归档文件整理规则实施细则通知

通知公司重要文件归档整理通知

通知公司重要文件归档整理通知尊敬的各位同事：

为了更好地管理和保护公司的重要文件，确保信息安全和工作效率，现对公司文件归档整理工作做出以下通知：

一、背景

随着公司业务的不断扩大和发展，各类文件资料不断增加，文件管理工作显得尤为重要。合理、规范的文件归档整理工作不仅可以提高工作效率，还能有效防止文件遗失、泄露等问题的发生。

二、目的

通过本次文件归档整理工作，旨在建立健全的文件管理制度，规范文件存储和归档流程，确保文件信息的完整性、保密性和易查性。

三、具体要求

分类整理：根据文件内容和属性，将文件进行分类整理，建立清晰的档案目录结构。

标准命名：统一规范文件命名方式，包括日期、部门、文件名等要素，便于快速查找和识别。

数字化处理：对于可以数字化处理的文件，尽量采用电子化存储方式，并建立相应的备份机制。

权限控制：对于涉密或重要文件，严格控制访问权限，确保信息安全。

定期清理：定期对文件进行清理和归档，删除过期、无效或重复的文件，保持档案库的整洁和高效。

备份存储：建立完善的文件备份存储机制，确保关键信息不会因意外事件而丢失。

四、时间安排

本次文件归档整理工作将于下周一正式启动，各部门请配合相关人员完成各项整理工作，并在规定时间内完成归档任务。

五、总结

希望各位同事能够充分重视文件管理工作，积极配合完成本次整理任务。只有做好了基础的文件管理工作，才能更好地支撑公司业务发展和运营需求。

谢谢大家的合作！

此致

敬礼！

关于文件归档整理的通知

尊敬的各位员工：

为了更好地管理公司文件，提高办公效率，现决定进行文件归档整理工作。请各位员工按以下通知要求积极配合，详细内容如下：

一、目的与意义

文件归档整理旨在规范文件管理流程，确保文件的安全性、可靠性和易查找性。通过归档整理工作，能够更好地管理历史文件，减少冗余文件，提高办公效率，节约办公资源。

二、归档范围

归档范围包括但不限于以下文件：

1. 公司日常办公文档，包括报告、会议记录、合同、备忘录等；

2. 客户、供应商、合作伙伴的合同、协议等文件；

3. 公司财务、人事、行政等相关文件；

4. 公司项目文件、技术文档等。

三、归档流程

1. 文件审核

请各部门负责人组织对本部门文件进行审核，确认是否需要归档。已归档文件则不再审核。

根据文件内容和性质，将文件分类整理，可按时间、类型、部门等进行分类。

3. 文件整理

将文件按照分类结果进行整理，确保文件有序、齐全。对部分损坏或过时的文件，可移除或标注。

4. 文件标记

对每个文件进行标记，包括文件名称、日期、归档编号等。确保每个文件都有明确的归档标识。

5. 文件存储

将归档整理好的文件存放至指定的文件柜、服务器或电子档案管理系统中。确保存储环境安全干燥、防潮，并定期备份。

四、注意事项

1. 保密性

在进行文件归档整理过程中，严格遵守公司保密规定，确保文件的保密性。对于涉密文件，要按照保密级别进行妥善保管。

2. 文件查阅

归档文件存储后，如有需要查阅，请通过相关部门经办人提出书面申请，经核实后方可查阅。

对于过期或不再需要的文件，应根据公司文件销毁规定进行处理，

公司内部文件归档通知

尊敬的全体员工：

根据公司的文件管理政策和流程，为了更好地管理和保护公司的内部文件，我

们将进行一次全面的文件归档工作。请您务必认真阅读以下通知，并按照要求

执行。

一、文件归档目的和意义

文件归档是为了更好地管理和保护公司的内部文件，确保文件的安全性、完整

性和可追溯性。通过归档，我们可以更方便地查找和使用文件，提高工作效率

和信息管理水平。

二、文件归档时间和范围

文件归档工作将于本周五开始，预计需要一周时间完成。归档的范围包括公司

所有部门的纸质文件和电子文件，涵盖各类合同、报告、备忘录、会议记录等。

三、文件归档要求和流程

1. 纸质文件归档：

- 请各部门负责人将部门内的纸质文件进行整理和分类，并将文件放入指定的文件夹中。

- 纸质文件夹请在文件夹上标注清楚部门名称、文件类别和归档日期。

- 将整理好的纸质文件交由行政部门负责人进行收集和归档。

2. 电子文件归档：

- 请各部门负责人将部门内的电子文件进行整理和分类，并存储在公司指定的网络文件夹中。

- 电子文件夹请按照部门名称、文件类别和归档日期进行命名。

- 将整理好的电子文件告知行政部门负责人，并提供存储位置和文件清单。

四、文件归档后的访问和使用

1. 归档后的文件将由行政部门负责人进行管理和维护，确保文件的安全性和可

访问性。

2. 如有需要查阅归档文件的情况，请向行政部门提出申请，并注明文件的名称、归档日期和目的。

3. 行政部门将根据申请的情况，提供电子文件或安排查阅纸质文件。

请各部门负责人务必将文件归档工作安排到各自部门的工作计划中，并确保全

《归档文件整理规则》实施细则

归档文件整理规则实施细则

1. 引言

归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。

2. 文件归档的目的

文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。

3. 文件归档的原则

在文件归档过程中，应遵循以下原则：

3.1 一致性

归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。

3.2 可追溯性

对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。

3.3 存档分级

根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。

3.4 安全性

在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。

4. 文件归档的流程

文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。

4.1 文件准备

在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。

4.2 文件分类

按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。

4.3 文件整理

对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注

等工作，以便于日后的检索和利用。

4.4 文件保存

按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安

全性和机密性。

5. 归档文件的管理

归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。

5.1 文件存档

将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，

并建立相应的档案登记册。

5.2 文件检索

对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根

上海市民政局关于转发《上海市档案局关于印发〈上海市归档文件整理操作细则〉的通知》的通

文章属性

•【制定机关】上海市民政局

•【公布日期】2018.05.14

•【字号】沪民办发〔2018〕17号

•【施行日期】2018.05.14

•【效力等级】地方规范性文件

•【时效性】现行有效

•【主题分类】档案管理

正文

关于转发《上海市档案局关于印发〈上海市归档文件整理操

作细则〉的通知》的通知

沪民办发〔2018〕17号

局属各单位：

现将《上海市档案局关于印发〈上海市归档文件整理操作细则〉的通知》（沪档〔2018〕16号）转发给你们，请结合各单位档案工作实际情况，认真贯彻执行。

2018年5月14日

重要文件归档通知公司文件归档时间安排

重要文件归档通知公司文件归档时间安排尊敬的各位同事：

为了更好地管理公司文件，确保文件的安全性和便捷性，现对公

司文件的归档工作做出以下安排：

一、文件归档时间

根据公司相关规定，所有部门应当对本年度的文件进行及时整理

和归档工作。具体时间安排如下：

日常文件：每周五下班前完成当周文件的整理和归档工作；

月度文件：每月最后一个工作日下班前完成当月文件的整理和归

档工作；

季度文件：每季度结束时（3月底、6月底、9月底、12月底）

完成当季度文件的整理和归档工作；

年度文件：每年度结束时（12月31日）完成当年度文件的整理

和归档工作。

二、文件分类标准

为了方便文件的查找和管理，公司将文件分为以下几类进行归档：财务类：包括财务报表、发票、收据等与财务相关的文件；

人事类：包括员工档案、招聘信息、培训记录等与人事管理相关的文件；

行政类：包括办公用品采购记录、会议纪要、行政通知等与行政管理相关的文件；

项目类：包括项目计划、进度报告、成果展示等与项目管理相关的文件；

法律类：包括合同文书、法律意见书、诉讼资料等与法律事务相关的文件。

三、归档流程

整理文件：各部门负责人指定专人负责当周/当月/当季度/当年度文件的整理工作；

分类归档：按照公司规定的分类标准，将文件进行分类并打上相应标签；

编号命名：为每个文件夹或盒子进行编号，并在电子文档中进行相应命名；

存储位置：将已整理好的文件存放在指定的存储位置，确保安全可靠。

四、注意事项

所有员工都应严格遵守公司的文件管理规定，不得私自销毁或擅自移动他人文件；

对于重要机密文件，应加强保密措施，并设置权限进行访问控制；

公司通知关于档案整理的通知

公司通知关于档案整理的通知公司通知

关于档案整理的通知

尊敬的全体员工：

为了更好地管理和利用公司档案资源，促进工作效率和信息共享，

现决定进行档案整理工作。具体通知如下：

一、目的和意义

档案是企业管理和发展的重要资产和基础。通过档案的整理和管理，可以实现以下目的和意义：

1. 提高工作效率：整理档案可以减少查找和检索时间，为员工提供

快速和准确的信息支持，提高工作效率。

2. 统一管理标准：档案整理过程中，会制定统一的分类、归档和保

存标准，保证档案信息的一致性和规范性。

3. 节约成本：对于冗余、重复或过期的档案，可以进行筛选和清理，节约存储和管理成本。

4. 保护知识产权：档案整理可以确保公司重要的知识产权和商业机

密得到妥善保护。

二、整理范围和内容

1. 档案整理范围：本次档案整理将涵盖公司各部门和岗位的相关档案。所有员工必须配合和参与整理工作，确保档案资料的完整性。

2. 档案整理内容：根据公司业务特点和工作需求，档案整理主要包括以下内容：

- 文件整理：将文件按照分类和归档规则进行整理，确保不同类别文件的有序存放。

- 档案鉴定：对档案进行鉴定和评估，确保保留有用信息并清理过期文档。

- 档案数字化：对重要的纸质档案进行扫描和数字化处理，加强信息的安全性和便捷性。

- 档案存储：为整理后的档案提供合适的存储空间和设备，确保存储环境的安全和可靠性。

三、工作安排和要求

1. 工作时间和周期：档案整理将于本月底开始，预计持续一个月。工作时间可根据实际情况灵活调整，但需保证按时完成整理任务。

2. 部门协作：各部门需协同配合，共同完成档案整理工作。部门负责人应组织人员参与，并配合完成相关数据的整理和录入。

公司文件整理与归档通知

尊敬的各位同事：

为了更好地管理公司文件，提高工作效率，现对公司文件整理与

归档工作做出以下通知：

一、整理文件

分类归档：根据文件内容和重要性进行分类，如财务文件、人事

文件、合同文件等，确保每份文件都有清晰的标签和编号。

清理废旧文件：及时清理和销毁过期、无效的文件，避免占用空

间和混淆视听。

建立档案目录：制作详细的档案目录，方便查找和管理文件，确

保每份文件都有明确的存放位置。

二、归档流程

制定归档标准：明确文件归档的标准和流程，包括归档人员、时

间节点、归档方式等。

电子化归档：将重要文件进行电子化处理，并建立电子文档库，

方便查阅和备份。

备份与保密：定期对电子文档进行备份，同时加强信息安全意识，确保文件内容不外泄。

三、归档管理

定期检查：定期对文件进行检查和整理，及时更新档案目录，确保文件信息的完整性和准确性。

权限控制：对不同级别的文件设置不同的访问权限，保护公司机密信息不被泄露。

培训与督导：加强员工培训，提高他们对文件管理的重视程度，并加强对文件管理工作的督导和检查。

四、奖惩机制

表扬激励：对在文件整理与归档工作中表现突出的员工给予表扬和奖励，激励其继续努力。

违规处罚：对故意疏忽、不按规定操作或造成严重后果的行为进行严肃处理，以示警戒。

希望全体员工能够认真执行公司文件整理与归档通知，共同维护公司信息资料的安全和完整性。谢谢大家的配合！

祝工作顺利！

此致

敬礼

公司管理部时间：XXXX年XX月XX日

档案归档的通知

关于档案归档的通知

公司各部门及负责人：

为了保障企业健康运营、规范公司档案管理工作，根据公司《档案管理规定》要求，各部门将本部门2011年度档案按时间顺序分类整理后，于5月20日前交至企管办公室进行归类存档。存档范围：集团文件、各系统部门制度文件、集团要求集中管理的文件、外部政府管理部门文件、签订的各类合同协议等；

还包括各部门日常工作备案文档等。如生产管理制度文案、计划，各期生产纪要、记录、生管跟踪记录与生产反馈记录、生产会议纪要等；品质管控文案、各期分订单产品品质管控纪要、记录等；工艺管理制度文案、图纸、分件资料、物控核算原始数据等；采购供应商管理制度文案、价格管理文档、原材申购、入库、交接凭证等；业务管理制度文案、

订单备案、出货原始数据资料、国外清关数据备案、订单运行跟踪备案等。财务部管理制度文案、重要财务资料数据的备案。工务部门的物品领用记录、日常设备维护保养记录。仓储组物品申领记录，出入库登记等。

此外，各部门负责人结合本部门日常管理实际情况，提报未涉及的类相关管理文案及数据留档保存。

各部门上交档案中涉及后续使用的有重要文件、报表、业务记录等资料请在本部门同时进行留档备份。

以上涉及档案将根据情况不同分别予以三年、五年、永久保存。

企管部

2012年5月4日

档案归档的通知 [篇2]

机关各部门：

为做好党工委、管委会机关档案立卷归档工作，提高哈高新区机关档案管理水平，维护档案的完整，使档案工作能更好地为机关各项

工作服务，根据《哈尔滨市档案管理条例》、市档案局印发的《2011年全市档案工作安排意见和工作要点》及我委印发的《哈高新区管委会2011年档案管理工作计划》，现就我委档案收集整理和归档工作有关事宜通知如下：

关于加强档案资料归档管理的通知(模板)(学习模板)

关于加强资料归档管理的通知

各部门：

为进一步加强档案资料的管理，健全档案资料的完整性，严肃规范档案资料入档的规范性，现将档案资料归档有关事项通知如下：

一、各部门严格按照要求及时归档项目资料、审核文件、合同协议、管理制度、其他工作中产生的过程性文档等，盖章的原件档案资料不得擅自留存员工学习保管。

二、各级员工报请总经理审核相关XX纸质文件资料，在工作过程使用结束后，原件必须在当日交档案室或资料员入档保

管，禁止私自保管相关文件资料。

三、各级员工检查一下学习手里凡是涉及到盖章(内外)的原件、总经理审核文件资料，统一交档案室或资料员存档。由检查责任部牵头

统一检查(人力行部们协助),发现各级员工不自觉上交档案

资料将追责，并按相关管理制度处理。

四、各部门经理及时监督和检查部门员工盖章文件和档案资料入档工作，检查责任部门定期跟踪检查，发现不按照规定执行的将按相关管理制度严肃追究管理者责任。

五、特此通知

量子宇宙文明学习中心

2089年12月24日

主题词：加强档案资料归档管理通知

主送：董事长

抄送：各部门

董事办 2089年12月25日印发

《归档文件整理规则》实施细则

河南省档案局《归档文件整理规则》

实施细则

（豫档发 [2001] 9 号）

第一章总则

第一条为了做好归档文件的整理工作，根据国家档案局发布的中华人民共和国行业标准《<归档文件整理规则>（DA/T22—2000）》（以下简称《规则》），结合我省实际，制定本实施细则。

第二条本细则所指的归档文件，是指立档单位在其职能活动中形成的办理完毕的有保存价值的各种纸质文件材料。

第三条归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第四条根据《规则》规定和我省的实际情况，从2001年1月1日起，立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。取消“卷”级整理，“卷”不再作为文书档案的保管单位和统计单位。

第二章实施范围

第五条本细则适用于我省各级党政机关、社会团体和其他组织需归档的纸质文件材料的整理工作。

第六条企业事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作，可参照执行本细则。

第七条科技、会计等专业（专门）文件和音像、电子等特殊载体文件材料的整理不适用本细则。

第三章归档文件整理的组织工作

第八条根据国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）第七章和中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》规定：凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书处理部门和业务部门进行整理，定期向档案部门归档。

整理环节一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应，可采取分教式、集中式或集中与分教相结合的形式。

归档文件整理实施细则

遵义市骨科医院归档文件整理实施细则

《归档文件整理规则》是国家档案局颁布实施的新时期档案工作标准化文件，是对传统档案工作的一项重要改革。随着我院档案业务工作水平的不断提高、现代化管理手段的逐步完善，贯彻实施《归档文件整理规则》的前提条件已经具备。为适应办公自动化的需要，提高我院档案管理水平，根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），结合我院实际情况，我院档案室制定了《遵义市骨科医院归档文件整理实施细则》，（以下简称《实施细则》）。经领导同意，我院从2006年6月1日起施行《实施细则》，整理2001年以后（不含1999年）的文件，按《实施细则》执行。请院内各部门遵照执行。

一、实施档案卷改件的意义

1、机构改革、人员精简、办公自动化进程加快，要求档案部门加快改革的力度，提高档案现代化管理手段，计算机等现代科学技术在档案管理中的广泛利用为文件材料的立卷归档改革提出新的要求，并且有了改革的条件。

2、传统立卷方法是档案积压一年才集中立卷，造成文书处理系统与归档程序的脱节，也易造成文件的丢失，并造成档案工作人员一年忙闲不均。新的方法可以平时归档。

3、传统的立卷方法复杂、繁琐，工作量大，难以提高档案工作效率和质量。传统立卷有两难：一是组卷难，分类、按问题等，排列、拟题名、划定保管期限，难度大，不易掌握。二难是工作量大，编页号，抄卷内目录，装订、编案卷号、排列案卷，写案卷封面等工作。新方法省略拟定题名、编页号、编案卷号、写案卷封面等工作，大大节省了劳动时间，减轻了档案人员的劳动强度，提高了档案工作的效率。

全员注意公司重要文件归档整理通知

尊敬的各位同事:

为进一步规范公司文件管理,提高工作效率,特发此通知,请各部

门认真做好公司重要文件的归档整理工作。现将有关事项通知如下:一、工作目标

公司文件管理是公司规范化、标准化管理的重要组成部分。做好公司文件的归档整理工作,不仅有利于公司信息的有效保存和查询,也

是展现公司良好形象的重要举措。我们要通过此次文件整理工作,切实提高公司文件管理水平,为公司各项业务的稳步开展提供有力支撑。二、工作内容

全面梳理各部门现有文件档案。请各部门认真自查,对现有文件

资料进行全面清点和整理,同时做好分类编码工作。

规范文件归档标准。各部门要严格按照公司规定的文件归档标准,做好文件的分类、编号、装订等工作。对于需要长期保存的重要文件,要采取适当的保护措施,确保文件安全。

建立健全文件管理制度。各部门要针对本部门的实际情况,制定

切实可行的文件管理制度,明确文件的收集、整理、保管、借阅等各个环节的责任归属和工作流程。

加强文件信息化管理。充分利用公司现有的OA系统等信息化手段,对文件资料进行电子化存档管理,提高文件查阅效率。同时,要加强对电子文件的安全防护,确保信息的完整性和机密性。

三、工作要求

各部门要高度重视此项工作,切实把文件归档整理工作列入重点工作计划,确保按时保质完成。

各部门要指定专人负责此项工作,明确分工,落实责任,确保工作顺利推进。

公司行政管理部门将会不定期进行督查,对工作进度和质量进行检查。对于工作不到位的部门,将给予通报批评,直至追究相关责任人的责任。

公司将根据各部门完成情况,给予适当的绩效考核奖励。对于工作出色的部门和个人,将给予适当的表扬和嘉奖。

徐州市《归档文件整理规则》实施细则

1．范围

本细则规定了归档文件整理的原则和方法。

本细则适用于我市各级机关、团体和其他社会组织。

2．定义

本细则采用下列定义。

2.1归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2.2归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

2.3件

归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件，定稿过厚不易装订的也可单独作为一件，重要文件须保留历次修改稿的，正本与历次稿可各为一件；正文与附件为一件，如附件数量较多或者太厚，也可各为一件；正文与重要的文件处理单、签批条为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；来文与复文(包括请示与批复、报告与批示、函与复函等)可以作为一件，也可以分别作为一件。

3.整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4.质量要求

4.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，对于制成材料、字迹材料不利于档案保管的文件应予复制。

4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5.整理方法

5.1装订

归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。保管期限为永久或长期的归档文件，应将左、下侧对齐，较厚的在左侧采用三孔一线的装订方法，较薄的使用缝纫机在文件的左侧轧边；保管期限为短期的归档文件及装订成册不便拆钉的刊物、书籍等，可不再拆钉重装。

档案归档范围及整理规范实施细则

第一条为强化公司档案建设和管理工作，进一步明确档案归档范围及整理规范，特制定本实施细则。

第二条档案归档范围

详见《公司管理类档案规档范围及保管期限表》。

第三条档案整理原则

（一）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，分不同价值，便于保管和利用。

（二）归档文件应齐全完整，无缺页和破损；已破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，过大的文件应折叠。

（三）归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料应具有耐用性和耐腐蚀性。

（四）归档文件应为原件，因故无原件应保存具有凭证作用的复印件，并写明原件的存处。

（五）归档文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可以适当增加份数。

（六）归档文件应按保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

（七）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

第四条档案整理细则

（一）组件

1.件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。

- 1 -

（1）正文、附件为一件。

（2）来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

（4）会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。

（5）正文正本与定稿（包括章程、制度等重要文件的历次修改稿）为一件。

（6）报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）。

（7）转发文与被转发文一件。

（8）简报、周报等材料一期为一件。

（9）原件与复印件为一件。

《归档文件整理规则》实施细则

吴江市《归档文件整理规则》实施细则

1 总则

为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发档案信息资源，根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)及江苏省《归档文件整理规则》实施办法，结合我市实际，特制定本实施细则。

本细则所称归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。本细则适用于本市范围内的各级机关、团体、企业、事业单位。

2 整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。

3 整理要求

归档文件收集应齐全完整，保管期限划分准确。档案进馆单位按经市档案局核准的归档范围和保管期限表

确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。

整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。文件整理归档时要去除易锈蚀的金属物，超大纸张应加以折叠。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件、热敏传真纸应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。所用档案管理软件须符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》(DB32/505-2002)要求。