物美员工档案管理制度规定

第一章总则
第一条为加强物美公司员工档案的管理，确保员工档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于物美公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生等。

第三条员工档案管理应遵循真实性、完整性、连续性、安全性、保密性原则。

第二章档案分类与内容
第四条员工档案分为以下类别：
（一）个人基本情况档案：包括身份证、户口簿、婚姻状况、学历证明、职称证明等。

（二）劳动合同及变更档案：包括劳动合同、变更协议、解除劳动合同协议等。

（三）薪酬福利档案：包括工资条、奖金、福利发放记录等。

（四）考核评价档案：包括年度考核、岗位考核、培训考核等。

（五）奖惩档案：包括表彰、奖励、处罚等。

（六）其他档案：包括员工个人作品、荣誉证书、工作总结等。

第五条员工档案内容应包括：
（一）员工基本信息：姓名、性别、出生日期、民族、政治面貌、学历、学位、职称、技术等级等。

（二）劳动合同信息：合同期限、合同类型、试用期、岗位、薪资等。

（三）薪酬福利信息：工资标准、奖金、津贴、福利待遇等。

（四）考核评价信息：考核结果、评价意见、改进措施等。

（五）奖惩信息：奖励情况、处罚情况、原因及处理结果等。

第三章档案管理职责
第六条员工档案管理部门负责员工档案的收集、整理、保管、利用等工作。

第七条员工档案管理人员应具备以下条件：
（一）熟悉档案管理法律法规和业务知识。

（二）具备良好的职业道德和保密意识。

（三）具备较强的责任心和服务意识。

第八条员工档案管理部门应履行以下职责：
（一）建立健全员工档案管理制度，确保档案管理的规范化、制度化。

（二）负责员工档案的收集、整理、归档工作。

（三）负责员工档案的保管、维护和更新工作。

（四）负责员工档案的查询、借阅、复制等工作。

（五）负责员工档案的保密工作。

第四章档案管理流程
第九条员工档案管理流程如下：
（一）收集：各部门按照规定收集员工档案资料，并及时上报档案管理部门。

（二）整理：档案管理部门对收集到的档案资料进行分类、整理、归档。

（三）归档：将整理好的档案资料按照档案分类标准进行归档。

（四）保管：档案管理部门负责档案的保管工作，确保档案的安全、完整。

（五）利用：员工或相关部门需要查询、借阅档案时，需按照规定程序办理。

第五章档案保密与安全
第十条员工档案属于公司内部资料，应严格保密。

第十一条档案管理人员不得擅自泄露员工档案信息。

第十二条员工档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等安全措施。

第十三条档案管理部门应定期对档案进行清点、检查，确保档案安全。

第六章档案利用与查询
第十四条员工档案的利用和查询应遵循以下原则：
（一）合法合规：查询、利用档案必须符合法律法规和公司制度。

（二）正当理由：查询、利用档案必须有正当理由。

（三）保密原则：查询、利用档案时，应严格遵守保密规定。

第十五条查询档案需按照以下程序进行：
（一）提出查询申请：查询人填写查询申请表，注明查询目的、所需档案内容等。

（二）审批：档案管理部门对查询申请进行审批。

（三）查询：查询人按照审批结果查询档案。

（四）归档：查询完毕后，将档案归还原位。

第七章附则
第十六条本制度由物美公司人力资源部负责解释。

第十七条本制度自发布之日起实施。

原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

第十八条本制度如需修改，由物美公司人力资源部提出修改意见，经公司领导批准后予以实施。