公文种类及其主要区别

公文种类及其主要区别
⏹请示：适用于向上级单位请求指示或批准事项;
⏹报告：适用于向上级单位汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问;
⏹决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更
或者撤销下级单位不适当的决定事项;
⏹通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况;
⏹通知：适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的
事项,批转、转发公文;
⏹批复：适用于答复下级单位的请示事项;
→批复与复函的区别：批复属下行文,复函是函的一种形式,属平行文；批复适用于答复下级单位的请示事项,对不相隶属的单位请求批准事项不使用批复,而应
使用复函予以答复;
⏹意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法;
⏹函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求
批准和答复审批事项;
⏹纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项;
⏹公文格式定义：
公文格式就是公文的表现形式;它相对于公文的内容而言,既由公文的内容所决定,又服
务于公文的内容需要;
⏹幅面尺寸：
公文用纸采用GB/T148中规定的A4纸型,其成品幅面尺寸为：210mm297mm
⏹页边与版心尺寸
⏹公文用纸天头上边距为37±1mm
⏹公文用纸订口左边距为28±1mm
⏹版心尺寸为156mm225mm
⏹行数与字数一般每面排22行,每行排28字,并撑满版
心;特定情况可以作适当调整;
⏹字体和字号如无特殊说明,公文格式各要素一般
3号仿宋体字;特定情况可以适当调整;
⏹文字的颜色如无特殊说明,公文中文字的颜色
均为黑色;
公文格式各要素编排规则
⏹版心内公文格式要素：版头、主体、版记三部分;
→版头：公文首页红色分隔线以上的部门为版头;
→主体：公文首页红色分隔线不含以下、公文末页首条分隔线不含以上部分称为主体;
→版记：公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分为版记;
→版心外格式要素：页码
行文规则
⏹行文原则：确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性
⏹行文权限
→行文关系根据隶属关系和职权范围确定;一般不得越级行文;特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的上级单位;
→根据授权行文;上级单位的职能部门根据授权,可向下级单位行文;
→同级单位必要时可以联合行文;联合行文时,按照主办、协办单位次序依次签发,原则上不使用复印件会签形式签发公文
→向不相隶属单位行文,其公文种类一般用“函”,同时公文中不得带有指示性的内容
⏹行文要求
→上行公文应遵循：
1.原则上主送一个上级单位,根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位,不抄送下级单位;
2.除上级单位领导同志直接交办的事项外,不得以本单位名义向上级单位领导同志个人报送公文,也不得以本单位领导同志名义向上级单位报送公文;
3.除上级单位有明确要求外,不得以本单位内设部门名义越级向上级单位报送公文;
4.下级单位的请示事项,如需以本单位名义向上级单位请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级单位;
5.请示应当一文一事,不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项;
6.受双重领导的单位向一个上级单位行文,必要时抄送另一个上级单位
→下行公文应遵循：
1.主送受理单位,根据需要抄送相关单位;重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位;
2.涉及多部门管理事项的,应当联合行文;部门之间未协商一致的,不得向下行文；擅自行文的,上级单位应当责令其纠正或者撤销;
3.向受双重领导的下级单位行文,必要时抄送该单位的另一个上级单位;
会议通知写法
⏹拟写会议通知时,一般要写明召开会议的单位,会议名称和时间、地点、内容议题,参加会
议的人员范围和人数,会议材料要求,报到时间和食宿要安排,有关注意事项以及联系人和电话等;必要时需附“会议回执”;
⏹“会议回执”主要包括：参会人员单位、姓名、性别、民族、职务和联系方式等,必要
时还应注明到达及返程时间等;
会议纪要的基本写法
⏹会议纪要的拟写一般分两部分：第一部分应写明会议概况,包括会议时间、地点、组织
者、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等；第二部分是会议纪要的
主体部分,反映会议的主要精神、讨论意见和议定事项等;
⏹收文办理的程序
⏹签收;接收公文时,应认真核查来文单位、件数、时限要求和密封情况,确认无误
后方可签收;签收公文应注明签收人姓名和签收日期；签收特急公文应注明签
收时间;
⏹登记;对公文的主要信息和办理情况应当详细记载;
⏹初审;对收到的公文应当进行初审;
⏹审核重点是：来文是否属公文受理范围；是否应当由本单位办理；涉及其他单
位部门职权范围内的事项是否已经协商、会签；文种使用、公文格式是否规
范；是否符合公文起草的其他要求等;对不符合规定的公文,经本单位相关负责
人批准后可退回来文单位,并说明理由;
⏹承办;阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送;批办性公文应当
提出拟办意见报本单位负责人批示或者转有关部门办理；需要两个及以上部门承办的
事项,应明确主办部门;对紧急公文,应标明办结时限;承办部门收到交办的公文后,要及时办理,不得延误、推诿;紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应及时予以说明;
⏹传阅;根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示;办理公文
传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误;
⏹催办;及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结;紧急公文或者
重要公文应当由专人负责催办;
⏹答复;公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位;
⏹收文的分类
⏹收文办理中,一般可将来文分为两大类：一是办件,二是阅件;主送本单位需要答
复、汇报或反馈结果的公文为办件；主送和抄送本单位领导同志、有关部门阅
知的公文为阅件;
⏹同时,还可根据公文办理的时限要求、涉密程度、行文方向等进行分类;如按办
理的时限要求可分特急件、急件和普通公文；按涉密程度可分为绝密、机密、
秘密和非涉密公文；按行文方向可分为上行文、下行文和平行文;
⏹收文的分转
⏹对日常性业务或承办部门已有明确分工的来文,由文秘部门按照职能分工直接
分办;
⏹对请示、报告类公文,涉及全局性、政策性、指导性或重大问题的公文,以及按
照职能分工难以明确具体承办部门的来文,由文秘部门提出拟办意见后,送有关
负责人阅批;
⏹对涉及两个以上承办部门的公文,文秘部门应明确主办和协办部门;
⏹送领导阅批的公文,呈送顺序
⏹送领导传批、传阅的公文,原则上按照领导同志的排序,依次呈送;传批件由后向
前送批,传阅件由前向后送阅;领导同志之间一般不横传文件,应由领导同志秘书
通过文秘部门组织传递;如遇领导同志出差访或其他原则不能阅批时,由文秘部
门注明事由转呈其他领导同志
⏹公文承办、主办和协办
⏹承办是指受文单位有关部门或工作人员根据拟办和批办意见,具体处理公文的
工作过程,是公文处理程序的中心环节;
⏹主办部门是指对承办公文负主要责任的部门;在实际工作中,有些公文的内容涉
及其他部门的职能,需要多个部门共同承办,其中的主要承办部门即为主办部门;
主办部门应主动与协办部门沟通情况,交换意见,并负责将办理结果及时通报协
办单位;
⏹协办部门是指在公文办理过程中,协助主办部门具体办理涉及本部门职能事项
的部门;协办部门应顾全大局,主动配合,有效地协助主办部门共同完成任务;
⏹发文办理的一般程序
⏹复核;已经签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进
行复核；需作实质性修改的,应当报原签批人复审;
⏹登记;对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载;
⏹印制;公文印制必须确保质量和时效;涉密公文应当在符合保密要求的场所印制;
公文正式印制前,须由拟稿人对排版清样进行校对;校对时应当使用符合国家标
准的校对符号;除错别字和个别明显有误的词句外,校对人不得擅自对公文签发
稿进行实质性修改,如有特殊情况确需修改,必须按照公文审批程序复审;校对完
毕,校对人签署姓名、日期,改定的清样经审定后印制;
⏹用印;印制公文应加盖套印相应的印章,并凭领导签发的发文送签单用印;
⏹核发;公文分发时,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查;印制好的文件
要做到无缺损,版头鲜明,套印准确,裁切整齐,无脏污、倒头、多页、缺页、白
页、错页等质量问题;
⏹联合发文的办理程序
⏹公文内容涉及其他单位职能的事项,或企事业单位之间、企事业单位与有关单位之间就
某一事项形成一致意见后或为达到同一目的的行文,应会签或联合发文;
⏹联合发文的办理程序是：
⏹本单位主办的联合发文,本单位负责人签批后送外单位会签;会签后若有重大改
动,本单位承办部门应将会签后的文稿和改动情况及说明一并报签发人重新阅
签;
⏹外单位主办联合发文,本单位有关承办部门应提出会签意见,经文秘部门核稿后
报本单位领导签发,签发后退主办单位;若对会签件有不同意见,应函告主办单位
进行修改后,再予会签;
⏹
会议通知模版
公文版头各要素的具体要求
⏹份号：公文印制份数的顺序号,涉密公文应当标注份号;
⏹密级和保密期限：涉密公文,应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和
保密期限;
⏹紧急程度：根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”;
⏹发文单位标志：由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成,也可使用发文单位
全称或规范化简称;
⏹发文字号：由发文单位代字、年份、发文顺序号组成;联合行文时,使用主办单位发文字
号
⏹签发人：报送上级单位的公文,应当在首页注明签发人姓名。