会议运营管理课件第8-10章

五、会议的经费管理
会议经费管理通常贯彻以下几条原则： 1. 确定一位会议领导人负责会议全部支出，要非 常熟悉会议的预算,明确每一项支出的标准和使用 的权限和范围，得不到他的批准将不得进行任何 支出，实行“一支笔”签字的原则。这位领导人 通常是由会议秘书长担任。 2. 不能轻易改变财务管理授权人和其权限范围,也 不能轻易改变授权人的财务决定,以免引起混乱。 但在实际筹备过程中有时也会出现不能严格按照 会议预算的标准进行支出的项目，遇到这种情况 时都要有充分的理由，并经会议组织委员会批准 ，集体决策,防止出现一个人说了算的现象。
（二）会议日常财会管理
会议日常财务管理是按我国制定 的财会政策和规定，根据组织委员会 批准的会议预算，由财会部门和人员 进行日常的财务管理工作，内容包括 会议资金管理、费用管理和会议余款 的处理。
（三）会议财务分析
闭幕宴会如果安排在室外，一般也采用冷 餐自助方式，它的要求和欢迎招待会一样。如果 闭幕宴会安排在室内进行，通常选用桌餐形式， 十人一桌，桌上摆设制作精美的菜单。由于宴会 的规模太大，很难做到每道菜都由服务员分餐。 所有的宴会都设置主桌，主桌分为长条形和圆形 两种。长条形主桌的好处是可将所有的贵宾安排 在一起，根据人数调整长度。圆桌一般都要设置 3个左右，1大2小，要安排专门的服务人员为主 桌的客人分菜。
注册费和保本人数的关系图(保本模型图)
注册费收入(纵轴) 盈亏平衡点
会议收入 可变支出
固定支出
保本人数 代表人数(横轴)
（四）会议收入的预测
通常在会议各种收入中注册费的收入是 相对比较稳定的，只要人数预测准确，预算 的收入和实际的收入不会有很大的差别。但 是会议其它某些收入，在不同的会议中会有 很大的差别，例如国际会议收入中的宾馆佣 金和旅游收入。由于各种原因，来我国参加 国际会议的北美和欧洲的代表很少采用组团 的形式，因此他们即能下榻会议推荐的宾馆 ，也能参加会议举办的各种旅游活动，会议 在宾馆佣金和旅游方面将会有一些收入。
（二）会 3.选择预测的方法
通常采用定性预测法，而不采用定量预测 法，原因是因为不同的会议情况差别很大，会 议之间很难寻找可以相互借鉴的数据和资料。 这种方法主要是依靠知识、经验和综合分析能 力来判断未来会议可能出现的财务状况，把定 性转化为定量信息，作为判断的手段。经常采 用的具体手段有专家调查法、报表调查法、历 史类比法和集合意见法等。
第一节 概述
会议财务管理是利用价值形式对会 议财务活动的管理。会议财务管理的本 质就是对会议资金的管理，其主要内容 是研究会议运作时资金活动的过程及其 规律。会议资金活动主要包括筹集资金、 运用和分配资金。会议要努力开辟资金 渠道，合理分配和使用资金，在资金管 理方面保证会议获取成功。
一.会议的财务目标
（五）经济环境的预测
筹备大型国际会议经常需要几年时间， 在这期间世界经济环境的变化和国家通货膨 胀的因素最终都会反映到各种价格的变化， 其中汇率的调整经常是影响国际会议财务管 理的重要因素，例如2008年10月举办的第14 届世界地震工程大会,国外代表均以美元形 式交纳会议注册费，4年的筹备期间人民币 的对美元的汇率上浮了15％，会议仅注册费 一项就减少了125万元的收入。
二、会议财务预测的主要内容
（一）会议规模的预测 会议预算是以会议规模也就是参加会议的人数 为最主要的基础数据编制而成的。在会议筹备初期， 会议人数带有很大的不缺定性，给编制会议预算带 来了很大的难度，就只能根据财务预测的各种基本 原理预测出会议规模这个最基本的数据。例如举办 国际组织系列性会议时，经常采用历史类比法对数 据进行判断，估算出本届会议的人数。一般可参考 前三届会议的人数，可向这几届会议主办国索取代 表名录，对参加每届会议的人数按国家进行分析， 就可以推算出本届的会议代表人数。根据上述的方 法还能预测出会议其他的辅助数据，例如会议国内 代表人数，陪同人员和参加旅游人数等数据。
第四/五阶段
第四阶段的资金活动是会议举行期间的 资金支出，短短的几天将会议的全部收入支 出了70－80％，从而保证了会议能够顺利进 行。 第五阶段也是最后一个阶段的资金活动 是会议结束后剩余资金的分配，即会议结束 后如果有少量的剩余资金，如何分配这些资 金。
每个阶段的财务活动的特点
每个阶段的财务活动的特点都非常 明显，第一和第三阶段主要表现为资金的 流入，第二和第四阶段主要表现为资金的 流出，最后一个阶段是资金的分配，会议 资金活动表现为两入两出一分配的特点， 掌握了这些特点，对于会议资金管理是非 常有利的。
（二）财会管理人员
按我国的财务管理制度规定，运作会议时必 须配备专职的财会管理人员，负责日常的财会工 作。临近开会的半年时间内，每天都会有几十笔 的收入和支出，会计工作是非常繁忙的，但是目 前很少有为某个会议聘用专门的会计人员并设立 单独账号的，因为这会加大会议的管理成本。绝 大多数情况是将会议的会计工作委托给某个单位 的财务部门，利用现有的会计人员、账号和设备 为会议提供财务服务，会议组织者只要进行必要 的监督并支付少量的财务服务费即可。
第八章 会议财务管理
会议运营离不开资金流动， 所以，财务管理是会议必不可少 的内容，它关系到会议能否正常 运营。
【内容概要】本章首先介绍会议财务管理的 基本概念；后面几节着重学习会议财务的预 测、编制会议预算和会议资金管理和会议成 本控制等会议财务管理的核心内容；最后研 究会议赞助和广告的运作。 【本章学习目标】本章学习目标有四个：⑴ 掌握会议财务管理的特点和会议经费管理的 原则；⑵熟悉会议财务预测的内容与方法； ⑶学会编制会议预算，特别是掌握会议注册 费计算的方法; ⑷熟悉会议资金管理方法； (5)学会会议成本控制的方法和技巧； (6)熟 悉运作会议赞助和广告的方法。
六、会议财会记账方式
我国的会计制度规定会议使用现金法记账， 即当收入实际收到和费用实际支付时才记录下收 入和费用。举办国内会议时的收费情况比较简单 ，会议代表通常只采用银行汇款和邮局汇款两种 方式，款到后即可入账。而举办国际会议时，国 外代表经常用托收支票的方式缴纳费用，会计人 员要拿这些支票到银行办理托收手续。从办理之 日到费用进入账号，一般需要1到3个月的时间， 甚至半年，当费用进入账户时才能将这部分代表 缴纳的费用作为收入加到会议的收入中。项目支 出是实际已经付款并且收到发票时才将这些费用 入账。
第二节 会议财务预测 一、会议财务预测概述
（一）会议财务预测的目的 会议财务计划管理中很重要的内容是会 议财务预测。财务人员要依据会议财务活动 的客观发展规律，利用已经掌握的财务知识 和手段，对会议未来的财务状况做出预先的 推测和判断，保证顺利实现会议财务管理的 最终目标。根据预测得到的数据编织会议财 务预算。会议财务预测是编制会议预算的基 础，会议预算又是会议财务预测的综合体现。
4.进行预测
为取得经验，首先选择一些情况熟悉的数据（ 如会议规模）进行预测，根据所预测的数据，确定 所选择预测方案和方法是否可行，分析预测数据的 可信程度，总结测序的经验与问题，加以改进后， 再预测出会议的全部所需数据。
5.分析预测的结果提出预测报告
任何一个好的预测也不可能完全与实际相符。 分析预测出来的结果与实际情况相比较，分析预测 误差大小，找出产生误差的原因，不仅为评价此次 预测提供资料，并且为今后预测工作积累经验和资 料。将预测结果和分析情况写出书面报告提交给会 议司库和会议组委会，从而完成最后一部预测工作 。
（二）会议固定支出的预测
由于会议的许多固定支出都是发生在 会议筹备的前期，需要由会议启动资金支 付，因此预测出会议固定支出的金额对筹 集会议启动资金也有指导意义。
（三）会议保本人数的预测
举办会议最基本的财务目标是保证会 议不能出现亏损，也就是说会议收入一定 要大于会议支出。由于会议收入主要取决 于注册费的高低和参加会议的人数，当会 议注册费的标准确定之后，会议的收入就 完全取决于会议代表人数的多少。通常可 以用下列简单公式来进行计算： 保本人数＝会议固定支出/(注册费-每位代 表的可变支出)
现金记账法虽然比较简单，但在分析会议 的财务状况时，常常不能十分准确地反映会 议某一时刻的财务状况。例如给会议的赞助 款许多都是在会议结束后很长一段时间内才 能进账，按现金记账法的原则，在会前这部 分收入就不能记入会议的收入账中，在账面 上会议就有可能出现亏损，因此会议财务管 理人员不能仅仅使用现金记账法提供的财务 数字来进行财务分析，还要经常使用借贷发 生制记账法的原则，参考会计人员的账本， 进行财务分析，以便能够随时控制和调整会 议预算。
（四）会议财务分析
财务分析是对会议财务状况的分析 和研究，对流动资金的应用和费用开支 的分析中，检查会议的财务状况和存在 问题，提出切实可行的改进意见。会议 财务分析的最终目的是要保证实现会的 财务目标。
四、会议财务管理人员
（一）财务管理人员 举办会议时要安排财务管理人员，负 责完成会议财务计划管理和会议的财务分 析。主要财务管理人员通常是会议组织委 员会里的司库，其主要职责就是专门对会 议财务进行计划管理，随时进行财务分析 并有效地加以控制。司库对大会主席和会 议组织委员会负责，定期向他们做财务汇 报。在司库的授权下，会议秘书长具体负 责日常的财务管理工作。
二、会议财务活动的特点
会议财务活动的实质就是会议 资金的活动，在会议运作的不同阶 段，资金活动有不同的表现形式， 会议的举办过程中的财务活动大致 可分为5个阶段。
第一阶段
第一阶段发生在会议筹备初期，资金活 动的主要表现形式就是筹措资金。由于在漫 长的筹备期间会议本身没有任何收入，主要 是靠这个阶段筹集到的资金维持各项筹备活 动的开支。资金筹措的渠道各种各样，有的 是从事业单位拆借资金，有的是由专业会议 组织机构垫支资金，有的是企业赞助的资金， 业界通常将这些筹措到的资金称为“会议启 动资金”。
会议财务目标分为赢利性和非赢利性 两种。目前在我国举办的大多数会议都不是 纯粹商业活动，财务目标都是非赢利性的， 因此在会议财务管理中也很少计算投资收益， 只要能收回启动资金，最终使会议的财务做 到收支平衡，略有结余即可。有些公益性会 议甚至做不到收支平衡，还需要考虑从其他 渠道获取一些会议经费，才能保证会议的顺 利召开。
但如果会议代表主要来自亚洲国家， 就要另当别论了。1997年中国质量学会举 办第11届亚洲质量控制小组会议时，来自 11个亚洲国家近1000多名会议代表，全部 由各国旅行社组团参加会议，几乎没有会 议代表住在会议推荐的宾馆和参加会议的 旅游，为此会议少了一大块收入。赞助费 也是会议的主要收入，许多会议的盈亏最 终取决于赞助费的多少，因此对赞助费的 预测也是至关紧要。
四、会议财务管理人员
（一）财务管理人员 举办会议时要安排财务管理人员，负 责完成会议财务计划管理和会议的财务分 析。主要财务管理人员通常是会议组织委 员会里的司库，其主要职责就是专门对会 议财务进行计划管理，随时进行财务分析 并有效地加以控制。司库对大会主席和会 议组织委员会负责，定期向他们做财务汇 报。在司库的授权下，会议秘书长具体负 责日常的财务管理工作。
三、会议财务管理的内容
会议财务管理包括三部分主要内容：
会议财务计划管理 会议日常财务管理 会议财务分析
（一）会议财务计划管理
会议财务管理首先是从财务计划管理开 始。在策划每一个会议的初期，会议组织者 根据我国对举办会议的财务政策和法规，参 照以往举办会议的历史资料，在资金运动规 律的基础上正确地编制会议预算。会议预算 是会议财务计划管理的重要依据，它将使会 议组织者有计划的筹措资金，包括资金的数 额、来源；按预算进行各项支出，包括支出 的项目和费用水平，预算是会议财务计划管 理中最重要的内容之一。
第二/三阶段
第二阶段的资金活动主要表现为会议启 动资金的消耗，筹备期间要购置少量的固定 资产、支付会议各种活动的费用以其他必要 的支出形成了会议的筹备成本； 第三阶段的资金活动是会议的收入，在 临近会议举行前的几个月中是会议收入的高 峰期，通过注册费和企业的赞助费的收入， 形成会议的主要资金收入。