物业公司档案管理规章制度

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物业档案规范管理制度范本

物业档案规范管理制度范本第一条总则为加强物业档案管理，保障物业档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，制定本制度。

第二条物业档案管理范围物业档案管理范围包括：物业基本情况档案、业主档案、物业服务档案、设施设备档案、财务管理档案、合同协议档案、员工档案等。

第三条物业档案管理职责（一）物业档案管理由物业服务企业负责，设立专门的档案管理部门，配备相应的档案管理人员。

（二）档案管理人员负责物业档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

（三）物业服务企业应定期对档案管理人员进行培训，提高档案管理水平和能力。

第四条物业档案管理要求（一）物业档案应采用统一的档案表格和分类标准，确保档案资料的规范化和标准化。

（二）物业档案应真实、准确、完整、及时地反映物业管理的实际情况。

（三）物业档案应采取电子化和纸质化双重管理方式，确保档案的安全和长期保存。

（四）物业档案应按照档案法律法规的规定，进行分类、归档、编号、登记和造册。

第五条物业档案的收集和整理（一）物业档案的收集应包括物业管理的各个环节，确保档案资料的全面性和连续性。

（二）物业档案的整理应按照档案的性质、类型和形成时间进行，确保档案资料的有序性和可读性。

（三）物业档案的整理应采用科学的分类方法和编目体系，便于检索和利用。

第六条物业档案的归档和保管（一）物业档案的归档应按照档案的性质、类型和形成时间进行，确保档案资料的完整性和安全性。

（二）物业档案的保管应采取防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防磁等措施，确保档案的物理安全。

（三）物业档案的保管应建立查阅和借阅制度，限制档案的查阅和利用范围，保护档案的保密性和隐私性。

第七条物业档案的利用和销毁（一）物业档案的利用应建立查阅和借阅制度，确保档案资料的合理利用和保护。

（二）物业档案的销毁应经过审批程序，确保档案资料的安全和合规性。

（三）物业档案的销毁应采取可靠的方法，确保档案资料的不可恢复性。

物业公司档案管理制度

物业公司档案管理制度第一章总则第一条为规范和加强物业公司档案管理，提高档案管理水平，保证档案的安全性和保密性，制定本制度。

第二条本制度适用于物业公司内各类档案的管理和保管工作。

第三条物业公司的档案管理工作，应当依法、合规、安全、高效，确保档案的真实性、完整性、可靠性。

第四条物业公司应当建立档案管理机构，明确档案管理的责任部门和人员。

第五条物业公司应当加强档案管理制度的宣传和培训，保障全员知晓并严格执行。

第二章档案管理的基本原则第六条档案管理应当遵循以下基本原则：（一）依法合规：遵循相关法律法规和政策规定，合法合规管理档案。

（二）分类处理：按照规定分类建档、存档、归档和销毁档案。

（三）保密安全：严格保护档案的保密性和安全性，防止档案泄露、丢失或损坏。

（四）规范管理：建立规范的档案管理流程和制度，保证档案管理的规范性和可控性。

第七条物业公司的档案管理工作应当由专人负责，设立档案管理员，负责具体档案管理工作。

第八条物业公司的档案管理部门应当建立档案档案目录和档案查询系统，方便档案的检索和利用。

第九条物业公司的档案管理工作应当进行定期检查和评估，确保档案管理工作的质量和效果。

第三章档案管理的具体要求第十条物业公司的档案管理工作应当按照以下要求开展：（一）档案的归档要按照相关规定分类编号、整理、装订、封存。

（二）档案的借阅要按照流程进行申请，接待处确认后方可借阅，借阅归还时须登记。

（三）档案的销毁要按照规定的销毁程序进行，销毁后需做好相应的记录和报告。

（四）重要档案要定期复印或备份，确保重要信息不会遗失。

第十一条物业公司的档案管理部门应当建立定期的档案检查制度，对档案的安全性和完整性进行检查和评估。

第十二条物业公司的档案管理工作应当强化档案保密制度，规范档案的查阅和使用权限。

第十三条物业公司的档案管理工作应当建立健全的档案安全防护措施，确保档案信息的安全性。

第十四条物业公司应当加强对档案管理人员的培训和教育，提高其档案管理水平和意识。

物业公司档案管理制度(六篇)

物业公司档案管理制度(六篇)物业公司档案治理制度篇一加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。

供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。

1、公司内部经营形成的各种资料。

2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。

1、行政部：1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。

2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。

4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案治理的监视检查。

5、各公司总监/副总1）负责对档案治理监视检查报告的审批。

1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。

华润物业员工档案管理制度

第一章总则第一条为加强华润物业员工档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，根据国家有关法律法规和公司规章制度，特制定本制度。

第二条本制度适用于华润物业管理区域内所有员工的档案管理。

第三条员工档案管理应遵循真实性、完整性、保密性和安全性的原则。

第二章档案种类及内容第四条员工档案分为以下几类：1. 基本信息档案：包括员工姓名、性别、出生日期、身份证号码、籍贯、民族、政治面貌、婚姻状况、学历、学位、专业、联系电话、电子邮箱等基本信息。

2. 职业资格证书档案：包括各类职业资格证书、专业技术资格证书、职称证书等。

3. 工作经历档案：包括员工入职、离职、调职、晋升、培训、奖惩等记录。

4. 绩效考核档案：包括年度考核、月度考核、专项考核等记录。

5. 健康体检档案：包括员工入职体检、定期体检、特殊岗位体检等记录。

6. 其他档案：包括员工劳动合同、社会保险、住房公积金等。

第三章档案管理职责第五条档案管理员负责员工档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等工作。

第六条各部门负责人负责本部门员工档案的管理工作，确保档案的完整、准确。

第七条员工本人负责提供真实、完整的个人信息，并对所提供信息的真实性负责。

第四章档案管理流程第八条员工入职时，应提交相关证明材料，由人力资源部门负责收集、整理、归档。

第九条员工离职时，档案管理员应将员工档案进行整理、归档，并按照规定程序办理档案移交手续。

第十条员工档案的借阅，需经部门负责人批准，由档案管理员负责办理借阅手续。

第十一条员工档案的销毁，需经公司领导批准，并按照规定程序办理销毁手续。

第五章档案保管与安全第十二条档案管理员应定期对档案进行检查、清理，确保档案的完好。

第十三条档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等条件。

第十四条档案管理员应定期对档案进行备份，确保档案数据的安全。

第十五条员工档案的保密工作，由档案管理员负责，确保档案内容不外泄。

第六章奖励与处罚第十六条对在员工档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。

物业内部管理资料档案管理制度

第一章总则第一条为加强物业公司的内部管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有内部管理资料档案的管理工作，包括各类文件、记录、图表、影像等。

第三条本制度遵循集中统一管理、分级负责、安全保密、便于利用的原则。

第二章管理职责第四条公司档案管理部门负责制定档案管理制度，监督、指导各部门档案管理工作。

第五条各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人，负责组织实施本部门的档案管理工作。

第六条档案管理员负责具体执行档案管理任务，包括档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等。

第三章管理内容第七条档案收集范围：1. 公司内部管理制度、工作流程、操作规范等；2. 各部门业务档案，如工程档案、业主档案、财务档案、人力资源档案等；3. 公司重大活动、项目、会议、培训等资料；4. 公司与外部单位签订的合同、协议、函件等；5. 公司其他具有保存价值的资料。

第八条档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、编目等规定进行整理；2. 保持档案的原始性、完整性、连续性；3. 档案装订、封装应符合规范要求。

第九条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗等；2. 档案资料应分类存放，便于查找和利用；3. 档案资料应定期进行消毒、杀虫处理。

第十条档案借阅要求：1. 借阅档案需填写借阅单，经批准后方可借阅；2. 借阅者应爱护档案资料，不得损坏、涂改、擅自复制；3. 借阅期限不得超过规定时间，逾期未还者按相关规定处理。

第四章管理制度第十一条档案管理制度：1. 制定档案管理制度，明确档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等各个环节的要求；2. 定期对档案管理工作进行检查、总结，发现问题及时整改；3. 加强档案人员培训，提高档案管理业务水平。

第十二条档案保密制度：1. 档案资料涉及公司机密、商业秘密、个人隐私等，应严格保密；2. 档案管理人员应遵守保密规定，不得泄露档案内容；3. 借阅者应遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。

物业部门档案管理制度

第一章总则第一条为加强物业部门档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我物业部门实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我物业部门所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。

第三条物业部门档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性、准确性、安全性原则；3. 效率性、实用性原则；4. 依法依规、规范有序原则。

第二章档案分类与归档第四条物业部门档案分为以下类别：1. 产权档案：包括物业项目权属证明、土地使用权证、建筑工程规划许可证等；2. 管理档案：包括物业管理规章制度、业主大会及业主委员会会议记录、物业服务合同、物业维修基金使用记录等；3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、银行对账单等；4. 人事档案：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、奖惩等记录；5. 技术档案：包括物业设备设施维护保养记录、工程图纸、施工验收报告等；6. 安全档案：包括消防安全、治安保卫、安全生产等方面的记录；7. 业主档案：包括业主基本信息、业主大会及业主委员会会议记录、业主投诉处理记录等；8. 其他档案：包括物业部门各类活动记录、宣传资料、客户服务记录等。

第五条档案归档应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行分类；2. 档案编号应当清晰、规范；3. 档案归档应当及时、准确；4. 档案归档前应当进行整理、鉴定、剔除；5. 档案归档应当进行备份，确保档案安全。

第三章档案保管与维护第六条物业部门应当设立档案室，负责档案的保管工作。

第七条档案室应当具备以下条件：1. 满足档案存放要求，具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等设施；2. 设有专职或兼职档案管理人员；3. 档案室环境整洁、安全、便于查找；4. 档案室应当配备档案柜、档案架等设施。

第八条档案保管应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行存放；2. 定期检查档案的保管条件，确保档案安全；3. 对破损、霉变、虫蛀的档案进行修复、消毒；4. 对重要档案进行加密保护；5. 对档案进行定期盘点，确保档案的完整、准确。

物业处档案管理制度

第一章总则第一条为加强物业处档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本物业处所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。

第三条物业处档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）完整、准确、系统、安全；（四）便于查阅，提高效率。

第二章档案分类与编号第四条物业处档案分为以下类别：（一）综合档案；（二）物业档案；（三）业主档案；（四）合同档案；（五）财务档案；（六）工程档案；（七）人力资源档案；（八）其他档案。

第五条档案编号采用统一编号制度，编号格式为：类别代码+年份+序号。

第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下原则：（二）全面收集，不遗漏重要档案；（三）及时收集，保证档案的时效性。

第七条档案整理应遵循以下原则：（一）按照档案类别、形成时间、内容等特征进行分类；（二）对档案进行编号、编目、编制目录；（三）对破损、褪色、霉变的档案进行修复和保护；（四）对电子档案进行备份和存储。

第八条档案收集与整理工作由物业处档案管理员负责。

第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下原则：（一）安全保管，确保档案实体和信息安全；（二）分类存放，便于查阅和利用；（三）定期检查，及时发现和消除安全隐患；（四）维护档案实体，延长档案使用寿命。

第十条档案利用应遵循以下原则：（一）依法利用，确保档案的合法性和真实性；（二）公开利用，提高档案的利用率；（三）保护档案，不得损坏、遗失、篡改档案；（四）保密档案，严格按照国家保密规定进行管理。

第十一条档案利用实行预约制度，需查阅档案的单位和个人应提前向物业处档案管理员预约。

第五章档案鉴定与销毁第十二条档案鉴定应遵循以下原则：（二）全面鉴定，不遗漏重要档案；（三）科学鉴定，保证档案鉴定结果的准确性。

第十三条档案销毁应遵循以下原则：（一）依法销毁，确保档案的合法性；（二）分类销毁，按照档案类别进行销毁；（三）登记销毁，做好档案销毁登记工作。

物业管理公司档案管理制度

第一章总则第一条为规范物业管理公司档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、各项目部及全体员工。

第三条公司档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理：公司档案实行集中统一管理，各部门、各项目部应将档案资料及时移交至公司档案室。

2. 完整准确：档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。

3. 安全保密：加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。

4. 便于利用：提高档案资料的使用效率，为物业管理提供有力支持。

第二章档案管理范围第四条公司档案管理范围包括：1. 公司内部管理制度、规定、办法等文件。

2. 公司发展规划、年度计划、统计资料等。

3. 财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案等。

4. 会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

5. 物业管理服务过程中产生的各类文件、资料、图表等。

第三章档案管理职责第五条公司档案室负责公司档案的集中管理，具体职责如下：1. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。

2. 负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

3. 负责档案资料的保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。

4. 定期对档案资料进行鉴定、整理、销毁。

5. 为公司各部门、各项目部提供档案查询、利用服务。

第六条各部门、各项目部负责本部门、本项目的档案管理工作，具体职责如下：1. 负责收集、整理、归档本部门、本项目的档案资料。

2. 按照档案管理制度的要求，及时将档案资料移交至公司档案室。

3. 加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。

4. 积极配合公司档案室开展档案管理工作。

第四章档案收集与整理第七条公司档案收集工作应遵循以下原则：1. 及时性：及时收集各类档案资料，确保档案资料的完整性。

2. 完整性：收集的档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。

物业台账档案管理制度

第一章总则第一条为加强物业管理台账档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本物业管理区域内所有物业台账档案的管理。

第三条物业台账档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案内容的完整、准确，防止档案遗失、损毁。

2. 系统性原则：按照档案类别、时间、内容等要求，对档案进行分类、整理、归档。

3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和信息安全。

4. 利用性原则：方便档案的查阅、利用，为物业管理提供有力支持。

第二章档案管理范围第四条物业台账档案管理范围包括：1. 业主档案：业主基本情况、入住登记、装修申请、房屋维修等。

2. 物业管理档案：物业管理方案、制度、合同、财务报表、员工人事资料等。

3. 设施设备档案：设施设备验收报告、维护保养记录、维修记录等。

4. 公共区域档案：绿化养护、清洁卫生、安全巡查、消防检查等。

5. 临时性档案：临时活动、会议、通知等。

第三章档案管理职责第五条物业经理负责物业管理台账档案的管理工作，具体职责如下：1. 组织制定本制度，并监督实施。

2. 指导、协调各部门档案管理工作。

3. 负责档案的收集、整理、归档、保管和利用。

4. 定期检查、评估档案管理工作。

第六条档案管理员负责档案的日常管理工作，具体职责如下：1. 负责档案的收集、整理、归档、保管和利用。

2. 按照档案类别、时间、内容等要求，对档案进行分类、整理、归档。

3. 确保档案的完整、准确、安全。

4. 提供档案查阅、利用服务。

第四章档案管理流程第七条档案收集：各部门将形成的档案资料及时提交给档案管理员。

第八条档案整理：档案管理员对收集到的档案资料进行分类、整理，确保档案的完整、准确。

第九条档案归档：按照档案类别、时间、内容等要求，将整理好的档案归档。

第十条档案保管：档案管理员对归档的档案进行安全保管，防止档案遗失、损毁。

物业公司的档案管理制度

第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）依法管理，严格保密；（三）集中保管，方便利用；（四）规范流程，责任到人。

第二章档案分类与归档第四条公司档案分为以下类别：（一）文书档案：包括公司文件、函件、纪要、会议记录、报告、请示、通知、决定等；（二）工程档案：包括项目验收、设计、施工、监理、验收等文件；（三）合同档案：包括公司各类合同、协议、招投标文件等；（四）财务档案：包括财务报表、凭证、账簿、审计报告等；（五）人事档案：包括员工招聘、培训、考核、晋升、离职等文件；（六）设备档案：包括设备采购、安装、调试、维修、保养等文件；（七）其他档案：包括照片、录音、录像、奖状、荣誉证书等。

第五条档案归档要求：（一）档案资料应真实、完整、准确、规范；（二）档案资料应分类存放，便于查阅；（三）档案资料应按照档案编号顺序排列；（四）档案资料应使用统一格式的档案盒、档案袋；（五）档案资料应定期整理、鉴定、销毁。

第三章档案保管与利用第六条档案保管要求：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（二）档案员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；（三）档案员应定期对档案进行整理、鉴定、销毁；（四）档案员应严格执行保密制度，确保档案安全。

第七条档案利用要求：（一）档案利用者应凭有效证件办理借阅手续；（二）档案利用者应遵守档案保管规定，爱护档案资料；（三）档案利用者应按期归还档案，不得擅自复制、摘抄档案内容；（四）档案利用者应保护档案的完整性和安全性。

第四章档案销毁第八条档案销毁应按照以下程序进行：（一）档案员对拟销毁的档案进行鉴定，确认无保存价值；（二）档案员填写《档案销毁审批表》，经主管领导审批；（三）档案员将审批后的《档案销毁审批表》报送档案管理部门备案；（四）档案员在销毁档案前，对档案进行整理、分类、编号；（五）档案员在销毁档案时，应有两人以上在场监督，确保档案销毁彻底。

物业管理档案管理制度

物业管理档案管理制度第一条总则为了加强物业管理档案的管理工作，规范物业管理档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，结合本物业管理区域的实际情况，制定本制度。

第二条档案管理机构及职责1. 物业管理公司应当设立专门的档案管理机构，负责物业管理档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

2. 档案管理机构应当配备相应的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。

3. 档案管理人员应当具备一定的档案管理知识和业务能力，经过专业培训并取得相应的资格证书。

第三条档案的收集和整理1. 档案收集范围：（1）物业管理的规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复、通知、会议记录等文件材料；（2）物业项目的招投标文件、合同协议、工程验收报告、维修记录等文件材料；（3）物业服务合同、物业费收缴记录、业主大会决议、业主委员会决定等文件材料；（4）物业服务质量评估报告、投诉处理记录、突发事件应急预案等文件材料；（5）物业管理公司及员工的相关资质证明、培训记录、人事档案等文件材料；（6）其他与物业管理相关的文件材料。

2. 档案整理要求：（1）档案应当分类清晰，编号准确，便于查找和利用；（2）档案应当采用耐久、防磁、防水和防火的材料，确保档案的安全和完整；（3）档案的装订、折叠、装盒等应当符合档案保护的技术要求；（4）档案的目录应当详尽，包括档案的编号、名称、形成时间、形成单位、内容摘要等；（5）档案的整理工作应当由专业人员进行，确保档案的质量和安全。

第四条档案的归档和保管1. 归档要求：（1）档案应当及时归档，不得拖延或者遗漏；（2）归档的档案应当经过审核，确保档案的真实、完整、准确；（3）归档的档案应当标明档案的名称、编号、形成时间、形成单位等基本信息；（4）归档的档案应当采用统一的档案袋或者档案盒，标明档案的名称、编号、形成时间、形成单位等基本信息。

2. 档案保管要求：（1）档案应当存放在通风、干燥、防盗、防晒、防高温、防潮、防虫、防霉、防有害气体和防有害生物的环境中；（2）档案存放的地方应当设立专门的档案室或者档案柜，实行封闭式管理；（3）档案室或者档案柜的钥匙应当由专人保管，不得随意借出；（4）档案的保管工作应当建立日志，记录档案的存放位置、数量、查阅人员等信息；（5）档案的保管工作应当定期进行巡查和检查，确保档案的安全和完整。

物业公司档案管理制度

公司档案管理制度第一章总则第一条为加强公司各类文件、资料的收集、整理和归档工作，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际，制订本制度。

第二条本制度所指文件、资料是指公司在经营管理活动中形成的、有保存价值的不同形式的记录。

第三条本制度适用于公司所属各部门各种资料的收集归档，公司各部门要设置兼职档案员，负责本部门日常档案资料的搜集、整理和存档，并在规定的日期移交公司综合部。

第二章归档范围第四条行政管理工作中形成的文件材料（一）年度工作计划、总结及行政会议纪录。

（二）召开重要的专题会议及其他大型重要会议的通知、人员名单、议程、报告、决定、决议、纪要、典型发言稿。

（三）行政会议决定、决议、纪要、讨论通过的文件材料。

（四）综合行政事务工作通知、规定、工作安排。

（五）机构设置、撤销、合并、名称更换、印章启用、人员配备的决定、通知。

（六）请示与批复文件。

（七）人员任免、调配、录用、奖励、处分的文件材料。

（八）上级的表彰、通报及证书。

（九）公司领导出去考察、业务洽谈或接待来宾的总结、洽谈记录、协议、合同、章程、审批文件、备忘录。

（十）公司各项规章制度、岗位责任制、工作条例及实施细则。

（十一）上级机关下发的决定、决议、指示、条例、规定等文件材料。

第五条人事管理工作形成的文件材料（一）职工名单。

（二）人员调动的介绍信及存根（或调动函），离职、退休人员交接清单。

（三）员工往来函、劳动合同、工伤处理。

（四）培训、目标考核测评、绩效考评、考勤汇总表。

（五）人员编制、人力资源结构、员工基本情况汇总。

（六）参保职工养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险。

第六条经营管理工作形成的文件材料（一）年度经营工作计划。

（二）综合性年度统计报表和统计分析资料。

（三）总经理办公会会议纪要。

（四）生产类、安全管理类、环境保护类等形成的文件材料。

（五）客户的资料、收费文件等资料。

（七）生产经营调度分析会议纪录、安全事故调查。

物业公司档案管理规章制度

物业公司档案管理规章制度第一章总则第一条为了规范物业公司档案管理工作，确保物业公司的档案安全、准确、完整、便捷地运用，本规章制度依据相关法律法规和物业公司的特点，制定。

第二条物业公司档案管理制度适用于物业公司收到、产生、使用的各类档案。

包括纸质档案、电子档案等。

第三条物业公司档案管理应当依法保护业主和物业公司的合法权益，保护档案的完整性和安全性，做到防火、防盗、防灾、防散、防破坏。

第四条物业公司档案管理应遵循便民、高效、公开、规范的原则，注重信息化和科学化手段的应用，提高工作效率。

第五条物业公司设立档案管理部门，负责档案管理工作。

大型物业公司可以设立档案管理中心，进行集中管理。

第二章档案的收集与整理第六条物业公司应按照法律法规和相关规定，及时收集与公司运营管理有关的各类档案资料。

包括但不限于企业注册登记证照、规划设计文件、业主登记册、合同协议、财务报表、人事档案等。

第七条物业公司档案收集应采用统一的编号和分类制度，确保档案资料的准确性和一致性。

第八条物业公司档案整理应按照文件的主题和时间顺序进行分类归档，并制作档案目录，加强档案信息化管理。

第九条物业公司应定期开展档案修整和整理工作，将过期的档案资料进行归档、封存或销毁处理。

第三章档案的保管与利用第十条物业公司应设置专门的档案室，保证档案资料的安全和防火设施的完善。

第十一条物业公司档案应采用密封存放的方式进行保管，并做好保密措施，防止档案信息泄露。

第十二条物业公司档案管理部门应做好档案的数字化处理，建立档案数据库，并及时进行备份，确保信息的可及性和安全性。

第十三条物业公司档案应当遵循有权人的申请原则，确保有权人依法获取自己的档案资料。

第十四条物业公司档案可以提供给相关工作人员、业主和其他单位个人依法查阅和复制，但需经过档案管理部门审核批准。

第十五条物业公司档案应按照规定的期限进行永久保存、封存或者销毁，确保档案资料的准确性和完整性。

第四章违规处罚与附则第十六条物业公司档案管理人员在档案管理中不按规章制度操作，有严重违法违纪行为的，将依法给予纪律处分，并承担相应的法律责任。

物业档案管理制度15篇

物业档案管理制度15篇物业档案管理制度1依据《中华人民共和国国档案法》，结合企业实际情况，确保档案的完整和安全，特制定本制度。

一、档案工作的基本原则档案实行集中管理与分散管理相结合，即分别为公司、部门管理，专人负责档案管理工作。

公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。

二、文件资料点收、整理和归档1、文件结案移送归档时，检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

2、文件如经过抽查，应有部门主管领导的.签认。

3、文件的处理手续必须完善，如有遗漏，应立即退回承办人。

4、做好收件登记、编号、运转、催办工作，按规定程序符合立卷标准要求，及时分类、立卷、归档。

三、档卷管理1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

2、做好相关的防范措施，注意保密工作。

3、保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并采取防虫蛀腐朽工作。

4、每年按规定清理一次，已到保管期限，确定销毁的档案材料必须列册登记，经领导审批后作销毁处理。

四、档案调、借阅1、严格履行调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅。

确因工作需要带出复印或摘抄文件，须经领导批准。

2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

3、档案归还，经档案管理人员检查无误后，立即归入档卷。

物业档案管理制度2为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

一、档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

物业管理中心档案管理制度

第一章总则第一条为加强物业管理中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我中心实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于物业管理中心内部各类档案的管理，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。

第三条物业管理中心档案管理工作应遵循统一领导、分级管理、责任到人的原则，确保档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节的规范运作。

第二章档案收集与整理第四条档案收集范围包括：1. 物业管理中心的各类文件、报告、会议纪要、合同、协议等纸质档案；2. 电子档案，如电子邮件、公文系统、项目管理软件等产生的电子文件；3. 声像档案，如照片、录音、录像等。

第五条档案收集要求：1. 档案收集应全面、准确、及时，确保档案的完整性；2. 收集档案时，应核实档案的真实性、合法性、有效性；3. 档案收集应分类、分档、分卷，便于归档和查询。

第三章档案归档与保管第六条档案归档要求：1. 档案归档应按照档案分类、分档、分卷的原则进行；2. 归档的档案应按照档案号顺序排列，便于查询；3. 归档的档案应注明归档时间、归档人、档案来源等信息。

第七条档案保管要求：1. 档案保管应遵循“三分法”（分开存放、分类存放、分卷存放）原则；2. 保管档案应定期检查，确保档案的完好无损；3. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠，确保档案安全。

第四章档案利用与查询第八条档案利用原则：1. 档案利用应遵循合法、合理、及时、准确的原则；2. 档案利用应尊重档案的保密性，不得泄露档案内容；3. 档案利用应注重档案的保存价值，不得随意销毁档案。

第九条档案查询程序：1. 查询人应填写档案查询申请表，注明查询目的、内容、时间等；2. 档案管理人员根据查询申请，查找相关档案；3. 查询人领取档案，查阅完毕后应及时归还。

第五章档案信息化管理第十条物业管理中心应积极推进档案信息化建设，提高档案管理水平。

第十一条档案信息化管理包括：1. 档案数字化：将纸质档案转化为电子档案，实现档案的数字化存储；2. 档案数据库建设：建立档案数据库，实现档案的集中管理、查询和利用；3. 档案网络化：利用网络技术，实现档案的远程查询和利用。

物业档案管理和管理制度

物业档案管理和管理制度一、引言物业档案管理是指对物业管理工作中产生的各类档案进行规范、系统的管理和利用。

物业档案管理制度是为了保证物业档案管理工作的科学性、规范性、高效性而制定的一系列规章制度和管理办法。

本文将详细介绍物业档案管理和管理制度的相关内容。

二、物业档案管理1. 档案分类根据物业管理的具体需求，将物业档案进行分类，例如合同档案、人事档案、财务档案、设备档案等。

每个类别的档案都应有明确的标识和编号，以便于查找和管理。

2. 档案登记与归档每份档案都应有详细的登记信息，包括档案名称、编号、责任人、归档日期等。

档案应按照一定的规则进行归档，确保档案的完整性和准确性。

3. 档案保管与借阅物业档案应妥善保管，建立安全可靠的档案库房，确保档案不受损坏、遗失或泄露。

同时，建立档案借阅制度，明确借阅程序和责任人，确保档案的安全和及时性。

4. 档案销毁与档案转移根据法律法规和档案管理规定，对于已经过期或不再需要的档案，应及时进行销毁。

对于需要转移的档案，应制定相应的档案转移计划，并确保档案的安全运输和准确归档。

三、物业档案管理制度1. 制度目的物业档案管理制度的目的是规范物业档案的管理流程，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高物业管理工作的效率和质量。

2. 制度适用范围本制度适用于物业管理部门及相关工作人员，包括档案管理员、物业经理等。

3. 制度内容（1）档案管理责任：明确各级工作人员的档案管理责任和权限，确保档案管理工作的连续性和稳定性。

（2）档案管理流程：详细描述档案的登记、归档、保管、借阅、销毁和转移等各个环节的具体操作步骤和要求。

（3）档案管理规范：制定档案编号、标识、装订、封存等规范，确保档案的统一性和规范性。

（4）档案安全保密：明确档案的保密要求，加强档案的安全管理，防止档案的泄露和损坏。

（5）档案培训与考核：制定档案管理培训计划，提高工作人员的档案管理能力，并进行定期的考核和评估。

四、物业档案管理的意义1. 提高工作效率：规范的档案管理流程和制度可以提高物业管理工作的效率，减少重复劳动和时间浪费。

物业档案管理规定

物业档案管理规定第一章：总则第一条规定目的为了规范物业档案管理，健全档案管理制度，加强对物业档案的保管、利用和管理，促进物业管理工作的持续发展。

本规定制定。

第二条规定适用范围本规定适用于所有物业管理企业、物业服务业主委员会及其工作人员，包括物业公司、物管委员会、物业工作人员及相关单位。

第三条规定内容本规定内容主要包括物业档案的分类、保管、利用、归档、销毁等方面的规定。

第四条依法保密本规定受法律法规保护，所有物业档案应该严格保密，遵守信息保护的相关法律法规，切实保护业主和物业公司的信息安全和隐私。

第二章：物业档案的分类第五条客户档案物业公司应当建立业主的客户档案，包括业主的姓名、联系方式、身份证号码、房产证明、物业费交纳情况、车辆登记信息以及房屋装修维修等记录。

第六条楼宇档案物业公司应当建立楼宇档案，包括楼宇的基础建设、楼层、户型、建筑面积、照片资料等。

第七条设施设备档案物业公司应当建立设施设备档案，包括所有公共设施和设备的信息、安装维护记录、检测报告等。

第八条维修档案物业公司应当建立维修档案，包括所有房屋的维修和保养记录、防水维修记录、空调清洗记录等第九条服务档案物业公司应当建立服务档案，包括物业公司日常服务工作记录、投诉、建议、咨询等记录。

第三章：物业档案的保管第十条档案室物业公司应当建立档案室，并指定专门工作人员进行档案管理。

档案室只能由授权人员进入，保证档案的安全。

第十一条安全保密措施物业公司应当采取各种措施，防范火灾、泡水等灾害发生，保证档案的完整安全。

应当对档案实现三级保密，安全级别分为“绝密、机密、秘密”三个级别。

第十二条保管期限物业档案应当根据法律法规规定设置保管期限和归档标准。

到期后可以进行鉴定，以评估是否需要销毁。

第四章：物业档案的利用第十三条适用范围物业档案的利用应当指导物业管理工作的开展，服务于业主、物业公司。

第十四条获取方式申请利用物业档案的人员应当在工作需要范围内，提出书面申请，并描述利用方案和申请档案信息的详细内容。

物业内页档案管理制度

第一章总则第一条为规范物业管理内页档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高物业管理水平，特制定本制度。

第二条本制度适用于本公司所有物业管理项目内页档案的管理。

第三条物业管理内页档案是指在公司物业管理活动中形成的，具有保存价值的各类文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第二章档案分类及内容第四条物业管理内页档案分为以下类别：1. 工程档案：包括项目立项、规划、设计、施工、验收、维修、改造等全过程的技术文件、图纸、报告等。

2. 业主档案：包括业主基本信息、购房合同、租赁合同、装修申请、投诉记录等。

3. 财务档案：包括财务报表、收据、发票、银行对账单、预决算等。

4. 文件档案：包括物业管理规章制度、会议记录、通知、公告、工作总结等。

5. 管理资料：包括绿化资料、日常巡查记录、值班记录、车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

第三章档案管理职责第五条公司设立档案管理部门，负责物业管理内页档案的统一管理。

第六条档案管理部门职责：1. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。

2. 负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

3. 定期对档案进行清点、检查，确保档案的完整、准确、安全。

4. 负责档案信息化建设，提高档案管理水平。

第七条项目经理负责本项目的档案管理工作，具体职责如下：1. 组织、协调项目内页档案的收集、整理、归档工作。

2. 确保档案的完整、准确、安全。

3. 指导、监督项目内页档案的借阅、销毁等工作。

第四章档案管理流程第八条档案收集：各部门、各岗位在产生档案资料时，应按要求及时收集，并送交档案管理部门。

第九条档案整理：档案管理部门对收集到的档案资料进行分类、编号、编目，建立档案目录。

第十条档案归档：档案管理部门将整理好的档案资料按照规定的时间、顺序、要求进行归档。

第十一条档案保管：档案管理部门负责档案的存放、保护、维修等工作，确保档案的完整、准确、安全。

第十二条档案借阅：档案借阅应办理借阅手续，经档案管理部门负责人批准后方可借阅。

物业档案管理制度

物业档案管理制度物业档案管理制度是指为了规范物业档案的管理工作，确保物业档案的完整、准确、及时，提高物业管理的效率和质量，而制定的一系列规章制度和流程。

一、档案存储管理1. 对所有物业档案进行分类，设置统一的档案编号，并制定档案管理的文件目录，确保档案的有序存放。

2. 档案管理部门要定期对物业档案进行盘点和整理，及时更新档案信息，并做好档案的防火、防潮、防虫等措施，确保档案的安全性和完整性。

3. 档案管理部门要制定借阅制度，对档案的借阅进行登记和管理，确保档案便于查找和追溯。

4. 档案管理系统要进行备份和恢复，确保档案数据的安全性和可靠性。

二、档案整理规范1. 对新建、改建、竣工的建筑物，物业管理部门要及时整理相关档案，包括工程建设档案、竣工验收资料、设计图纸等，确保档案的准确性和完整性。

2. 对日常物业维修、保养、检查等活动，物业管理部门要及时整理相关档案，包括维修记录、维修费用等，确保档案的及时性和真实性。

3. 档案整理时，要将档案进行分类、装订，标注编号和日期，并按照时间顺序排列，方便查阅和追溯。

三、档案查询和共享1. 物业档案管理部门要及时响应业主、政府和相关部门的档案查询需求，提供准确的档案信息和资料，并做好查询记录和档案复印工作。

2. 在保证保密的前提下，物业档案管理部门要与相关部门和业主委员会建立良好的合作关系，共享档案信息，提供协助和支持。

四、档案借阅管理1. 物业档案管理部门要制定档案借阅制度，对借阅档案的人员进行认证和登记，确保档案借阅活动的合法性和规范性。

2. 物业档案管理部门要制定档案借阅期限，对超期未还的借阅档案进行追溯和催办，确保档案的及时归还。

3. 物业档案管理部门要定期对借阅档案进行检查和核实，保证借阅档案的完整性和准确性。

物业档案管理制度的实施对于加强物业档案的管理、提高物业管理水平具有十分重要的意义。

通过建立严格的制度和流程，可以确保物业档案的准确性和完整性，提高物业管理的效率和质量。