采购职业岗位认知讲义课件

定义采购类别
所有采购项目
原燃料
• 石灰石 •煤 • 石膏 • 钢渣/页岩/
铁粉/锂渣/ 叶腊石/铜渣 /铁矿/煤矸 石 • 矿渣/油焦/ 水渣/矿岩/ 炉渣/碱渣 • 泥灰岩 • 粘土/硅石 • 粉煤灰 • 白沙土 • 砂岩 •…
生产设备
•泵 •窑 •磨 • 破碎机 • 篦冷机 • 汽轮发电机 • 锅炉 • 风机 • 收尘器 • 选粉机 • 输送机 • 提升机/起重
二、集中化采购体系 经过调查分析，俱乐部采购管理人员得出，以前所使 用的以各健身中心为主的随需随买的采购体系问题很大， 应该采用集中化采购体系。集中化采购体系确实可以为 俱乐部节省一大笔开支。例如可找到一家供应商，俱乐 部向其批量购买卫生用品，这家供应商可以把价格降低 一半左右。于是，采购人员开始寻找更多的提供不同物 品的供应商，并制定出了集中化采购体系的细节。
俱乐部采购管理人员要想取得采购管理体系变革的成 功，还要从以下三个方面着手：
进一步取得总经理的坚定支持，为变革的实施提供 组织上的保证：
建立一个强有力的采购部门，单枪匹马仅仅是英雄 主义行为，采购团队的建立是实施变革的关键。
对各健身中心的经理组织培训，帮助他们接受新的 管理方式。
技能训练：企业采购职位职责与任职资格调研
6. 采购人员的素质
职业素质
价值分析能力 预测能力 表达能力 专业知识 应变能力
职业道德
公正与诚实 临财不苟得 敬业精神 虚心与耐心
采购人员的素质要求
专业形象 应变能力 表达能力
时间管理 Skill
观 察力
对供应商产品了解
对技术了解
Knowledge
对市场了解 知识面广
按企业规模设计采购部组织结构
大型企业采购部组织结构示例
采购总监
采购部经理
经理助理
采购计划主管
采购主管
采购合同主管
采购办公室
采购 计划 专员
采购 预算 专员
采购 专员
A
采购 专员
B
采购 合同 专员
采购 结算 专员
文员
供应商 质量 专员
采购成 本控制 专员
按职能设计的采购部组织结构
采购总监 采购部经理
一、训练目的 二、训练准备 三、训练步骤与要求 四、注意事项 五、训练成果
将公司所有的采购业务集中于一个部门进行 优点：物料容易达到标准化
规模采购，节省成本 管理层次少，利于采购控制 利于专业化分工 缺点：反应慢 不能适应特殊需求
分散式采购
各部门分别处理各自的采购业务。 优点：了解自己的需求
便捷 供应商关系密切 缺点：无法形成规模 不利于节省成本 不利于采购的控制 适用于：小公司、特殊情况
的物资调配
• 维护、更新和修改采购程序与制度
地区事业 部物资采
购处
• 大宗原燃物料
• 办公用品、部分专业服 务等
• 为该地区所有工厂统一组织所负责采购类别的战略采购，确定 供应商名单
• 与挑选出来的供应商签订供货的框架协议，明确采购价格 • 指导、监督下属采购部门的战略采购工作
工厂采购 部门
• 小额采购的原物料
总监助理
国内采购经理
国际采购经理
A区 采购主管
采购专员
B区 采购主管
采购专员
内勤
亚洲区 采购主管
国际采购专员
欧美区 采购主管
内勤
国际采购专员
按采购渠道设计的采购部组织结构
驻厂采购主管 驻厂采购专员
采购总监 采购部经理
网络采购主管 网络采购专员
采购助理 市场采购主管 市场采购专员
按采购物品的价值划分
这个集中化采购体系基本上把所有的采购集中到总部， 各连锁俱乐部的经理们不能再像以前那样各自购买所需 的物品。如果有需求，他们要填一份请购早，然后传真 到总部。这一工作的最后期限是每星期五的下午5点钟。 在下个星期一，各健身中心所需采购的物品将被送达。 采购管理人员如发现各中心所请购的物品不合适时有权 力加以否定或者减少采购量。不过，每一中心有1000元 人民币的现金用于应付可能发生的紧急需求。
任务1-2 采购职业岗位认知
学习目标
知识目标
1
了解企业采购部门与采购岗位的设置
2
理解采购部门的工作职责与工作性质
技能目标
能够初步设计企业采购组织架构
1
能制定采购组织管理制度与岗位职责
2ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
思维导图
任务训练 知识学习 技能训练
任务情境：XX医药公司采购员招聘
1.岗位职责
（1）按照公司的规划，选择优势产品，并收集市场信息，选定代理 品种。
案例：混合型采购组织
组织单位
负责的采购类别
职权
集团物资 采购部
• 生产设备 • 大宗器材配件如包装袋 • 水电等 • 车辆、高档办公用品等
• 为集团内所有子公司统一组织所负责采购类别的战略采购，确 定供应商名单
• 与挑选出来的供应商签订供货的框架协议，明确采购价格 • 指导、监督下属采购部门的战略采购工作 • 维护并更新各公司设备及大宗备品配件信息库，协调各工厂间
2.任职资格
1、三年以上汽车整车及主要汽车零部件质量管理、检验、SQE工作经验 2、熟悉所管理汽车零部件专业的产品基本构造及结构、工艺、材料知识； 3、熟悉电脑操作，能熟练使用办公自动化软件，产品3D、2D软件； 4、熟悉ISO/TS16949质量管理体系要求，基本质量管理应用工具知识、五大
工具及三大审核知识。 5、了解汽车设计及结构、工艺制造知识；
任务训练
请大家讨论企业采购部门一般有哪些岗位； 请同学们分组讨论：要成为一名合格的采购人
员，在知识、能力与素质方面都有哪些具体要 求。 请同学们分组讨论：企业采购部门的职责是什 么？具体工作包括哪些？
知识学习
1．企业采购组织设计的影响因素 2．采购组织的类型 3．采购组织的设计 4．采购部门的职责 5. 采购各岗位职责 6. 采购人员素质要求
亲合力
Attitude
诚实、乐观、自信、勤奋 耐 心、积极、坚强、毅力
需受的训练
采购者的 角色与能力
谈判者
ISO
国际 贸易 及运 输训 练
基本 采购 训练
物流 能力 训练
自制 或外 购训 练
谈痱 技巧 训练
法务 及合 约签 订训 练
能力
PQA 90 训 练
9000 认证 标准 供应 商关 系处
汇率 波动 影响
三、实施中的困难 在新计划实施1个月后，俱乐部受到了一些挫折。有几 家健身中心的经理对这一计划加以抵制，最棘手的是朝 阳区的3家健身中心的经理联合起来拒绝接受新的采购体 系。而且，为所有的采购申请所设立的1个星期的周转期 限在实际当中也不是都能达到的。
四、点评 陈旧的分散的采购体系毫无疑问带来了巨大的浪费， 增加了公司运营的成本。公司采购集中化不仅是采购管 理发展的趋势，更是切实降低采购成本的正确举措。然 而，任何新管理思维的引入、管理方式的变革，都会受 到旧思维和既得利益者的抵制和反对，前进的道路上会 有很多困难和挑战。
（2）负责与厂家沟通协调，协助签订代理协议。 （3）根据公司业务需要，采购相应的产品，对供货企业及对药品的
质量进行审核。
2.任职要求
（1）大专以上学历，临床、药学、财会、营销、贸易等相关专业毕 业。
（2）普通话标准，有良好的沟通和谈判能力及团队合作意识。 （3）一年以上相关工作经验，熟悉采购流程。
销售 技巧 训练
一般 管理 训练
理
◎
正确供应商的选择
◎
◎
与工程人员共事的能力
◎
◎
绝佳的人际关系处理能力
◎
法务专家
◎
◎
生意人
◎
◎◎
◎
◎◎◎
具有远见
◎
清楚地了解公司需求
◎
清楚地了解顾客需求
◎
整体成本的考量
◎
后勤运送专家
◎
◎
采购人员的能力与训练
案例1：东方俱乐部——采购管理的革新实践
东方俱乐部是一家健身俱乐部，在北京共有19家连锁 健身中心，总部在海淀区。俱乐部为私人所有， 大约有 15年的历史。公司没有专门的采购部门， 只有惟一一位 专门负责采购事务的人员，在该公司内部推行实施了一套 集中采购计划：
任务情境：吉利控股集团SQE招聘
1.岗位职责
1、参与新开发供应商的预选评定 2、实施新开发供应商开发计划执行监督管理 3、实施新开发供应商开发质量培育、质量认证管理 4、实施对量产供应商的质量管理 5、组织供应商质量改善与持续改进 6、供应商质量业绩档案及相关文件、记录管理
一、俱乐部旧的采购体系 为了维持各健身中心的运作，东方俱乐部需要许多不 同的东西，包括机器和设备的部件，如自行车配件和磨 砂灯泡以及办公用品和卫生用品。每一家俱乐部负责自 己的采购事项，绝大多数的健身中心不保持自己的库存 而是随需随买(例如，需要什么就到附近的商店购买)。在 总部曾经有一个兼职人员来负责采购和库存控制，不过 他只负责总部的工作，不负责其他健身中心的物品采购， 仅仅做出记录。
机 • 包装机 • 空压机 •…
器材配件
• 设备专用件 –机加工件 –结构件 –耐磨材料 –耐火材料
• 设备通用件 –轴承 –标准件 –橡胶 –电器 –仪器仪表
• 其它 –包装袋 –收尘袋 –劳保用品 –金属材料 –五金 –水暖 –化仪化药 –油品/油漆
水电暖气
• 电力 • 用水 • 暖气
专业服务
• 保安 • 监理/审计 • 设备维修 • 设备安装 • 车辆维修 • 基建 • 广告宣传 • 地质勘探 • 班车接送 •…
1. 采购组织及工作岗位
企业采购组织设计的影响因素：
采购部门在企业中的地位和功能 企业的地理分布 采购组织便于满足价格优势 采购组织可提高采购透明度 便于提高采购效率
2.采购组织的类型
集权式的采购组织 分权式的采购组织 集权与分权相结合的混合型采购组织
集中式采购
采购部门
A类物品
B类物品
C类物品
4. 采购部职责
(1)了解产品采购的市场状况 (2)选择优秀的供应商 (3)进行采购谈判 (4)供应商的评估 (5)搞好内外关系，建立有效联盟 (6)负责部门内部的行政管理和人事管理
5. 采购各岗位职责
（一）采购经理的工作职责 （二）采购经理助理的工作职责 （三）采购工程师的工作职责 （四）采购员的工作职责 （五）采购文员的工作职责
三、采购部门的职责
（一）采购总监
三、采购部门的职责 （二）采购经理
三、采购部门的职责 （三）采购主管
三、采购部门的职责 （四）采购员
采购作业活动时间分配
序 采购部门的工 占用时间
号
作内容
比例（%）
1
文书
50
2
跟催
20
3 推销员访谈
10
4 商品品质问题
10
5
开会
5
6
电话联络
5
表3-1：作业性工作时间分配对比
序 采购部门的工作内容 占用时间
号
比例（%)
1
调研选择供应商
20
2
谈判
20
3
价值分析
15
4
品质改善
10
5
寻找替代来源
15
6
推销员访谈
10
7
文书作业
5
8
电话联系
5
表3-2：策略性时间分配
大部分时间花在了对企业并没有多少贡献 的繁琐的行政性工作上，如:处理采购需求， 发订单，跟踪订货情况，收货，启动付款，解 决纠纷等
总监助理
采购计 划主管
供应商管 理主管管
采购合 同主管
进度控 制主管
采购质 量主管
采购结算 主管
采购成本 采购绩效 控制主管 主管
计
预
划
算
专
专
员
员
供应商 关系 维护 专员
采购 合同 管理 专员
采购 跟单 员
采购 检验 专员
采购 结算 专员
采购 成本 分析 专员
采购 绩效 专员
按专业分工划分的采购部组织结构
来源 开发 专员
询价 专员
采购部经理
比价 议标 专员
采购助理
决标 签约 专员
履约 专员
按采购物资类别设计的采购部组织结构
主要原料组 采购主管
采购部经理
采购助理
一般物料组 采购主管
机器设备组 采购主管
零部件组 采购主管
采购员 A 采购员 B 采购员 A 采购员 B 采购员 A 采购员 B 采购员 A 采购员 B
办公用品
• 文具 • 计算机 • 家具 • 印刷品 • 清洁用品 •…
其它
• 差旅 • 住宿 • 餐饮 • 车辆购置 • 礼品/年货 • 保险 • 车辆年检/审
照 •…
定义采购类别时，应尽可能对所有的采购项目（包括采购的物资和外购的劳务）进行细致、全面的搜索和分析
按采购地区设计的采购部组织结构
采购总监
• 与地域关系较强的专业 服务、非标加工件等
• 负责所属物资类别的采购 • 记录与维护采购的数据库 • 与供应商日常联系，安排送货事宜，并记录供应商的业绩表现
3. 采购组织设计
按企业规模设计采购部组织结构 按职能设计的采购部组织结构 按专业分工划分的采购部组织结构 按采购物资类别设计的采购部组织结构 按采购地区设计的采购部组织结构 按采购渠道设计的采购部组织结构 混合式组织形式