电子邮件的使用
五步教你使用电子邮件
五步教你使用电子邮件随着科技的进步和互联网的普及，电子邮件成为了现代人工作和生活中不可或缺的一部分。
无论是与同事、朋友还是家人沟通，电子邮件都成为了最常见的方式之一。
然而，对于一些电子邮件的初学者来说，使用起来可能会感到困惑。
本文将为你提供五个简单的步骤，帮助你轻松使用电子邮件。
第一步：选择合适的电子邮件服务提供商在开始使用电子邮件之前，你需要选择一个可靠的电子邮件服务提供商。
目前市场上有许多可供选择的服务商，包括谷歌的Gmail、微软的Outlook等。
你可以根据自己的需求和偏好选择适合自己的服务商。
无论你选择哪个服务商，都要确保其提供稳定可靠的服务，并拥有良好的安全性。
第二步：注册和创建电子邮件账户一旦选择了合适的电子邮件服务提供商，你需要注册并创建自己的电子邮件账户。
通常，注册过程包括填写个人信息、选择用户名和密码等。
在填写个人信息时，要确保提供准确、可靠的信息，以便于日后进行账户管理和重要信息的接收。
当你成功注册并创建了电子邮件账户后，你将获得一个唯一的电子邮件地址，例如***************。
这个地址将作为你的身份标识，用于发送和接收邮件。
第三步：学会撰写邮件学会撰写邮件是使用电子邮件的基本技能之一。
撰写一封邮件时，你需要注意以下几点：1.主题：选择一个简明扼要的主题，准确概括你邮件的内容。
2.称呼：在邮件的开头，使用恰当的称呼进行问候，例如“亲爱的”、“尊敬的”等。
3.简洁明了：用简洁的语言表达你的意思，不要过多冗长。
如果你有多个话题要讨论，可以使用段落或者编号来分隔。
4.正确格式：遵循常规邮件的格式，包括称呼、正文和结束语。
5.附件：如果你需要向对方发送一些文件、图片等附件，可以通过附件功能进行添加。
第四步：处理邮件在使用电子邮件时，你也需要学会处理收到的邮件。
以下是一些建议：1.及时回复：尽可能及时回复邮件，尤其是一些紧急或重要的邮件。
如果你无法立即回复，也要向对方表示接收到了邮件，并在合适的时候给予回复。
电子邮件使用规范
电子邮件使用规范随着互联网的普及，电子邮件作为一种快速、方便的通讯工具，被广泛应用于工作及日常生活中。
然而，由于邮件的特殊性，使用不当可能会给人们带来不必要的麻烦。
为了更好地利用电子邮件，以下是一些电子邮件使用规范的建议。
第一部分：邮件格式1.主题：电子邮件的主题应简要明了，不能过长或者含糊不清，最好能简要描述邮件内容，让对方知道邮件主题。
2.收件人：收件人应准确无误，最好核对一遍。
如果有多个收件人，可以使用Bcc（隐藏抄送）功能，以保护他人的隐私。
3.抄送：在必要的情况下可以使用抄送功能，但要慎重使用，不要滥用，避免给他人增加不必要的阅读量。
4.格式：在编写邮件时，最好遵循邮件格式，首先写明称呼、时间、主题等信息，然后再写邮件内容。
将邮件内容分段，每段的字数应该控制在5-6行之内，方便阅读。
第二部分：邮件内容1.礼貌用语：邮件内容要注意礼貌用语和称呼，例如“尊敬的XX先生/女士”、“您好”等。
对于熟悉的朋友或同事可以使用更亲切、轻松的语气，但也要注意尊重他人。
2.重点突出：在邮件内容中，突出要点或重点结论，可以用加粗、变色等方式来标示。
3.邮件附件：如果需要发送邮件附件，应将附件精简、文件名清晰明了、格式规范等。
第三部分：邮件注意事项1.回复及时：对于重要或紧急邮件，应及时回复或提醒，避免耽误工作或影响他人。
2.避免垃圾邮件：避免向他人发送垃圾邮件或不合适的内容，如有需要可以使用过滤功能。
3.避免长篇大论：邮件内容应尽可能简洁明了，避免长篇大论，冗长的邮件容易让人产生厌倦、拖延阅读。
总结：电子邮件是我们工作和生活中不可缺少的一部分，但我们应该意识到，当不当使用邮件可能会给我们带来麻烦。
因此，我们要养成良好的邮件习惯，遵循邮件使用规范，为我们的工作和生活带来便利。
如何正确使用电子邮件
如何正确使用电子邮件电子邮件，是今天工作、生活中最常见的沟通方式之一。
它既方便又快捷，但是，在使用电子邮件时，我们也需要注意一些规范和注意事项。
本文将简要介绍一些正确使用电子邮件的方法，让您更有效地利用这一传媒工具。
一、选择合适的邮件标题邮件标题应简短明了，但同时也应该能够准确描述邮件内容。
不要使用太过含糊或者过于古怪的标题，否则很容易被误认为是垃圾邮件或者被忽略。
一般来说，人们打开邮件的首要条件就是邮件标题的吸引力。
因此，正确的邮件标题对于邮件的开头非常重要。
二、使用正式的称呼无论您和收件人间的关系如何，使用礼貌正式的称呼反而有利于您获得尊重。
通常，你可以在开始或结束邮件时使用正式的称呼称呼自己和收件人。
例如：尊敬的XXX或者亲爱的XXX。
最好不要使用过于亲昵或者随意的称呼，以免被人看作不专业或不可靠。
三、避免过多的抄送抄送是个好的思想，但是过度的抄送也是常见的电子邮件错误之一。
抄送不仅需要额外处理，还会让人感到烦躁。
因此，在抄送邮件时，请务必想想每个人或者每个部门是否都需要这封邮件。
如果有些人不需要这封邮件，最好使用密送而不是抄送。
四、撰写简短、明了的邮件正文当您写一封邮件时，邮件文本的长度也是非常重要的。
您应该尽可能的使用短句和简短的语句。
不要用长长的段落和复杂的结构去写邮件，这会让读者们感到烦躁。
简单清晰的语言，加上分段处理，有助于读者更好地理解您的信息。
五、避免垃圾邮件和虚假附件虚假附件和垃圾邮件都是获得不良的声誉最常见的原因之一。
不要在正式邮件中包含广告、涉及个人信息或者含有病毒的附件，否则会让您看不俗，而且可能被误认为是垃圾邮件。
如果您有必要发送附件，请先进行病毒扫描并使用可靠的邮件客户端，否则可能面临数据泄露风险。
六、文明礼貌的回复邮件回复邮件的礼仪和写给任何人或机构的其他邮件一样重要。
无论您回复发件人还是回复所有人，都应该文明、礼貌地给出您的答案。
不要急于回复，仔细阅读邮件内容，理解发件人的意图，才开始回复。
如何正确使用电子邮件
正确使用电子邮件是在现代社会中进行沟通和合作的重要技能。
无论是在学校还是在工作场所，掌握正确的电子邮件礼仪和技巧都是至关重要的。
以下是一些方法和策略，可以帮助你正确使用电子邮件：1. 使用专业的电子邮件地址：确保你使用一个专业的电子邮件地址，以展示你的专业形象。
避免使用个人化的或不专业的电子邮件地址，如昵称或引起误解的词语。
2. 清晰明了的主题：在写电子邮件时，使用清晰、具体和相关的主题。
这样可以让收件人迅速理解邮件的内容，并更容易找到该邮件以备后续参考。
3. 仔细选择收件人：在发送电子邮件之前，仔细选择收件人。
确保只抄送或发送给那些需要收到该信息的人。
避免群发邮件或将无关人员包含在内，以节省时间和减少混乱。
4. 简洁明了的正文：在电子邮件的正文部分，使用简洁明了的语言表达你的意思。
避免过度冗长和复杂的句子。
使用段落来组织内容，使其易于阅读和理解。
5. 注意礼貌和尊重：在电子邮件中，要注意使用礼貌和尊重的语言。
始终以友好和专业的方式与收件人交流，避免使用冒犯性或攻击性的言辞。
6. 仔细校对和编辑：在发送电子邮件之前，仔细校对和编辑你的内容。
确保没有拼写错误、语法错误或其他不准确的信息。
这有助于提高你的专业形象，并避免误导或误解。
7. 避免使用全部大写字母：在电子邮件中，避免使用全部大写字母编写内容。
全部大写字母会被认为是喊话或表达愤怒的方式。
相反，使用大小写字母的正确组合来传达你的意思。
8. 谨慎使用附件：如果需要在电子邮件中附加文件，请确保文件不过大且格式兼容。
如果文件过大，可以选择压缩文件或使用云存储服务分享链接。
同时，确保你已经明确说明了附件的内容和目的。
9. 注意隐私和安全：在发送电子邮件时，注意隐私和安全问题。
不要透露个人敏感信息，如银行账号、密码等。
使用安全的电子邮件平台和加密通信来保护信息的安全性。
10. 及时回复和跟进：尽量及时回复收到的电子邮件，并在邮件中明确你的回应或行动计划。
如何使用电子邮件
目录
• 1.申请一个电子邮箱 • 2.如何使用电子邮箱
1.申请一个电
（2）注册电子邮箱
• 然后根据界面提示填写自己的基本信息和 资料，填写好以后，点击注册，就可以得 到属于自己的一个电子邮箱！然后根据自 己的需求可以“装扮”邮箱，在此就不一 一叙述。
2.如何使用电子邮箱
（1）写信
• 以上是一般邮箱的界面，接下来要教大家 如何写信了。 • 首先点击写信。输入收件人的地址，填写 主题和正文，还可以添加照片音乐，写好 之后，点击发送。一封邮件就发出去了。
如图
（2）发送附件
• 电子邮箱也可以用来存储和发送一些文档 或者压缩包之类的东西。 • 同上也是点击写信，然后填写收件人地址， 然后点击“添加附件”或“超大附件”，然后找 到要发的附件，选择之后，等到上传，之 后点击发送就可以了。
lelele@ jinianta@
输入邮箱地址
用户名已存在！
ttkxqq1
Байду номын сангаас 注：
带“*”的是必 填项
单击“创建账 号” 我们的邮 箱就申请好了！
谢 谢！
如图
这就是添加好了的附件，之后发 送即可
小结
• 以上就是基本的电子邮箱的使用，如果大 家还有什么不懂的，可以查阅资料或者自 己摸索！！
作业
1、每人在你喜欢的网站上申 请一个免费的电子邮箱。 2登陆你的邮箱，看看里面是 由哪些部分组成的？
辨别下列地址
jielejie@ beijng@ 695544@
电子邮箱的使用技巧
电子邮箱的使用技巧电子邮箱已经成为我们日常工作和生活中必不可少的通信工具之一。
以下是一些电子邮箱的使用技巧，帮助您提高工作效率和保护个人隐私。
1. 组织邮箱：创建文件夹或标签来分类和存储邮件。
可以根据项目、客户、优先级等进行分类，这样可以更轻松地找到所需的邮件，并且可以避免邮箱杂乱无章。
2. 使用筛选规则：根据发件人、主题或关键词，可以将特定类型的邮件自动归类到指定的文件夹中。
这样可以节省时间，避免处理垃圾邮件或重要邮件被错过。
3. 简洁的邮件主题：当给他人发送邮件时，主题应该明确简洁，能够清楚地表达邮件的内容。
这样可以帮助收件人更好地理解邮件的紧急性、重要性和处理方式。
4. 避免使用抄送：在发送大量抄送邮件的情况下，很容易引发回复和讨论的混乱。
在必要时，可以使用密送功能来保护收件人的隐私。
5. 采用邮件模板：如果您经常发送类似的邮件，可以创建邮件模板。
在需要发送同样内容的邮件时，直接使用模板可以节省时间和精力。
6. 注意附件安全：在发送包含敏感信息的附件时，应当加密文件，以保护文件不被未授权的人查看。
同时，发送邮件前请确认附件的正确性，以免发错或者遗漏。
7. 小心点击链接：收件箱中有时会收到垃圾邮件或钓鱼邮件，它们可能会包含欺诈性链接。
在点击任何邮件中的链接之前，请先确认其来源和安全性。
8. 及时回复邮件：尽量及时回复重要邮件，以展示您的专业性和负责任的工作态度。
如果您需要时间处理该邮件，可以回复一条简短的通知，告知对方您将尽快回复。
9. 禁止在非工作时间查看邮件：为了保护个人生活和休息，应尽量避免在非工作时间查看邮件。
可以设定自动回复，告知对方您的可用时间，以避免对方期待您的即时回复。
10. 定期清理垃圾邮件和废纸篓：定期清理垃圾邮件和废纸篓可以有效释放存储空间，并且避免电子邮件被满员的邮箱误认为是垃圾邮件。
以上是一些电子邮箱的使用技巧，当您能够合理利用电子邮箱的功能时，将能够提高工作效率，保护个人隐私，并与邮件的收发保持良好的交流。
实验二__电子邮件的使用
91实验二电子邮件的使用一、背景知识电子邮件(Electronic Mail，E-mail)是用户或用户组之间通过计算机网络收发信息的服务。
电子邮件服务是目前互联网上最基本的服务项目和使用最广泛的功能之—。
互联网用户都可以申清一个自己的电子信箱，通过电子邮件来实现远距离的快速通信和传送信息资料。
使用电子邮件通信具有简便、快捷、经济、联络范围广的特点，不仅可以传送文本信息(发送、接收信件)，还可以传送图像、声音等各种多媒体文件。
通过它用户能够快速而方便地收发各类信息，如公文文件、私人信函和各种计算机文档等，因此电子邮件成为互联网上使用频率最高的—种服务。
有趣的是，电子邮件被广泛使用，也使它成为互联网病毒传播的主要途径。
电子邮件有两种工作方式，第一种工作方式是在网页方式下收发邮件，基本方法是登录到某一个邮件网址，输入用户名和密码，然后就可以收发邮件了。
目前，有许多网站开通了这项服务，如雅虎、搜狐、新浪、网易等。
51采用该种方式简单，并且许多网站是免费服务，但是可靠性略差，而且有很多广告。
第二种方式是采用SMTP 服务器发送邮件，并采用POP 服务器接收邮件。
SMTP 服务器是在信件发送时，电子邮件客户程序所要连接的系统，它的任务是将待发送的邮件转移到接收者的POP 服务器上，该服务器将信息存储并转发给接收者。
当用户检查所接收到的电子邮件时，用户的电子邮件客户程序登录到POP 服务器上。
并请求查看存放在邮箱中的信件。
SMTP 和POP 服务都很简单而且可靠。
30采用这种方式，一般要向ISP 申请一个Emal 地址，得到账号、密码、邮件服务器地址等相关信息，并且需要通过专门的电子邮件软件才能收发邮件，最典型的是微软公司的Outlook Express，也可以采用国产软件Foxmail。
目前许多免费邮箱都同时支持这两种工作方式，但YAHOO 邮箱、HOTMAIL 邮箱不支持第二种工作方式。
249二、实验目的及要求1、掌握Outlook Express 的工作环境设置，垃圾邮件的预防、通讯簿使用等。
学会正确使用电子邮箱
学会正确使用电子邮箱随着科技的发展，电子邮箱成为了人们日常生活和工作中必不可少的沟通工具。
然而，许多人并不完全了解如何正确使用电子邮箱，导致在邮件沟通中出现一些问题。
本文将为您介绍如何学会正确使用电子邮箱，以提高沟通效率和准确性。
一、注册和设置邮箱要使用电子邮箱，首先需要注册一个邮箱账号。
常见的邮箱提供商有Google、Outlook和Yahoo等。
根据自己的需求选择一个可靠的提供商，并按照其指引进行注册。
在注册过程中，要注意填写个人信息的准确性和保密性，选择一个容易记忆且安全的密码。
注册完成后，还需要根据个人需求对邮箱进行设置。
例如，设置个性化的签名、创建分类文件夹、设置自动转发或回复等。
这些设置将有助于提高邮箱的使用效率和个性化定制。
二、书写电子邮件1. 主题和收件人：在书写邮件时，首先要填写明确简洁的主题，以便收件人快速了解邮件内容。
同时，要确保填写正确的收件人邮箱地址，以免邮件发送错误或丢失。
2. 问候语：在邮件的开头，通常需要使用礼貌的问候语如“尊敬的先生/女士”或“亲爱的某某”，根据与收件人的关系来选择适当的称谓。
3. 内容结构清晰：在书写邮件正文时，要保持内容结构的清晰。
可以根据要表达的内容进行分段，每段只讨论一个主题。
同时，使用合适的标题或编号来区分不同的段落，增加阅读理解的便利性。
4. 使用简洁明了的语言：要尽量用简洁明了的语言进行表达，避免使用过于复杂的词汇和长句。
长篇大论的邮件容易让人失去兴趣，并可能导致信息不准确或被忽略。
5. 格式和排版规范：为了让邮件更易于阅读和理解，可以使用粗体、斜体、下划线、引用等格式来强调或突出重点信息。
同时，避免过多的文本修饰和无关的符号，以及使用正确的标点和拼写。
6. 结尾礼貌语：在邮件的结尾，要使用适当的礼貌结束语如“谢谢您的关注”、“祝您一切顺利”等，以表达对收件人的尊重和感谢之意。
三、管理和保护邮箱安全1. 邮件分类和整理：及时将收到的邮件进行分类整理，包括建立文件夹、使用标签或者筛选规则等。
五种常见的电子邮件模板及其使用场景
五种常见的电子邮件模板及其使用场景电子邮件作为一种重要的沟通工具，在现代社会中被广泛使用。
不同的场景需要使用不同类型的电子邮件模板来进行写作，以便更好地传达信息并满足特定的需求。
本文将介绍五种常见的电子邮件模板及其使用场景，以帮助读者更加高效地进行电子邮件的撰写。
第一种模板：邀请邮件模板使用场景：邀请某人参加会议、活动或特定场合亲爱的[收件人姓名]，我希望邀请您参加我们举办的[会议/活动/特定场合]，该活动将于[日期/时间]在[地点]举行。
我们非常欢迎您的参与，并期待您的到来。
请在此邮件确认您的出席与否。
如果您有任何问题或需要额外的信息，请随时与我联系。
谢谢！诚挚的问候，[你的姓名/公司名]第二种模板：感谢邮件模板使用场景：对他人的帮助、支持或礼物表示感谢亲爱的[收件人姓名]，我写信是为了向您表达我对您[帮助/支持/礼物]的衷心感谢。
您的慷慨和善意使我感到非常感动，我真的很感激。
您的[帮助/支持/礼物]对我意义重大，使我在[某个方面]取得进展。
我再次衷心感谢您，并希望有机会回馈您。
如果您需要任何帮助或有任何问题，请随时与我联系。
再次感谢您！[你的姓名/公司名]第三种模板：业务询盘邮件模板使用场景：向供应商或潜在客户咨询产品、服务或合作机会亲爱的[收件人姓名]，我是[你的姓名]，来自[你的公司名]。
我在[渠道/活动/介绍人]处了解到贵公司在[产品/服务/合作]方面具有丰富的经验，并且对您的产品（或服务）非常感兴趣。
我想请教您一些问题，以了解更多关于您公司的信息：1. [问题1]2. [问题2]3. [问题3]如果您有兴趣进一步讨论或需要任何进一步的信息，请随时与我联系。
我期待着您的回复。
诚挚的问候，[你的姓名/公司名]第四种模板：通知邮件模板使用场景：向同事、团队成员或客户发布信息或通知亲爱的[收件人姓名]，我希望通过这封邮件向您通知[邮件主题]。
以下是一些重要细节：1. [细节1]2. [细节2]3. [细节3]如果您有任何疑问或需要进一步的信息，请随时与我联系。
电子邮件的使用方法与技巧
电子邮件的使用方法与技巧随着科技的迅猛发展，电子邮件已经成为我们日常生活中不可或缺的一部分。
无论是个人还是商务用途，电子邮件的使用方法与技巧变得至关重要。
本文将介绍电子邮件的使用方法以及一些实用的技巧，帮助您更高效地处理邮件。
一、电子邮件的基本结构1. 邮件主题：标题简明扼要地概括邮件内容，以吸引读者的注意力。
2. 收件人：写入您要发送邮件的人员或组织机构的电子邮件地址。
同时，您可以在收件人一栏中使用抄送（Cc）或密送（Bcc）功能，便于发送给其他人或在不暴露其他收件人的情况下发送邮件。
3. 正文：邮件的主要内容，可以使用段落和标题使其更具可读性。
避免使用过长的段落，确保重点清晰易懂。
4. 附件：如果您需要发送文件、图片或其他媒体内容，可以使用附件功能。
确保文件大小适中，避免因大文件而导致发送失败或接收者下载困扰。
二、电子邮件的撰写技巧1. 清晰明了：在写邮件之前，明确邮件的目的和内容，使得邮件更为清晰。
避免冗长的句子和大段的文字，使用简洁明了的语言。
2. 具体明确：确保邮件中的信息具体明确，回答问题或解释事情的原因。
提供所需的详细信息，避免阅读人员产生困惑或二次询问。
3. 谦和得体：在撰写邮件时，始终保持礼貌和专业。
避免使用情绪化或攻击性的语言，尽量采用中立和客观的措辞。
4. 给予回复：无论是收到来自个人还是公司的邮件，都尽量按时给予回复。
及时回复可以展示您的专业和责任感，并建立良好的沟通关系。
三、电子邮件的管理技巧1. 文件夹分类：对于接收到的邮件，使用文件夹分类是一个很好的方法。
根据不同的主题或发件人，创建文件夹并将相关邮件存档。
这样可以使您的收件箱更加整洁，并便于您查找以往的邮件。
2. 标记重要：如果您收到一封非常重要的邮件，可以使用星标或其他标记进行标记。
这样可以使您快速查找和处理重要的邮件。
3. 自动回复：当您外出度假或无法及时回复邮件时，可以使用自动回复功能。
在自动回复消息中，说明您的离开时间和何时能够回复邮件。
电子邮件的使用
电子邮件的使用一、电子邮件（E-mail）的简介电子邮件（electronic mail，简称E-mail,标志:@,也被大家昵称为“伊妹儿”）又称电子信箱、电子邮政，它是—种用电子手段提供信息交换的通信方式。
是Internet应用最广的服务：通过网络的电子邮件系统，用户可以用非常低廉的价格以非常快速的方式（几秒钟之内可以发送到世界上任何你指定的目的地），与世界上任何一个角落的网络用户联系，这些电子邮件可以是文字、图象、声音等各种方式。
同时，用户可以得到大量免费的新闻、专题邮件，并实现轻松的信息搜索。
二、免费邮箱的申请1、启动IE浏览器，在地址栏中输入163邮箱的网址：如图/进入主页,如图：2、找到注册框点击注册网易的免费邮箱，进入注册页面，如图：3、填写注册信息，带*号的都要填写，(其中在填写用户名时可参照自己的姓名、生日、电话号码等所熟悉信息,用户名一定要简洁,便于记忆。
密码也要自己熟知，避免忘记。
)填写完成后点击下方的“注册帐号”，显示如图4、进入邮箱主页，如图5、申请其它邮箱步骤相同，如126，QQ等。
三、电子邮件的收发，附件的添加1、如果要给其他人发送电子邮件，点击“写信”，如图2、进入到写信的页面，如图：3、然后把对方的邮箱号输入到“收件人”的栏目里，填写“主题”，在空白栏目里填写信件文字内容，如果要发送图片，压缩包等内容，可点击[添加附件]按钮，如图：在弹出对话框中选择想要发送的文件，如图：点击打开，添加完附件，最后点击“发送”。
4、如果想查看收件内容，在邮箱页面的左上角有“收信”按钮。
如图点击进入。
5、选择你想查看的邮件，点击就可以查看了。
如图6、查看完邮件，如果为了下次写信方便，可以把发件人邮箱地址收藏起来，点击发件人旁边的[添加到通讯录]按钮。
如图7、对与一些重要的附件也可以下载到本地硬盘上进行存储。
如图：点击[下载附件]按钮，如图：弹出“文件下载”对话框，如图：。
电子邮件的使用技巧
电子邮件的使用技巧随着时代的发展，电子邮件已经成为了人们日常生活中必不可少的一部分。
在个人和工作场所都需要使用电子邮件来沟通和交流。
但是，使用电子邮件也并非是一件简单的事情，如果不注意一些基本的使用技巧，很容易会造成误解、浪费时间甚至是麻烦。
因此，本文将为大家介绍如何使用电子邮件，使得电子邮件的沟通更加高效，便捷和有趣。
I. 遵守电子邮件的基本规则首先，要遵循电子邮件的基本规则，以保障电子邮件的正常使用和有效沟通。
这些规则包括：1. 发送电子邮件前，检查收件人的邮箱地址和电子邮件主题，避免打错或填错；2. 阅读电子邮件时，仔细阅读邮件内容，明确发件人的意图和要求；3. 尽量避免在电子邮件中使用大写字母或加粗字体，以免被误解为情绪激动；4. 避免使用过度的缩写和俚语，以免造成理解上的困难；5. 最好避免在电子邮件中使用表情符号，以免被误解或降低信件的正式性；6. 避免在电子邮件中传播不实信息或违反法律、道德和社会公德的消息；7. 在电子邮件中，不要使用侮辱性、冒犯性或歧视性言论，这是不文明和不负责的表现。
II. 优化电子邮件主题和正文电子邮件的主题和正文是影响邮件质量和沟通有效性的关键因素。
在撰写电子邮件正文时，应该有以下技巧：1. 简洁明了：在电子邮件的正文中，应该简明扼要地表述要点，避免冗长和繁琐。
2. 清晰明了：表达的内容应该不含任何歧义或模棱两可，确保发件人和收件人理解一致。
3. 能够引起阅读欲望：通过制作有趣、引人入胜的电子邮件，可以吸引读者的眼球，让其愿意读完邮件并回复你的需求。
4. 适当使用图片、链接和附件：在电子邮件正文中，添加适当的图片或链接可以让邮件看上去更加生动，而添加相关附件则可以增加邮件的信息量，使得读者能够更加全面的了解邮件内容。
同样的，在电子邮件主题方面，我们也需要注意以下几点：1. 简短明了: 邮件的主题不宜过长，同时要简洁明了的表述邮件内容；2. 准确性：邮件主题必须准确的表达邮件的内容，不能误导收件人，引起不必要的误解；3. 避免使用特殊字符和数字组合：邮件主题中不宜使用特殊字符和数字组合，例如“####” 或“%%%%”等，这会让邮件显得过于粗糙，降低了邮件的质感；4. 强调重要性：针对一些比较紧急或重要邮件，发件人在邮件主题中可以加上“紧急”、“重要”等词汇来表达重要性，使得收件人更加重视。
电子邮件使用规定
电子邮件使用规定电子邮件是现代人们工作和生活中不可或缺的通信工具。
为了确保邮件的有效传递，保护通信内容的安全性，以及提高工作效率，以下是关于电子邮件使用的规定。
请大家遵守并共同营造一个良好的工作环境。
一、邮件发送和接收规定1. 保持专业和礼貌：在写邮件时，务必保持专业和礼貌的语气。
语句要简洁明了，不要使用不适当的符号、表情或句式，避免使用粗鲁或冒犯性的言辞。
2. 邮件标题：确保邮件标题准确并简明扼要，能够准确概括邮件的主题。
避免使用模棱两可或者误导性的标题。
3. 抄送和密送：在发送邮件时，确保抄送和密送的正确使用。
抄送是为了让收件人知道该信息，密送是为了隐私或安全原因。
请确保所有收件人同意被抄送或密送。
4. 回复和转发：在收到他人邮件时，请尽快回复。
如果需要转发邮件，请在发送前获得原作者的许可，并在邮件正文中注明转发原因和详细备注。
二、保护信息安全1. 密码安全：使用复杂的密码并定期更改，不要将密码透露给他人。
并确保密码不易被猜测到。
2. 强制安全措施：对于包含敏感或机密信息的邮件，请加密邮件内容或添加相应的安全措施，以确保信息不被未经授权的人员读取或篡改。
3. 病毒和垃圾邮件：不要打开未知来源的附件，以防止病毒感染。
同时，不要转发和回复垃圾邮件，以避免电子邮件系统遭受攻击。
三、有效使用电子邮件1. 清晰明了的发送者信息：请确保在邮件的签名中包含完整的个人信息，例如姓名、职务和联系方式等。
2. 适度使用回复全部：只在必要时使用“回复全部”功能。
仔细审查邮件内容并确认是否需要其他人员的回复，以免造成不必要的干扰。
3. 控制邮件长度：尽量保持邮件内容简洁明了，避免过长的邮件。
如果内容较多，可以考虑使用附件或者分段进行发送。
4. 分类整理邮件：根据不同的主题或项目，将邮件整理到相应的文件夹中。
这样可以更方便地查找和回顾以前的邮件。
四、电子邮件礼仪1. 恰当的称呼：在电子邮件正文中，使用恰当的称呼，如尊称“先生/女士”，或根据对方的职务称呼。
电子邮件的使用
6）邮件管理
选 “移动到”→ “已删除邮件”文件夹中：将此类邮件送入废纸篓中。
正（A文按）区 字中母查可顺找以序任）邮意、件输“入主：，题方”如法（与按果其字想它母编顺在辑序众软）件、多类“信似接。收件时中间”找（到按时所间需先后信，件，可用查找功能。“编辑”→ “查 E找）多邮帐号管理：多用户使用同一台机器收发E-mail或一人拥有多个E-mail 帐号时， 在2）发在信此时邮，件也中可附选带“一文个件图”片件→文”件（→用画输笔入或W查or找d创条建图件片。均可）
帐 号，点击“设置为默认值”，可将此帐号设成默认帐号，以后不特
别 指明时，就先收发此帐号的信件 用指定的帐号收发信件：“工具”→ “接收和发送”→选择一个帐
号。 这样只对此帐号的信件进行收发操作。在发信时，也可选“文
件”→ “发送邮件方式”→选取一个帐号
F）分拣接收邮件： 如果多用户共用一台机器收发E-mail，那么在收件箱中就会混有多人的信件，如何将它们 分拣到各自的文件夹中呢？如果每天在信箱里都会收到标题为“广告”的信件，总把信箱 塞得满满的，影响接收正常的信件，那么如何处理这些信件呢？我们可以通过“收件箱助 理”功能解决这些问题。 在问题1中，我们可以先在邮箱窗口选择Outlook Express击右键，选“新文件夹”，（见 左下图）为每个人创建一个文件夹，并用重命名的方法为每个文件夹起上自己的名字→ “工具”菜单→ “收件箱助理”→ “添加” 出现如右下图的对话框。在其中填入邮件筛 选规则：如：我们把发到 greatuser@ 的信件（假设这是我的地址）都移到 ay文件 夹中。
A）查找邮件 ： 如果想在众多信件中找到所需信件，可用查找功能。
EC-m）ail保邮件存的邮构成件：： 选中邮件→ “文件”→ “另存为”（或选中邮件→击鼠标右键→ “复制 人使到”用”上 通单迅）击薄鼠发标信右：键单，击选“择通“迅添薄加”到按通钮迅→薄选”取，一则个系E-统ma进il地入址填→写 单击“发送邮件” 的E-mail地址，在“执行下选列操择作合”中适：的路径和名称后按“保存”，则可将邮件保存起来，其文件后缀 指选明“时 转，发就”先：收填发入此该帐公号司的名地信址为件，则.e可m回l。敬那些恶意的无休止的骚扰。
如何有效地使用电子邮件
如何有效地使用电子邮件电子邮件已经成为人们日常工作中不可或缺的一部分。
然而，许多人在使用电子邮件时会遇到一些问题，比如如何有效地使用它、如何避免错误发送信息、如何保持品质和专业性等等。
本文将针对以上问题提供一些有用的建议，帮助你更好地利用电子邮件。
一、设置电子邮件好习惯首先，要在使用邮件时养成好习惯。
比如添加收件人前，要确保首先选择的是收件人的邮箱地址，要避免误发邮件到错误的收件人。
另外，要避免使用幽默、陈腐的言辞或者使用过于简洁的语言来表达自己，这样会给读者产生疑惑和不适感。
此外，要密切关注主题栏，确保它是简明扼要的。
如果需要回复邮件，应直接回复原邮件，而不是新建一封邮件。
这样做可以避免在回复邮件时遗漏之前的对话，看起来会比较自然。
此外，对于有些被称为垃圾邮件的邮件类型，大家要注意谨慎对待。
这些邮件可能包含有欺诈、骗取个人信息或其他欺骗性行为的信息，所以要从邮件中找出其真正的发件人。
另外，还要避免向不可靠的来源公开自己的姓名或电子邮件地址。
如果遇到垃圾邮件，应直接删除，不进行浏览。
最后，如果您收到可疑邮件，可以直接联系您的电子邮件服务提供商，抱怨或要求他们采取行动。
二、合理使用附件无论是在工作中还是生活中，附件都与我们息息相关。
合理使用附件可以提高工作效率和满足对方的需求。
但是，如果没有正确使用附件，它将成为电子邮件的一个弱点。
首先，附件不应该太大，建议不要超过10兆。
否则，收件人可能会收到与附件数量和大小无关的零散内容。
另外，要确保附件文件格式正确，可以使用保存为 PDF 文件的方式降低文件大小。
此外，要及时地通知收件人你已经发送了一份附件，如“请查收我的附件”，或“请参考我的 PDF 文件”等等。
三、注意电子邮件文本与语气电子邮件的内容应该是相对正式的，并提供注释、引用或其他形式的语法规则。
对于电子邮件中的文本，除了遵循语法规则和正确使用拼写规则外，还应注意以下关键点：1.使用简短、直接、明了的语言表述；2.考虑读者的职位和理解程度，其中包括读者是否熟悉行业术语，并在适当的时候使用合适的术语；3.不使用大写，多个感叹号或问号；4.不使用简写、俚语或缩写等文化特定语言；5.文本应具有清晰的组织方式，包括使用有意义的主题行或主题，以及使用具有逻辑性的段落结构；6.避免常见的电子邮件错误，如拼写错误、语法错误、不明确、不完整的句子和长段落。
电子邮件使用技巧
电子邮件使用技巧随着互联网的普及和发展，电子邮件成为我们日常工作和生活中不可或缺的一部分。
然而，如何使用电子邮件才能更加高效和便捷呢？下面是一些电子邮件使用的技巧：1. 注意邮件的标题：邮件的标题应该能够简洁明了地概括邮件的内容，让收件人一目了然。
避免使用太长或太模糊的标题，以免造成误解。
2. 整理收件箱：及时将已经处理完毕的邮件归档，删除垃圾邮件，保持收件箱的整洁。
可以创建不同的文件夹来分类保存邮件，方便查找和整理。
3. 使用适当的礼貌用语：在电子邮件中使用适当的礼貌用语，例如“你好”、“谢谢”等，有助于维护良好的沟通氛围。
4. 抄送和密送的使用：抄送和密送是邮件中常见的功能，可以在需要的时候将邮件抄送给其他人或者密送给某个人，但要注意不要滥用这两个功能，以免造成其他人的困扰。
5. 回复及时：收到邮件后应尽快回复，避免拖延时间，造成他人的等待。
如果无法立即回复，可以先回复一封简短的邮件，告知对方会尽快回复。
6. 简明扼要：在写邮件时要尽量简洁明了，避免使用过长的句子和太多的附加信息。
要点要突出，以便让对方快速了解邮件内容。
7. 附件的使用：如果需要发送附件，注意附件格式的兼容性，避免使用过大的附件，以免影响收件人的收件和查看速度。
8. 注意邮件的机密性：有些邮件内容是机密的，需要通过加密或者设定权限来确保只有特定的人能够查看。
在发送此类邮件时，要格外小心，避免发送给错误的人。
9. 确认收件人：在写邮件时要仔细核对收件人的邮箱地址，避免因为不小心输入错误而导致邮件发送到错误的人。
10. 尊重他人的隐私：不要随意将他人的邮箱地址暴露给其他人，尊重他人的隐私。
以上是一些关于电子邮件使用的技巧，希望能对大家在日常工作和生活中更好地使用电子邮件有所帮助。
电子邮件使用规定
电子邮件使用规定背景：随着信息技术的发展，电子邮件已成为人们日常生活和工作中不可或缺的一部分。
为了规范电子邮件的使用，提高工作效率和信息安全性，公司特制定了以下电子邮件使用规定。
一、电子邮件的基本原则：1. 电子邮件的主要用途是传递工作相关信息和沟通工作事宜，不得用于非工作目的。
2. 电子邮件使用应遵循保密原则，不得泄露公司机密或他人隐私。
3. 电子邮件使用应遵守法律法规，不得传播违法信息或侵犯他人权益。
二、电子邮件的发送和接收：1. 发送电子邮件时，应填写清晰准确的主题，使收件人能够迅速了解邮件主要内容。
2. 邮件正文应简明扼要地表达要点，避免废话冗长。
如有需要，可以附加文档进行补充。
3. 邮件中应使用得当的称呼和礼貌用语，文明用语，尊重他人。
4. 电子邮件中的附件如果较大，应提前告知收件人，并使用压缩工具进行压缩以减少传输时间和网络带宽的消耗。
三、电子邮件的管理和存档：1. 电子邮件的管理应分类存储，方便查找和回顾。
2. 不再需要的邮件应及时删除或者归档，避免占用过多的存储空间。
3. 对于重要的邮件，应予以永久存档，以备日后需要查阅和证据保留之用。
4. 在关键时刻，如发生重要事件或纠纷时，可以根据相关规定对邮件进行备份。
四、电子邮件的安全性：1. 在使用公共场所、外出时或使用他人电脑发送电子邮件时，应注意账号和密码的保密，避免账户被盗或信息泄露。
2. 对于涉及重要信息的邮件，可以使用加密技术确保信息传输过程的安全性。
3. 接收到可疑邮件时，应留意发送人的身份和邮件内容，避免点击其中的链接或下载附件，以防遭受电脑病毒的侵害。
4. 对于收到的垃圾邮件，应及时将其标记为垃圾并删除，以免影响正常工作。
五、电子邮件的监控和追责：1. 公司有权对员工的电子邮件进行监控，以确保员工遵守规定和保护公司利益。
2. 员工应遵守相关规定，不得删除、篡改或销毁邮件记录，如有违反将承担相应的法律责任。
3. 对于违反规定的行为，公司将依法采取相应的纪律处分措施。
如何正确使用和管理电子邮件
正确使用和管理电子邮件需要遵循以下几个步骤：
1. 创建和设置电子邮件账户：首先，您需要创建一个电子邮件账户，例如Gmail、Outlook 等。
在设置电子邮件账户时，您需要提供电子邮件地址、密码和SMTP/POP3服务器等信息。
2. 配置电子邮件客户端：接下来，您需要配置电子邮件客户端以使其与您的电子邮件账户同步。
这通常涉及选择“手动设置”或“POP3/SMTP”选项，并输入您的电子邮件地址、密码和服务器信息。
3. 接收和阅读电子邮件：使用电子邮件客户端应用程序接收和阅读您的电子邮件。
您可以通过电子邮件客户端应用程序查看您的收件箱、发件箱、草稿箱和垃圾邮件箱中的邮件。
4. 编写和发送电子邮件：使用电子邮件客户端应用程序编写和发送电子邮件。
您需要填写收件人、主题、正文等部分，并发送您的邮件。
5. 管理垃圾邮件：使用电子邮件客户端应用程序管理垃圾邮件。
您可以使用垃圾邮件过滤器或分类功能将垃圾邮件归类，以便更轻松地删除它们。
6. 归档和删除邮件：使用电子邮件客户端应用程序归档和删除您的邮件。
您可以按照主题、发件人、时间等对邮件进行分类，以便更轻松地查找和管理它们。
7. 备份和安全：使用电子邮件客户端应用程序定期备份您的邮件，以防止数据丢失或损坏。
此外，确保您的电子邮件账户和密码是安全的，以防止未经授权的访问。
总之，正确使用和管理电子邮件需要您熟悉电子邮件客户端应用程序的基本功能和使用方法，并遵循上述步骤来接收、阅读、编写、发送、归档、删除和管理您的邮件。
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电子邮件的使用视频：Outlook使用Outlook 2010有如下十大优点：∙●在一个位置管理多个电子邮件账户。
∙●方便地管理大量电子邮件。
Outlook 2010中的“对话视图”在节省宝贵的收件箱空间的同时，改进了跟踪和管理电子邮件对话的功能。
∙●将常用任务自定义为单击命令。
使用Outlook 2010中的自定义操作，通过创建和定义多个可以通过单击执行的任务可以节省时间，这些任务包括答复会议要求、移动到特定文件夹、为已指派组创建新电子邮件等。
∙●轻松计划。
方便高效地安排约会、共享日历可用性和管理工作计划。
∙●搜索以轻松找到需要的内容。
使用Outlook 2010，可以轻松分类大量的数据。
增强的搜索工具为您提供了快速查找并管理大量电子邮件、日历项目和联系人文件的方法。
∙●创建吸引人的电子邮件。
动态图形和图片编辑工具不再只用于Word和PowerPoint。
∙●保持与社交和商业网络的联系。
Outlook 2010是您的朋友、家人和同事的中心。
如果您使用Facebook 、LinkedIn或其他类型的社交或商业网络，可以使用Outlook 2010获取有关人们的其他信息，如共同的朋友及其他社交信息，并与您的社交圈和商业圈保持较好的联系。
∙●确保您的电子邮件到达预定访问群体。
∙●在收件箱接收语音邮件和传真使用。
∙●从Outlook启动实时会话与联系人保持联系。
通过将Office Communicator 与Outlook 2010结合使用，您可以看到Communicator联系人名单。
悬停在姓名上，查看他们是否空闲，然后直接通过即时消息、语音呼叫或视频方便地启动会话。
一、电子邮件的基本工作原理点击折叠电子邮件与普通邮件有类似的地方，发信者注明收件人的姓名与地址（即邮件地址），发送方服务器把邮件传到收件方服务器，收件方服务器再把邮件发到收件人的邮箱中，如图7-18所示。
图7-17 电子邮件的工作原理更进一步的解释涉及以下几个概念。
∙●MUA——mail user agent（邮件用户代理）帮助用户读、写和发送邮件；∙●MTA——mail transport agent（邮件传输代理）负责把邮件由一个服务器传到另一个服务器或邮件投递代理；∙●MDA——mail delivery agent（邮件投递代理）把邮件放到用户的邮箱里。
整个邮件传输过程为：目前使用的SMTP（简单邮件传输协议）协议是存储转发协议，意味着它允许邮件通过一系列的服务器中转发送到最终目的地。
服务器在一个队列中存储到达的邮件，等待发送到下一个目的地。
下一个目的地可以是本地用户，或者是另一个邮件服务器，如图7-19所示。
图7-19 SMTP工作原理如果一个服务器暂时不可用，MTA就暂时在队列中保存信件，并在以后尝试发送。
二、添加邮件账户或新闻组账户点击折叠Outlook支持Microsoft Exchange、POP3和IMAP账户。
Internet服务提供商(ISP)或电子邮件管理员可为您提供在Outlook中设置电子邮件账户所必需的配置信息。
电子邮件账户包含在配置文件中。
配置文件包含账户、数据文件以及指定电子邮件保存位置的设置。
首次运行Outlook时将自动创建一个新配置文件。
（1）选择“文件”→“信息”下的“添加账户”选项，然后选中“电子邮件账户”，点击“下一步”按钮，如图7-20所示。
图7-20 添加新账户（2）选择“手动配置服务器设置或其他服务类型（M）”选项，并点击“下一步”按钮，如图7-21所示。
图7-21 “自动账户设置”对话框其中另外两个选项：∙●“电子邮件账户”选项，需要输入“您的姓名”、“电子邮件地址”、“密码”、“重复键入密码”等选项，此时Outlook会自动为你选择相应的设置信息，如邮件发送和邮件接收服务器等。
但有时候它找不到对应的服务器，那就需要手动配置了。
∙●“短信（SMS）”选项，需要注册一个短信服务提供商，然后输入供应商地址、用户名和密码。
（3）选择“Internet电子邮件（T）”选项，并点击“下一步”按钮。
其中另外两个选项：∙●“Microsoft Exchange 或兼容服务（M）”，需要在“控制面板”里面设置。
∙●“短信（SMS）”，同上。
（4）输入用户信息、服务器信息、登录信息，然后可以单击“测试账户设置”按钮进行测试，如下图7-22所示。
图7-22 Internet电子邮件设置如果测试不成功（前提是用户信息、服务器信息、登录信息正确），单击“其他设置”按钮，弹出“Internet电子邮件设置”对话框，在“Internet电子邮件设置”对话框中选择“发送服务器”标签页，把“我的发送服务器（SMPT）要求验证”选项打上勾，单击“确定”按钮，返回“添加账户”对话框。
在“添加账户”对话框中再次单击“测试账户设置”按钮，此时测试成功，单击“下一步”会测试账户设置，成功后单击“完成”按钮，完成账户设置。
三、电子邮件的基本知识点击折叠为了在Internet上发送电子邮件，需要有一个电子邮件地址和密码。
电子邮件地址供接收电子邮件用，密码供用户所连的主机核对账号时用。
电子邮件地址的结构为：用户账号+后置符号@，再后置该用户所连接主机的邮箱地址。
用户账号可由用户自己选定，但需由局域网管理员或你的ISP认可。
用户账号由自己选定，这保证了它容易记住，经局域网管理员或ISP认可保证了它的唯一性和有效性。
Internet全天24小时通邮。
电子邮件传送的快慢和距离的远近几乎没有关系。
虽然距离的影响较小，但信件内容的多少与电子邮件传送的速度有较大关系，一般不宜超过50K。
过长的邮件应采用压缩文档的方法传输。
1电子邮件的优点电子邮件与普通信件相比具有以下优点：∙●快速：发送电子邮件后，只需几秒钟就可通过网络传送到邮件接收人的电子邮箱中。
∙●方便：书写、收发电子邮件都通过计算机完成，双方接收邮件都无时间和地点的限制。
∙●廉价：平均发送一封电子邮件只需几分钱，比普通信件便宜。
∙●可靠：每个电子邮箱地址都是全球唯一的，确保邮件按发件人输入的地址准确无误地发送到收件人的邮箱中。
∙●内容丰富：电子邮件不仅可以传送文本，还可以传送声音、视频等多种类型的文件。
2电子邮件中的常用术语∙●收费邮箱：是指通过付费方式得到的一个用户账号和密码，收费邮箱有容量大、安全性高等特点。
∙●免费邮箱：是指网站上提供给用户的一种免费邮箱，用户只需填写申请资料即可获得用户账号和密码。
它具有免付费、使用方便等特点，是人们使用较为广泛的一种通信方式。
∙●收件人（To）：邮件的接收者，相当于收信人。
∙●发件人（From）：邮件的发送人，一般来说，就是用户自己。
∙●抄送（CC）：用户给收件人发出邮件的同时把该邮件抄送给另外的人，在这种抄送方式中，“收件人”知道发件人把该邮件抄送给了另外哪些人。
∙●暗送（BCC）：用户给收件人发出邮件的同时把该邮件暗中发送给另外的人，但所有“收件人”都不会知道发件人把该邮件发给了哪些人。
∙●主题（Subject）：即这封邮件的标题。
∙●附件：同邮件一起发送的附加文件或图片资料等。
3电子邮箱的申请和使用进行收发电子邮件之前必须先要申请一个电子邮箱地址。
①通过申请域名空间获得邮箱。
如果需要将邮箱应用于企事业单位，且经常需要传递一些文件或资料，并对邮箱的数量、大小和安全性有一定的需求，用户可以到提供该项服务的网站上（如万维企业网）申请一个域名空间，也就是主页空间，在申请过程中会给用户提供一定数量及大小的电子邮箱，以便别人能更好地访问该用户的主页。
这种电子邮箱的申请需要支付一定的费用，适用于集体或单位。
②通过网站申请收费邮箱。
提供电子邮件服务的网站很多，如果用户需要申请一个收费邮箱，只需登录到相应的网站，单击提供邮箱的超级链接，根据提示信息填写好资料即可注册申请一个收费电子邮箱。
③通过网站申请免费邮箱。
免费邮箱是目前较为广泛的一种网上通信手段，其申请方法与申请收费邮箱相同，只是选择申请免费邮箱，然后根据提示完成资料填写即可。
④电子邮箱的使用。
邮箱申请成功后，登录到邮箱所在的网站（申请邮箱时所在的网站），然后单击“邮件中心”或“邮件”超级链接，在“用户名”文本框中输入用户的账号，在“密码”文本框中输入密码，单击“登录”按钮即可进入邮箱。
通过网站进入邮箱后，单击相应的超级链接即可进行收发邮件操作，该方式适合收发内容较少的邮件，常用于个人。
另外，邮件的收发可以通过邮件收发软件来实现，该方式适用于收发数量较多并常需要收发一些附件的企事业单位，下面介绍通过软件进行邮件的收发。
四、Outlook邮件的基本操作点击折叠1阅读邮件∙●打开Outlook，在文件夹列表中单击“收件箱”图标显示邮件列表；∙●单击邮件可在预览窗口中查看邮件；∙●双击邮件可在单独的窗口中查看邮件。
2编辑HTML邮件编写网页格式的邮件可使用HTML（超文本标记语言），在邮件正文中用HTML语言编写，这要求对HTML语言有一定的了解。
编写完毕后，选择“设置文本格式”→“AaHTML”，然后单击“发送”按钮。
3更改样式①更改所有邮件的文本样式：单击“设置文本格式”，然后右击“正文”，选择“修改”，在“修改样式”窗口中修改格式，单击“确定”按钮，然后左击“更改样式”，选择“设为默认值”。
②更改特定邮件的文本样式：选择要编排的文本后，在“设置文本格式”工具栏中，根据所需要的选项单击相应的按钮。
4编号或项目符号的列表①在邮件中，单击列表开始的位置。
②右击，然后单击“带编号的列表”或“带项目符号的列表”菜单项。
③在此列表中键入第一个项目。
按Enter键后，下一行开始显示列表的另一条。
④若要结束列表，请按两次Enter键。
5在邮件中使用主题或信纸选择“文件”→“选项”菜单项，在弹出的“Outlook选项”窗口中选择“邮件”，在“撰写邮件”功能中选择“信纸和字体”，然后在弹出的对话框中单击“主题”，选择一种主题或信纸。
6在邮件中加入签名选择“文件”→“选项”菜单项，在弹出的“Outlook选项”窗口中选择“邮件”，在“撰写邮件”功能中选择“签名”，弹出一个“签名和信纸”对话框，若要新建签名，请单击“新建”按钮，然后在“编辑签名”框中输入文字。
7在邮件中插入文件在邮件编辑窗口栏中单击“插入”→“附加文件”菜单项，在弹出的对话框中选择附件文件，然后单击“插入”按钮，这样在邮件中成功地添加了附件。
8在邮件中插入名片在邮件编辑窗口栏中单击“插入”→“名片”，然后选择提示的名片或者其他名片，若选择“其他名片”，在弹出的对话框中需先选择查找范围，然后在下拉列表中选择一张名片。
注意，要插入名片，首先必须在通讯簿中为自己创建一个联系人。
五、Outlook邮件的管理点击折叠在Outlook中，可以对邮件设置一定的规则进行分类管理。