浅析企业采购合同管理存在的问题与对策

浅析企业采购合同管理存在的问题与对
策
摘要：企业采购合同管理的控制需从采购流程的各个环节下手，特别是每个
环节中采购风险的识别和控制。

繁杂的采购合同管理措施虽然会增加人员工作量，导致企业人力资源成本投入增加，但起到的经济效益是长久的，能够帮助企业尽
可能地识别市场风险和采购风险。

随着我国供应链体系的不断发展，基于企业采
购合同管理措施将进一步升级，过于采购环节收受回扣、采购物资质量参差不齐
的现象逐渐消失，企业与各大供应商的合作越来越密切，企业及时反馈、供应商
及时整改，如此两者才能共同进步。

关键词：企业采购合同管理；问题；对策
引言
企业要加强企业采购合同管理，企业采购合同管理是企业生产经营管理的一
项至关重要的内容，采购合同管理好坏一定程度上影响着企业的经营状况。

加强
采购合同管理，结合法律法规构建科学完善的采购合同管理体系，促进企业稳步
发展。

1企业采购合同管理的意义
采购是企业生产活动或日常管理需要从市场中获取资源的重要过程，采购也
是保证各类经营活动稳定开展的基础。

现代经济市场采购活动中的风险种类繁多，采购各个流程中都容易出现意外情况，导致采购计划不能如期实施，严重时可造
成企业生产经营活动停滞以及难以挽回的经济损失。

因此，作为采购人员和企业
领导，应当重新审视采购流程是否系统、规范，从供应链的角度对企业采购合同
管理进行提前预估和识别，进而在采购计划开展之前做好风险应急预案，保证整
个采购流程顺利进行。

2企业采购合同管理存在的问题
2.1采购计划管理风险
采购计划指的是企业根据生产活动所需，总结物资或材料的使用频率和消耗
规律，在生产活动开展之前提前做好物资采购工作。

采购计划同时具有预见性和
不确定性，需要先对计划期内的采购物资数量和工作开展方式做好预见性安排，
并不断完善采购计划内容、调整采购流程、提高采购工作的科学性和可靠性。

为
企业生产活动提供足够物资的同时，要时刻注意库存物资数量，帮助企业尽可能
地减少存货，帮助企业解放更多流动资金。

目前，采购计划管理面临的风险主要有:第一，采购人员在没有制订采购计划的情况下盲目购买物资，造成企业库存
过多或某些物资数量不足，给企业的生产活动造成极大不便。

第二，采购计划脱
离市场环境和经济形势变化，比如对于物资价格的变动没有做好提前囤货，导致
采购价格逐渐上涨。

第三，采购计划不合理，实际采购数量与企业生产需求不对等。

第四，采购计划的制订没有充分考虑企业库存数量，导致库存积压现象产生。

2.2供应商风险
供应商企业的重要合作伙伴。

在企业确定采购需求之后，采购部门会根据物
资的种类、质量、价格、交货速度等，综合评估相同物资下各个供应商的条件，
初步建立符合企业采购需求的供应商名单，最终与综合评价优秀的一家或多家供
应商签订采购合同。

供应商选择中面临的风险主要有:第一，采购人员没有对供
应商资质进行仔细检查，对供应商的供货能力和质量没有做全面评估，导致供应
商资质不符合企业要求。

第二，供应商提供的物资信息不对称，导致采购人员无
法寻找到合适的供应商，或者供应商无法满足长期采购需求。

第三，企业采购的
物资具备一定特殊性，物资货源单一的情况下，缺乏供应商之间的良性竞争。

第四，采购合同内容签订或履行不全面，给企业带来经济损失。

2.3采购执行过程风险
采购执行就是采购合同执行，在此过程中合同双方必须严格履行合同中的条
款和义务。

一旦出现信息不对称或供应出于利己心理，企业经常面临供应商的合
作消极、甚至是不合作行为。

比如，供应商无法按照合同期限按时供货，影响企
业生产活动的开展，企业由此产生经济损失或其他社会资源损失将由自己承担。

即使合同中明确写有严格的违规条款，也经常发生供应商断货或供货企业延迟的
情况，现代企业为了提升经营效率，最大限度缩短压货时间，采购和销售几乎是
同步进行，企业在销售需求保证的前提下开始采购，但此方法也存在问题。

采购
时间缩短所导致的供货不及时或者物资检验不充分是常见问题，经常会给企业业
务部门造成麻烦，导致企业经营效率下降。

3企业采购合同管理的对策
3.1签订采购合同前的调查
签订采购合同前要对合同对方当事人进行调查，合同主管部门也应对合同对
方进行持续全面地尽职调查，搜集相关合同材料，确保其具有合同主体资格和合
法资质。

（1）查验对方的营业执照并留存复印件，并注意查询企业的年报及公
示信息。

（2）相关许可资质证件。

（3）法人授权代表的授权委托书，证明其代
理事项、权限和期限。

（4）资信情况，对方的资产规模、财务状况及银行信用、企业信用、生产经营范围、生产规模、履行合同能力等。

通过加强了解、审核可
以保证所签合同能正常履行。

3.2合同文本
1.
合同文本要做到内容合法、主要条款完备、权利义务明确、双方责任分明、
语言文字规范。

（2）采购合同内容包括单位名称、签订时间、签订地点、标的
物名称、数量（包括数量、单位、计量方式）、质量条款（包括技术规范、质量
标准、规格型号、品牌等）、价格、运输、付款方式、交货地点、检验标准、保险、违约责任、解决争议方法、法人授权代表签字、盖章、合同份数、生效日期等。

3.3合同审核
对于技术条件复杂，合同条款风险较高，金额特别巨大的合同文本，合同管
理部门组织公司主管领导、计划业务部门、采购部、财务部等部门专业人员共同
审此类合同。

合同内容的审核要求内容合法、条款齐全、表述准确、形式完备。

（1）内容合法。

指合同的订立内容不得违反国家法律和集团公司的规章制度，
不得利用合同损害国家的利益、社会的公共利益和企业利益。

合同的签订、履行、变更、解除等行为合法有效。

不能签订无效的采购合同（采购合同违反法律规定，国家不承认其法律效力的合同）和可撤销的采购合同（重大误解、显失公平、欺诈、胁迫的采购合同）。

（2）条款齐全。

指合同文本应符合合同法规定的条款，经双方协商一致，其它条款填写清楚、齐全。

（3）合同对方委托代理人的审核。

合同对方委托代理人必须经过法定代表人或负责人的授权，授权委托应包括委托
事项、权限、期限，并由委托代理人签字(预留签字样)。

法定代表人授权的代理
人需审核委托或授权的原件，并留存复印件及其他相关资料的复印件。

杜绝效力
待定的采购合同（无代理权人以他人名义或限制行为能力的人签订的采购合同）。

签订招标采购合同时，委托代理人应与供应商投标时一致，不能更换委托代理人。

（4）合同签订采用合同各方均签字并盖章的方式。

合同签字盖章后交由相关的
合同管理人员负责编号，盖章。

3.4采购合同的管理
采购合同的管理还包括业务员要按合同约定的交货时间，及时与供应商沟通，掌握生产进度及合同履行情况，督促供应商按时交货。

如供应商交货不及时，业
务员要及时与使用单位沟通反馈，一方面了解使用单位真正需求时间，另一方面
告知使用单位供应商可能延迟交货，减少因延迟交货造成的影响。

结束语
随着社会经济的迅猛发展，企业采购合同的管理在企业的经营管理中越来越
重要，若企业拥有完善的采购合同管理制度，并高效地组织实施，可以为企业带
来市场竞争的优势。

参考文献
［1］丁振峰．如何做好企业物资采购管理工作［J］．品牌与标准化，
2019(6):69－71．
［2］袁顺东．建筑施工企业物资采购风险管理与控制措施研究［J］．纳税，2020，14(5):205－206．
［3］张磊．信息化在企业物资采购管理工作中的创新应用［J］．科技创新
与应用，2020(6):26－27．。