企业管理采购物资采购合同协议书管理规定修订版

企业管理采购物资采购合同协议书管理规定修

订版

IBMT standardization office【IBMT5AB-IBMT08-IBMT2C-ZZT18】

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物资采购合同管理制度

一.主要内容与适用范围

本制度规定了物资采购合同（含设备备件、承揽合同和材料采购合同，以下简称为合同）的市场调研、签订方式、审批程序及条款内容等管理及其他相关内容。

本制度适用于物资管理部门的合同管理工作。

二.职责

1.分管经营副总经理是物资采购合同管理的主管领导。

2.物资采供部是物资采购合同管理的主管部门。

3.物资采供部是物资采购合同管理的具体实施部门。

4.总经理办公室、综合部是物资采购合同管理的配合部门。

三.总则

1.根据陕西中煤建设有限责任公司（以下简称公司）合同管理规定和物资部对外签订合同的实际需要，制定本制度。

2.签订合同应当遵循合理，合法、平等互惠、协商一致的原则。

四.合同管理机构和合同专用章的管理

1.物资采供部设立合同管理岗位，对合同的合法性、完整性、安全性和有限性进行审查。

2.合同专用章由综合部公章管理人员管理。

3.合同经相关审查程序和相关人员审查签字，加盖合同专用章后生效。

五.合同审批内容

1.物资合同审批的主要内容可分为：供货商的资信和询价情况，商务合同（含一般技术条款）和技术附件。

2.供货商的资信情况，比如是否已纳入“合格供货商”的范围、厂商的营业执照、技术资质等级证、生产许可证、经营许可证等。询价一般要对于三个或三个以上的厂商。招标采购，应符合国家招投标法和本公司关于招投标的相应规定。

3.商务合同（含一般技术条款），由物资部采购员起草，合同条款应符合《中华人民共和国合同法》的规定以及合同双方达成一致的约定。

4.技术附件，由技术部门或物资使用单位起草，并与合同对方授权代表一道签字确定。

5.相关人员审查合同后，应在合同审批表上提出意见并签字。物资部采购员应对意见加以考虑并将正确意见反映在修改后的合同中。

六.委托代理

1.100万元以上（含100万元）的材料、设备合同和车辆购买合同须经公司总经理或其授权的副总经理审批签字。

2.经营副总经理在其授权范围内审批签订的合同可授权其代表签订。

3.物资部负责人在授权范围内审批签订的合同可授权其代表签订。

七.合同文本、合同履行及合同归档管理

1.合同文本页面整齐、清洁、不涂改、不挖补。

2.采购员应建立《合同管理台账》，对合同的预付款支付情况、交货情况、货款支付情况、货物质量情况、质保金支付情况等进行详细记录，便于合同及时、适当履行。

3.合同应建立管理台账，对合同的供货渠道、金额、履行情况、预付款情况、质保期、存档情况等信息进行记载。

4.采购员应将合同双方盖章签字生效后的合同、合同附件，提交一份给合同管理员登记存档，整理规范，并妥善保存备查。

八.草拟合同的相关注意事项

1.合同价格的确定

①在确定的合同价格时应当遵循比质比价、货比三家的原则。质量相同比价格，价格相同比服务；

②对于重大合同、技术比较复杂的合同或关键设备采购、承揽合同的签订，应组织相关进行市场调研和合同谈判。必要时通知公司的纪监审部门参与；

③采用招标方式进行设备、材料采购，物资部应交给公司专门负责招标事项的人员负责。

2.预付款和定金

①在签订合同时，预付款比例一般不超过30%。确实因交易需要超过30%支付预付货款的，应经经营副总经理批准；

②定金的支付比例一般不得超过合同总价的15%，经经营副总经理和本部门负责人签字同意后物资以超过15%，但最高不得超过《担保法》规定的20%

3.到货检验

①合同检验条款应当有检验的内容、范围和方法及验收标准，明确双方共同检验的地方，一方委托另一方单独检验的，委托方应当根据委托范围接受受托方的检验结果。并明确买受方对检验不合格的货物有权退货，换货或索赔；

②检验应当明确检验的时间及提出异议的期限。

4.付款条件

①一般要求在合同签订时不支持定金或预付款。对时间要求紧急、技术复杂、加工难度高、原材料所占比重大的非标设备，对方坚持要求支付定金或预付款的，在经营副总经理或本部门负责人签字同意后，可以支付；

②初次交易的厂商一般情况不支付定金或预付款，对方坚持要求支付的，应当根据厂商的市场信誉度和公司生产或基建的需求缓急确定是否支付。如果有中间代理商，其价格与厂家报价相差不大的，可与中间代理商签约，以减少资金运作风险；

③物资采购的主要款项应当等货物到齐，经验收合格后支付；

④一般应当滞留质量保证金，且保证金的比例应不低于5%。质量保证时间要求在一年以下三个月以上。

5.违约责任

①违约责任的基本内容应当包括：买受方的付款责任、付款时间责任；出卖方所交货物的内在质量和外在质量责任、时间责任和双方全面、适当、不中断履行合同的责任等；

②采购员在明确违约责任时，应当将自己认为比较重要的内容和要求，特别提出加以强调，确定具体承担违约责任的比例和方式。同时注意掌握公平原则，对他方严格，对己方也严格要求一丝不苟，公平合理；

③对有定金、预付款或已经支付进度款的合同，除应强调违约责任、确定违约金比例的同时还应明确双倍返还定金、如数返还预付款或进度款等内容；

④对自然灾害、政治运动、战争等不可抗力事件也应加以说明，其他不是非常重要的要求，可以笼统确定依照合同法的规定执行即可。

6.约定事项

约定事项：可以根据需要将在前列条款中未能表达详尽的内容，在这一条中进一步明确、完整或加以阐释。

7.索赔

①进行物资采购必须签订书面合同，除非能及时结清的除外。未签订书面合同的物资采购业务一旦出现质量问题、迟交货物等合同纠纷，影响生产或基建，或者资金被骗的，由采购员负主要责任；