大学仪器设备项目档案管理暂行办法

大学仪器设备项目档案管理暂行办法
为提高我校仪器设备类档案（简称设备档案）的质量和管理水平，进一步做好仪器设备项目文件材料的立卷与归档工作，根据《高等学校档案工作规范》和《大学档案管理办法》等文件的有关规定，结合我校的实际，本着统一管理，分级负责的原则，制定本办法。

一、设备档案管理的基本原则
（一）设备档案必须坚持集中统一管理的原则，确保设备档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

（二）设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器设备管理工作的组成部分和重要环节。

设备档案工作必须纳入设备管理工作之中，与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，作为设备主管部门的职责之一，同步开展。

二、设备项目档案的归档范围
（一）设备项目档案是指作为学校固定资产的仪器设备（含本校自制的，已经作为固定资产的设备），在其申购、验收、调试、运行、管理、维修、改变、报废等全部活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，以及随机材料。

（二）设备项目的范围：
1 ．各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备项目；
2 ．凡总造价五万元以上的仪器设备项目，均应归档。

三、立卷的分工
（一）资产处为设备项目档案的形成、积累、汇总、立卷和归档工作的主管部门，负责设备项目文件材料的统一制发和文材料的收集、积累、汇总、立卷与归档。

（二）各学院、教学部等分别为设备项目档案的二级管理单位，根据设备主管部门的要求，督促、检查设备用户做好随机文件材料的收集、保管和设备的调试、运行、管理、维修、改变等活动中文件材料的形成、积累、立卷与归档。

（三）档案馆负责对立卷工作进行业务指导，配合资产处和各学院、教学部等，对有关人员进行档案业务技术培训，确保案卷质量。

（四）设备使用单位负责设备项目开箱、调试验收、使用、维修、改变记录等文件材料的形成、积累、立卷与归档。

四、文件材料的积累
（一）设备使用单位负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，指定专人作兼职档案员。

科技人员和实验技术人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改变等，做到有活动就有完整的记录。

（二）设备主管部门和使用单位，按各自的职责范围，
分别负责收集、积累、保管设备各环节形成的文件材料，做到文件材料完整、准确、系统、安全。

（三）档案馆随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案工作人员做好文件材料的积累工作。

五、归档验收与管理
（一）重大仪器设备（指二十万元及其以上的设备）开箱验收，必须有档案馆或设备主管部门档案工作人员参加，以监督、检查、指导随机文件材料的清点、验收，并在验收记录上签字。

（二）设备项目验收完毕和进口设备索赔期满后，由设备主管部门会同设备使用单位兼职档案人员，对文件材料进行系统整理立卷并验收。

经验收合格后，方可办理固定资产入库手续；对文件材料不齐全的设备，不予入库，不予报帐。

（三）仪器设备说明书等随机文件材料以及在仪器设备使用、检修等过程中形成的、保管期限为“与设备共存”的文件材料，由设备使用单位负责保管，同时按归档要求进行文件材料登记，及时移交设备主管部门。

（四）设备主管部门档案人员负责仪器设备项目全部文件材料的积累、汇总，按要求整理立卷并保管二年，期满后次年六月底前，统一移交档案馆。

其中，总造价二十万元以下，五万元以上（含五万元）的设备项目档案，由设备主管部门保管，档案馆定期进行检查、指导。

六、本办法自公布之日起执行，由档案馆负责解释。