图书馆档案管理存在的问题及对策研究

图书馆档案管理存在的问题及对策研究

摘要：档案管理是图书馆现代化建设的重要组成部分，是保存图书馆各项管理工作和原始活动记录的载体，档案管理是否科学、规范直接反映出一个图书馆的管理水平。本文通过分析当下图书馆档案管理的重要性及存在的问题，提出优化档案管理的相关对策，以期为促进现阶段图书馆档案管理工作更好发展提供理论参考。

关键词：图书馆；档案；管理；对策

档案是一个部门完整地存在的重要依据，图书馆档案是图书馆日常工作和活动中形成的珍贵信息资料，也是图书馆工作成果的综合反映。图书馆档案管理是一种信息控制系统，档案的建立需要各个部门的材料汇集，系统、完整的档案管理是开展图书馆学研究的必要条件，加强档案管理与建设对图书馆管理水平的提高有着重要的现实意义。

1 图书馆档案管理的重要性

档案管理工作的主要任务就是将图书馆的每一份重要

文件、每一项重要工作和活动真实、完整地记录在案并妥善管理，充分体现了图书馆的工作特点和活动规律。健全的档案使各项工作有据可查，能够充分体现图书馆的馆容、馆貌、馆风、馆纪。其次，图书馆档案是在为读者服务的过程中所

形成的文件资料，这些文件资料能够为图书馆进一步改进服务质量提供可靠的信息价值。此外，图书馆领导也可以通过参考图书馆所保存的档案材料，从而不断健全各项规章制度，有助于图书馆领导进行决策和制定计划。

2 图书馆档案管理中存在的问题

档案是图书馆工作不可或缺和替代的重要参考资料，但由于种种原因，很多图书馆的档案建设和管理工作现仍处于落后和被动状态，目前我国图书馆档案管理工作仍然普遍存在以下问题：

（一）档案管理意识淡薄

长期以来，由于图书馆档案管理意识薄弱，很多图书馆还没有将档案管理工作作为一项基础工作，没有制定出完整的收集和管理制度。受传统观念影响，图书馆工作人员包括部分馆领导在内尚未充分认识到图书馆档案的重要性，他们甚至认为档案管理工作与图书的流通、阅览、自动化等一线工作相比可有可无，因而缺乏搜集整理档案的主动性，不注重对档案的管理工作。

（二）档案管理模式落后

很多图书馆至今尚未建立统一管理档案和档案工作的

综合档案室，同时图书馆人力资源配备中缺乏专职的档案干部。有的馆将文书档案划归人事部门管理，有的将业务档案划归业务办公室管理，有的档案材料仍存放在各部门及有关

人员手中。这种过于分散的管理模式导致很多图书馆出现了档案残缺不全，管理混乱的局面，如一些重要档案存在断档或者缺档现象，档案的存放缺乏系统性和完整性，给读者的查找和利用带来的一定的困难，易造成档案的流失。

（三）档案管理结构不合理

从档案种类结构来看，目前许多图书馆的馆藏文书档案所占比重较大，而以业务档案为主的特色档案相对较少，亟待丰富；从档案载体来看，纸质档案所占比重较大，其他载体如实物、音像、电子档案等非文字档案资料的种类和数量相对较少，而这类非文字资料较之文字资料更生动、更具体、更真实，应作为档案管理工作的重点。从目前的档案管理发展趋势来看，现下大多数图书馆的馆藏档案内容和结构完全无法适应图书馆业务发展和信息化社会的需要。

（四）档案管理数字化缓慢

目前，很多图书馆的档案资源还是以单一的纸型文献和沿袭传统的管理模式为主，电子文献发展速度较缓慢，在文献信息交流自动化的网络时代，已远远无法满足人们多渠道获得档案文献资源的需求。而在一些已实现馆藏文献资源服务自动化的图书馆，其档案文献管理和利用手段却没有与图书文献信息资源的现代化开发同步，导致馆内业务发展不平衡，给读者带来不便，也不利于提高图书馆形象。

3 提高图书馆档案管理水平的对策分析

档案管理工作与其他文献管理工作不同，它包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，囊括了图书馆发展和建设历程中重要的信息资源。因此，我们必须努力探索图书馆档案管理工作的有效途径，以满足现代社会对图书馆的新要求。

（一）增强档案管理意识

强化档案意识对档案工作有着巨大的推动作用，从一定程度上来说，图书馆档案同馆藏文献资源一样也是一种宝贵的信息资源，对图书馆工作有很大的参考价值。因此，上至图书馆领导，下至图书馆档案管理工作人员都应该重新认识档案管理工作，从思想上高度重视这项工作。在获得领导认同的基础上，逐步将图书馆档案管理工作规范化。笔者认为，确定固定的档案管理员负责全馆档案管理十分重要，这是做好图书馆档案管理工作的基础环节。

（二）健全档案管理制度

建立健全图书馆档案管理制度，是加强档案管理工作的基础。图书馆应结合工作的特点和具体情况，制定出既符合《档案法》的要求，又适应于图书馆工作开展的各项档案管理制度。制订包括档案管理制度、档案保密制度、档案借阅制度以及保证文件材料归档完整、准确、系统在内的制度体系。另外，各科室归档的案卷应编制移交目录，向办公室移交，交接双方按移交目录清点核对，并履行签字手续使图书

馆档案管理、使用有章可循。

（三）丰富馆藏档案内容

图书馆档案工作应在能力允许的情况下，结合工作实际需要，尽可能收集有价值的档案资料，丰富馆藏档案信息。一方面，要注重历史性材料的收集与整理，以文字形式直接反映图书馆各个时期不同历史阶段的大事件、重要活动的文字材料，为今后馆史和年鉴的编纂工作提供翔实可靠的基础资料。另一方面，档案工作应重视非文字材料，如音像、实物、电子档案的收集与整理，根据当前载体多样化和形式多样化的特点，以音像、照片、光盘、奖杯、奖状等多种形式归档，充实丰富图书馆馆藏档案内容。

（四）加强档案管理队伍建设

档案管理是一门综合性很强的学科，涉及的知识面广，不仅要有档案、历史、情报学方面的知识，还需要具备计算机应用基础应用、复印等技术方面的知识。这就要求档案管理工作人员应该是既懂得档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构的“复合型人才”。一方面，图书馆应落实档案人员，选用事业心强、并有较高学历的人才，根据需要配备办公室专职人员，具体承担图书馆全部档案管理的职责。另一方面，应从实际出发，开展档案人员的业务学习，定期组织馆员参加档案专业培训班和实际观摩学习，逐步积累基本的专业知识和经验。