商业银行档案管理问题与对策探讨——基于银行档案信息化战略模型

栏目编辑：梁丽雯E-mail:****************
商业银行档案管理问题与对策探讨—— 基于银行档案信息化战略模型
■ 中国建设银行广东省分行　吕　翔
摘要：随着业务的快速发展、产品的不断创新以及信息技术的广泛应用，商业银行档案工作面临新的挑战，
如档案量快速增长、库房容量不足，档案销毁进度缓慢、腾挪空间有限，库房集约化程度不高、库房建设有待加强等。

因此，商业银行要大力推进数字档案室建设，制定硬件改造和软件升级策略，建立多方协调配合机制，统筹推
进档案信息化建设工作。

关键词：金融科技；档案管理；信息化战略
随着业务的快速发展、产品的不断创新以及信息技术的广泛应用，商业银行档案工作面临新的挑战。

笔者结合档案工作最新政策要求与工作实际，对商业银行档案管理作进一步探讨。

一、存在的问题
（一）档案量快速增长，库房容量不足
随着国民经济水平的提升，为满足人民群众日益丰富的金融需求，商业银行由单一功能向综合化、集约化、多功能的经营转型，各项业务快速发展，产品创新层出不穷，结算量规模日益壮大，带来了档案量的快速增长。

其中，数量最多的是会计档案，其次是与国民经济热点相关的房金、个贷、信用卡等业务类档案。

根据目前实施的《会计档案管理办法》，会计凭证保存期限由15年变为30年，进一步增加了档案库房的存储压力，现有库房难以满足日益增长的档案存放需要。

（二）档案销毁进度缓慢，腾挪空间有限
档案销毁工作的重点和难点在于鉴定环节。

《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）第四十三条规定：“机关应当定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置。

鉴定工作应在档案工作协调机制下进行，由办公厅（室）负责人主持，档案部门会同相关业务部门有关人员组成鉴定小组共同开展，必要时可邀请相关领域专家参与。

”对于具有历史价值、需要永久保管或者未结
作者简介： 吕　翔（1972-），女，山东青岛人，工学硕士，经济师，供职于中国建设银行广东省分行办公室，副主任；研究方向： 管理科学与工程。

收稿日期： 2021-04-12
栏目编辑：梁丽雯E-mail:****************
清债权债务关系、涉及其他未了事项等不同期限的原始凭证、资料，必须经银行条线部门专业人员鉴定、清分后，才能销毁。

在银行实际工作中，档案销毁进度较为缓慢。

一是会计凭证保管期限延长，相当于多占用15年的库房存储空间，延长了库房循环利用的周期；二是随着时间推移，熟悉30年前会计业务、柜面业务的销毁鉴定人员逐渐减少，给鉴定工作增加了难度；三是清分工作需要逐张、逐户人工核对，需投入大量人力、物力；四是如销毁的档案原件涉及诉讼的，可能存在诉讼风险。

综上，档案销毁工作面临严峻挑战。

（三）库房集约化程度不高，库房建设有待加强
商业银行档案库房管理遵循“统一领导、分级管理”原则，由一级机构统筹管理全辖库房，二、三级机构管理本级库房。

国有商业银行辖属机构较多，由于历史原因，大部分偏远地区库房建设不规范，不但空间利用率低，而且安全隐患大。

特别是三级机构库房，基本为未经加固或加固后承重仍不达标的办公用房，普遍面积较小，且多位于偏远地区，存在交通不便、保管条件差、安全设施不齐全等问题，改造所需资金投入和难度相对较大，档案库房规范化、标准化、专业化、智能化水平还有待提高。

（四）档案信息化有待深化，信息资源亟待整合
1. 从技术层面来看，各条线信息资源未实现共享
对于在业务办理过程中形成的、需移交至档案部门的电子业务资料，银行各条线部门均有独立的业务系统进行管理，电子业务资料分散存储在各条线系统中，且每个系统都具有独立的数据库、操作平台和管理体系，各系统数据库之间互相不连通，也未统一纳入档案系统进行资源共享、集中管理，不利于档案信息资源的综合利用。

2. 从管理层面来看，多条线管理造成了资源浪费
出于查询、管理方便的需要，业务部门往往对本条线业务资料进行单独管理。

使用人员在申请查阅时，由于各条线管理标准不统一，需按照各条线部门的不同要求分别提交申请，给查询部门带来了较大不便，对法律、审计等跨条线查询较多的部门而言尤甚。

对于同一份档案资料，也存在被各条线部门重复调阅的情况，造成了档案部门的重复劳动。

站在全行管理的角度看，上述两种情况都造成了人力、物力的浪费。

二、对策建议
（一）政策解读
2021年起实施的《中华人民共和国档案法》（新修订版）（以下简称《档案法》）新增“档案信息化建设”专章，对电子档案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系统建设等方面作出了明确规定，要求各级人民政府将档案信息化纳入信息化发展规划，并对电子档案管理信息系统、数字档案馆、档案信息资源共享服务平台的建设提出要求。

档案信息化是档案事业未来的发展方向。

随着金融科技创新的持续深化，信息系统在银行的广泛应用为银行档案工作提供了宝贵的机遇，银行档案信息化既是商业银行信息化的重要构成，也是档案事业顺应时代发展的必然选择。

1. 银行档案的特殊性决定了银行档案信息化的必要性
银行档案不同于传统档案，具有规模性、综合性、专业性、社会性等特点。

银行的经营管理关系到国计民生的各个领域，作为记载其直接活动痕迹的银行档案，包含着大量经济、贸易、司法、财政等方面的信息，在制定宏观经济战略、防范化解金融风险、维持市场经济秩序等方面都发挥着重要作用，其信息化价值远高于其他档案。

银行档案经过信息化形成银行档案信息资源，具有不可替代的利用价值，必须将银行档案工作纳入银行信息化整体规划。

2. 档案管理的内部要求决定了银行档案信息化的必然性
维护档案完整与安全是《档案法》赋予各级档案
栏目编辑：梁丽雯E-mail:****************
机构的责任银行档案信息资源是银行档案在信息化条件下被赋予的全新形式，既是银行档案的重要源头，也是未来银行档案管理的主要对象，档案部门有责任也有义务对银行信息资源进行管理，做好银行信息资源的收集、归档、管理等工作，最终实现档案信息资源“一站式”的共享和利用。

从银行实际情况来看，信息系统分头建设的情况仍将长期存在，因此，档案部门必须提高信息资源统筹能力，促进档案信息化建设与银行信息化建设同步发展。

《规定》对机关档案信息化建设进行了详细规定，构建了机关档案信息化建设的整体框架，主要内容如下。

一是将数字档案室建设作为信息化建设的主要形式，统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作；二是建立档案数字化常态化机制，重视真实性管理和全文识别工作；三是电子文件归档与电子档案管理要从制度、基础设施、应用系统、资源建设等方面着手，并通过存储、备份、转化、迁移等要求保障数字档案资源安全。

遵循上述档案信息化建设的整体思路和框架，结合商业银行档案管理的特点，构建商业银行档案信息化战略模型。

以商业银行档案综合服务
中心建设为战略目标，以硬件改造和软
件升级为战略实施手段，以人、财、物等
资源投入为战略保障，全面推进金融科
技战略的深化，加大片区库房和档案数
字化建设力度，实现对电子档案数据资
源的再挖掘，确保档案信息资源的安全
性、完整性、真实性，从而实现对档案全
生命周期的动态管理，实现档案库房利用
率提升、档案工作价值贡献提高，如图1
所示。

（二）战略目标
档案信息化的战略目标是通过建设商业银行综合档案服务中心，在资源共享、信息获取、查询服务、数据挖潜等方面实现档案信息资源利用价值最大化，将档案信息化融入到全行经营发展战略中，更好地服务于银行总体经营管理目标。

档案信息化建设目标任务分解见表1所列。

（三）战略实施
为了实现上述战略目标，商业银行要大力推进数字档案室建设，制定硬件改造和软件升级策略，建立多方协调配合机制，统筹推进档案信息化建设工作。

1. 硬件改造策略
智能库房建设的最终目标是实现“无序存放、有序管理”，即建立现实库房与虚拟库房的映射关系，通过档案管理信息系统，实现对档案库房的一体化管理。

商业银行可以制定基于RFID技术的智能库房建设策略，主要包括以下4方面内容。

（1）智能引导。

利用RFID标签技术，建立储位编号与档案编号的一一映射关系，储位管理系统中的RFID模块根据档案编号映射其储位编号，自动提示该档案所存放的物理位置，档案所在架体自动打开，并通过语音、灯光提示进行指引。

（2）虚拟库房。

实时查看库房信息，以虚拟3D图
图1　商业银行档案信息化战略模型
栏目编辑：梁丽雯E-mail:****************
形化的方式模拟实体库房环境，显示档案所在位置及门类、数量、状态等信息，方便档案人员对库房进行布局、操控。

同时，可以在虚拟库房中对档案进行手动上下架、扫描上架等操作，实现虚拟列架与实物列架同步管理。

（3）智能盘库。

利用RFID手持盘点器、盘点车等智能设备，对档案柜进行扫描盘点，将上架的档案信息和层架定位信息进行绑定、更新，生成在架档案、遗失档案列表，快速显示档案状态。

（4）智能保护。

通过红外保护装置，自动感应架体内是否有物体或人员，实时发出预警信号；当实体档案非法出入库时，自动发出报警信息，确保实体档案安全。

结合银行档案工作实际，在档案信息化的前提下，可以在二、三线地市分步骤、分片区建设片区中心智能库房，进一步提高库房的集约化水平。

智能库房策略的实施，使实体档案和电子档案在空间上不必保持高度一致，档案部门可以通过虚拟库房、RFID等技术手段，搭建档案信息资源共享平台，打破档案存储的空间壁垒，优化库房资源配置，节省租金成本。

实施库房智能化改造，还可以通过智能密集架提高单位存储容量，缓解库房存储压力。

对档案查询部门而言，由于档案信息资源数据库已开放共享，只要档案管理部门打开相应的系统权限，各部门即可在权限内查询到对应的档案信息，无需进行繁琐的线下审批，也无需乘车到较远的库房查询；查询模式从“点对点”转变为“桌面对桌面”，在节省人力成本的同时，既提高了查询效率，又能够规避档案运输途中遗失、损毁等风险，实现便利性和安全性的统一。

综上，建设片区智能库房是可行的，特别是对房价高企、土地资源稀缺的经济发达地区而言，可以选择省、市片区交界处进行规划建设，成本相对较低，且能够满足临近地区的库房需求。

以广东为例，可以分广州地区、粤东、粤西、粤北、珠三角5个片区进行规划，按片区进行集中管理，在各片区均建设1-2个中心库房，存放保管期限较长的实物档案，同时在二级机构保留辅助库房，对小而散、条件落后的三级机构库房进行腾退，上收档案及相关人员；对少部分面积较大、条件较好的三级机构库房，可作为片区中心库房的辅助库房，存放临时性、周转性档案。

在档案集中管理的同时，还可对档案人员实施集中管理。

由一级机构向各片区派驻专职档案团队，专门负责该片区档案的收集、归档、编研、销毁等工作，细化岗位分工，统一操作流程，加强专业化管理；统筹调拨各片区档案运输车辆，满足实体档案的调阅需求。

序号名称任务描述
1智慧档案管理系统管理系统提供元数据策略及电子文件完整性校验策略，确保馆藏数字档案信息安全、可靠和可用；提供统一的搜索服务，为电子档案、实体档案利用奠定基础；提供统一的消息服务，满足各地区、各机构流程化管理档案、
利用档案的需要
2实体档案管理通过管理系统实现实体档案的收集、管理、存储、利用等全生命周期管理；实现档案的统计、年报等信息管理
功能；通过条码（RFID）管理设备实现对实体档案的有序存放、快速检索、便捷上下架
3档案存储设备管理通过管理系统实现智能密集架控制、温湿度信息获取、密集架报警等功能；通过智能手机、ipad端访问客户
端，实现在线查看、在线控制等功能
4档案库房环境管理实时显示环境数据，集中调度库房内环境设备，净化空气，实现库房恒温恒湿
5档案库房安全防范管理通过指纹门禁对进出档案库房的人员进行控制，实现非法闯入报警、实时显示监控画面、开架视频监控等功能6辅助引导显示环境数据、档案位置引导、设备报警等信息，推送相关通知
7档案私有云利用云存储技术减轻存储压力
8档案数据备份档案数据安全备份、蓝光备份
表1　档案信息化建设目标任务分解
栏目编辑：梁丽雯E-mail:****************
为了推进智能库房建设，需对存量档案进行销
毁，让档案真正“有进有出”，解决档案“只进不出”或
“进快于出”的问题。

根据《规定》中明确的档案鉴定
销毁流程，银行档案销毁应以“从远到近、按年度、分
阶段”为原则，按照下架拆封、分拣复核、质检抽查、
登记造册等步骤开展相关工作。

档案销毁也可以采取
外包方式，银行可以在档案销毁中引入第三方专业机
构，与其签订委托协议，建立配套的监督约束机制，确
保符合档案外包安全管理相关要求。

2. 软件升级策略
从银行信息化的角度来看，档案信息化需要搭建能够整合各业务条线档案资源的集中管理平台，制定标准化端口的档案管理系统策略，对电子档案进行统一管理，系统设计目标应包括以下4方面。

构建完善的权限控制体系，满足银行对档案安全风险管控的需要；从“收”“管”“存”“用”4个方面实现电子档案和实体档案的一体化管理，以及电子档案与实体档案的无缝对接；建立健全档案资源管理、开发利用体系和可灵活定义的在线业务流程体系；建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系和可扩展、可兼容的多层级档案系统安全防卫体系。

为实现上述目标，银行
图2　档案收集流程
图3　档案管理流程
智慧档案管理系统至少应涵盖以下4方面功能。

（1）收集方面，实现多途径导入。

建立档案收集中心数据库，从源头上保证数字档案的真实、完整、可用，实现档案数据录入、接收和挂接等功能，如图2所示。

（2）管理方面，实现分类有序管理。

实现数字档案整编、分类、著录、挂接、鉴定、检索、统计等功能，加强数字档案流程化的科学管理，并辅助实体档案条目管理，如图3所示。

（3）保管方面，实现安全存储。

设置数字档案长久保存策略，采用数据备份策略并配备数据库服务器、
栏目编辑：梁丽雯E-mail:****************
备份设备，构成统一的数字档案存储平台，同时与实体档案位置挂接，实现电子档案与实体档案统一存储，如图4所示。

（4）利用方面，实现自助借还。

建立档案远程查询、信息共享、工作交流、统计分析等模块，为管理者和利用者提供远程利用、交流平台。

查询人员通过检索功能，在线检索出需要查阅的档案信息，通过智慧档案系统在线发起借阅流程，进行档案借阅操作，归还时档案管理人员进行在线核对、还卷等操作，如图5所示。

将上述档案收、存、管、用全流程纳入智慧档案管理系统，建立基于智慧档案系统的档案全生命周期管理模型，如图6所示。

对于OA系统、ERP系统等已存有电子档案资料的系统文件，可通过通用端口进行对接，生成电子档案；对于未上系统的存量纸质档案，需要先进行档案数字化，按照统一标准和格式生成初始化电子档案。

电子档案需进行预归档，相关资料存储在临时库中，在完成整理、审批后，流转至正式档案存储库，通过智慧档案系统进行统一管理。

对于需同步移交实物档案的，由智慧档案系统根据电子条目信息自动生成移交清单，档案管理人员在与实物一一核对无误后，对实物档案进行入库，同时在智慧档案系统中办结该流程，到期后系统自动发起销毁提醒，在线进行鉴定并组织销毁。

通过智慧档案管理系统，可以实现“一次录入、多次利用、信息共享”，实
图6　档案全生命周期管理模型
图4　档案保存策略
图5　档案查询流程
栏目编辑：梁丽雯E-mail:****************
现跨区域远程检索查询，避免资源浪费。

档案管理人员可以全程监控电子档案数据，介入档案收集、整理、归档、移交、接收、鉴定、销毁等各个环节，在授权范围内，查询每个步骤电子档案的数据来源、流转记录、操作人员、时间、机器IP等，记录相应的日志并通过流程化图形展现，为档案管理部门提供便利。

3. 数字化策略
随着办公自动化建设的推进，在符合档案管理、安全保密规定的前提下，对于非密级全行性OA公文、常规性电子业务资料，以及照片、视频等非结构化数据，均可以逐步开放档案资源共享；对于各业务条线电子档案资料，在业务条线范围内开放共享；对于密件等不适宜电子化的资料，仍按原流程进行管理，通过既分类、又集中的档案电子化管理，大大提升档案服务效率。

为确保档案信息化发挥作用，必须首先做好档案数字化工作，生成电子文档和元数据。

档案数字化应遵循“统一部署、梳理门类、分步实施”原则，结合业务部门查询频率及实际情况，以存量档案为重点，逐步推进各门类档案的数字化建设。

银行档案数字化可以采取两种方案。

（1）银行内部组织开展。

该方案成本相对较低，但需充分考虑人员、场地等因素，主要流程如下：对档案目录进行电子化处理，手工录入档案目录等数据信息；对档案进行数字化处理，采用平扫或高扫的方式生成统一格式的电子文件；编制条目导入模板，手工录入各门类模板，建立虚拟库房并确认档案存址后导入系统；对扫描后的文件标题进行修正，按规范格式导入系统。

（2）委托专业外包公司。

将档案数字化的扫描、录入环节进行外包，加强外包人员管理培训，确保其熟练掌握操作技能，提高工作效率；做好过程控制，组建质量控制监督小组，建立一对一的复检机制，实时监控工作效果；落实追责机制，将责任追究条款纳入合同，明确责任人、扣罚标准、实施方式等，在法律上保留诉讼权与追索权，保障银行合法权益。

通过推进银行档案信息化建设，实现对档案全生命周期的动态管理，不仅能够真正让库房“流动”起来，解决库房容量不足的问题，其更大的作用在于改变了传统的档案管理模式，将分散、无序的档案信息资源集中整合起来，使档案信息资源的利用达到“4A”（Anytime，Anything，Anywhere，Anybody）的新境界，并在此基础上，通过大数据工具，对档案自身记载的信息进行二次加工，生成可供利用、具有指导意义的数据分析报告，打造银行档案资源开发利用常态化工作新机制，真正实现档案集中化、智能化、规范化、现代化管理。

（四）战略保障
为实现档案信息化战略目标，需充分保障档案信息化建设的财务资源投入，将所需经费列入银行年度预算额度，提前进行统筹安排，确保档案信息化基础建设工作按质按量完成。

此外，还要做好以下工作：加大专业人才引进力度，在新员工招聘时，招聘一定比例的信息技术、计算机专业人员，补充到档案队伍中；加强档案精细化管理，加大考核激励力度，加强监督检查和系统性指导；加强信息化建设设备投入，包括智能密集架、RFID设备、扫描仪等硬件，以及档案系统、数据库建设等软件研发费用。

FTT
参考文献：
[1]王广宇. 管理3D：中国档案学透视与延展[M]. 上海：上海世界图书出版公司，2015.
[2]覃兆刿. 企业档案的价值与管理规范[M]. 上海：上海世界图书出版公司，2010.
[3]丁光勋. 数字时代档案学理论建设与功能研究 [M]. 上海：格致出版社，2009.
[4]王向明. 商业银行档案管理[M]. 北京：中国档案出版社，2006.。