办公室工作PPT课件
合集下载
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
6
（6） 编写值班材料 对于一个组织来说，值班室是一个相 对开放的机构，信息量很大，所以值班 人员要有较强的信息观念，善于捕捉各 类信息，及时加以汇总、处理和存储， 为领导阶层的决策提供参考。同时还要 做好值班工作记录，填写好值班日志， 以保证整个值班工作的连续性 。
7
2、制作值班资料
（1）记好值班电话记录：主要包括来电时 间时间 ，来电单位，来电人员姓名，来电内 容；
处理临时失约
必要时帮助 上司中断来访
送客
做好来访记录
33
（二）团体接待 一般都是有约接待 1、接待准备 （1）环境准备
接待环境－接待室、会议室和办公室等 人文环境－橱窗，会标 接待工作人员－记录、翻译、礼仪、导游 驾驶、勤杂
34
（2）设施物资准备 接待用车，接待标志，扩音机、计算 机之类的接待设备，来宾的用餐、住宿， 接待场所、家具、文具用品（像茶具、 记录用文具等），接待礼品
4
（4）处理突发事件 遇到一些突发性的紧急情况，如生产
事故、交通事故、失火、偷盗、自然灾 害等，沉着、冷静地进行处理。 ➢及时向上司汇报请示 ➢就近组织人力物力抢险救灾 ➢依靠邻近的组织单位、部队 ➢保护好事故现场
5
（5） 确保组织的安全 安全保卫工作也是值班的任务。尤其 对那些无警卫无岗哨的组织，更要注意 安全。值班人员对外来人员要严加审核， 履行有关手续。如有异常情况发生，要 及时报告有关部门及人员，协助有关的 部门开展工作，以保证组织的安全。
➢ 活动材料 ——如日程安排、旅游参观点
的介绍材料
36
➢ 接待规格——主要是高规格接待、对等接 待。
➢ 接待计划——一般包括接待日程和接待形 式的安排。包括每项接待活动的时间、名 称、负责人、地点等
➢ 接待形式——个别会谈或集体会谈或现场 参观，迎送、宴请、参观、游览等事宜进 行的形式等。
➢ 接待责任——指各项接待活动的责任部门 或人员的具体职责。
客人走后，及时清理会客室，清洗 茶具、烟灰缸，换空气，然后关好门。
19
（一）日常一般性个体接待 处理日常一般性个体接待，无须制订具 体的接待计划，只需有礼有序地接待便 可。分为有约接待和无约接待。 1. 有约接待
（1）事先准备 （2）热情待客 （3）礼貌引导
一般：秘书在前 电梯：秘书在后
20
➢秘书引导图
14
四、接待
所谓接待工作，是指组织在对内、对外 的联络交往中所进行的接洽招待工作。
➢ 从接待对象国别来看，有内宾和外宾接待。
➢ 从接待对象关系来看，有上级来访接待、下 级来访接待、平级来访接待和公众来访接待
➢ 从来访目的来看，有视察、检查接待，参 观、考察接待、事务接待、会议接待等。
➢ 从接待对象是否预约来看，分为有约接待和 无约接待。
22
23
➢接待座次图： 一般采用“面门定位”法
来宾2
来宾1
主人1
茶几
门
主人2
24
（4）妥善处理 请客人稍候 请客人重新约定 根据上司的交待自行处理 介绍给有关部门
（5）适时告退 准备茶水 退出关门
如有需要随同上司或代替上司送客
25
2. 无约接待 （1）了解来宾的身份及来意 （2）分流 ➢确实应该由上司亲自接待的重要来宾 ➢应由上司接待，但上司没有时间接待的 ➢不需要上司出面就能解决问题的 ➢ 来访时上司刚好在办公室的 ➢上门推销的 ➢不受欢迎的
第三讲 办公室事务
电话、传真、值班、 接待、约见、日程
1
三、值班工作
1、值班工作的主要任务 （1）及时传递信息
接收来文来函或来电，重要或紧急的函 电文要立即报告有关的领导获转告有关部 门，接受和分发各类书报杂志及公私邮件。
2
（2）做好接待工作 ➢ 凡符合规定手续的，热情接待，提供
方便； ➢ 能直接解决的，给予解决或解释，不
➢ 接待经费——接待经费的来源和支出做具 体的说明。
37
7月22日～26日，××××参观团来粤参观， 活动日程安排初拟如下：
7月22日 (星期四)
18：50 来宾乘××航班抵穗，接机后即 前往并入住广东大厦。
19：40 省政府在广州大厦宴请来宾。
7月23日(星期五)
08：00 早餐。
09：00 前往××公司参观。
18
（2）办公用品的准备
前厅：为客人准备的座椅。让客人站着等 候是不礼貌的。座椅样式应该线条简洁、 色彩和谐。
会客室： 桌椅摆放整齐，桌面清洁。墙 上可挂公司领导与领导人的合影，或大 型公关活动的照片。桌上可放一些介绍 公司情况的资料。茶具、茶叶、饮料要 准备齐全。一般客人用一次性纸杯，重 要客人用正规茶杯。会客室应该有良好 的照明及空调设备。
30
（3）做好来访记录
序号
来访 时间
来宾 来宾单位 姓名 (电话)
来访目的
接访者 备注
31
（4）必要时帮助上司中止会客 ➢在纸条上写上下一个接待的时间和来宾
名字 ➢用内线电话通知上司 ➢进入接待室请示上司
32
日常接待工作的基本程序
布置接待的环境
迎候来访者
了解来访意图
介绍主宾双方
引导客人
通报来访者情况
教务科研 部、院办
院领导、有关处室及各系部负责人参加
9：30~11：30：实地检查指导（4＃教学楼 院办、教
→2＃教学楼→1＃教学楼→3＃教学楼→图 务科研部
书馆→礼堂→专业网站→专家公寓→5＃教 学生工作
学楼→金工实习基地→学生宿舍→学生餐 部、各系
厅）
、图书馆 39
迎接省教育厅教学工作情况检查主要工作任务
电话通知市属交通部门有关单位，马上 组织力量进行打捞，并迅速上报打捞结果；
11
电话通知市防疫站马上派人火速赶往 出事地点，采样化验；
电话通知汉阳区政府，请他们密切注 意事态发展情况，要求他们赶紧告知汉江 岸的国棉厂停止供水，同时与市、区防疫 站迅速取得联系，随时准备通知居民停止 饮用可能带毒的自来水；
13
a、马上与医院联系，了解事故发生的具 体原因。
b、马上与正在香港出差的姜总通电话， 向他汇报情况，并听取他的指示。
c、马上以姜总的名义给对方院长发传真， 并请院长代表公司向病人家属表示慰问。
d、与公司内有关部门联系，商量这次事 件有可能对本公司的影响而采取相应的 对策。
e、向有关技术人员咨询，这类医疗事件 到底是设备质量问题还是医务人员操作 失误。
注意事项
值班任务
备注
上午 ×：×~×：×
××× ×××
下午 ×：×~×： ×
×××
×××
晚上 ×：×~×：×
××× ×××
××××
×××
××××
1. 做好交接班工作，不留空档。 2. 做好值班记录。
3. 有急事、要事可同×××联系，电话： ×××××（宅）手机：××××××××
1、×××××××××× 2、×××××××××× 3、××××××××××
责任单位
主要工作任务
①负责对教学与实验室工作进行检查
②起草自查报告
教务科研部
③教学条件数据统计分析及相关材料的 准备
④组织好教师座谈会
⑤制订迎接检查工作方案
①协助做好办学条件数据统计工作 院长办公室 ②起草学院汇报材料及幻灯片
③检查组吃、住、行及参观的安排
图书馆
图书馆相关业务工作的准备及室内卫生
学生工作部 组织好学生座谈会
能解决的，应及时转交有关部门处理； ➢ 直接找上司解决问题的来访者，应视
情况处理。
3
（3） 承办临时事项 值班人员除了要处理好日常的值班事 务、完成值班任务外，有时还要负责 承办上司交代和其他部门委托的临时 事项，如购买物品、迎送客人、传话 找人，等等，这些工作有着很强的随 机性和繁杂性，但无论如何，值班人 员都要认真对待，及时处理。
3.帮上司接待来宾 （1）清楚明确授权范围 （2）妥善处理来宾事情 （3）及时上司汇报
28
4. 其他相关接待要领 （1）交换名片 ➢来宾或地位较低的人先递 ➢晚辈先递 ➢正面朝对方 ➢先递给职务较高者或年龄较大者 ➢按照进门或就座顺序递送
29
（2）学会记住来宾姓名
美国成人教育家戴尔•卡耐基说：要使 人喜欢的一个原则是“记住一个人的名 字”，因为“普通人对他自己的名字感 兴趣，比世上其他所有的名字放在一起 还多。记住那姓名并容易地呼出，你即 已对他有了巧妙而有效的恭维。但忘记 了或记错了，你即置你自己于极不利的 地位。”
35
（3）信息资料准备
➢ 来宾材料——民族、宗教信仰、生活习俗、 人数、来意、逗留时间、抵离日期、交通 工具，对外宾还可准备国歌、国旗样板。 有时还要准备好经典乐曲，以便宴会和晚 会时使用。
➢ 接待材料——对上级用的汇报介绍性材料， 用于平级组织的专业技术性材料（像产品 说明书）和合作成果性材料（像合同协议 书），礼仪宣传性材料（像欢迎词、祝酒 词等）。
40
2、 迎送
（1）献花
（2）问候——介绍或自我介绍
顺序为：主方由高至低
最初的迎客语言：“您好，欢迎您！”、 “您好，我能为您做些什么？”、“您 好，希望我能帮助您。”
17
2、物质准备
（1）环境准备
接待环境应该清洁、整齐、明亮、美 观。接待环境包括前台、会客室、办公 室、走廊、楼梯等处。
前台或会客室摆放花束、绿色植物， 表现出“欢迎您”的气氛，会使对方产 生好感。
办公桌上的文件、文具、电话等物品 要各归其位、摆放整齐。不常用的东西 和私人用品，应放进抽屉。
9
值班员介绍 一天深夜，武汉市人民政府的值班秘书
突然接到市属交通部门打来的紧急电话， 告知：市装卸公司搬运站在装卸农药过程 中 ， 将 一 包 甲 基 E605 农 药 掉 进 了 汉 江 。 E605是一种剧毒农药，人畜饮用含有这种 药物的水就会中毒，严重的有生命危险。 值班秘书立即采取了这样一些对策：
26
（3）婉拒来宾 ➢ 准备一些常用的借口：
开会、出差、无预约 （4）礼貌相送 ➢ 客人起身想走，立即站起应答、主动
为客人取衣物，不能先于客人起身 ➢为客人开门，客人先出门，再小送一程 ➢送客人到电梯时，要为客人按电梯按钮，
在电梯门关上前道别 ➢不可在客人刚一出门便关上房门 ➢和上司一起送客时，比上司稍后一步。27
走在客人左前方，忌把背影留给客人。 可随机讲一些得体的话或介绍一下本单 位的大概情况。
秘书 来宾1 来宾2
走廊
21
介绍的顺序：
来访介绍顺序：一般先介绍上司（主 人），后介绍客人。每方按照高－低的 顺序进行介绍。
一般场合介绍顺序：先介绍职位低的、 年龄小的、男士，后介绍职位高的、长 者、女士。
介绍时应先向房里的领导点头致意， 再把客人介绍给领导，应用手示意，但 不可用手指指着对方。要说清姓名、职 务。
10：00 离开××公司往××经济开发区。
11：00 前往××有限公司参观。
11：00 离开××有限公司返广东大厦。
12：00 午餐。
38
➢迎接省教育厅教学工作情况检查工 作日程安排
日期
时间与任务
负责单位
4月4 日上 午
8：20： 接省检查组抵学院
院办
8：30~9：30：汇报会（主持薛谦让院长）
8：30~9：30：致欢迎辞（安身健书记） 8：30~9：30：介绍三年来教学基本情況（ 董至仁副院长）
将上述突发事件及处理措施报告市政 府领导人及中共武汉市委值班室。
采取以上措施后，终于化险为夷，避 免了饮用自来水中毒的严重后果。
12
➢课堂互动：出现紧急事故时秘书该怎么 办
于雪所在的公司是一家开发生产医疗 设备的高科技公司，正准备明年在香港 上市。周末值班，她收到一份传真，是 青海一家医院发来的，说公司生产的麻 醉机出现质量问题，造成严重的医疗事 故，病人家属情绪很大，不仅提出巨额 赔偿要求，而且准备向新闻界投诉，因 此，院方要求公司尽快派人过去处理。 面对这种情况，于雪不应该采取下列哪 种处理方式？
➢ 从来宾人数来看，有团体接待和个体接待。
➢ 从接待规格来看，有一般接待和高规格接
待。
15
➢接待前的准备工作 1、心理准备 （1）“诚恳”的心情
对客人要有”感谢光临“的心理，始 终热情友好。 （2）合作的精神
看到同事在招待客人，也要主动问好， 主动协助，不能认为不是自己的客人就 不予理睬。
16
见到客人的第一时间，应该马上做出如下 的动作表情，我们简称为“3S”： standup See smile
（2）记好值班接待记录：主要包括记录来 访人员的姓名、单位、来访事由，联系 方法等内容。
（3）记好值班日记：主要对外来的信函、 电报、反映情况、外来的电话等，进行 认真登记，使接班人员保持工作的连续 性。
8
××××（单位名称）××（时间）值班表 （××××年×月×日——×月×日）
×月×日 ×月×日 …… 值班地点
（6） 编写值班材料 对于一个组织来说，值班室是一个相 对开放的机构，信息量很大，所以值班 人员要有较强的信息观念，善于捕捉各 类信息，及时加以汇总、处理和存储， 为领导阶层的决策提供参考。同时还要 做好值班工作记录，填写好值班日志， 以保证整个值班工作的连续性 。
7
2、制作值班资料
（1）记好值班电话记录：主要包括来电时 间时间 ，来电单位，来电人员姓名，来电内 容；
处理临时失约
必要时帮助 上司中断来访
送客
做好来访记录
33
（二）团体接待 一般都是有约接待 1、接待准备 （1）环境准备
接待环境－接待室、会议室和办公室等 人文环境－橱窗，会标 接待工作人员－记录、翻译、礼仪、导游 驾驶、勤杂
34
（2）设施物资准备 接待用车，接待标志，扩音机、计算 机之类的接待设备，来宾的用餐、住宿， 接待场所、家具、文具用品（像茶具、 记录用文具等），接待礼品
4
（4）处理突发事件 遇到一些突发性的紧急情况，如生产
事故、交通事故、失火、偷盗、自然灾 害等，沉着、冷静地进行处理。 ➢及时向上司汇报请示 ➢就近组织人力物力抢险救灾 ➢依靠邻近的组织单位、部队 ➢保护好事故现场
5
（5） 确保组织的安全 安全保卫工作也是值班的任务。尤其 对那些无警卫无岗哨的组织，更要注意 安全。值班人员对外来人员要严加审核， 履行有关手续。如有异常情况发生，要 及时报告有关部门及人员，协助有关的 部门开展工作，以保证组织的安全。
➢ 活动材料 ——如日程安排、旅游参观点
的介绍材料
36
➢ 接待规格——主要是高规格接待、对等接 待。
➢ 接待计划——一般包括接待日程和接待形 式的安排。包括每项接待活动的时间、名 称、负责人、地点等
➢ 接待形式——个别会谈或集体会谈或现场 参观，迎送、宴请、参观、游览等事宜进 行的形式等。
➢ 接待责任——指各项接待活动的责任部门 或人员的具体职责。
客人走后，及时清理会客室，清洗 茶具、烟灰缸，换空气，然后关好门。
19
（一）日常一般性个体接待 处理日常一般性个体接待，无须制订具 体的接待计划，只需有礼有序地接待便 可。分为有约接待和无约接待。 1. 有约接待
（1）事先准备 （2）热情待客 （3）礼貌引导
一般：秘书在前 电梯：秘书在后
20
➢秘书引导图
14
四、接待
所谓接待工作，是指组织在对内、对外 的联络交往中所进行的接洽招待工作。
➢ 从接待对象国别来看，有内宾和外宾接待。
➢ 从接待对象关系来看，有上级来访接待、下 级来访接待、平级来访接待和公众来访接待
➢ 从来访目的来看，有视察、检查接待，参 观、考察接待、事务接待、会议接待等。
➢ 从接待对象是否预约来看，分为有约接待和 无约接待。
22
23
➢接待座次图： 一般采用“面门定位”法
来宾2
来宾1
主人1
茶几
门
主人2
24
（4）妥善处理 请客人稍候 请客人重新约定 根据上司的交待自行处理 介绍给有关部门
（5）适时告退 准备茶水 退出关门
如有需要随同上司或代替上司送客
25
2. 无约接待 （1）了解来宾的身份及来意 （2）分流 ➢确实应该由上司亲自接待的重要来宾 ➢应由上司接待，但上司没有时间接待的 ➢不需要上司出面就能解决问题的 ➢ 来访时上司刚好在办公室的 ➢上门推销的 ➢不受欢迎的
第三讲 办公室事务
电话、传真、值班、 接待、约见、日程
1
三、值班工作
1、值班工作的主要任务 （1）及时传递信息
接收来文来函或来电，重要或紧急的函 电文要立即报告有关的领导获转告有关部 门，接受和分发各类书报杂志及公私邮件。
2
（2）做好接待工作 ➢ 凡符合规定手续的，热情接待，提供
方便； ➢ 能直接解决的，给予解决或解释，不
➢ 接待经费——接待经费的来源和支出做具 体的说明。
37
7月22日～26日，××××参观团来粤参观， 活动日程安排初拟如下：
7月22日 (星期四)
18：50 来宾乘××航班抵穗，接机后即 前往并入住广东大厦。
19：40 省政府在广州大厦宴请来宾。
7月23日(星期五)
08：00 早餐。
09：00 前往××公司参观。
18
（2）办公用品的准备
前厅：为客人准备的座椅。让客人站着等 候是不礼貌的。座椅样式应该线条简洁、 色彩和谐。
会客室： 桌椅摆放整齐，桌面清洁。墙 上可挂公司领导与领导人的合影，或大 型公关活动的照片。桌上可放一些介绍 公司情况的资料。茶具、茶叶、饮料要 准备齐全。一般客人用一次性纸杯，重 要客人用正规茶杯。会客室应该有良好 的照明及空调设备。
30
（3）做好来访记录
序号
来访 时间
来宾 来宾单位 姓名 (电话)
来访目的
接访者 备注
31
（4）必要时帮助上司中止会客 ➢在纸条上写上下一个接待的时间和来宾
名字 ➢用内线电话通知上司 ➢进入接待室请示上司
32
日常接待工作的基本程序
布置接待的环境
迎候来访者
了解来访意图
介绍主宾双方
引导客人
通报来访者情况
教务科研 部、院办
院领导、有关处室及各系部负责人参加
9：30~11：30：实地检查指导（4＃教学楼 院办、教
→2＃教学楼→1＃教学楼→3＃教学楼→图 务科研部
书馆→礼堂→专业网站→专家公寓→5＃教 学生工作
学楼→金工实习基地→学生宿舍→学生餐 部、各系
厅）
、图书馆 39
迎接省教育厅教学工作情况检查主要工作任务
电话通知市属交通部门有关单位，马上 组织力量进行打捞，并迅速上报打捞结果；
11
电话通知市防疫站马上派人火速赶往 出事地点，采样化验；
电话通知汉阳区政府，请他们密切注 意事态发展情况，要求他们赶紧告知汉江 岸的国棉厂停止供水，同时与市、区防疫 站迅速取得联系，随时准备通知居民停止 饮用可能带毒的自来水；
13
a、马上与医院联系，了解事故发生的具 体原因。
b、马上与正在香港出差的姜总通电话， 向他汇报情况，并听取他的指示。
c、马上以姜总的名义给对方院长发传真， 并请院长代表公司向病人家属表示慰问。
d、与公司内有关部门联系，商量这次事 件有可能对本公司的影响而采取相应的 对策。
e、向有关技术人员咨询，这类医疗事件 到底是设备质量问题还是医务人员操作 失误。
注意事项
值班任务
备注
上午 ×：×~×：×
××× ×××
下午 ×：×~×： ×
×××
×××
晚上 ×：×~×：×
××× ×××
××××
×××
××××
1. 做好交接班工作，不留空档。 2. 做好值班记录。
3. 有急事、要事可同×××联系，电话： ×××××（宅）手机：××××××××
1、×××××××××× 2、×××××××××× 3、××××××××××
责任单位
主要工作任务
①负责对教学与实验室工作进行检查
②起草自查报告
教务科研部
③教学条件数据统计分析及相关材料的 准备
④组织好教师座谈会
⑤制订迎接检查工作方案
①协助做好办学条件数据统计工作 院长办公室 ②起草学院汇报材料及幻灯片
③检查组吃、住、行及参观的安排
图书馆
图书馆相关业务工作的准备及室内卫生
学生工作部 组织好学生座谈会
能解决的，应及时转交有关部门处理； ➢ 直接找上司解决问题的来访者，应视
情况处理。
3
（3） 承办临时事项 值班人员除了要处理好日常的值班事 务、完成值班任务外，有时还要负责 承办上司交代和其他部门委托的临时 事项，如购买物品、迎送客人、传话 找人，等等，这些工作有着很强的随 机性和繁杂性，但无论如何，值班人 员都要认真对待，及时处理。
3.帮上司接待来宾 （1）清楚明确授权范围 （2）妥善处理来宾事情 （3）及时上司汇报
28
4. 其他相关接待要领 （1）交换名片 ➢来宾或地位较低的人先递 ➢晚辈先递 ➢正面朝对方 ➢先递给职务较高者或年龄较大者 ➢按照进门或就座顺序递送
29
（2）学会记住来宾姓名
美国成人教育家戴尔•卡耐基说：要使 人喜欢的一个原则是“记住一个人的名 字”，因为“普通人对他自己的名字感 兴趣，比世上其他所有的名字放在一起 还多。记住那姓名并容易地呼出，你即 已对他有了巧妙而有效的恭维。但忘记 了或记错了，你即置你自己于极不利的 地位。”
35
（3）信息资料准备
➢ 来宾材料——民族、宗教信仰、生活习俗、 人数、来意、逗留时间、抵离日期、交通 工具，对外宾还可准备国歌、国旗样板。 有时还要准备好经典乐曲，以便宴会和晚 会时使用。
➢ 接待材料——对上级用的汇报介绍性材料， 用于平级组织的专业技术性材料（像产品 说明书）和合作成果性材料（像合同协议 书），礼仪宣传性材料（像欢迎词、祝酒 词等）。
40
2、 迎送
（1）献花
（2）问候——介绍或自我介绍
顺序为：主方由高至低
最初的迎客语言：“您好，欢迎您！”、 “您好，我能为您做些什么？”、“您 好，希望我能帮助您。”
17
2、物质准备
（1）环境准备
接待环境应该清洁、整齐、明亮、美 观。接待环境包括前台、会客室、办公 室、走廊、楼梯等处。
前台或会客室摆放花束、绿色植物， 表现出“欢迎您”的气氛，会使对方产 生好感。
办公桌上的文件、文具、电话等物品 要各归其位、摆放整齐。不常用的东西 和私人用品，应放进抽屉。
9
值班员介绍 一天深夜，武汉市人民政府的值班秘书
突然接到市属交通部门打来的紧急电话， 告知：市装卸公司搬运站在装卸农药过程 中 ， 将 一 包 甲 基 E605 农 药 掉 进 了 汉 江 。 E605是一种剧毒农药，人畜饮用含有这种 药物的水就会中毒，严重的有生命危险。 值班秘书立即采取了这样一些对策：
26
（3）婉拒来宾 ➢ 准备一些常用的借口：
开会、出差、无预约 （4）礼貌相送 ➢ 客人起身想走，立即站起应答、主动
为客人取衣物，不能先于客人起身 ➢为客人开门，客人先出门，再小送一程 ➢送客人到电梯时，要为客人按电梯按钮，
在电梯门关上前道别 ➢不可在客人刚一出门便关上房门 ➢和上司一起送客时，比上司稍后一步。27
走在客人左前方，忌把背影留给客人。 可随机讲一些得体的话或介绍一下本单 位的大概情况。
秘书 来宾1 来宾2
走廊
21
介绍的顺序：
来访介绍顺序：一般先介绍上司（主 人），后介绍客人。每方按照高－低的 顺序进行介绍。
一般场合介绍顺序：先介绍职位低的、 年龄小的、男士，后介绍职位高的、长 者、女士。
介绍时应先向房里的领导点头致意， 再把客人介绍给领导，应用手示意，但 不可用手指指着对方。要说清姓名、职 务。
10：00 离开××公司往××经济开发区。
11：00 前往××有限公司参观。
11：00 离开××有限公司返广东大厦。
12：00 午餐。
38
➢迎接省教育厅教学工作情况检查工 作日程安排
日期
时间与任务
负责单位
4月4 日上 午
8：20： 接省检查组抵学院
院办
8：30~9：30：汇报会（主持薛谦让院长）
8：30~9：30：致欢迎辞（安身健书记） 8：30~9：30：介绍三年来教学基本情況（ 董至仁副院长）
将上述突发事件及处理措施报告市政 府领导人及中共武汉市委值班室。
采取以上措施后，终于化险为夷，避 免了饮用自来水中毒的严重后果。
12
➢课堂互动：出现紧急事故时秘书该怎么 办
于雪所在的公司是一家开发生产医疗 设备的高科技公司，正准备明年在香港 上市。周末值班，她收到一份传真，是 青海一家医院发来的，说公司生产的麻 醉机出现质量问题，造成严重的医疗事 故，病人家属情绪很大，不仅提出巨额 赔偿要求，而且准备向新闻界投诉，因 此，院方要求公司尽快派人过去处理。 面对这种情况，于雪不应该采取下列哪 种处理方式？
➢ 从来宾人数来看，有团体接待和个体接待。
➢ 从接待规格来看，有一般接待和高规格接
待。
15
➢接待前的准备工作 1、心理准备 （1）“诚恳”的心情
对客人要有”感谢光临“的心理，始 终热情友好。 （2）合作的精神
看到同事在招待客人，也要主动问好， 主动协助，不能认为不是自己的客人就 不予理睬。
16
见到客人的第一时间，应该马上做出如下 的动作表情，我们简称为“3S”： standup See smile
（2）记好值班接待记录：主要包括记录来 访人员的姓名、单位、来访事由，联系 方法等内容。
（3）记好值班日记：主要对外来的信函、 电报、反映情况、外来的电话等，进行 认真登记，使接班人员保持工作的连续 性。
8
××××（单位名称）××（时间）值班表 （××××年×月×日——×月×日）
×月×日 ×月×日 …… 值班地点