浅谈如何提高基建工程档案归档的完整性和规范性

浅谈如何提高基建工程档案归档的完整
性和规范性
摘要：基建工程是国民经济发展的重要组成部分，而基建工程档案作为记录
基建工程历史的重要信息资源，对于保证基建工程的安全、质量和可持续发展具
有重要意义。

建构完整规范的基建工程档案管理体系，对于提高基建工程档案归
档的完整性和规范性具有关键的作用。

本文旨在通过对目前我国基建工程档案管
理的现状进行分析和探讨，提出有效的方法和措施，以期为加强基建工程档案归
档的管理和规范，推进基础设施建设的健康有序发展，提供有益参考和借鉴。

关键词：基建工程；档案归档；完整性；规范性
引言
近年来，我国在基础设施建设方面取得了巨大成就，但是基建工程档案的归
档却存在着不完善和不规范的问题，对工程质量管理和记录保障带来诸多隐患。

因此，如何提高基建工程档案归档的完整性和规范性已成为当前亟需解决的重要
问题。

1.基建工程档案归档的重要性
基建工程档案是基础设施工程管理的重要组成部分，不仅是立项、招标、施工、预验收、竣工验收等过程的记录，同时也是保障工程运行和维修的重要基础。

基建工程档案归档对于工程建设、管理和维护具有重要的意义。

首先，根据国家
相关法规，基建工程必须有档案，工程建设单位需对工程全过程进行记录，并按
照规定妥善保存，以备日后检查或审计，如果没有按照规定保存档案，可能会面
临法律责任。

其次，基建工程档案包括施工图纸、设计方案、合同条款、验收报
告等重要信息，这些信息能够确保工程建设的合规性和合法性，同时也有助于质
量管理和质量评估。

并且，基建工程通常是长期项目，档案可以记录整个工程建
设阶段的历史信息，如设计变更、施工进度、质量验收等，方便日后查阅和借鉴。

行政机关、企事业单位和个人需要查阅基建工程档案的情况非常普遍，档案中可
提供重要资料，供新的工程建设和工程研究借鉴。

此外，基建工程档案通常非常
复杂，涉及的内容很多，如不及时整理、归档和保存，难免会有遗漏或者丢失的
情况，这将对后续的重要决策和投资产生一定的影响。

因此，正确、有效的基建
工程档案归档，在确保工程质量、法律合规和历史记录等方面具有非常重要的作用。

2.基建工程档案归档存在的问题
2.1完整性不足
由于基建工程涉及的文件较多，文件流转过程较为复杂，一些关键文件可能
因存放不当或者管理不善而导致遗失或丢失，这严重影响基建工程档案归档的完
整性。

并且，在工程建设过程中，可能存在某些重要的信息没有及时记录或者没
有提交档案，例如一些变更的施工图、验收材料、质量检测报告等。

档案中的文
件不全，将无法获取全面的审批历程和施工记录，使得工程压力处理困难，同样
也会给工程后续的改造和拓展带来麻烦。

如果档案归档组织混乱，档案变动频繁，那么就会有机会导致原件丢失或者误删，也会加大查找和检索难度。

而且，如果
不能及时更新、维护档案，也会影响档案的完整性，使其失去实用价值。

2.2缺乏规范性
由于各地区、各部门对于基建工程档案管理的规定不尽相同，导致档案收集、整理和储存标准不一，档案级别不统一，让档案查阅的难度增大，甚至会给后续
工作带来不便。

档案中可能存在着一些文件格式不规范、版式混乱、排版不良、
错别字或者因为人为误操作而删除的文件，这些都会影响档案信息的正确性和完
整性。

并且，当下一些重要的文件，如设计方案、施工计划、质量检测报告等，
可能缺少一些必要的标注，例如日期、提交人员等信息，这将影响文件的查找、
识别和审批。

此外，基建工程档案也可能长期被保留而没有及时更新、完善，造
成档案推移，甚至会在以后的查阅中出现严重的质量问题。

3.提高基建工程档案归档的完整性和规范性的对策
3.1建立科学合理的档案资源管理制度
建立健全的档案资源管理制度是提高基础设施工程档案归档完整性和规范性
的基础。

应建立行业统一的档案管理法规体系，实现档案资源的统一配置、确定
档案保管单位、分类归档等，保证基础设施工程档案的全生命周期管理。

针对基
建工程不同的阶段和单位，制定实施档案归档、整理、保管和使用的详细若干方法，包括文件的审核、归档、标注等方面的规定。

根据档案的重要性和保密级别，来确定档案的密级、级别，做出不同的档案分类，明确各级档案的具体内容、需
求和处理方式，要根据档案的数量、类型、密度、保密级别等因素，选择合适的
档案储存设施，避免给档案保管和查阅带来不方便。

还应建立高效的档案查询机制，提供方便、快速的查询服务，特别针对不同的档案，安排不同的检索方法，
在检索效率上提高档案资源的利用率。

要根据实际需要制定档案整理、更新及清
除制度，根据档案管理的时间周期或者阶段性推进工程，来清除无用的文件，并
建立档案的档案查阅器分类检索表、档案查询制度及完善相关的知识产权保护措施。

3.2加强管理人员队伍建设
档案管理人员是基础设施工程档案归档的主体，其专业化水平和素质直接影
响档案管理水平。

应当优先加强对档案人才的引进、培养和培训，并创造更好的
工作环境、提高薪酬待遇，以激发他们的积极性、创造性和责任心。

为了避免档
案管理人员对资料不熟练而影响工作质量，应对相关人员进行专业选聘，拥有持
证上岗人才，培养专业能力强、责任心和服务意识高的骨干人才，以推动档案管
理正常化、规范化、制度化。

将档案管理人员岗位职责具体分配下去，必须清晰
明确岗位职责，确保各部分合作良好，并拓展数据库设计、文献检索与整理、数
据处理、数字档案管理等方面的业务能力。

并对团队定期进行培训，提高工作人
员的业务能力，更新知识和技能，增强沟通能力、团队协作能力和创新精神，全
面提升档案管理水平。

通过竞争激励机制，在考核中追求结果，根据完成项目的
情况给予相应的奖励，提高档案管理工作人员的积极性。

搭建档案行业社交平台，每个基建工程档案管理员都可以通过这个平台及时了解相关政策和法规，学习最
新技术，进行技术沟通、经验交流，加强彼此协作合作的机会。

3.3应用先进技术手段
随着信息技术的发展，应用先进的技术手段可以大大提高档案管理的效率和
准确度。

如采用数字化技术进行档案数字化处理，建立数字化档案库，实现档案
信息在线查询、备份、恢复和共享，同时也减少了档案管理过程中可能发生的人
为瑕疵。

将档案数字化，存储在电子设备上。

使用OCR技术把档案图片、扫描件
转换为文本，加速检索效率并消除沉重繁琐的文书工作，同时解决档案被误损失
的现象。

对于分类方面，在建立档案的时候，利用数据挖掘技术对所有的档案进
行自动排序分组，此外，可借助网络，建立档案借阅系统，在联网环境下可将档
案库与借阅端连接，提供查找、借阅、统计服务，实现安全快捷的档案借阅管理。

并建立信息安全体系，为档案资源确立保密、权限控制和审计制度，应用数字签名、加密技术及物理设备锁等方案，确保档案安全性。

结语
加强基建工程档案的归档协调管理和技术保障，既有利于提高基建工程质量
和安全防范水平，也为工业生产经营和社会发展提供了稳定环境。

只有通过不断
优化完善档案管理体系，才能更好地为我国基础设施建设提供精准有效的档案支持，保障基础设施建设质量和可持续发展。

基于此，需要政府和相关单位积极行
动起来，借助新技术手段，优化档案管理流程，加强管理队伍建设，使档案管理
更加规范、系统、高效。

参考文献
[1]李为农.如何提高基建工程档案归档的完整性和规范性[J].中国管理信息化,2016,19(16):186-187.
[2]陈洲.如何提高基建工程档案归档的完整性和规范性[J].城市建设理论研
究(电子版),2019(09):48.。