基于电子政务视角的高校档案利用服务创新

基于电子政务视角的高校档案利用服务创新
随着信息技术的不断发展，高校档案利用服务已逐步向电子化方向发展，成为高校档案管理和利用的一种重要手段。

电子政务体系建设为高校档案利用服务的创新提供了更多的技术支持和业务流程改进的机会，本文将从电子政务视角出发，探讨高校档案利用服务的创新。

一、高校档案利用服务现状
目前，高校档案利用服务大多数采用纸质档案和计算机数据支持的方式，查询需要前往档案室查阅或通过电子邮件申请，由档案管理员回复电子邮件。

虽然这种方式具有一定的可行性和可靠性，但还存在一些不足之处。

例如，数据浏览和查询的速度较慢，而且申请人收到回复的速度也较慢，导致申请人对档案利用服务的信任和满意度降低。

此外，目前高校档案利用服务的管理系统仍处于初级阶段，无法有效地监测和跟踪申请的状态。

它需要档案管理员逐一处理和跟踪请求，没有主动推送机制，导致用户体验下降。

1.建立档案管理的电子化平台
高校档案利用服务的电子化建设需要建立一个档案管理系统的电子化平台，将档案和机读数据上载到这个平台中，以便任何需要查询档案或打印文件的人可以从这个平台访问档案。

档案管理的电子化平台需要全面涵盖档案的分类、归档、存储、查询、视图等全过程，使用户可以方便、快速地获取所需信息。

2.建立电子化档案申请与借阅系统
为了更好地管理档案利用服务，可以建立电子化档案申请与借阅系统。

该系统必须具有高校档案的所有信息，包括档案的出借、归还等流程，管理员和用户通过该系统可以快速、及时的管理和查询档案利用服务状态。

3.建立电子文档流的档案审核流程
为了解决申请和管理的流程问题，可以建立电子文档流的档案审核流程。

该流程可以自动监测和跟踪档案申请的状态，通过站内信、邮件或短信及时反馈结果给申请人，并提供选项来自动拒绝错误的请求。

1.提高服务质量
由于高校档案利用服务的管理系统是电子化的，申请人可以在任何时候申请档案，无论是在凌晨还是在周末。

而且，由于整个流程都是自动化的，所以用户可以非常方便地申请档案，并非常快速地得到反馈。

2.提高透明度
由于管理系统是电子化的，因此整个高校档案利用服务管理流程变得更加透明。

管理员可以随时轻松地跟踪档案申请和借阅情况，申请人也可以了解自己的档案申请状态。

3.提高安全性
通过档案管理的电子化平台，高校可以完全控制其档案的安全性。

此外，电子文档流的档案审核流程可以拒绝错误的请求和防止误操作，从而更好地保护档案的安全性。