文件管理程序文件
程序文件及管理制度
程序文件及管理制度程序文件及管理制度是指企业或组织在运作过程中制定的一系列文件和规定，旨在规范和管理企业内部的各项工作。
程序文件和管理制度的制定，能够提高企业的运营效率、规范员工的行为，保证工作质量和效果的实现，保障企业和员工的合法权益。
本文将从程序文件和管理制度的定义、意义和重要内容等方面进行更详细的探讨。
首先，程序文件和管理制度是企业内部为了规范、统一和管理各项工作而制定的一系列文件和规定。
程序文件是指为企业运营中的各项工作制定的具体操作步骤和流程的文件，包括工作流程、操作指南等。
管理制度是指为企业内部的管理行为和规范行为制定的一系列规定，体现了企业的管理理念和管理方针。
其次，程序文件和管理制度的制定对企业运营具有重要的意义。
首先，它能够提高运营效率。
通过制定明确的操作步骤和流程，能够减少工作中的返工、重复以及沟通成本，提高工作效率和质量。
其次，它能够规范员工的行为。
通过制定规章制度，明确了员工的职责和权益，使员工在工作中有明确的指导和规范，减少行为的随意性和主观性，提高工作纪律和效果。
最后，它能够保障企业和员工的合法权益。
通过制定相关制度，明确了企业和员工的权益和义务，保护了双方的合法权益，同时也可以减少纠纷和争议的发生，维护了企业的稳定和发展。
程序文件和管理制度的内容可以根据企业的实际情况进行具体的设计和制定。
常见的内容包括人事管理制度、财务管理制度、行政管理制度、生产管理制度、安全管理制度等。
其中，人事管理制度主要包括员工招聘、考核、晋升、薪酬等方面，旨在确保用人公平、公正、公开；财务管理制度主要包括预算、成本控制、资金管理等方面，旨在确保企业的财务状况良好；行政管理制度主要包括办公设备的使用、会议的组织、文件的归档等方面，旨在提高行政效率；生产管理制度主要包括生产计划、工艺规范、质量控制等方面，旨在确保产品质量和交付效果；安全管理制度主要包括员工的安全培训、生产环境的安全保障等方面，旨在保障员工的生命安全。
文件管理程序
质量程序文件程序名称：文件管理程序版本：2.0程序编号：拟制：审核：批准：会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期品质部人事行政部生产部PMC部SMT部采购部技术部研发部塑胶部商务部体系管理部版本号更改部门更改人/日期审核人/日期批准人/日期生效日期更改内容1.0 文控中心1.1 体系管理部2.01目的为了对与质量体系有关的文件和资料（质量记录除外，质量记录的控制见《质量记录控制程序》）进行控制，确保其正确性、有效性和可追溯性，防止使用失效或作废的文件，特制定本程序文件。
2适用范围本程序适用于xx科技实业（深圳）有限公司和深圳市xx科技有限公司。
3职责3.1体系管理部文控中心：负责公司体系文件的编号、发放、更改控制和管理；负责外来文件的发放、更改控制和管理；3.2文件接收使用部门：负责接收文控中心发至的各类体系文件，并作签收登记，按照要求对各类体系文件进行传阅登记、建立目录检索；3.3各部门相关岗位人员：负责与本部门质量职责相关的各类质量体系文件的编制；4名词解释4.1质量体系文件质量体系文件是指质量体系实施中所涉及和形成的质量文件。
分三个层次：一级质量手册、二级质量程序文件和三级质量文件。
4.2质量手册质量手册是指阐述组织质量方针，并描述其质量体系的文件。
包括质量方针的陈述、引用的程序文件、与质量有关人员的岗位职责、权限，以及对手册的评审、修改和控制的规定等。
4.3质量程序文件是指为完成质量体系要求的某项质量活动所规定的途径。
它是针对一组相关的质量活动而制定的，它是质量手册的支持性文件，在结构上包含程序部分、流程图和相关表式。
4.4 三级质量文件详细的作业文件，如：检验规范、设计文件、工艺文件、工作指引、作业指导书、质量记录、测试软件等。
4.5 受控（质量）文件在质量体系中，从制定到作废的整个过程受文件管理控制的文件为受控文件，以“受控文件”章或文件编号作为受控文件的标识（文件正本在文件背面盖“正本文件”章）。
文件管理程序---程序文件模板
1.目的为确保管理体系所要求的文件为最新有效版本，文件的批准、发布和更改处于受控状态，文件能得到有效保存，并保持清晰易于识别，确保与体系活动有关的场合所用文件的正确和有效性，特形成该文件，以规范体系文件的管理，为各部门提供依据。
2.范围适用于对本公司管理体系文件（包括外来文件资料）的编制、修订、批准、发放和使用的控制。
3.定义3.1程序类文件：指依据相关政策、规定某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权限等的管理文件。
包括产品安全质量管理体系程序文件和其他程序类文件。
3.2外来文件：指本公司外发来的文件，包括：政府部门文件、客户资料、外来技术标准、参考资料等。
外来文件由主管部门/指定负责人对其时效性进行判断和进行管理。
3.3受控文件：指在发生更改时能全部追溯到使用者以保证使用版本有效性的文件，《公司管理手册》、《程序文件》、《部门管理手册》属于受控文件。
3.4非受控文件：不受更改控制的文件，以实际发放文件为准，没有版本限制的文件。
4.风险及控制5.职责5.1体系管理员负责《公司管理手册》及程序文件的归口管理，负责登记、发放。
5.2各部门负责本《部门管理手册》的归口管理，负责登记、发放；及本部门有关外来文件的识别、接受并控制分发。
5.3体系管理员负责全公司所有体系文件备份并根据实际情况进行换版，各部门文件修改需到体系管理员处备案。
5.4体系文件的编写、审批权限和发放/控制职责见6.2中表格1。
6.工作程序 6.1文件框架6.1.1《公司管理手册》：包括公司简介，方针目标，组织结构及职能分配，管理层职责，以及标准ISO9001-2015、ISO22000-2005中的要求在公司应用的阐述。
起到统领性的作用，是公司运营的最高管理手册。
6.1.2《程序文件汇编》依据相关政策、规定某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权限等的管理文件。
包括质量管理程序文件及食品安全管理程序文件。
6.1.3《##部门管理手册》：包括公司方针目标，部门及岗位绩效目标，部门及岗位职责，部门风险识别及控制，部门管理制度，作业指导书，外来文件清单和记录表格等。
文件管理控制程序文件
榆树庄园房地产开发文件管理控制程序日期：日期：日期：版本号：颁布日期：目录1、目的12、适用围13、职责与权限14、工作程序14.1 文件的分类、分级及编号14.2 文件的编写34.3 文件的审核与批准34.4 文件的发放44.5 文件评审44.6 文件的更改54.7 文件的回收、作废、销毁54.8 文件的管理和归档54.9 外来文件的控制54.10 电子文件的管理64.11 工程档案文件的管理64.12公司公文的管理65、相关文件75.1《管理手册》75.2《记录管理控制程序》75.3《档案管理制度》75.4《业务体系档案管理制度》75.5《信息化管理制度》75.6《制度》76、记录76.1《文件发放回收登记表》76.2《文件借阅登记表》76.3《受控文件清单》76.4《文件更改记录》71、目的为保证公司管理文件及其他有关资料处于受控状态,明确管理文件的编写、审批、发放、评审、更改、使用、回收的控制方法和外部文件的接收、辨识、批准、发放、更新的控制方法,规体系文件的管理,确保管理文件的适宜性、有效性,以及在各个场所得到适用、有效的文件。
2、适用围适用于对公司管理体系有关的文件,主要是管理手册、程序文件、管理流程和工作指引、管理制度、有关合同、工程文件、各类证件、国家颁布的法律、法规,公司接收的上级来文等的管理。
3、职责与权限3.1 行政中心是文件和档案资料的主管部门,负责公司发文工作管理,上级和公司外来文的接收、登记、传阅等,同时负责公司管理体系文件的归档管理,以及电子信息系统的管理。
3.2 企业运营管理部负责组织管理手册、管理流程和工作指引、管理制度的编制、更改控制；各部门负责编制本部门管理办法、技术规、作业文件、计划方案和外来文件的收集、核准和编号控制。
3.3 行政中心负责组织管理手册、管理流程和工作指引、管理制度等文件资料的印刷、装订、发放。
3.4 各部门和工程管理部负责所有本部门归档前的文件管理、控制,并按要求做好归档工作。
IATF 16949 文件管理程序
4.6.4 当客户工程规范或图纸发生变更时（如图纸版本号发生变更）或其它任何与公司
生产有关之信息的变更，业务部应以联络函形式知会相应部门进行评审，评审时间不能超过十个工作日；并由责任部门发文件变更申请对相关资料进行变更，参见《工程变更管理程序》。
3.3定义：
文件：指信息及其承载媒介,本公司的文件包括质量手册、程序文件、作业规范、检查标准、及外来的需要受控的资料。记录在本公司将作为一种特殊的文件，按《记录控制程序》进行控制。
受控文件：指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。受控文件未经文件管理部门批准不得复制，受控文件封面一般用加盖受控章（但不限于）进行识别。
4.3.3 当文件使用部门需要超出发放范围内规定的份数时,应以《补发申请单》的形式向
管理者代表提出申请，得到批准后,文控中心予以补发，各部门不得私自复印受控文件。丢失文件按10元/份处罚，交品质部文控保管并公示。
4.3.4 文件的解释权和修改权在文件的原审批部门。如果使用中发现文件有疑问、错误
或矛盾之处应向原审批部门提出,由其按4.6程序修改,使用部门不得擅自修改文件。
c) 文件页眉:包括文件编号、版本、页次。
d）文件主体：1.0目的:输入文件的目的;2.0范围:输入文件适应的范围;3.0职责:输入文件中活动的执行职责及权限界定;4.0定义;5.0程序内容:输入活动过程的描述及步骤;6.0相关文件:输入此文件中所阐述的相关参考文件;7.0相关记录:输入此文件中相关的记录表单; 流程图、乌龟图（选用，或另外做）。
4.8 外来文件的控制
4.8.1 外来文件的种类：
1）法律法规类；
2）技术资料类（包括客户提供、协力厂商）；
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。
三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。
2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。
3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。
4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。
5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。
四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。
（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。
2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。
（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。
五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。
2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。
（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。
（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。
六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。
2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。
（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。
（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。
文件管理控制程序文件(2024)
引言：文件管理控制程序文件是计算机操作系统中的重要组成部分，用于管理和控制计算机系统中的各类文件。
它起着连接用户和计算机硬件设备的桥梁作用，通过对文件的创建、删除、修改、查询等操作，提供了高效、有序的文件管理手段。
本文将从文件概述、文件管理原则、文件的创建与删除、文件的修改与查询、文件的共享与保护等五个大点详细阐述文件管理控制程序文件的相关内容。
概述：文件是计算机系统中存储数据的一个逻辑单元，它能够持久地保存用户的数据。
文件管理控制程序文件是操作系统提供的一种机制，用于管理和控制计算机系统中的各种文件。
文件管理控制程序文件通过提供统一的接口，使用户可以方便地对文件进行操作，包括文件的创建、删除、修改、查询等功能。
同时，它还具备文件的共享与保护等特性，保障了文件在多用户、多任务环境下的安全性和可靠性。
正文：一、文件管理原则1.透明性原则：用户对文件进行操作时不需要了解文件的具体存储细节，只需通过简单的接口完成操作，降低了用户的认知难度。
2.完整性原则：文件管理控制程序文件应保证文件的完整性，即文件存储的内容应与用户的期望一致，不发生数据丢失或损坏的情况。
3.可靠性原则：文件管理控制程序文件应具备较高的可靠性，能够在面对各类异常情况时保持稳定运行，不因发生错误而导致系统崩溃。
4.效率性原则：文件管理控制程序文件应具备高效的文件操作能力，能够迅速响应用户的操作请求，提供快速的文件访问速度。
5.安全性原则：文件管理控制程序文件应具备一定的安全机制，保障文件的共享与保护，防止未经授权的访问和意外修改。
二、文件的创建与删除1.文件的创建：a.指定文件名和文件类型：用户需要为新文件指定一个唯一的文件名，并确定文件类型，如文本文件、图像文件等。
b.确定文件存储位置：用户可以指定文件存储的路径和目录结构，也可以由系统自动分配一个合适的位置。
c.建立文件控制块：系统会为每个创建的文件分配一个文件控制块（FCB），用于记录文件的相关属性和位置信息。
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件文件管理控制程序文件是一种用于管理和控制计算机系统中文件的软件程序。
它提供了一种组织、存储和访问文件的方法，以确保数据的安全性和有效性。
文件管理控制程序文件的标准格式通常包括以下几个方面：1. 文件结构：文件管理控制程序文件通常由多个文件组成，每个文件都有其特定的结构和格式。
文件结构可以是顺序结构、索引结构、链式结构等。
不同的文件结构适用于不同的文件管理需求。
2. 文件命名规则：文件管理控制程序文件的命名规则是确保文件能够被准确识别和查找的重要因素。
命名规则可以包括文件名长度限制、文件名字符限制、文件名后缀等。
合理的文件命名规则可以提高文件管理的效率和可靠性。
3. 文件存储和组织：文件管理控制程序文件需要提供一种有效的文件存储和组织方式，以便快速定位和访问文件。
常见的文件存储和组织方式包括目录结构、文件夹结构、文件索引等。
这些方式可以根据文件的属性、类型、大小等进行分类和组织。
4. 文件访问权限控制：文件管理控制程序文件需要提供一种权限控制机制，以确保只有经过授权的用户可以访问和修改文件。
权限控制可以通过用户身份验证、访问控制列表、访问权限设置等方式实现。
这样可以保护文件的机密性和完整性。
5. 文件备份和恢复：文件管理控制程序文件应该提供文件备份和恢复功能，以确保文件数据的安全性和可靠性。
文件备份可以通过定期备份文件到备份介质，如硬盘、磁带等，来避免数据丢失。
文件恢复可以通过从备份介质中还原文件来恢复数据。
6. 文件共享和协作：文件管理控制程序文件应该提供文件共享和协作功能，以便多个用户可以同时访问和编辑同一个文件。
文件共享可以通过网络共享、云存储等方式实现。
文件协作可以通过版本控制、冲突解决等机制保证多人同时编辑文件的一致性。
7. 文件查询和检索：文件管理控制程序文件应该提供文件查询和检索功能，以便用户可以根据文件的属性、内容等进行快速查找和定位。
文件查询和检索可以通过关键字搜索、元数据过滤等方式实现。
文件控制管理制度程序
文件控制管理制度程序第一章总则第一条为规范文件的创建、使用、传阅、保存和销毁等管理活动，提高工作效率，确保信息安全，健全文件管理制度，制定本制度。
第二条本制度适用于全单位内各类文件的管理工作。
第三条文件指各类文字、图表、图纸、档案资料及其他载体上的文字、符号、声音、图形等。
第四条文件管理应遵循准确、规范、及时、方便、完整的原则。
第五条对文件的管理机构和人员应保密，严格控制获取文件的权限。
第六条高度重视文件管理工作，提高文件管理能力，有效地防范、识别、处置文件中存在的安全风险。
第二章文件的创建和登记第七条单位各部门要按照职责分工，合理确定文件的创建人员。
第八条创建文件应遵循准确、规范、完整的原则，确保内容清晰明了。
第九条所有文件应由制定人签署日期，并向文件管理机构提交。
第十条文件管理机构应对文件进行登记，包括文件名称、创建人员、日期、编号等信息。
第十一条文件管理机构应根据文件的次序编号进行统一管理。
第十二条文件的创建、修改、废止等操作必须经过文件管理机构审查。
第十三条文件的修改应在原文件上标注修改日期和修改内容，并重新提交文件管理机构审查。
第十四条所有文件的存储必须符合保密要求，确保安全性。
第十五条文件的登记、存储应按文件的保密级别分类管理。
第十六条文件管理机构应及时更新、归档旧文件，保存一定期限后，根据规定销毁无用文件。
第三章文件的传阅和使用第十七条文件管理机构应根据文件的保密级别，控制获取文件的权限。
第十八条获取文件的人员必须提供相关身份证明。
第十九条获取文件的人员必须签署保密承诺书。
第二十条文件传阅时必须记录传阅人员、传阅日期等信息。
第二十一条文件传阅后，应及时归还文件，并签署交接单。
第二十二条文电件传阅时必须使用安全通道，确保信息安全。
第二十三条文件应按规定使用，严禁私自篡改、外传、泄漏。
第二十四条获取文件的人员应根据使用情况及时反馈，以便文件管理机构改进。
第四章文件的保存和销毁第二十五条文件管理机构应建立文件保存目录，确保文件的安全。
文件管理程序
5.14.4设备使用说明书：对于购入设备的说明书，由相关部门归档保存（如：调试设备、编制设备操作/保养规程等）；
5.14.5工程规范:
5.14外来文件管理:
5.14.1外来的客户图纸、标准、检验规范等客户文件，由相应对口部门将客户文件资料转化为公司内部图纸/标准/规范后，再由DCC受控发放到各相关部门。客户原图纸或原文件由文控中心加盖蓝色“外来文件”章后保存在文控中心，不得发放；
5.14.2需要外发给供应商、协力厂商或其它机构的图纸，不得直接使用客户图纸/文件（包括电子档或纸档），外发的图纸/文件不得出现公司客户的LOGO、名称等相关信息；
更改历史
版本号
文件更改号
更改概要
修改人
批准人
01
首次发行
/
/
/
发放范围
1.目的:
为有效控制公司各类文件的发行和控制，确保所有文件在需要现场都能得到有效的版本控制，特制定本程序。
2.适用范围：
适用于公司所有质量/环境管理体系文件、技术/工程资料文件、外来文件等文件资料的管理控制。
3.文件种类:
3.1体系文件（含质量管理手册、程序文件、作业流程、操作规程、管理办法、作业指导书、QIP、PI、控制计划、记录表单等）；
二级文件
程序文件
AA-QP-XXX
（公司代码 + 程序文件代码 + 序列号）
三级文件
作业流程、操作规程、管理办法、作业指导书、控制计划QIP、PI、BOM、ECN、图纸、PAS等
文件控制管理程序文件
文件控制管理程序文件XXX文件控制管理程序目的：本程序旨在对与质量体系相关的文件进行控制管理，确保使用的文件均为有效版本。
范围：适用于本公司与质量体系相关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。
职责：总经理负责质量手册的批准和发布；管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布；各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核；各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计，并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录；行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。
工作程序：1.行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施；2.文件控制的流程：起草或更改文件→指定授权部门→文件审核→授权部门负责文件批准→文件归档→办公室负责文件发放→使用部门或使用者按规定评审、修订、申请。
文件分类：1.质量手册：是本公司质量体系描述的纲领性文件；2.程序文件：是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法；3.其他管理性和技术性文件（第三层次文件）：如管理性的有规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等；4.外来文件等：国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。
文件编写导则：1.本公司的各类文件都必须有标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效；2.文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单；3.外来文件被采用必须要经过审核和批准。
作废回收处理是一个重要的环节，需要在部门或办公室内进行。
在此过程中，必须得到部门领导的认可签名，以确保流程的顺畅。
文件控制管理程序的版本为A，共14页。
在5.4.2中规定，质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，其中质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
文件管理程序
东莞市某某有限公司 文件管理程序文件编号： GS-QP-01 文件版本： B1 页次/总页数： 1/5文件管理程序1.0 目的 使管理体系所使用之文件，能迅速流通、正确应用，并确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件。
确保其有严格的分类编号、编写、审核、批准、发放管理以及有效控制、保管、更改、作废工作，确保公司的文件和资料的管理有据可依。
2.0 范围 适合公司所有质量管理体系包含的相关文件和资料的管理及其它与体系有关的外来文件的控制。
3.0 职责 3.1 品质部文控员3.1.1 负责体系文件的收集、分类、整理、存档保管、作废等有关工作； 3.1.2 负责公司体系文件发放和控制等有关工作。
3.2 各部门应按本程序文件管理本部门的文件和资料。
4.0 定义：文件：指信息及其承载媒介,本公司的文件包括质量手册、程序文件、作业规范、检查标准、及外来的需要受控的资料。
记录在本公司将作为一种特殊的文件，按《记录管理程序》进行控制。
受控文件：指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。
受控文件未经文件管理部门批准不得复制， 受 控文件封面要加盖受控章进行识别。
外来文件：指来自公司外部的与本公司管理体系有关的法律法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等，被公司用来做 为管理体系中引用的标准，尤其是与产品或环境有关的法律法规、行业规范、国际标准、客户标准文件。
4.1 乌龟图和流程图内部网络、计算机、复印机、资料柜、受控章、作废章用何资源谁来做品质部、生技部 及各相关部门技术文件、质量手册、程序文件、 好管事理标准、质量记录、外来文输件入 输入及其他需控制的管理文件文件管理过程 输出 输出管理文件的编制、审核、批准、 发布、标识、贮存、发放、使用、 修改、回收处置得到有效的控制现技在术文件一周内评审，所有部门 于使用的管理文件和资料均为有效版本、所有文件均有现行状态标 识所有文件均有现行状态标识用何指标衡量所有部门使用的管理文 件和资料均为有效版本所有文件均有现行状态 标识所有部门使用的管理文 件和资料均为有效版本所有文件均有现行状态 标识用何程序方法文件管理程序 记录管理程序 文件编号的规定东莞市某某有限公司 文件管理程序文件编号： GS-QP-01 文件版本： B1 页次/总页数： 2/5各部门文件编制/修 订及标识各部门部长管理部文控中心部长级以上参考文件/记录/重点批注 《质量手册》 《文件管理程序》文件评审OKNG文件批准 NG《文件管理程序》受控文件的 接收OK 文件受控分 发旧文件回收《文件分发部门清单》 《文件发放回收记录表》 《文件新增/变更申请单》 《外来文件清单》 《文件补发申请单》旧原件保留 回收件销毁《作废文件清单》5.0 程序内容 5.1 文件的审批 5.1.1 文件发放前应交授权人审批其适用性； 5.1.2 各文件的审批权限序号文件类别1质量手册2程序文件类(二级文件)3作业指导书（三级文件）4规定/规范类（三级文件）制定人或部门 管理部 权责部门 权责部门 权责部门审核人或部门 管理者代表部门部长 部门部长 部门部长批准人或部门 总经理 总经理 总经理 总经理东莞市某某有限公司 文件管理程序文件编号： GS-QP-01 文件版本： B1 页次/总页数： 3/55表格（四级文件）权责部门部门部长总经理以上 1——3 三类文件的批准均需有亲笔签字。
程序文件管理制度
记录查阅
需要查阅审核与批准记录 的人员需经过授权，确保 记录的安全性和机密性。
06
文件存储与保管
文件存储方式
集中式存储
将所有程序文件存储在中央服务器或专用的存储 设备上，方便统一管理和访问。
分散式存储
将程序文件分散存储在多台独立的设备或服务器 上，适用于对数据安全和冗余要求较高的场景。
云存储
使用云服务提供商提供的在线存储服务，可实现 数据备份、恢复和容灾等功能。
程序文件管理部门应及时发现和反馈 程序文件执行过程中的问题，并协助 相关部门解决问题。
03
严格审查
公司管理层应对提交的报告进行严格 的审查，包括对程序文件的执行情况 、存在的问题和建议的可行性等进行 评估。
报告归档和保存管理
归档管理
程序文件管理部门应将提交的报告进行归档管理，建立相应的档 案管理制度，确保报告的长期保存和可追溯性。
文件编制审批流程
编制文件
根据程序文件管理制度，相关人员负责编 制文件。
审核文件
审核人员对编制的文件进行审核，确保内 容准确、格式规范。
批准文件
高层管理人员对审核通过的文件进行批准 ，确认其符合公司要求。
发布文件
经过批准的文件由相关部门发布，并通知 相关人员。
05
文件审核与批准
审核流程和标准
文件提交
编制
指根据工作需要，按照规定的格式和 内容，编写程序文件的过程。
审核
指由专业人员对程序文件进行审查和 评估，确保文件内容准确、完整、可 行。
批准
指由上级领导对程序文件进行审批， 确认其符合公司要求并授权发布。
发布
指将程序文件分发给相关员工，以 便其了解和执行文件内容。
文件管理程序文件
.1.目的对公司的质量管理体系及质量管理体系相关的文件、资料进行订定公司各种文件之制订，修改，发行及旧版本之管理准则，以确保各部门皆能持有最新发行的文件，使品质管理系统有效的运作。
2.围适用于文件的拟制、批准、编号、发放、使用、保管、修订、作废等过程管理适用于对客户的资料的接收、保存、使用等过程管理（不包含图面与技术资料，图面与技术资料请参照QP-ENG-001）3.职责3.1 总经理：质量手册之核准、颁布3.2运营总监：程序文件的核准、质量手册的审核3.3管理者代表：质量手册的制订和程序文件审核3.4 职能部门：文件的制订、审批、提交、接收、使用、保存及提出修改意见质量记录的填写、保存、定期将过期记录销毁3.5 文控中心：负责质量体系文件及外来文件的保管、发行、回收、记录、作废、借阅等过程处理及原稿保存，建立文件目录清单4.定义&缩写5.作业容文件架构、制订者、审批权限、保管注：制订或修订文件，应由制订者召集单位负责人及相关涉及部门及管理代表研讨，以确保文件之适用性与可操作性，各阶层文件之制订、审查核准依照文件审核权责执行.（如上表）各部门代码文件格式组成部分5.3.1 文件组成：封面应提现文件最新版本及修订记录容，分发涉及部门份数及有效审批。
a.质量手册：封面、修订记录、手册容。
b.程序文件：封面、1.目的 2.围 3.职责 4.定义(无定义时填写“无”)5.作业容6.流程图7. 参考文件8.使用表单。
c.作业指导书类：①工作指引（WI）：封面、目的、围、职责、定义、作业容、附件、表格；②操作规（SIP、SOP、SPP）：封面、修订记录、作业容，格式无具体规定，设计应满足现场实际运作需要即可。
5.3.2 文件页次格式：第 * 页共 * 页进行撰写文件编号5.4.1每份文件应确保仅有唯一一个编号，一二阶文件由文控中心根据《文件清单一览表》进行编号，给到每位制定者，三阶文件由制订部门经理或文员管控，并建立相应的文件清单，文件编号受控的有效性由文控中心监管，并定期对现场使用的文件版本、受控状态等进行确认。
IATF16949文件管理程序
1.目的:为使文件与资料处理迅速、正确流通、应用及管理，以确保各相关单位能适时获得适当且有效之最新文件。
2.范围:本厂内部外部联系或客户／供应商往来之有关品质及技术文件均适用之。
3.权责:参阅〈文件审核权责表〉（如附件一）4.定义:本厂文件类别区分四阶4.1 文件阶码如下：M：一阶文件P：二阶文件WI：三阶文件FR：四阶文件E：外来文件(客户检验标准、客户技术图纸（也称技术性文件）等。
4.2 系统文件:环境手册、质量健康安全手册为本厂第一阶文件。
4.3 程序文件:管理审查、内部品质稽核、品质制度、文件管理等，依品质手册所订之各项程序，为本厂第二阶文件。
4.4 指导书文件:作业标准书、作业细则、作业办法、规范、通则，为本厂第三阶文件。
4.5 制造文件:制造工程图、承认资料、模具资料、治具资料、作业指导书、检具资料，作业工艺卡、操作规范、检验规范等凡在制程上需使用之资料文件皆属之，为本厂第三阶文件。
4.6 记录：校验记录、检验记录、测试记录及执行第二、三阶所衍生的记录资料等为本厂第四阶文件。
4.7 外来文件与资料：从天成以外获得技术标准性文件、规范或文件及设备相关说明书、操作介绍、客户原图等。
4.8 承认资料：本厂客户承认资料，或零件承认资料，及其它书面（如正式订单即代表已承认）、书面改写等项。
4.9 治具资料：本厂生产用治具制作的图面及相关等资料。
4.10 作业指导书：生产作业所依据的操作方法及动作流程之标准资料。
4.11 检具资料：客户要求实际装配之检具及检查用量具或相关资料、图面等。
4.12 质量过程管理体系文件均按该程序控制执行。
4.13 字体要求：各阶文件的题目英文和数字统一使用中文简体宋体20号，文件内容用字体12号，行距用固定值20磅。
5.作业内容：5.1 文件与资料管制程序流程（附件二）。
5.2 各阶文件编号5.2.1手册编码原则7码第1-2码公司简称CX ；第3码为中杠；第4码手册简称M；第5码-7码文件流水码，由体系工程统一编号。
IATF16949文件管理程序(含流程表格)
文件管理程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各有关场所均能得到、使用有效版本的文件。
2.0范围适用于公司内一切质量管理体系文件，包括任何媒介形式的文件。
3.0职责3.1 管理者代表和综合办负责组织编制公司的质量手册、程序文件。
3.2 各部门负责相关作业文件的编制和修改。
3.3 质量手册和程序文件由总经理批准发布。
3.4 综合办负责公司质量管理体系管理性文件的发放、更改控制和管理。
3.5 技术部负责质量管理体系技术性文件的策划制定，以及发放、更改控制和管理。
3.6 各部门负责本部门质量管理体系文件的使用与管理。
4.0名词解释a 受控文件：受更改控制的文件。
其须随时保持最新版本，需要建立受控清单、发放记录，需要加盖红色“受控”章。
在公司内部使用的质量管理文件均应为受控文件，各部门应妥善保管使用，不得擅自复印或更改。
b 非受控文件：发放时为最新版本，于更改时不需再收回修订的文件，如给顾客评价用的质量手册、程序文件。
其加盖红色“非受控”章，不列入“文件登记表”。
c 作废文件：即失效文件，指该文件因过程或换版等某种原因而不适用的情况，其不同于修改的文件页废弃，而是整个文件的不再使用，直接的结果是文件号作废。
4.3.2 文件分类A、质量手册：是规定质量管理体系的文件。
其描述了一组相互关联或相互作用的过程，包括和旨在实现质量方针和质量目标；B、程序文件：阐述实现过程（活动）所必须的组织、职责、运行方法、实施顺序、内容及管理要求的文件；C、作业文件：指导和确保业务及作业具体有效实施的文件，包括管理规定、图纸、作业指导书、工序卡、外来资料、操作规程等；D、表格：用于记录质量管理体系所要求的信息的文件，其在哪个层次上都可能是适用的；记录：是表明完成的结果或提供开展的活动证据的文件；E、技术性文件：作业文件中涉及产品质量策划、采购、生产、产品监测、工装管理过程的文件，不限于如工艺文件（指导书）、产品图纸、工装图纸、FMEA、控制计划、技术性标准（产品、材料质量标准和试验标准等）、检验指导书、材料技术要求等。
公司文件管理控制程序,文件编号、文件发行与使用规定
1.0目的将文件管理过程程序化，对公司内部管理有直接和间接关系的文件进行控制，确保使用部门能拥有正确有效的文件。
2.0适用范围适用于管理手册（代号为RM）、程序文件（代号为RP）、作业文件（代号为RW,含各类规范、作业指导文件、岗位责任制、图片说明、操作、保养手册等）、表格（代号为RF,含各类表单、印章标签、清单等）的管理。
3.0职责3.1主要责任部门负责文件的制订和修改。
3.2人力资源部负责对各种文件进行鉴别、分类、编号、打印、分发及原件保管。
3.3使用部门负责正确使用文件及妥善保管受控文件。
4.1工作程序4.1文件的制订及审批4.1.1根据实际情况，相关部门根据需要制订各类文件。
4.1.2人力资源部负责文件底稿之标准格式的打印、编号及版本核对。
4.1.3管理手册由常务副总组织编写，总经理审核，董事长批准。
4.1.4程序文件由主要职能部门编制，常务副总审核，总经理批准。
4.1.5作业文件由相关部门编制，部门主管审核，直管领导批准。
4.1.6其他文件规定的审核、批准人与本文件矛盾时，以其他文件规定为准。
4.1.7审核、批准人应对文件进行审核、批准并在《文件发行/更改审批表》上签名。
4.2文件的编号4.2.1管理手册文件编号HD—RMII公司代号管理手册4.2.2程序文件编号HD-RP-XXIII公司代号程序文件文件序4.2.3作业文件编号RW—XX--XXIII作业文件部门代号文件序号（部门代号：品管部PG、生产部SC、采购部CG、人力资源部RL、业务部YW、仓储部CC、出货部CH）4.2.4记录表单编号RF—XX—XXIII表单RP序号表单序号4.3格式和字体：4.3.1程序文件格式:1.0目的20范围;3.0职责;4.0工作程序;5.（）参考文件;6.（）相关记录.4.3.3字体:标题栏文件名称用22号字,其余用1（）号字,正文部分用11号字，页尾用10号字所有字体均用^TimesNewRoman w o4.4文件的发行与使用441任何核准发行的文件原稿，由人力资源部归档，登记于《文件清单一览表》，宜家文件由业务部归档并且登记在《外来文件登记表》中，人力资源部编制的《文件清单一览表》，表明现行文件的现行状况，《文件清单一览表》在文件增加、废除、更改时由人力资源部及时更新。
文件管理程序
文件管理程序1. 合用范围本标准合用于本公司药品生产质量管理的所有文件的管理。
2. 职责文件编制者：依照该程序有关规定制订文件；各级生产质量管理人员：执行该程序的有关规定；档案管理员：按该程序的有关规定进行归档、复制、保存、借阅、回收和销毁文件；质量部QA：监督检查本程序的执行。
3. 内容3.1. 定义3.1.1. 文件文件是指一切涉及药品生产质量管理的书面标准和实施中的记录结果。
批准使用的文件是行为的准则，任何人无权任意修改。
3.1.2. 文件管理文件管理是指文件的设计、制订、审核、批准、复制、分发、培训、执行、归档、变更、保存和销毁的一系列过程的管理活动。
3.2. 文件类型文件分为两大类：标准和记录。
3.2.1. 标准：标准是在药品生产质量管理过程中预先制订的书面要求。
分为技术标准、管理标准、操作标准三大类。
3.2.1.1. 技术标准：是指药品生产技术活动中，由国家、地方、行业及企业颁布和制订的技术性规范、准则、规定、办法、标准、规程和程序等书面要求。
3.2.1.2. 管理标准：是指企业为了行使生产计划、指挥、控制等管理职能而使管理过程标准化、规范化而制订的制度、规定、标准、办法等书面要求。
3.2.1.3. 操作标准：是指以人或者人群的工作为对象，对工作范围职责、权限、工作方法及工作内容考核等所制订的规定、标准、程序等书面要求。
3.2.2. 记录：记录是反映药品生产质量管理过程中执行标准情况的结果。
分为过程记录、台帐记录和凭证三大类。
3.2.2.1. 过程记录：批生产记录、检验记录、校验记录等。
3.2.2.2. 台帐记录：各类台帐、编码表、定额表等。
3.2.2.3. 凭证：各类状态卡、标记等。
3.2.3. 标准与记录的关系3.2.3.1. 记录的依据是标准，即记录类文件的使用往往在标准中已做了详细规定。
3.2.3.2. 记录必须与标准保持一致，即如何使用记录类文件、记录的内容、记录样张的审核、批准等应与标准要求一致。
程序文件管理制度
程序文件管理制度第一章总则第一条目的和依据为了规范企业职能部门在程序文件管理方面的行为，提高程序文件的管理水平和工作效率，保障程序文件的安全和可用性，订立本制度。
本制度依据相关法律法规，结合企业实际情况订立，适用于企业职能部门内对程序文件的管理。
第二条适用范围本制度适用于企业职能部门内对程序文件的管理，包含程序文件的创建、审批、存储、分发、更新和废弃等全过程。
第三条定义1.程序文件：指由企业职能部门编写、存储和维护的各类软件程序或文档，包含但不限于需求文档、设计文档、代码文件、测试文档、用户手册等。
2.程序文件管理：指对程序文件进行规范的创建、存储、维护、更新和废弃等管理活动。
第二章管理标准第四条创建和审批1.程序文件的创建应符合职能部门内部的软件开发规范，包含但不限于需求分析、设计、编码、测试等流程。
2.创建程序文件前，需要填写相应的文件信息表，包含文件名称、文件类型、文件版本、编写人员、审批人员等信息，并提交给程序文件管理员审批。
3.审批程序文件时，需要对文件的质量、规范性和安全性进行评估，确保程序文件符合相关标准和要求。
第五条存储和分发1.程序文件应依照文件类型和版本进行分类存储，不同版本的程序文件应分开存放，并建立相应的索引和目录。
2.存储程序文件的服务器应具备安全性和可靠性，并进行定期的备份和维护。
3.程序文件的分发应依照程序文件的权限和需要进行授权，确保只有具备相应权限的人员才略访问和使用程序文件。
第六条更新和废弃1.程序文件的更新应依照程序文件的版本号进行管理，每次更新都应有相应的更新记录，并及时通知相关人员。
2.废弃的程序文件应进行标记和归档，并及时从服务器和备份中移除，避开对存储空间的挥霍和程序文件的混乱。
第七条安全管理1.程序文件的存储和分发应符合企业的安全管理政策，对外部人员的访问应通过身份验证和授权进行限制。
2.程序文件管理员应定期对存储和分发系统进行安全漏洞扫描和风险评估，并采取相应的安全措施进行防护。
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１２３１２３４５
物资 注塑 加工 金工 喷漆 总装 计量 部门
采购 工段 工段 段 段 段 检测
２０ ２０ ２０ ２０ ２１ ２１ ２１ 代号
６７８９０１２
注：为两个事业部同部门名称的：如产品部等，减振器事业部的文
件在部门代号后缀/j（用小写），塑业事业部在部门代码后缀/s，例：
文件编号
名称
2 / 234
页数/总页数 版本/修改次数
SG/QB4.2.3-01
文件治理程序
2/5
A/0
6.4 文件的编号:各类文件的制定与修订需由拟制部门依文件编
号方法编号.
6.4.1 质量手册的编号
S G／ＱＡ－Ａ／０１
更改号 版本号 质量手册代号 中宝公司代号 6.4.2 程序文件编号 SG／ＱＢ（×××）－×× Ａ／０１
文件编号 SG/QB4.2.3-01
名称 文件治理程序
8 / 234
页数/总页数 版本/修改次数
4/5
A/0
6.5.9 生产产品或工作发生变化，有关部门应及时更换相应有效 文件.
6.5.10 对外来文件由接收部门做好收文登记，并依照文件内容 发放有关部门。
6.6 文件保存与销毁程序。 6.6.1 文件的使用人应妥善保管文件。 6.6.2 文件应放在使用场所的安全地点，以便于存取和使用。
文件编号
名称
页数/总页数 版本/修改次数
SG/QB4.2.3-01
文件治理程序
1/5
A/0
1、目的 规范质量体系有关的文件资料治理，以便本公司人员在从事质量
活动时，能猎取适用有效的文件。 2、范围
本程序适用于各类质量文件、程序文件、表单、各职能部门公布 的文件治理。 3、职责
文件
编制
审核
批准
质量手册
阅。 6.2 文件的编制 6.2.1 文件由相关部门的人员拟制。 6.2.1 拟制人员依照文件所涉及的活动和人员或文件性质来确
定文件发放场所或范围,并确定文件需要公布的日期. 6.3 文件的核准 6.3.1 所文件编制完毕后,由各部门主管确定人员审查. 6.3.2 经审查后的文件涉及本部门的由本部门的主管批准. 6.3.3 文件涉及多部门的需公司级领导批准. 6.3.4 文件批准需检查文件的完整性. 6.3.5 核准人员应在相应栏目或位置签字.
6.5.3 公布的文件要在文件的首页上标明 “受控”或“非受 控”的字样,发出的“非受控”文件在以后更改中不再通知文件的 持有者。各部门所有受控质量文件，应在受控质量文件清单中反映 文件的更改状态及现有版本情况。
6.5.4 关于文件的受控标识可由受控章表示，技术文件的受控状 态见《技术文件和资料操纵程序》。
6.6.3 工作人员调离工作岗位时，必须移交全部文件。 6.6.4 若发生损失等意外情况，必须立即报告文件的发放部门 申请补发。 6.6.5 文件外借需经主管领导批准。 6.6.6 失效文件必须装入被隔开的具有明显标志失效文件档案 中，并加以妥善保管 6.6.7 失效文件保存三年后，由原审批部门再次核查，填写《文 件报废/销毁申请表》，确认文件已无保存价值的，由文件公布单位 进行销毁。 6.6.8 文件销毁方式，如烧毁，盖作废章，碎纸机碎掉，文件销 毁时，必须有人监督，并做好记录。 6.7 文件更改或修订 6.7.1 所有职能部门有责任对文件的修改提出意见和建议，并 “文件更改申请单”形式反馈给制部门。 6.7.2 文件的拟制部门应对修改意见和建议进行慎重讨论或验 证。 6.7.3 文件的更改应由原审批部门进行审批，若指定其他部门审
次文件：质量手册；第二层次文件：程序文件；第三层次文件：各
类治理文件、打算、标准、指导书；第四层文件：记录表单。按文
件来源分，分为内部文件及外来文件。
6.1.2 文件操纵性区分：
6.1.2.1 操纵性（受控）：发行时需有收发记录，且列入移交，
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不得复印、传阅等如产品技术资料。 6.1.2.2 非操纵性（非受控）：发行时可签收或不签收，且可传
6.5.5 文件的公布都应确保在质量体系运行的重要场所的作业 人员都能得到相应的有效版本的文件。
6.5.6 当公布新版本文件时，在新版文件实施之日起，被替代文 件自行失效，文件公布与治理部门应及时从所有发放文件的场所收 回失效的受控文件，如失效文件需保存，应加以标识，防止误用。
6.5.6.1 用电子邮件发放的文件，由文件接收者将文件保存到 原文件保存的文档，替换原有文件。
SG/QC-X/ j-××A/0
6.5 文件的发放与回收程序
6.5.1 所有批准后的文件都应记录在《受控质量文件清单》中。
每年年底前，必须进行受控质量文件的整理工作，以确保公司内部
所使用的文件为有效受控版本。
6.5.2 各类文件和资料的发放部门以《质量文件发放登记表》的
形式记录文件发往部门（人员）与日期以便于文件治理。各职能部
号
6.4.4 记录表单编号 SG／ＱＤ－×××－×× Ａ
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版本号 序号 部门代码 质量记录代号 中宝公司代号
文件编号 SG/QB4.2.3-01
名称 文件治理程序
页数/总页数 版本/修改次数
3/5
A/0
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部门及代号：
办公 人力 设备 销售 产品 品管 总装 加工 部门
室 资源 科 部 部 部 工厂 工厂
号
号 6.4.3 其它质量文件编号 3 / 234
更改号 版本号 序号 要素号 程序文件代
中宝公司代
SG／ＱＣ－×－×× A/0
版本/更改号
序号
部门代号
第三层次文件代号
中宝公司代号
部门及代号：
人物
加
办
ห้องสมุดไป่ตู้销产品
部
力资
工 总装 设备 计量
公
售品管
门
资采
工 工厂 科 检测
室
部部部
源购
厂
代 ＢＲＷＸＣＰＪ Ｚ Ｓ Ｌ
程序文件
治理文件 作业指导
书 表单 4、定义 无 5、流程 见附页
办公室 各部门 相关部门 相关部门 相关部门
治理者代 表
部门负责 人
部门负责 人
工艺人员
工艺人员
总经理
治理者代 表
上一级负 责人
部门负责 人
部门负责 人
6、作业程序
6.1 文件类不区分及操纵性区分
6.1.1 文件分类:依文件性质分类,将公司文件归为四类,第一层
6.5.7 以下二类文件需从各职能部门工作现场及时回收： 6.5.7.1 对有关活动和工作已无指导价值的作废文件。 6.5.7.2 过期的，在一定时期不适用的或对某一特定的活动
不适用的失效文件。
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6.5.8 作废或失效文件的原始发放部门,应指派人员从所有场所 和人员处收回全部作废或失效文件。
门在收到文件和资料时，应在《质量文件发放登记表》上登记，文
件的收文部门应在《质量文件发放登记表》上签字，保证文件和资
料受控。文件接收部门在自己部门保存的《外事来文件清单上》作
好登记。
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6.5.2.1 公司电脑差不多联网的部门,文件的发放能够用电子邮 件的形式发放，但在文件中设置修改权限密码，以保证文件的状态 的一致，密码由文件发放部门保密，不得对外泄漏。文件接收部门 将文件保存到自行设置的公文包或文件夹内。文件的原稿须由责任 部门编制、审核及批准，保存在文件的起草部门。