记和反复发证等情况的发生。

要进一步
完善不动产统一登记的相关法律法规，各地应当按照相关规定制定关于不动产登
记业务的法规，从法律法规层面明确规定不动产登记机构的法律责任、职责及权
利等。

（二）加强信息化建设
房地产企业在全面规划企业未来发展的过程中，应考虑档案管理，重视企业
档案管理，提高档案管理信息化水平，加大档案管理的财力物力投资，规范企业
档案管理。

为了更好地将纸质档案数据转化为电子档案，企业必须加强档案管理
信息化建设，从档案管理基础设施、系统功能、档案资源、保证系统和绩效系统
入手，全面实现档案信息化管理。

（三）丰富应用场景，提升服务效能
房地产行业具有极强的服务属性，对房地产服务的需求越来越大，这不仅仅
表现在真实、准确、全面的信息服务，也体现在高效、安全、便捷的业务服务，
这就需要充分发挥档案的支撑作用，解决房地产业务过程中材料繁琐、流程复杂
的问题。

在“互联网+政务服务”的大背景下，住建局深化放管服改革，通过行
之有效的信息化手段，实现档案信息的高度共享，打造了无缝衔接的全链条房产
服务体系。

在房地产项目开发建设阶段，开发企业通过系统在线填报电子版《房
地产开发项目手册》，同时通过数据共享拉取预测绘、实测绘信息，生成新的楼
盘表，并在系统中归档留存，市住建局基于此开展项目管理和资金监管工作。

在
房产交易阶段，涉及新建商品房预售（销售）的，开发企业需将《国有土地使用证》《建设用地规划许可证》《建设工程规划许可证》《建筑工程施工许可证》《商品房销售（预售）许可证》《住宅质量保证书》（五证一书）等材料通过系
统进行数字化处理，直接上传主管部门备案，部分材料可以通过数据共享获取，
不再要求企业提供。

签订合同时，为保证房源的真实性与合法性，维护购房人合
法权益，系统首先通过对接产权档案对房源进行核验，核验通过后生成结果报告，方可进行签约。

系统内置合同模板和电子签章，买卖双方可直接在线签订合同，
涉及资金监管业务的，系统会根据资金交易状态生成交存通知书、拨款/退款通
知单等材料。

整合房产交易阶段中采集、上传、生成的各类材料，经审核后均实
时归档留存，全程留痕可查询追溯，降低交易风险。

（四）构建企业档案管理体系
为了加强房地产企业档案管理的标准化，应建设企业档案管理系统。

在开发
企业档案管理系统时，必须从总体目标、管理架构和管理方法入手，实现档案资
源的合理整合。

还需要根据企业的实际发展情况进行标准化、集中的档案管理，
利用科学技术建立档案资源共享平台，消除各部门之间的障碍，使档案资源对整
个企业更加有用。

（五）创建共建共享的互联网档案信息利用服务机制
房地产档案的建立、归档、保存和使用涉及多个部门，包括土地管理、开发
和建筑、房地产交易(包括抵押贷款、所得税)和产权登记。

这种工作模式虽然可行，但不利于将档案中的信息整合起来。

因此，为了促进因特网+不动产档案工
作的成功，所有有关部门应在建设国家信息和省级国家政府高频办公室的背景下，积极建立一个利用因特网的网上不动产档案信息的共同服务机制，并制定统一的
国家信息管理和使用标准明确所有相关责任主体收集、归档和下载档案信息的职责、义务和权利，明确用户信息的存取权和保密规定，依法规范不动产档案信息
网的在线传输和使用。

（六）采取得力措施，确保档案资料的安全
文件数据安全性是红线和底线，它是文件管理的基础。

这一点必须加以强调，并不断加以限制。

必须确定一个符合档案安全管理要求的地点，以确保档案储存
环境能够满足保存档案所需的温度和湿度要求。

第二，为确保档案的安全保存，
需要为档案仓库的九个防御设施提供设备，如除湿器、空调和消毒器等。

第三，
必须建立档案安全管理系统。

具体而言，档案进出仓库的移交记录、管理人员移
交记录、进出档案仓库人员的登记等，确保档案的安全。

（七）积极处理历史遗留问题
根据尊重历史和寻求真相的原则，有必要简化无争议房地产项目的登记工作，并努力解决从产权历史中继承下来的问题。

未登记的不动产是过去遗留下来的财产，必须按照完整性和及时性原则处理，发放许可证时必须确保没有土地纠纷、
建筑合法和住房安全在解决历史问题的基础上，应不断完善市场运作规则，规范
政府、购房者和房地产开发商的行为，以减少历史问题的再次发生。

结束语
各级房地产管理人员和档案管理人员必须提高对档案的认识，促进档案概念，积极探索和创新现代企业档案管理模式，不断提高档案质量，确保他们在企业生
产和经营中发挥应有的作用。

参考文献
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