电子档案凭证作用生效分析

电子档案凭证作用生效分析

作者：孟影

来源：《科技信息·下旬刊》2018年第03期

摘要：现代的档案管理和电子信息技术相结合，使电子档案的形成和发展有了一定的成果，档案对社会的发展有着重要的作用，档案由于具有凭证作用，针对电子档案是否具有这种作用形成了关键的问题，电子档案的相关规定没有详细的要求，保证其和传统档案具有相同的特点，才能起到作用。

关键词：电子档案；凭证作用；生效

电子档案是新时代中的发展成果，和传统的档案相比有很多的优势，便于保存和整理，使用的途径也较多，这使档案管理的效率和质量都有所提高，随着使用的普遍性提高，电子档案的使用中出现了一些问题，主要的问题是电子档案能否作为凭证，这个问题是电子档案管理中的重要解决对象，由于电子档案和人们的生活工作紧密联系，也和信息安全有着息息相关的特点，针对电子档案能否作为凭证的问题对社会的发展有着较大的影响，需要进行深入的分析和探讨。

1 法律规定基础

1.1 国家档案局对电子档案进行明确了规定，针对电子档案的移交和接收内容，提出电子档案作为机关、团体和事业单位等组织中在处理过程中对国家社会有保存价值的电子文件的形式而存在，这对电子档案的技术形态进行了明确，还包括其价值和作用等方面，但是对凭证相关内容没有明确的规定。之后经过修订发布的关于电子文件和电子档案管理的规定中对电子档案的定义增加了具有凭证作用和保存价值的电子文件，这对电子档案的作用进行了更加明确的定义。电子档案的形成是后期的归档形成的，经过一定的环节将电子文件转换成电子档案的形式，之后由档案馆进行分类整理，再转交给单位部门进行使用。

1.2我国对电子数据的使用进行了法律规定，在电子档案的形成中需要根据标准进行规范，其中要求电子档案需要保持完整性，同时电子档案要具有可靠性，这些要求对电子档案的内容有了一定的规定。电子档案的完整性包括完成的内容要具有完整性，还有过程，内容的完整性对内容中的事件、时间、人员等有着完整性的要求，过程要具有完整性，包括设计环节的完整性，流程和信息的完整性，对档案的处理过程中的各种内容信息也要有保存，这就是档案的完整性。

1.3 电子档案额可靠性对电子档案的形成和保存过程有着要求，电子文件的归档和电子档案的管理需要保证制度设计的可靠性，还有实现的可靠性。制度设计的可靠性包括立档单位和档案馆对文件档案管理的规定和法规的可靠性，对电子文件和电子档案管理中的管理制度要包

含详细的内容，对电子文件的产生归档和管理等过程中管理人员的责任和要求要有可靠的内容，这些都是可靠性中的要求内容。

1.4 电子档案的系统的可靠性主要包括系统需要使电子档案形成的内容不被更改，保持原始特点，对办理之后的电子文件和信息进行归档操作之后形成的电子档案中的内容保持原件特点，尤其是时间信息的内容，需要使电子档案维持原来的特点。

1.5 之后，电子档案的内容，包括一份电子档案内所有的内容信息和过程信息，在各形成单位档案室和各级各类档案馆的电子档案管理系统中都不能被修改，除了发生数据格式转换和系统迁移等情况，确有需要进行格式转换后，“格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容”。二是在关键环节和特殊操作后，系统要检查电子档案内容在操作前后的一致性，如在归档、移交接收环节和格式转换、数据迁移等操作中，系统要根据电子文件归档、电子档案移交接收、电子档案管理的相关制度规定要求，采取自动或人工方式对电子档案的内容进行一致性检测，保证在进行相关操作后前后内容一致。

2 电子档案管理要求

2.1 电子文件经归档环节形成电子档案后，一般都由档案机构，即各机关、企事业单位档案室和各级各类档案馆进行有效管理和发挥效用。如何管理电子档案才能符合法律所要求的证据特征？从前面引用的相关法律条款可以看出，作为证据的电子数据保存应当满足三个条件：

一是能有效呈现；二是格式不变，如有变化，内容应当前后一致；三是当电子数据保存地址发生变化时，要记录移送过程相关信息，特别是相关操作的时间信息和人员信息。由此我们可以归纳出电子档案在各级各类档案机构保存时应当采取的管理要求：第一，要制订电子档案管理办法，要按照国家法律法规的要求，制订档案室/档案馆的电子档案管理办法，要规范和赋予档案室/档案馆在管理电子档案方面的岗位设置和职能职责。第二，要在电子档案管理系统中采取适当的技术手段，保证系统内电子档案不被更改，采取有效的技术手段，证明系统内电子档案没有被更改。

2.2 根据目前的相关技术的发展形式来看，对于技术的采用需要进行一下几种技术措施：第一种是数据格式固化措施，在归档的过程中将普通文件转化为一定的版式文件，版式文件在不同系统中呈现的内容，不会因系统的不同产生一定的乱码错版现象，并且受到一般权限的控制内容不能够进行更改；第二种对于系统内部的电子档案内容属性设定成“只读”状态，并且不能够对其内容进行更改；第三种是数据量小的电子设备存储方式采用一次性输入的光盘形式作为载体，无论相关的使用者拥有何种权限都不能对其内容进行更改。

2.3 电子档案凭证作用的生效，是多方面原因组合形成的结果，并根据相关法律部门进行认证，对电子档案的完整程度、信息的准确性和具有的一定的公信度。由于社会的不断发展和变化，而传统档案证明记录方式由于信息量的增加，在测定相关的电子档案的凭证作用时，由

于技术等等多方面原因无法解决目前的情况，档案本身具有的一定的公信度受到法律和社会的认可，所以电子档案在今后的发展过程中，对于电子档案凭证作用生效的情况应当加以重视。

3 结语

随着社会的发展，科学技术水平也得到提高，档案的管理需要进行改善和加强，对档案的形式进行创新，使其能够时代发展规律相符，档案是历史记录的重要载体，在档案中记录的内容具有真实性特点，电子档案也应该个传统的档案相同的特点，这样才能使电子档案作为凭证的功能得到发挥，相关的管理人员需要具有丰富的知识和经验，利用专业的能力来提高电子档案的形成和发展水平，使档案的价值得到实现。

参考文献：

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