关于企业人事档案管理工作的几点思考

关于企业人事档案管理工作的几点思考
摘要：当前，随着经济社会的发展，各行各业越来越重视人才的竞争，大力开发人力资源，增强自身综合实力和核心竞争力。

人事档案是单位人事信息的重要凭证，是选拔使用人才、举贤任能的重要参考，因此，加强人事档案管理显得尤为必要。

但是一段时间以来，不论政府机构还是企业管理部门，对于人事档案的利用都不是很理想，人事档案的管理作用未能充分发挥出来，这在很大程度上与政府和企业对人事档案管理模式的重视程度有关。

关键词：企业；人事档案管理；措施
前言：人事档案是个人学习经历、工作能力、奖惩情况、性格特点等的真实写照，加强人事档案管理，深入分析单位人员人事档案，可以更加真实全面地了解人员的基本情况，通过合理设置岗位，可以有效提高人才的使用效率，扬长避短、人尽其才，优化人事管理。

同时，人事档案也是一个单位人事部门决定员工工资待遇和升迁调动的重要依据。

随着时代的快速发展，各行各业面临的形势日新月异，人事档案管理工作也应紧跟环境发展变化，与时俱进、不惧问题、勇于突破、创新管理，才能更好地发挥自身的职能作用，服务好人才使用管理需要。

1新时代事业单位人事档案管理问题
1.1信息化应用不足
时代的发展和数字化的推广大大改变了档案管理的方式，过去以纸质为主要载体的档案存储模式已逐步被当前以磁带、磁盘、光盘、胶片、云盘等为主要载体的档案存储模式所替代，在档案的检索、调阅、利用和开发等管理工作中，也逐步实现档案信息数字化、系统软件模块化、数据信息云计算等大变革。

但由于人事档案管理具有其专业性特点，近年来，专业性开发应用的人事档案管理系统仍不多，人事档案管理在电子信息化建设方面仍处于探索与实践的起步阶段，再加上大部分单位重视程度不够对人事档案信息化建设资金投入较少，人事档案管理信息化程度仍不高，这也是制约当前人事档案管理发展的主要因素之一。

1.2管理制度有待完善
在国内，虽然一些专家对现有的人事档案管理制度进行了初步探索和实践，
但仍属于起步阶段，体制、机制、理论体系既不健全也不完善。

还有一些具体规定，比如《干部档案工作条例》第三十一条第 ( 五 ) 项规定“任何个人不得
查阅或借用本人及其直系亲属的档案”，自己都不知道自己的档案情况，档案信
息谈何能够得到及时的补充、存档和修正，这直接影响了档案的完整性和真实性，也不利于档案信息的有效利用，进而影响单位对人才信息的判断。

另外，这种情
况也容易出现虚假档案，单位个别员工为牟取私利，通过档案管理人员弄虚作假，还有少数有不良想法的个人伪造档案打击报复别人。

这样的规定虽然初衷是保护
个人档案信息，但弊端也很多，严重影响了档案制度的准确性。

1.3管理人员素质不足
在实际人事档案管理配备时，存在随意用人和人员素质不高的问题。

由于重
视程度不够和存在误解，许多单位领导认为人事档案管理是一个“闲差”，工作
既机械又简单，优秀的人才优先安排到其他部门，大都把一些年龄偏大、学历偏
低的人员抽出来从事人事档案管理，用人表现得极其随意。

人员素质不高主要表
现为：一是不专业。

没有招聘专业对口的人员，也没有培养相关专业的人才。

二
是现有的从事人事档案管理的人员没有学习系统的档案专业知识，这就导致在实
际的档案管理过程中无法满足工作要求。

还有的管理人员责任心不强，造成档案
信息不真实，这都对人事档案管理质量大打折扣，专业的档案管理人员的缺失是
制约当前人事档案管理发展的一个核心因素。

2新时代事业单位人事档案管理对策
2.1构建高素质人才队伍
随着人事档案管理的科技化、信息化程度越来越高，单位规模的扩大，对档
案管理人员的专业、年龄、经验等综合素质的要求也相应提高，高素质档案管理
人员的培养要拓宽渠道，提高标准。

第一，加大高校相关专业毕业生的招聘力度，他们虽没有相应的工作经验，但专业知识丰富，理念较新，可以为单位人事档案
管理人员补充新鲜血液，改变大部分单位档案管理人员年龄大、学历低的局面。

第二，强化现有档案管理人员的专业知识培训，采取专家讲座、外出先进单位学习、座谈交流等方式，丰富档案管理知识，提高专业知识储备和综合素质，开阔视野、拓宽思路、大胆创新，采用现代化的方式大力推进档案管理信息化建设，提升档案管理效率，更方便快捷地服务用户，真正使人事档案管理为单位的长期发展创造更多价值。

2.2注重档案管理体制的建立，保障工作的有效展开
继续对人事档案管理制度进行深入的探索和实践，理顺体制、机制，健全完善相关制度。

具体工作过程中，建立健全档案登记、借阅、检查、归档等环节的规章制度，强化人事档案管理人员的政策性与纪律性。

打造适应当前社会要求的人事档案管理方式，坚持以服务用户为初衷，不断加大人力、资金的投入力度，加快相关人事管理软、硬件的建设速度，强化使用科技手段推动人事档案管理工作，通过数字化等先进技术，整合档案内容，快速、精准地实现档案信息的查询服务，进而深度开发档案管理工作。

2.3加强信息化建设，提升档案管理水平
第一，加强基础设施的投入与管理。

在信息化档案管理工作中，需要企业投入较多的资金，用于采购硬件设备与软件设备，为信息化人事档案管理工作开展提供支持。

因此，企业可以开设专项资金，主要用于企业内部硬件设备、软件设施的采购，为人事档案信息化管理工作的开展提供物质保障。

第二，立足人事档案管理需求，建立信息化管理平台，将企业内部的人事档案信息整合在一起，为信息管理工作开展提供便利。

企业可以通过自主研发的方式，设计符合企业发展需求的人事档案管理系统，也可以与第三方软件研发公司建立合作关系，借助专业人士构建档案管理信息，为信息化人事档案管理工作的开展提供支持。

该平台的建设，促使人事档案管理工作创新发展，能够提升工作人员的改革意识，对企业人事管理工作的开展具有促进作用。

以某公司研发的数字化人事档案管理系统为例，该系统的功能非常强大，且具备较多的实践经验，曾经为南方电网、中国银行、农业银行、中国电信等企业提供服务。

该企业研发的人事档案管理系统具有按管理需要配置标准化的人事档案筛选及汇总格式、标
准化人事档案分类与信息管理、物联网化人事档案的功能。

在使用的过程中，可
以将人事档案信息以标准化的方式呈现出来，使档案管理工作变得更加规范与完善。

第三，做好信息化系统的维护与更新。

信息化人事档案管理工作中，需要明
确信息技术设备日常维护与更新的重要性，并成立专业的人员队伍，负责计算机
设备、软件设备的维护与管理工作，保证硬软件设备的正常运行，为人事档案管
理工作的开展提供基础设施支持。

结束语：
人事档案管理是事业单位的重要管理工作，能够优化事业单位人力资源体系、了解员工的素质能力、提高人员调度的科学性。

但是，就目前来看，事业单位的
人事档案管理工作还存在诸多问题和缺陷，即人事档案管理体系不健全、人事档
案管理优秀人才匮乏、人事档案管理理念思维落后、人事档案信息失真问题严重
等等，导致人事档案管理工作的效用微乎其微。

要想解决这一问题，事业单位需
要建立健全人事档案管理体系、引进优秀的档案管理人才、树立先进的档案管理
理念、提高人事档案信息的真实性，只有这样，才能提高事业单位的人事档案管
理水平，推动人事档案管理工作的规范化发展，使得档案管理发挥出更大的职能
作用。

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