超市供应商管理方案介绍材料
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供应商的管理
市场上的供应商何止千家,一个城市的综合超市潜在供应商可能上万家,全国范围内更是上百万家,如何开发最适合xxx超市发展的供应商,并与他们发展互利互惠的商业关系,是每一个地区公司采购部的重大战略任务。俗话说:“水能载舟,亦能覆舟”。如果选择好的供应商,则他们可成为xxx的战略合作伙伴,双方可以齐步发展,共创未来;反之则xxx超市的前途就不堪设想了。
xxx超市供应商政策:
供应商管理的目的在于(a)培养有实力且愿与本超市齐步成长的合作伙伴。(b)淘汰没有潜力或商业道德,且对本超市无益的供应商。(c)尽量减少中间环节的不合理加价,以降低进货成本。(d)争取最好的商业交易条件。(e)将营业额与利润额最大化。
一般而言,大型供应商(例如:跨国性消费品制造商或国内的知名品牌制造商)在超市的供应链占主导地位,他们的商业行为比较规范,较少以贿赂采购人员的方式达成其业务目标,大部分都凭其品牌实力、有优势的价格、有力度的广告与促销及良好的售后服务完成交易。而中小型的供应商(例如:一些私营的批发商、经销商、工厂或个体户)比较偏好与采购人员私下打交道,给予各种好处(包括:私人回扣、赠品、娱乐、招待、开支报销、……等),进而控制采购人员。俗话说:“吃人嘴软,拿人手短”。腐败分子在金钱的诱惑下,权钱交易,利欲熏心,任人摆布,最后只好牺牲北京华联的利益了。
所以“筛师供应商”成为供应商管理的一个最重要课题,其实只要采购人员立场端正,要挑选好的供应商不难,在“供应商政策”里有明列“选择要求”。另外由“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”基本上可以看出一个端倪。有些供应商为了某些理由(例如:商业机密)拒绝填写“供应商基本资料表”,我们应慎重不与他们往来,除非他们的产品在市场上有独占性,或成为卖方市场,且受本超市的目标顾客群所喜爱。
供应商管理可分为:(一)新供应商进场,(二)旧供应商清场,(三)旧供应商年度合同,(四)旧供应商年度评估,(五)年度供应商表彰大会。现分述如下:
一、新供应商进场:
有部分新供应商经营者经常向公司领导抱怨说:“要见xxx超市的采购不容易”。这句话说明了本超市的部分采购人员较为牛皮,已有了傲气,只喜欢或愿意与老供应商交往,把超市的进货大门关闭了,这是不对的。要知道超市的成长及永续发展,必须靠供应商的支持,有些老供应商由于自身的原因(例如:财力、人力、广告、促销、研发、物流、质量……等)无法跟上超市的发展步调,必需要汰换,因此必须补充新血,而且市场不乏好的热销商品,但因为种种原因不得其门而入,让超市错失了商机。同时,让有些顾客老是抱怨超市缺少市场上热销的商品,或品种不齐全等等。因此,采购人员“引进新供应商”是个重要的课题,不可藉故拒人于千里之外,超市应让新供应商有机会凭其实力与旧供应商公平竞争。引进新供应商对超市有一些明显的好处:(a)对老供应商有压力,俗语说:“有竞争才有进步”。他们会对超市提供更好的交易条件,以保住其生意;(b)新供应商的引进可为超市增加较多的营业外收入,如果一家“1万元”,一年引进“300家”新供应商,就会为超市增加“300万元”的其他收入;(c)新供应商通常可弥补北京华联现有商品结构的不足,可让超市的品种更齐全;(d)最重要的是,新供应商的供货及交易条件通常会比老供应商更好,也能提供某些市场上“热销”的产品,为超市带来大量的利益。
各地区公司采购部应采用以下的方法引进新供应商:
1、建立一个因特网网站,网站有“新供应商进场程序”的信息。
2、在各地区公司总部接待柜台设置一个“公告栏”,把采购部的网址
公告,让新供应商可以上网浏览“新供应商进场程序”的信息。
3、同时“公告栏”上应说明可以在接待柜台价购(例如:人民币200
元)“新供应商进场程序”及“供应商手册”。
4、在接待柜台设置“新供应商登记本”,规定采购部应在一周之内,
会正式函覆北京华联采购部的决定。
5、“公告栏”的信息举例如下:
新供应商朋友们:
(1)假若你们的产品有“价格、质量、包装、品种、或服务”上的优势,北京华联综合超市采购部谒诚欢迎你们前来洽谈。
(2)你们可以经由采购部的网址“”了解与北京华联交易的程序。
(3)你们也可以向本接待柜台价购“新供应商进场程序”及“供应商手册”。
(4)在你们按“新供应商进场程序”提供“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查
表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”交给本
接待柜台的一周之内,采购部将正式函覆是否需要进一步约
定时间洽谈。
谢谢你们的合作,欢迎光临!
6、“新供应商进场程序”如附件。
7、采购部收到由接待柜台转来的“供应商基本资料表”、“供应商简
介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”后,应设立一个登记本,登记“日期、供应商名称、及资料名称”,然后交给“采购总监”。“采购总监”研究后,作批示,并交给相关的“采购经理”。“采购经理”
做详细的调查后,与“采购主管”研究后,最后呈报“采购总监”,
由“采购总监”作最后决定是否进一步洽商,并正式函覆供应商有关超市采购部的决定。正式的函覆文件举例如下:
8、以上函件发出后,采购部应通知接待柜台销案,否则接待柜台应
负责追踪,如果超过十天采购部仍未发函,接待柜台应通知“总办主任”,由“总办主任”调查原因,最终应在十四天之内函覆,
以示对新供应商的尊重,并维护xxx超市的信誉。
若采购总监决定进一步与新供应商联系后,采购主管应主动联系新供应商。经过几回合的洽谈,并初步筛选商品后,应填报“新供应商审批申请书”(如附件)给采购经理与采购总监审批。申请审批时应附上“供应商基本资料表”、“供应商简介”“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”、“目录或照片或样品”及“供应商进场赞助同意书”。
采购经理与采购总监对于采购主管所推荐的供应商,应约谈其最高业务负责人,除了核实“供应商资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”“新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”的正确性外,最后把双方合作的利益充分沟通,并试探对方的虚实,毕竟两家公司的合作(如同男女的联姻)应更慎重一点较好。采购总监有最终审批权,经审批同意进场后,按正常进场程序,向财务部缴交“进场赞助费”后,由采购主管正式建档,并下订单进货。
二、旧供应商清场:
有些供应商言行不一致,表现欠佳,呈现一些问题,例如:产品没有优势、促销也不积极、产品质量不稳、包装不良、送货不及时、赞助费用很少、拒绝退换货、供货价格经常调涨、帐期太短、帐额太小、沟通困难、服务不佳……等。这些都是应该“清场”的微兆,但“清场”不能单凭采购主管说了算,否则因为个人恩怨,变成公报私仇,暗箱操作,这是采购工作的大忌!
为了让“清场”有凭有据,“清场”应该与“进场”一样有一个类似的程序。“旧供应商清场审批申请表”(如附件)是用来决定“清场”用的。