浅谈企业集团数字档案馆建设

管理人员，我们要不断加强对信息化知识和技术手 段的学习和应用，提高档案工作科学管理水平和服 务研究所中心工作的能力，逐步实现档案工作规范 化、科学化、现代化、数字化，为海军装备事业和研究 所各项事业快速高效发展提供更多有价值的档案信
作者简介：宋晓丽，在中国船舶重工集团公司第 701 研究所从 事档案管理工作，业务分工：档案管理，研究方向：科技档案 管理。
一、国内企业数字档案馆现状 虽然我国数字档案馆建设刚刚起步，但发展较 快。政府方面，2001 年国家将深圳、青岛作为数字档 案馆建设的试点城市。青岛市于 2003 年建成了国 内第一个数字档案馆，并通过国家档案局组织的科 技成果鉴定，在国内达到了领先水平，具有较高的推 广应用价值。现已建成数字档案信息传输平台、数 字档案信息采集平台、数字档案信息管理平台和数
标准、规范体系，全方位覆盖文书、科技、声像、实物 务系统对接，同时在系统中预制文档管理、知识管理
档案管理，促进档案管理规范化、科学化，有效提升 模块，便于扩展升级，延长系统的生命周期。
集团档案工作整体水平。
4.档案资源建设。为辅助后续的全面信息化建
3.防范企业档案信息资源流失风险和安全风 设，按照统一的数字化加工管理规范，开展纸质档案
企业档案工作聚焦
浅谈企业集团数字档案馆建设
中国交通建设股份有限公司 朱明慧
[摘要]数字档案馆建设是今后企业集团档案信息化的总体发展方向。本文从国内企业数字档案馆现状、企 业集团数字档案馆建设的价值和意义、建设内容和建设思路四个方面简要分析如何构建企业集团数字档案 馆。
20 世纪 90 年代国际上产生了数字档案馆的概 念。数字档案馆是利用数字化手段，以综合档案信 息资源为处理核心，通过高速宽带通信网络设施相 连接，存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个 由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案 用户群构成的数字档案馆群体，其主要特征是“有序 的信息空间和开放的信息环境”。2014 年，中办、国 办印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意 见》指出，“把档案信息化纳入本单位信息化建设整 体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实现对 电子文件形成、积累和归档的全程监督指导”。国家 档案局于 2017 年发布了《企业数字档案馆(室)建设 指南》(以下简称《指南》)。建设数字档案馆是未来 企业集团档案信息化的必由之路。
档案信息安全的管理策略，使档案信息处于受控状 所属单位，有多种部署方式，包括集中式、分布式、
态。
“集中－分布式混合”式，企业集团总部可以根据自
4.满足企业业务管理的资源需求。集成统一、 身实际情况选择最佳方案。按照国家档案局《指南》
二、企业集团数字档案馆建设的价值和意义 1.促进企业集团档案管理创新，改善档案管理 工作。信息化技术在档案工作中的应用将促使档案 管理技术和方法的彻底变革，实现电子文档全程管 理、前端控制、大集成式综合管理，并提供个性化档 案信息服务，重构档案工作流程体系，创新档案工作
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字档案信息应用平台等四个综合性软硬件平台，还 建立了区域性档案目录中心，可实现档案信息高效、 快速、全方位的检索利用。2003 年深圳市建成数字 档案馆，在数字档案馆的基本理论、框架结构、基础 设施、应用技术和实现模式的研究及开发方面均取 得可喜成绩。大型企业方面，目前以集团型数字档 案馆立项的项目在中央企业已经出现，例如国家电 网、中国联通、神华集团等，这些数字档案馆覆盖范 围大、数据来源广泛、资源海量、查询功能强大，但有 些单位在推进过程中面临管理困境，如后期资金投 入不足、标准化工作起步较晚等问题。目前，多数基 层单位数字档案馆的现状是：仍停留在馆藏档案数 字化阶段，进行文件级以及案卷级目录数据库建设； 与 OA 系统衔接接收文书档案，但与业务系统衔接有 限；虽然开通了档案信息网站，但内容不丰富；全文 数据库以及信息资源开发还相对滞后。
(责任编辑 郭忠)
息。
《机电兵船档案》2018 年第 3 期
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ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
企业档案工作聚焦
思路，拓展档案管理理念。
要求，以用户需求为导向定制个性化服务策略；满足
2.促进企业集团档案管理制度化、标准化水平 可扩展性及兼容性要求，采用模块化结构设计思想，
的提升。制定一整套覆盖全集团的档案工作制度、 支持各种格式转换，并预留接口，便于后期与其它业
险。实现各业务系统重要类型文档的全生命周期管 数字化加工；根据统一接口规范接收业务系统数据，
理，降低企业信息资源流失风险；提供系统的档案信 积累档案信息资源。
息资源长期保存措施，防止因来源系统升级换代、文
四、企业集团数字档案馆建设思路
件格式变迁等导致无法读取数据等问题；制定保障
企业集团数字档案馆建设范围包括公司总部及
案管理的实际来看，纸质底图档案数字化的开展和 参考文献：
成果应用关系到科研院所科研设计和生产制造业务 的顺利进行，关系到生产效率的提高和成本的降低， 我们必须保持积极主动、开拓创新的工作态度，才能 持续做好纸质底图档案数字化工作。作为底图档案
[1]荣义.科学管理底图档案[J].现代企业文化，2013(8) [2]魏颖，郭雅.浅谈底图档案管理[J].兰台内外，2011(6) [3]周燕婷，黄洪健.浅析底图档案管理中存在的问题及措施 [J].机电兵船档案，2015(4)