LS-QP-012文件和资料控制程序(力硕)

5.2.3 三阶文件：各相关部门拟定，各部门主管审查、核准；
5.2.4 四阶文件：随二、三阶文件一并审核；
5.3 文件发行、回收、销毁、列管：管理部；
5.4 外部文件与资料由管理部接收并登录，然后将其分发到所需要的相关部门，原稿由管理部存
档保管；如需将其转换为公司内部文件时，其制、修、补、废等作业由相关使用部门依一、二、
3 引用文件 SN-WI-02 《文件编号版本版次和发放工作指示》
4 术语和定义
体系管理文件：一阶文件、二阶文件、三阶文件和四阶文件之操作说明书、检验标准/检验规 程、操作标准/操作规程等。
一阶文件：质量手册； 二阶文件：程序文件；
LS-QP-012
文件和资料控制程序
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三阶文件：作业指导书（包括：作业要领书、检验要领要领书、操作标准/操作规程、在过程
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使用表单 档案资料清单
6.3 电子文件、档案的管理： 电子文件、档案的管理按《电子文件
和电子档案管理规范》执行。
文件登记帐
6.4 外来文件: 外来标准的控制按 《文件编号版本
版次和发放工作指示》执行。外来标准 的更新应由公司标准化人员根据“科技 新书目”、“标准目录” 和技术人员根据 顾客提供的有关信息及时进行更新。
6.1.5 体系管理文件分发、回收和销毁
A．分发：质量手册和程序文件按质量
保证部批准的发放清单签发；作业指导
书按文件编制部门批准的分发部门签
发，以确保文件的更改和现行修订状态
得到识别；并在所发放的文件上加盖“受
控”印章，管理部应确保在使用处可获 资料发放清单 得适用文件的最新有效版本，同时相关 资料回收清单
改单和更改后的技术文件，发送至更改
单持有该技术文件的部门和单位。同时
收回旧的或作废的技术文件，并办理交 资料发放清单
接签字手续（即在所回收的文件上加盖 资料回收清单
“作废”印章），确保更改的有效实施。
外协、外购用技术文件的发放： 产品
外协、外购需用技术文件时，由负责产
品外协、外购的主管人员提出申请， 经
其他对影响公司产品质量的外来文 件(如协调图样等)的管理按 6.2 执行。 当顾客之工程标准/规格变更或其它外 来图样与技术资料有变时更，相关部门 必须至少在 6 个工作日内对公司内部与 顾客或其它外来图样与技术资料相对应 的相关图样与技术文件、工程标准/规 范、检验、标准/检验规范、相关作业指 导书、程序文件等进行修订/变更作业。
文件编号：LS-QP-012
版本：A/0 版
文件和资料控制程序
2011-07-10 发布
2011-07-10 实施
LS-QP-012
版本/版次/修订
文件和资料控制程序
程序变更记录表
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更改内容摘要
生效日期 修改人
审核
批准
LS-QP-012
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序
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部门负责人签字审核，技术管理部门负
责人审批；复制完成的技术文件加盖“订
货用图”或“协调用图”章后发申请部
门，并登记。产品外协、外购用技术文
件涉及更改时，如果需要，由外协、外
购部门提出申请，技术管理部档将“更
改单”和更改后的技术文件发“申请单
位”，由该部门将其发送给供应商。
6.2.7 技术文件的销毁：
中所需使用的工艺文件、生产记录卡、图样与技术资料等）；
四阶文件：表单/表格、记录；
外部文件：顾客或公司外所输入的图样与资料或书籍文件（政府、安全与环保法规及国际/
国家标准）等；
技术文件：指本公司内部编制的工程规范、工程标准、工作规范、作业标准、检查基准、图
样、包装标准、工艺技术文件等和/或顾客提供的图样、工程规范、工程标准/技术标准、技术条
6.1.3 体系管理文件的编号：
体系管理文件文号的编制按文件编
号管理执行；发行编号由质量部顺序编
写。
6.1.4 体系管理文件的批准、颁布：
质量手册由总经理批准；
程序文件由管理者代表批准；
作业指导书由部门领导批准。
体系管理文件批准后颁布。
注：四阶文件随一、二、三阶文件审批、
颁布。文件的修订重复 6.1.1。
销毁清单
对于作废文件，回收后除查考或凭证
作用加盖“作废”“保留”章保存外，其
余销毁；对保存到期的文件和资料在销
毁前应重新鉴定，对尚有保存价值的要
延长一个保管期。
LS-QP-012
工作流程 C
归档保存
7. 附件：
（无）
文件和资料控制程序
工作内容说明 6.2.8 技术文件的归档保存：
长期对公司生产和管理具有指导和 查考、凭证作用的文件和资料，各有关 职能部门应及时整理编目，不定期向管 理部归档移交，建立文件和资料档案。
件/协议、质量规范、检验规范、检验标准、电脑数据软盘/软件、样品等和/或本公司与供应商
签订的协议等。
5 职责
5.1 文件制作、修订、补发、废止之申请：相关部门。
5.2 文件之拟定、审查、批准：
5.2.1 一阶文件：质检部主管拟定，管理者代表审查，总经理核准；
5.2.2 二阶文件：各相关部门拟定，各部门主管审查，管理者代表核准；
2 范围
本程序适用于本公司质量管理体系所涉及到的有关产品和原/辅材料的采购、制造（包括样件 生产、试生产、批量生产等）、检验和试验及校准、仓储、包装到交付各阶段作业的所有文件、图 样与技术资料和顾客、供应商提供的相关文件、图样与技术资料及与国际/国家政府、安全和环保 法规有关的相关外部文件与资料之控制。
回收
鉴定 销毁
分发 C
6.2.6 技术文件的分发、回收：
新发技术文件按分发通知单指定的
单位发放技术文件并登记；按附表的分
发定额分发并登记，以确保文件的更改
和现行修订状态得到识别和确保在使用
处可获得适用文件的最新有效版本，同
时要求相关部门对所发放的所有文件保
持清新和易于识别。
试制、生产现场不准使用更改单。更
为确保外来文件得到识别，各部门 使用的外来文件由其自行建立管理清 单，并控制其分发。同时每年一次对本 部门所使用的外部文件（如：ISO 质量 体系标准、相关国家/国际标准、政府安 全和环保法规等）之最新版本进行评估、 调查、申购，同时将其最新版本之原稿 交档案部门，由档案部门对其进行新旧 版本对照，并按 6.1/或 6.2 之规定对外 部文件进行发行、回收、销毁作业。 7. 文件借阅
部门应确保所发放的所有文件保持清新
和易于识别。
B．回收：将作废的体系管理文件签收，
并在所回收的文件上加盖“作废”印章。
C．销毁：将签收的作废体系管理文件
销毁。
LS-QP-012
工作流程 A
归档保存
文件和资料控制程序
工作内容说明 6.1.6 体系管理文件的存档保管： 体系管理文件一份作为档案保存，两 份作为资料保存供借阅；对已作废尚有 查考作用的文件需加盖“作废”、“保留” 章保存停用归档备查。
编号 B
6.2.3 技术文件的编号： 技术文件编号按《文件编号版本版次
和发放工作指示》执行。
LS-QP-012
工作流程
B NO
文件和资料控制程序
工作内容说明 6.2.4 技术文件的批准： 技术文件批准按《产品过程策划程序》 执行；
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使用表单
批准
YES 颁布
6.2.5 技术文件的颁布： 技术文件经批准后归档。
1 目的
确保公司所有内部文件、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性，使公司所有与质量 管理体系有关的文件、图样与技术资料之流通、应用、处理等得到有效控制，以控制与本质量管 理体系要求有关的所有文件与资料，使所有持有文件、图样与技术资料的相关部门、生产场所能 及时获得有效的最新版本的文件、图样与技术资料。
规定进行。
6 工作流程和内容
LS-QP-012
工作流程
体系管理 文件编制、 修订/废止申
请
NO
审查
YES
编号
NO 核准 YES
回收
分发
销毁ห้องสมุดไป่ตู้
A
文件和资料控制程序
工作内容说明
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使用表单
6.1 体系管理文件
6.1.1 体系管理文件的编制、修订/废
止申请：
质量手册由质检部组织编制；程序
文件由质检部组织，与质量体系要素有
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使用表单
技术文件的制/ 修订、废止申请
NO
审查
6.2 技术文件 6.2.1 技术文件的编制、修订、废止：
技术文件由主管技术人员编写。 技术文件的修订和废止由技术人员提 出修订/更改和废止申请；设计文件和工 艺文件的更改执行。当影响顾客的装配、 成型、功能、耐久性或性能的要求时， 要办理顾客批准手续，必要时进行生产 件批准。 为确保能按顾客要求的时间表对其所 有的工程规范得到有效管制，公司技术 部门和相关部门必须在二周内对顾客所 发出单 有的工程规范进行评审（评审的结果由 更改单、更改申请表 相关评审部门将其记录于“设计和开发 评审记录表”内）、分发和实施/执行及 其变更通知，并对在生产过程中实施日 期的每项记录按时间进行保存、归档等 作业，包括对所有有关文件的更新（如： 当这些工程规范的更改影响 PPAP 时，技 术管理部门应及时对 PPAP 相关资料和记 录进行更新）。 6.2.2 技术文件的审查： 设计文件按《产品过程开发》执行
三、四阶文件之拟定、审查、核准的规定进行。
5.5 外部文件与资料由管理部接收并登录（顾客、供应商的图样与技术资料之接收和登录由技术
部门负责），然后将其分发到所需要的相关部门，原稿交管理部存档保存；如需将其转换为公司内
部文件时，其修、补、废等作业由相关使用部门依一、二、三、四阶文件之拟定、审查、核准的
关的各职能部门分别负责编写；作业指 导书由各业务部门结合作业活动的特点 更改单
和程序文件的控制要求，负责组织人员
编制。
质量手册和程序文件的修订/废止由 质检部负责，作业指导书的修订/废止由 编写部门负责。
6.1.2 体系管理文件的审查：
质量手册由管理者代表审核；
程序文件由职能部门领导审核；
作业指导书由部门领导审核。
文件借阅必须办理借阅卡，经由主管 借阅登记卡 批准后有管理部执行。