事业单位档案信息化管理的有效途径探究

事业单位档案信息化管理的有效途径探究
发布时间：2021-11-12T08:26:37.068Z 来源：《中国科技人才》2021年第22期作者：范伟伟王斌李岸霖张琳晖
[导读] 事业单位做好档案管理工作，能够为自身运营发展奠定良好条件。

襄阳市人才中心湖北省襄阳市 441021
摘要：事业单位做好档案管理工作，能够为自身运营发展奠定良好条件。

分析事业单位档案信息化管理的要求，做好档案资源的优化分配与协调管理，是事业单位档案管理工作的要点。

针对事业单位档案信息化的优势，笔者将结合实践细化论述，探索档案管理更好的服务于事业单位的有效途径。

关键词：事业单位；档案信息化管理；策略
引言：现代社会进入信息化、科技化的发展阶段，因此事业单位在运营管理期间，也需要调整传统的工作模式，探索实现信息化管理的有效措施，为实现档案信息化管理的创新，寻找新的挑战与机遇。

所以事业单位要紧随时代发展需要，积极面对各种工作困难，实现档案信息化的工作目标，提升档案管理水平，更好地满足事业单位运营发展需要。

一、事业单位档案信息化管理的优势
事业单位在运营管理期间，要突破发展局限，紧跟时代发展潮流，不仅要及时调整工作模式，同时也要将信息化设备合理利用，以传统的档案管理工作为基础，探索实现传承、改革、创新发展的有效途径[1]。

信息化管理是信息存放期间，将各种信息放置在轻便、理想的空间之中。

事业单位本身有规律性的规章制度引导，所以走向信息化发展阶段，也是制度的一种拓展延伸，有一定的规律性。

事业单位在现代社会背景之下，追求改革发展道路，需要将档案信息化目标确立，理清各个环节工作的要点，为实现长远发展做好准备。

现如今在科技手段影响之下，人们可以利用的电子设备增多，围绕实践工作要求实现信息拓展，优化应用档案管理技术也极为关键，由此一来现代设备的应用优势由此展现。

现如今多数事业单位，不仅能认识到档案管理工作的重要性，而且对信息化管理也有清晰地认知。

可见调整档案管理模式，不仅能为企业发展奠定良好条件，还能推动当地的经济、科技的发展，事业单位档案管理水平进一步提升。

二、事业单位档案管理阶段的实际问题
事业单位在档案管理阶段，通常会采用统一领导，分级别管理的方式，这显然是一种双重管理的模式，能够将档案管理的完整性、可靠性提升，让党政机关档案管理服从党的领导进行。

这是一种贴合我国基本国情的管理模式，能够为档案管理工作的平稳进行奠定良好条件。

但是在制度建设阶段，因为传统的事业单位在档案管理期间有诸多的问题，档案管理工作的难度也由此增多。

传统的档案管理制度在实践应用期间，会存在权利与信息不同传递的模式，在管理空间条块重叠交错的状态之下，上下级在工作阶段，各自的稳定性、协调性不足，甚至会出现条块分割的情形。

一些事业单位在档案管理期间，未得到上级领导的同意，私自制定档案管理制度，这种制度与档案管理工作实际不相符的情形出现。

如果在事业单位内部，有员工调动的情形，就会耗费较多的时间和精力。

由于档案管理工作涉及多个部门，如果事业单位或者某些事业单位，要求员工限时在原单位调动档案，但是原单位档案管理需要多部门配合参与，就会出现繁杂的管理流程，影响档案调用效率问题，后续行政管理难度较大，不能完成有效的监督指导。

了解某些事业单位的档案室，会发现行政化的情形普遍存在，想要实现专业化管理，受制于各类因素的影响，有关的管理部门无论是在资金支持以及人员配置方面都存在不足，在档案管理出现问题之后，未能及时处理或者推卸责任的情形普遍存在，内部的档案管理工作混乱。

三、事业单位实现档案信息化管理的有效举措
（一）构建档案信息网站
在事业单位运营管理阶段，针对档案管理工作的需要，要建立信息网站，或者在网络之中，建立相应的站点，利用网络技术管理的方式，将档案信息记录，后期也能用网页提供相应的信息条件。

将档案管理方式调整，探索实现信息化管理的有效途径，此时信息服务水平提升，网页在线查找的效率增强，能保障管理水平[2]。

在档案信息化管理期间，需要建立管理责任制，在系统管理期间明确侧重点，最终实现信息化管理的目标。

当然档案管理工作涉及方方面面，需要做好各个部门信息的整合应用以及分类汇总，利用信息网站实现信息共享的目标。

在事业单位内部，将网络化、信息化管理的目标确立，将网络管理系统完善建立，凸显计算机的应用优势。

（二）合理利用搜索引擎
在信息化建设阶段，建立专属于事业单位自身的搜索引擎以及网站平台，在档案保密管理，以及档案信息查找的过程中，技术应用价值能进一步提升。

搜索引擎的功能，在计算机之中应用，只需要输入关键词，就能有效搜集信息资料，信息搜集与应用的效率提升，能有效控制时间浪费的问题。

当计算机搜索引擎，能够围绕档案管理工作所要求，科学有效地应用于内部信息系统建设阶段，内部构建搜索引擎，能够将工作人员参与各项任务单积极性提升，在内部建立搜索引擎，工作人员在日常任务之中，能够做好档案信息的有效管理，如果
有上级领导要查看档案资料，也能快速通过搜索引擎查找。

这样一来档案信息化管理的特征由此展现，事业单位档案信息化管理的目标落实，在档案管理质量控制，还是在提升管理效率方面，都能掌握主动权，事业单位档案管理的科学性、针对性进一步提升。

（三）扩充档案资源，做好基础建设
在档案管理阶段，要想实现信息化管理的目标，必要展现网络的优势，分析网络的基本特征，应用搜索引擎的功能，实现信息的整合以及搜集应用。

在信息整合利用阶段，对网络功能丰富或拓展，能够将收到的资源有效分享，每一位员工都能获得相应的资源条件。

事业单位在应用信息技术阶段，也要做好档案管理设备的更新与优化，后续添加的新设备，要做好规划管理，提供足够的资金保障条件[3]。

要挑选高品质的设备，保障大容量、高运转速率的计算机设备，能应用于信息化管理阶段，由此一来档案管理工作能有效落实，能够有效提升档案管理水平，确保档案管理工作能秩序性的开展。

提升档案管理人员综合素养
档案管理人员要将自身的工作意识提升，在信息化管理期间，一方面要提升自我的责任意识，对工作保持高度的热情。

另一方面要不断完善自我、改进自我，掌握更多的档案管理相关知识，提升自我的专业度。

现代社会不仅是信息化发展，而且还有着学习型社会的特征。

所以档案管理人员，要明确自身工作的重要性，围绕时代发展需要，不断拓展自我专业能力。

事业单位需要将评估管理体系优化，做好管理人员的监督引导，提升各项工作水平。

将奖金机制构建，对工作积极进取的员工，要提供一定的奖金补助，这不仅是一种奖励，也是一种莫大的认可，有助于构建良好的工作氛围，此时档案管理工作人员的责任意识全面提升。

当管理人员的综合实力提升，事业单位才能按照工作要求，有效开展档案管理工作，档案信息化管理目标落实，经过不断的完善与改进，能够找出事业单位档案管理工作优化的有效途径。

结束语：
事业单位在建设发展阶段，不能脱离社会实际，而是要充分了解社会，并把握社会发展情况，探索实现事业单位改革的有效途径，将自身的权利与责任公开，构建全社会监督引导的模式，适应社会发展需要，合理利用信息技术，必然能创新档案管理模式，依托信息化管理的优势，实现事业单位的建设发展。

参考文献：
[1]姚保华.事业单位档案信息化管理的有效途径[J].中国高新技术企业,2017(3).
[2]边晓红.探析事业单位档案信息化管理的有效途径[J].办公室业务,2019.
[3]纪佩汝.新形势下事业单位档案管理信息化建设的有效途径研究.。