人事档案管理规章制度

人事档案管理规章制度
目录
一、总则 (3)
1.1 人事档案管理的原则 (4)
1.2 人事档案管理的内容 (4)
1.3 人事档案管理的机构与职责 (5)
二、人事档案的分类与管理 (6)
2.1 人事档案的分类 (7)
2.2 人事档案的管理流程 (8)
2.3 人事档案的管理责任人 (9)
三、人事档案的收集与整理 (9)
3.1 人事档案的收集方法 (11)
3.2 人事档案的整理标准 (12)
3.3 人事档案的归档与保管 (13)
四、人事档案的查阅与利用 (14)
4.1 人事档案的查阅规定 (15)
4.2 人事档案的利用方式 (15)
4.3 人事档案的保密管理 (16)
五、人事档案的保管与保护 (18)
5.1 人事档案的保管场所 (19)
5.2 人事档案的防护措施 (20)
5.3 人事档案的损坏与修复 (21)
六、人事档案的统计与核查 (22)
6.1 人事档案的统计方法 (23)
6.2 人事档案的核查制度 (23)
6.3 人事档案的年度报告 (24)
七、人事档案的数字化与信息化 (25)
7.1 人事档案数字化工作的规划 (26)
7.2 人事档案信息化建设的要求 (28)
7.3 人事档案的电子文件管理 (29)
八、人事档案的借出与归还 (30)
8.1 人事档案借出的审批程序 (31)
8.2 人事档案的借出与归还规定 (32)
8.3 人事档案的借出登记与监督 (33)
九、人事档案管理人员的培训与考核 (34)
9.1 人事档案管理人员的职责 (35)
9.2 人事档案管理人员的培训制度 (36)
9.3 人事档案管理人员的考核办法 (37)
十、附则 (39)
10.1 人事档案管理规章的制定与修订 (39)
10.2 人事档案管理规章的监督检查 (40)
10.3 人事档案管理规章的生效与废止 (41)
一、总则
人事档案管理规章制度是为了规范公司人事档案管理活动，确保档案信息的完整性、准确性和安全性，以支持公司人力资源管理的有效运行。

通过对人事档案的规范管理，为公司员工招聘、培训、考核、
晋升等人事决策提供准确依据，保障公司人才的合理流动和高效利用。

本规章制度适用于公司全体员工的人事档案管理，包括正式员工、试用期员工、实习生等。

所有涉及人事档案管理的人员，包括人力资源部门、相关部门负责人以及员工本人，均需遵守本规章制度。

保密原则：人事档案涉及员工个人隐私和公司机密，必须严格保密，不得泄露。

完整性原则：档案内容必须完整，包括但不限于个人信息、教育背景、工作经历、考核记录等。

动态管理原则：档案需随着员工在公司的发展不断更新，保持与实际情况的一致性。

公司将建立统一的人事档案管理系统，实行分级管理、责任到人。

人力资源部门负责档案的日常管理和监督，各部门负责人负责本部门员工档案的日常维护和更新。

员工本人有义务保证档案信息的准确性和完整性。

1.1 人事档案管理的原则
人事档案管理必须严格遵守国家相关法律法规，确保档案收集、整理、保管、利用等各个环节的合法性。

人事档案应全面、真实地反映员工的个人信息、学历、工作经历、奖惩情况等，确保档案的完整性和准确性。

人事档案的管理应注重时效性，及时收集、整理、更新员工信息，确保档案的实时有效性。

对员工档案信息进行严格保密，防止信息泄露给员工本人及无关人员，维护员工权益。

人事档案管理应遵循统一的规范标准，包括档案的分类、编码、归档、借阅等流程，确保档案管理的规范性和一致性。

在人事档案管理过程中，应坚持公正、客观的态度，不偏袒、不歧视，确保档案信息的真实性和公平性。

人事档案管理应以服务为导向，为员工提供便捷、高效的档案查询、利用等服务，满足员工对人事档案管理的需求。

1.2 人事档案管理的内容
员工基本信息：包括员工的个人基本信息、家庭信息、联系方式等。

这些信息对于公司了解员工的基本情况和背景至关重要。

工作经历信息：记录员工的工作经历，包括所在公司、职位名称、工作时间等。

这有助于公司了解员工的职业发展历程和能力水平。

学历证书信息：包括员工的学历证书、学位证书等。

这些信息可以证明员工的教育背景和专业能力。

培训经历信息：记录员工参加过的培训课程和获得的证书，以及培训内容和效果评估等信息。

这有助于公司了解员工的学习能力和职
业发展需求。

绩效考核信息：包括员工的工作表现评价、奖惩记录等。

这可以帮助公司了解员工的工作表现和潜力，为制定激励政策提供依据。

劳动合同信息：记录员工与公司的劳动合同签订情况、合同期限、工资待遇等内容。

这有助于维护公司的用工权益和规范劳动关系。

其他相关信息：如员工的健康状况、紧急联系人信息等。

这些信息可以在紧急情况下提供必要的帮助和支持。

1.3 人事档案管理的机构与职责
负责接收、审核、登记及管理员工个人工作档案、考核档案、培训档案、离职档案等。

员工档案管理小组由（部门名称）负责人指定35名成员组成，负责执行人事档案管理的相关工作。

各部门负责人应配合人事档案管理工作，及时上报相关信息，并规范员工档案资料的填写和保管。

二、人事档案的分类与管理
入职类文件：包括但不限于员工的应聘材料、入职登记表、劳动合同、报到及入职通知书等。

教育培训类文件：涉及员工的各类学历证书、职称评定材料、培
训证书和继续教育相关的文件。

业绩类文件：体现员工工作成绩的各类奖励文件、考核评价结果、参与重大项目或完成重要任务的材料等。

考核类文件：包括但不限于员工的年度考核表、绩效评价表、定期考评结果。

电子档案：重要文件和关键信息会实时代入公司的档案管理信息系统，电子版的管理遵循严格的加密和备份制度，确保数据安全。

纸质档案：员工纸质档案分门别类存放在专门的档案库房中，遵循严格的存放保养制度，不可随意摆放或丢失。

档案的安全性与保密性：对档案的保管要严格按照保密原则执行，确保档案内容不外泄，利用档案需经负责人审批。

当员工的个人信息、人事关系或工作经历发生变化时，相应的人事档案内容需进行更新。

对员工的纸质档案，需更新纸张以保持良好状态，并对电子档案进行实时更新。

档案销毁时需经过专业的审批流程，特别是员工主动辞职、退休或满法定档案保管期限后，在严格审核后才能执行档案的销毁工作，确保不会造成任何信息损失。

2.1 人事档案的分类
为了规范人事档案管理，确保档案信息的完整、准确和安全，提高管理效率，特制定本规章制度。

本规章制度旨在明确各部门及相关
人员的职责、操作规范和档案管理的要求。

所有人事档案管理人员需遵守本规章制度，严格执行档案管理制度，确保人事档案的有效管理和利用。

为了更加系统、有序地管理人事档案，本制度将人事档案按照以下分类进行归档管理：
员工基础信息档案：包括员工个人信息表、身份证、学历证书、职称证书等相关证明文件的复印件。

聘用档案：包括员工的聘用合同、试用期考核记录、转正手续等相关文件。

薪酬档案：涵盖员工的薪资结构、调整记录、奖金及福利待遇等相关资料。

培训与发展档案：记录员工的培训经历、考核成绩、晋升记录及个人发展规划等信息。

2.2 人事档案的管理流程
新员工档案建立：当有新员工入职时，人力资源部需及时为其建立人事档案，包括基本信息、学历证明、工作经历等。

档案归档：所有员工档案应按照部门分类归档，确保档案的完整性和可查询性。

档案借阅：员工需凭有效证件借阅档案，借阅过程应严格遵守公
司保密制度。

分类管理：根据员工的基本信息、工作表现、培训情况等多方面对档案进行分类管理。

档案销毁：员工离职或合同到期且不再续签时，对其档案进行销毁处理，并做好记录。

档案查阅：在符合公司保密制度的前提下，员工可按规定查阅本人或他人的档案。

人力资源部：负责制定和完善人事档案管理制度，对档案的建立、保管、管理和利用进行全面监督。

各部门负责人：负责本部门员工的档案管理，确保档案的完整性和准确性。

档案管理人员：负责档案的具体管理工作，包括档案的归档、借阅、销毁等。

2.3 人事档案的管理责任人
负责建立、完善和更新员工的人事档案，确保档案信息的准确性、完整性和及时性；
负责对人事档案进行分类、归档和保密工作，确保档案的安全性和可靠性；
负责处理人事档案的查询、借阅、复制等业务，确保档案服务的
便捷性和高效性；
负责对人事档案管理相关制度和流程进行宣传、培训和考核，提高员工的档案意识和档案素养；
公司各部门负责人应当加强对本部门员工人事档案管理工作的
领导，确保人事档案管理工作的顺利进行。

三、人事档案的收集与整理
个人基本信息：包括姓名、性别、出生日期、籍贯、身份证号、婚姻状况、联系方式等。

教育背景：学历证书、学位证书、在校成绩单、学籍证明、进修情况和相关考试成绩等。

工作履历：包括工作经历、岗位变动、职业资格证书、培训经历、离职证明等。

人事档案：包括入职登记表、劳动合同、人事变动记录、工资变动记录等。

其他相关材料：如法定婚姻关系证明、健康检查记录、计划生育证明等。

入职收集：在员工入职时，应由相应的人事部门负责收集并核实相关材料。

离职交接：员工离职时，应将人事档案中与个人相关的所有资料
归还给员工或办理移交手续。

分类标准：根据员工档案内容的不同，分为个人基本信息、教育背景、工作履历等不同类别。

排序规则：按照人事档案的信息重要程度、时间先后等进行排序，便于查找和检索。

装订保管：人事档案应使用统一的档案袋或文件夹进行装订，并贴上标签，标明档案内容和责任人。

安全措施：定期对档案室进行检查，确保档案的安全和防潮、防虫、防火等。

保密责任：明确档案管理人员对档案信息的保密责任，未经授权不得泄露档案内容。

使用规定：制定详细的档案查阅和使用规定，限定查阅人员的范围，确保档案的安全性。

3.1 人事档案的收集方法
履历和应聘材料:收集应聘人员递交的简历、求职信、学历证书、资格证书等相关材料，作为档案的基本入藏资料。

入职申请表格:工作正式开始前，要求员工填写完备的人事入职申请表格，核实个人信息、政治面貌、工作经历、教育背景等。

入职培训记录:收集员工参加入职培训的签到记录、培训成绩及
评价等，作为员工胜任能力和素质的体现。

工作表现考核:定期收集员工的年度考核、月度工作评估、绩效目标完成情况等信息，体现员工在工作上的表现和发展情况。

培训记录:收集员工参加各种培训、学习的课程信息、培训记录、结业证书等，以展示员工的学习能力和专业素质。

转岗调动记录:收集员工转岗、调动部门的审批材料、工作安排表等，记录员工工作经历和职业发展轨迹。

离职备案:收集员工离职申请、离职审批流程、离职协议等相关文件，记录员工离职原因和处理情况。

其他文件:收集与员工工作和生活相关的重要文件，例如工资单、劳动合同、调薪证明、表彰证书、生日祝福等。

电子档案:鼓励使用电子文档管理系统，及时录入和更新员工信息，方便检索和查询。

企业应根据自身实际情况，制定完善的人事档案收集方法，确保档案内容的真实性、完整性和时效性。

3.2 人事档案的整理标准
人事档案应按照统一的文档结构进行分类整理，每个员工的档案包括个人资料表格（一般包括姓名、性别、出生日期、教育背景、工作经历、培训经历等基本信息）、身份证件复印件、学历证书或学位
证书复印件、职业资格证书复印件、获奖证书复印件、评估评优材料、考核鉴定材料、政治审查材料、医疗健康档案、培训记录、调离调进手续、转正定级材料以及个人其他相关资料等。

人事档案应按照员工的入职年份进行归类，每一年的工作记录和材料进行单独的分类整理。

比如可以设立“年材料”然后在该文件夹下再根据各类资料的性质分别建立子文件夹，如“个人简历、考核鉴定、培训记录等”。

每隔三至五年（视实际情况而定），对于同年度内的人事档案应进行分类筛选。

将所有的个人履历表、考核鉴定结果、获奖突发情况等按类别归档；将所有的个人教育培训证明、技能证书等按专业或等级归类；将所有的奖惩记录、调离调进材料按时间顺序整理。

在人档案管理中应采用纸电子两套体系，将重要的纸质文件扫描数字化，并与人事档案数据库同步更新，以便于电子搜索、拷贝和长期保存。

对于所有人事档案中的材料，应根据需要附加相应的备注信息，说明材料的来源、更新日期、经办人等。

这一做法对于确保文档的准确性及可追索性是非常必要的。

3.3 人事档案的归档与保管
所有人事档案材料均需归档，包括但不限于员工的个人信息、履
历、学历、职称、考核、培训、奖惩等记录。

涉及到员工职务变动、工资调整等重大人事变动的相关文件材料也应归档。

人事档案应实时更新，及时归档。

对于常规的人事档案材料，应在确认其准确性后尽快归档。

对于重大人事变动的相关文件材料，应在人事变动发生后的一周内归档。

归档方式应以电子档和纸质档两种形式进行，电子档便于查询和更新，纸质档则作为备份和原始记录保存。

档案管理应有专人负责，确保档案的安全、完整和保密。

档案负责人应定期对档案进行检查、整理和更新，确保档案的质量。

档案室或档案柜应设置防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案不受损坏。

未经许可，任何人不得擅自查阅、复制或摘抄档案内容。

应经过相关领导审批，并在档案负责人的监督下进行。

四、人事档案的查阅与利用
人事档案主要供单位内部使用，用于干部选拔、职称评定、工资调整、奖惩等人力资源管理工作。

在符合国家法律法规和单位规定的前提下，档案管理人员可向有需要的有关人员提供档案查阅服务。

如因工作需要将档案复印件借出，需经单位领导批准，并妥善保
管，用完后及时归还。

对于涉及个人隐私的档案内容，应采取必要的保护措施，防止信息泄露。

对违反本规定查阅、利用人事档案的行为，视情节轻重追究相关人员的责任。

4.1 人事档案的查阅规定
查阅时间：本单位员工可随时查阅自己的人事档案，外聘人员及其委托人需提前向人事部门提出申请，经批准后方可查阅。

查阅方式：人事档案应以书面形式提供查阅，如需复制部分材料，须经人事部门同意并签字盖章。

查阅范围：人事档案中包含个人基本信息、学历学位证书、工作经历、职称评定、考核评价等相关内容。

查阅保密：人事档案是个人隐私的重要组成部分，未经本人同意不得泄露给他人，如因工作需要必须提供相关信息的，应当经过严格的审批程序。

4.2 人事档案的利用方式
部门根据工作需要，可经人事部门授权，在规定范围内查询相关人员信息，如人员基本情况、任职历史、教育背景、考核评价等。

查询人员不得超出会用必要的个人信息，且应严格保密，禁止用于任何个人利益或私人用途。

人事部门在招聘过程中，可根据招聘要求，向行政主管部门报备待聘人员的提供所需人事档案信息，以进行资格审核和招聘决策。

单位应确保对提供人员信息进行告知和同意，并对接入招聘平台的人事档案信息进行安全加密保护。

人事部门可根据国家法律法规以及单位有关政策，利用人事档案进行晋升评定、工资福利计算、政策落实、离退办理等行政管理工作。

在使用过程中应确保符合相关规定，不得以任何形式泄露个人隐私信息。

人事部门可将匿名化的人事档案信息用于人员流动规律研究、人才培养计划制定、薪酬与绩效体系优化等工作。

在使用时应严格遵守数据保护原则，确保研究成果的知情同意和保密性。

4.3 人事档案的保密管理
总则：人事档案文档在存储、传输、使用过程中应严格遵守保密法律、法规和公司内部政策，防止信息泄露，确保文档安全。

义务与责任：所有接触人事档案的人员需签订保密协议，承诺遵守保密规定。

将会受到纪律处罚，情节严重的可能涉及法律责任。

4存储管理：人事档案应存储在安全的保险柜或机房中，存取需记录详尽的日志，确保所有操作可追溯。

不得将档案存储在私人或非公司安全设施中。

传输管理：人事档案在电子化过程中及传输时，需采取加密措施，严格控制访问权限。

只有在必要情况下并且获得批准后，才可以进行档案的传输。

使用管理：查阅人事档案的人员应事先提出申请，并由相关负责人审批。

档案使用过程中需在限定的时间和范围内，严禁复制和传播未经批准的内容。

销毁管理：废弃的人事档案应按公司政策进行安全销毁，不得随意丢弃或交给他人处理。

销毁程序须经公司高层批准，并开具详细的销毁清单作为记录。

事故处理：若发生人事档案的泄露事故，应立即启动应急预案，采取有效措施进行控制和补救，并向相关部门报告。

检查与监督：定期对人事档案的保密措施进行内部检查，并接受外部审计。

如发现存在保密管理方面的问题，应及时纠正并追究相关人员责任。

本条规定旨在通过明确的职责、严格的流程和必要的技术措施，构建健全的保密体系，防范、遏制乃至消除潜在的泄密风险。

保护人
事资料的完整性与机密性，维持公司的正常运营秩序，保障员工的合法权益。

五、人事档案的保管与保护
保管场所要求：人事档案保管场所应具备良好的通风、照明、防火、防潮、防虫等设施，确保档案不会因环境因素受到损坏。

档案存放区域应严格控制人员进出，防止无关人员接触档案。

档案安全保护：人事档案应设立专人管理，管理人员需具备高度的责任心和职业素养，确保档案的安全性和保密性。

档案柜应标明分类标签，便于查找和管理。

定期对档案进行清点、整理，确保档案数量准确、分类清晰。

防火防盗措施：档案管理场所应安装监控设备和报警系统，以防档案被盗或损坏。

应制定应急预案，一旦发生意外情况，能够迅速采取措施，减少损失。

档案保护技术：应采用现代技术手段对档案进行保护，如建立电子档案管理系统，对重要档案进行数字化备份，存储在安全可靠的云服务器或本地存储介质中。

定期对档案管理系统进行更新和升级，确保系统的安全性和稳定性。

档案利用与保密：在保障档案安全的前提下，应根据工作需要，合理提供档案利用服务。

在利用过程中，应严格遵守保密规定，防止
档案信息的泄露。

对于涉及个人隐私的档案内容，应严格保密，不得随意泄露。

损坏修复与预防：对于已经损坏的档案，应及时进行修复或复制，以确保档案的完整性。

应采取有效措施预防档案损坏，如定期检查档案状况，及时发现并处理潜在的安全隐患。

5.1 人事档案的保管场所
为规范公司人事档案的管理，确保人事档案的安全、完整与准确，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本规定。

档案室设置：公司设立专门的人事档案室作为人事档案的保管场所。

档案室应位于公司办公区域内的独立空间，便于日常管理和查阅。

档案柜管理：使用符合国家标准的档案柜存放人事档案。

档案柜应保持整洁、干燥，并定期进行维护和保养。

安全措施：档案室应配备必要的安全设施，如防盗门、防火设备、温湿度计等，确保档案安全无损。

保密制度：人事档案室实行严格的保密制度，限制无关人员进入。

对档案管理员进行定期的保密培训，提高其保密意识和能力。

档案分类：按照员工的基本信息、工作表现、培训记录、离职手续等不同类别对人事档案进行分类整理。

归档流程：按照“谁形成、谁负责”由相关人员将归档材料及时
归档。

归档材料应真实、完整、准确，不得涂改、伪造。

档案保管：档案管理员负责档案的日常保管工作，包括档案的整理、分类、编号、装订等。

应定期对档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。

档案利用：在符合公司保密规定的前提下，档案室应提供人事档案的查阅和借阅服务。

查阅和借阅人员需填写相关申请，并经相关负责人批准。

借阅人员应遵守公司档案管理规定，确保档案安全。

监督机制：公司设立人事档案管理监督小组，负责对人事档案的保管、利用和管理工作进行监督和检查。

责任追究：对于违反本规定的人员，将视情节轻重给予相应的处理。

构成犯罪的，依法追究刑事责任。

5.2 人事档案的防护措施
a)物理防护：所有人事档案应当存放在安全的环境中，包括专设的档案库房。

档案库房应配有合适的锁闭系统和监控设施，以确保人员和物资的安全。

库房应定期进行检查和维护，排除一切可能的安全隐患。

b)防火措施：档案库房必须配备适当的消防设备和器材，并且工作人员必须接受消防培训，确保在面对火警时能够迅速而有效地采取行动。

c)防盗措施：档案库房应安装防盗系统，包括报警装置和监控系统，从而在最短时间内对潜在的安全威胁作出反应。

d)防潮防虫：档案库房应配备合适的除湿设备和防虫器材，保持适当的温湿度环境，防止档案资料受到损害。

e)档案存放：人事档案应按照规定的分类和排序标准进行存放，并由专人负责管理。

所有进入档案库房的人员都必须经过登记，并且遵循严格的管理程序。

f)数据备份：所有电子版的人事档案应当定期备份至安全的位置，以防止数据丢失或被恶意篡改。

g)安全教育：组织应定期对员工进行人事档案安全知识和法律法规的教育，使员工充分了解其在档案管理中的责任和义务。

请务必根据自己的组织具体情况和当地的法律法规要求，对示例段落进行适当调整和补充。

在实施这些措施时，应确保它们符合所有适用的隐私保护和数据保护法规，以及在某些情况下可能适用的企业合规要求。

5.3 人事档案的损坏与修复
损坏定义:指人事档案因人为错误、自然灾害、意外事故等原因
导致其内容、完整性或保存状态受损的情况。

损坏等级可分为轻微、中度、重度三种。

轻微损坏指文字模糊不清或页面折弯等，不影响内。