高校办公电话管理信息处理系统设计

高校办公电话管理信息处理系统设计
作者：张晓蓉
来源：《青年与社会》2013年第15期
【摘要】高等院校电话业务日益繁重，管理工作有待于进一步提升。

本系统从电话业务管理、线路管理以及故障申报等方面进行设计，实现对高校办公电话的管理和信息处理的现代化。

【关键词】电话业务；信息处理；现代化
随着社会的不断进步和教育事业的不断发展，高等教育受到越来越到的关注，高等院校进入了一个发展的新阶段。

通讯作为高校办公的一个重要手段，其管理也必须要与时俱进，面对越来越多的电话业务和相关事务，设计一个实用的电话管理信息处理系统也变得重要和必要。

一、高校办公电话管理现状
高等院校根据档次不等都有几百上千部办公电话维持着学校的正常办公通讯，这些办公电话一般会有专门的管理机构，多为科级建制，设在学校后勤处或是学校办公室，有的学校与校园网络一起归网络中心管理，主要负责电话安装、电话费用管理、线路维护以及日常使用的管理。

学校一般都会有电话管理的相关规定，负责部门依据规定进行统一管理。

目前，大多数高校的电话信息管理还是停留在人工或是半人工状态，依靠人工对电话消费、维修等情况进行登记，或是进行电脑登记却也是单独的，没有专门的管理系统进行信息管理，信息缺乏持久性和共享性。

随着教育事业的不断发展和高校科技的进步，校园通讯承担的任务也越来越重，不少学校光是电话线路维护一项就得专人负责，电话交换机越来越多，其具体安装位置的管理就是一项重要任务，如果维护人员变更，将会给电话线路维护带来很大的不便。

学校各个院系、部门想要了解自己办公电话的费用和使用情况就得到通讯管理科去查询，费时也费力。

电话的使用是越来越高级，智能电话、语音信箱等的使用使得电话业务越来越呈
现现代化，但是整个单位的电话信息管理和处理一直是个弱点，相关的管理系统也有不少学校建立，但很少有学校真正使用一个实用的电话信息处理系统来管理电话业务和通讯线路。

二、高校办公电话管理信息处理系统分析及设计
根据目前高等院校办公电话管理的现状，对其使用情况进行和需求进行分析，设计应用于电话信息管理的计算机系统，将办公电话相关信息进行统一管理，方便信息查询、管理、统计和维护。

设计从电话管理的三方面入手，话务管理、故障申报和线路维护，具体需求如下：
（一）话务管理。

对于高等院校来说，下设各个部门和院系，电话费用多是从各部门和院系分配的经费支出，所以学院电话要以二级部门和院系为单位进行管理，电话号码的查询、费用的核算和查询，各二级单位通过系统可以很清楚的知道自己单位电话的使用情况。

电话管理部门可以将相关数据导入系统，添加、修改电话号码的基本属性，统计核算全校电话费用。

（二）故障申报。

这是一个交互性的栏目，电话使用者发现电话故障后向管理部门反应，包括故障号码、故障描述、联系人等，方便技术维护人员做故障甄别和维护时联系，以及后期回访。

故障处理完成后使用者可以通过系统对故障处理情况进行反馈，包括处理的及时与否，工作人员的态度等等。

（三）线路维护。

线路维护主要是对学校电话交换机的具体位置、维护情况以及上下级交换机的编号进行信息登记。

主要是方便维护人员的故障维护，并对每次维护情况进行详细登记，以备设备检修更换时使用。

除了以上三个方面外，作为一个成熟的软件系统自然少不了系统管理部分，包括用户管理、权限管理、操作员日志以及系统风格、界面设置等等。

在本系统中主要是负责系统软件界面可动态调整的部分内容的更改以及对管理人员和各个二级部门相关用户进行管理和权限分配，记录系统操作日志，还有数据库的数据备份，等等。

基于以上分析，对电话管理信息系统功能模块进行设计，系统功能图如下图1所示。

图1 高校办公电话信息处理系统功能图
系统功能涉及四个模块，其中话务管理、故障申报、线路维护是电话管理的主要内容，其相关信息的采集、整理、查询、统计是系统功能的主要体现。

话务管理模块实现电话基本信息的整理、修改、查询、打印，包括电话号码的所属部门、分属交换机编号、安装时间和位置、分机部数等，查询一个电话号码，相关信息都能够得到。

另外就是电话费用，每个号码每个月的消费情况都会由管理人员定期导入系统，各二级单位的负责人可以随时查询每个号码的费用，亦可以按部门统计每个单位每个月的电话消费金额。

故障申报模块采用留言形式与电话使用者进行信息交互，使用者对电话故障进行描述，管理者对网上登记故障进行整理和汇总，及时处理，使用者对处理结果进行反馈。

系统自动将这些信息存入数据库，作为记录以备查询。

线路维护模块主要是电话管理部门对所辖范围内的电话交换机以及话机等相关设备进行登记，包括其具体安装位置、安装时间和维修记录等。

维护人员可以对相关数据进行查询、修改和打印，这在通讯线路维护时可以起到相当大的作用，工作人员不会因为环境不熟悉而耽误时间，也不会因为不了解交换机的维修历史而出现失误。

为了方便用户使用，更好的推进信息处理的数字化，系统采用B/S结构，在校园局域网内用户可以通过任一终端查询、处理数据。

由于系统数据并非庞大繁杂，相对简单，采用中小型数据库即可。

三、结语
高校办公电话管理信息处理系统的设计，旨在为高校电话管理和维护的信息处理提供现代化手段，方便电话使用者和管理者对相关数据的查询和处理，在一定程度上节省了人力，提高了电话管理和线路维护的效率。

本系统的设计虽针对的是普通高等院校，但由于其在管理上和信息处理上的普遍性，也适用于一般企业和事业单位。

参考文献
[1] 张建.矿井电话信息管理系统的开发与应用[J].技术应用，2011.
[2] 曲建中.电话管理信息处理计算机系统[J].山东矿业学院学报，1992.
基金项目：数字化校园建设中公共数据中心构建研究，课题来源：西安市科技计划项目CX12189WL33。

作者简介：张晓蓉（1982- ），女，陕西蒲城人，西安文理学院实验室与网络管理处，助理工程师，研究方向：计算机控制。