档案封存管理制度范本

档案封存管理制度范本
一、总则
1.1 为了加强档案的管理和保护，确保档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合本公司实际情况，制定本制度。

1.2 本制度所称的档案，是指公司各部门以及个人在从事工作和经营管理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字、图表、声像等不同形式的资料和记录。

1.3 公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务。

1.4 公司的档案工作实行统一领导、分级管理的方式，共同维护档案的完整与安全，便于公司在经营中的借鉴和利用。

二、档案封存管理组织机构与职责
2.1 档案封存管理组织由公司档案管理部门负责，具体工作由档案管理员负责。

2.2 各部门应指定专人负责本部门的档案封存管理工作，确保档案的及时封存和安全管理。

2.3 档案封存管理组织应定期对各部门的档案封存工作进行检查和指导，确保档案封存管理工作的落实。

三、档案封存条件与程序
3.1 档案封存条件
（1）档案已收集齐全，整理归档完毕。

（2）档案保存期限已到，不再需要经常查阅。

（3）档案涉及敏感信息，需要进行封存保护。

3.2 档案封存程序
（1）部门负责人向档案管理部门提出档案封存申请，说明封存原因和期限。

（2）档案管理部门对申请进行审核，确认符合封存条件后，安排封存工作。

（3）档案管理员对档案进行清点、核对，确保档案完整无误。

（4）档案管理员将档案放入封存专用箱或专用柜，加锁封存，并在封存处注明封存日期和期限。

（5）档案管理部门对封存档案进行登记，建立封存档案目录，便于管理和查询。

四、档案封存管理要求
4.1 档案封存期间，未经档案管理部门批准，不得随意启封、查阅、复制或借出。

4.2 档案封存期间，应确保档案存放在安全、干燥、通风的环境中，防止火灾、水灾、盗窃等风险。

4.3 档案封存期间，应定期对封存档案进行检查，确保档案的完整和安全。

4.4 档案封存期满后，应重新审核档案，决定是否继续封存或解封。

五、违规处理
5.1 违反本制度的，由档案管理部门进行批评教育，并督促整改。

5.2 违反本制度，导致档案损毁、丢失或泄露的，依法承担相应的法律责任。

六、附则
6.1 本制度自发布之日起实施。

6.2 本制度的解释权归公司档案管理部门。

通过以上档案封存管理制度范本，可以为公司建立一套完善的档案封存管理机制，确保档案的完整、安全和有效利用，为公司的发展和经营提供有力支持。