办公室管理期末复习汇总-设计

四、设计题1（每题10分，共20分）

1．某公司为了推销自己的产品，做好宣传和营销前的准备工作，以良好的社会形象及合适的价格打入市场，决定组织召开专家座谈会，对其推销产品进行评估。如果你是办公室人员，领导责成你承办这个座谈会，你该如何做？

答：1）座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；

（2）座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；（3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；

（4）主持人负责引导、组织，可不做记录；（5）详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；

（6）座谈会的时间不必严格规定，可长可短；（7）会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。

2．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？(P202)

答：(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。 (2分) (2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。(2分) (3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。(2分) (4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。(2分) (5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢(2分)

3．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2包)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做？p13

答：1)电话放在办公桌左边,便于左手摘机,右手做记录;电脑放在右边；2)新文件夹放需要翻译的资料,在文件夹上贴上相应的标识条；3)各种笔,胶水,剪刀,印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；4)参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；50公司印章放入办公桌带锁的抽屉内；6)墨水放置在储物架底层,复印纸放在下面几层。

4康桥宾馆位于市南京西路45号，是个中型宾馆有会议室餐饮停车场等某企业准备在11月15日上午9到12召开厂中层干部大会讨论来年产品发展和销售计划地点就在康桥宾馆的12楼会议室由总经理办公室负责。主任让小付拟个会议通知他应该考虑哪些问题？(P124)

答：(1)会议的名称；(2)出席会议者的姓名或组织,部门的名称；(3)日期,时间(开始到结束的预定时刻)；(4)地点:(具体在几楼几号会议室)；（5)议题(或者议事日程)；(6)主办者的联络处,电话号码等；(7)开会所在地,建筑物名称,几楼,电话号码(必要时可附上地图)；(8)注意事项,是否备有餐点,有否停车场,或当天应备的资料等。

5．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？(P158)

答：(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者,能独立思考,有主见又敢于发表意见者；(2)座谈会以小型为主,人数以七,八人为宜；

<3)座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合；<4)主持人负责引导,组织,可不做记录；(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；

<6)座谈会的时间不必严格规定,可长可短；(7)会场应准备些饮料,茶点,边吃边谈,可使气氛轻松。

6．东南汽车公司为了推出三菱蓝瑟（lancer）这款新车型，准备召开一个记者招待会，办公室人员应该如何准备和开好这次记者招待会？(答案没有)

答：硬景找广告公司，公关邀请媒体，自己办公人员协调好现场管理分工、流程等。

7．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？(P230-231)

答：文秘人员经常代替上司选择礼品，在处理这些事情应该：(1).在赠送礼品前必须搞清赠礼的目的。如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等。(2).还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等。(3).在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。

还应熟知以下规则:①.除非上司有特别要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可；②.要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方；③.赠送礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；④.文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围；⑤.如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡；⑥.为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录

8．办公室主任吩咐文员小李设计一份电话记录单，你若是小李应如何设计？（见书本P48页：电话记录单）

来电单位来电号码

来电者姓名分机

来电时间年月日时分联系电话

内容摘要：

上司批示

处理结果记录人

9．总经理要与公司总裁谈某项业务工作，文员替总经理安排这个约会，应该怎么做？P148-

首先，用写信的方式定约，等对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员确认；

其次，正确告知总经理的姓名、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等，日期的确定应有弹性，告知你或总经理的联系电话。

第三，决定时间、地点时，要注意：（一）星期一早上、周末下午、即将下班之前、午餐前后、对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子、公司有重大活动时，不要安排约会；（二）地点必须选择对方比较方便的地方，还应考虑礼仪规格、是否需保密、是否需就餐等；（三）如对约会地点没有充分把握，应事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等；（四）约定好后向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。如有必要，文员应该收集有关这项业务的信息和资料，然后分析对方总裁的性格、谈判方式，然后了解分析对方的谈判底线，分析相互需求情况以及其他竞争对手情况，最后与对方办公室联系安排时间、地点、参会人员、具体事项等内容。并提醒总经理洽谈的时间和地点。

10．所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？

参考答案: （1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。

（2）进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话给保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。

（3）情绪激动的来访者。如果来访者是男生，女文员应找男的帮忙；如果是女生，女文员可能会使她平静下来；如果不行，找一个成熟的女同事来帮忙。（4）骗人的老手。他们①介绍的产品或服务价格低得离谱；②公司经营时间不长；③个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。

11．某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？

参考答案: （1）要替搭车回去的人安排车子；（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；（3）有留话时，切记务必传达；（4）检查会场有无物品遗漏；（5）要为参加会议的人员送行；（6）文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭；（7）桌、椅早先若和移动，必须还原，洗涤烟灰缸、茶具等，如有，则必须加以熄灭（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；（9）关紧门窗并上锁；（10）通知会场的管理单位，会议已经结束

12员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？履行哪些职责？

（1）准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况（2）制定约会计划。约会计划表包括：城市名和省（州）名（如果是国外旅行，写明城市名和国家名），日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码（3）为商务洽谈收集资料（4）决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。（5）考虑行李问题。通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。为每件行李准备识别标签（6）安排差旅费（7）建立旅行——旅馆信息资料库。随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库（8）办理旅行保险，如意外伤害保险等。

13司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？

（1）客人的选择。确定名单，再请上司核定。（2）确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。（3）会场的选择。要考虑宴会的性质，客人的数目，以及预算费用等，考虑宴会的形式与气氛、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。（4）拟订菜单。应符合对方的饮食习惯，从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去考虑，至少要提供2份菜单，供上司挑选。（5）寄发请柬。宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名，被邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点，以及着装要求、要求回函及其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出。（6）席次的排列。以社会地位与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。席次的排列原则是：男女主人对坐桌椅的两端；男女宾客间隔而坐；夫妇分开坐；男主宾坐在女主人的右边，女主宾坐在男主人的右边。主人方面的陪客，应插在客人中间坐，以便同客人接触交谈。

12上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？(P104