档案管理学基础 第3章

第一节
档案收集的意义和要求
第二节
社会组织内文件的归档
第三节
立档单位对档案的收集
第四节 档案馆对家庭档案、名人档案的收集
第五节 档案馆对家庭档案、名人档案的收集
第六节 国家档案馆对口述史料的采集和征集
第三章 档案的收集
第一节
档案收集的意义和要求
一、档案收集的意义 二、档案收集的要求
相关概念
• 档案收集 • 民生档案资源 • 定期归档、实时归档、延期归档 • 家庭档案 • 口述史料
（三）重视做好民生档案工作、不断完善和丰富民生档案资源
✓ 民生档案资源是指那些与广大人民群众的合法权利保障密切相关的各 种门类、专业档案的总称。
✓ 研究制定民生档案资源的归档和接收范围、管理办法，监督指导民生 档案资源的归档、收集工作
✓ 与人民群众切身利益密切相关的有利用价值的各类文件材料收集齐全， 并按有关规定将其归档和移交。
• 有关法律法规规定应归档保存的文件材料 和其他对本企业（公司）各项活动具有查 考价值的文件材料。
不纳入
• 有关组织和上级主管单位制发的不需本企业（公司）办 理的普发性文件材料，任免、奖惩非本企业（公司）工 作人员的文件材料，供参考使用的抄件，等等；
• 本企业（公司）产生的重份文件材料，无查考利用价值 的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅 和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电 记录，企业（公司）内部互相抄送的文件材料，本企业 （公司）负责人兼任外单位职务形成的与本企业（公司） 无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）归档要求
４．各社会组织电子文件及其元数据的归档要求
• 齐全、完整 • 《电子文件归档与电子档案管理规范》、《归档文件整理规则》（、《档
号编制规则》 • 至少一式两套 • 优先顺序：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等（禁用软磁盘长
期保存） • 贴标签 • 机读目录、相关软件、其他说明 • 同一载体 • 归档后保留至少一年 • 电子档案管理应支持电子文件的分类、编目、命名和存储 • 自动或半自动化方式 • 统筹电子文件和传统载体归档文件，根据分类结果自动赋予档号 • 加强安全管理
二、档案收集的要求
（一）加大档案收集力度、确保档案的齐全完整
✓ 档案是各社会组织、各级国家档案馆开展工作的重要数据、信 息资源和物质基础。
✓ 同规划、同部署、同落实，全面覆盖 ✓ 根据需要吸收档案部门参加，确保档案工作与开展专项工作同
步进行 ✓ 加强对档案收集工作的监督指导，监督指导有关方面及时建立
３．企业（公司）文件材料的归档要求
• 按规定集中统一管理 • 按国家有关规定、标准，结合企业（公司）实际执行 • 元数据、背景信息相应归档 • 文件发文稿纸、文件处理单应与文件正本、定稿一并归档 • 原件由主办社会组织归档，相应的复制件或其他形式的副本归档 • 《机关档案管理规定》 • 及时修订完善 • 全面分析鉴别现实作用和历史价值
二、归档工作组织
（一）档案管理部门（机构）对形成文件的作用
• 做好归档文件的接收归档工作； • 按管理要求，关心文件的形成情况； • 对问题反映和提出改进意见
（二）重视指导和协助各业务职能部门组织的归档工作
• 应指导和协助各业务职能部门执行文件归档制度。 • 应协助和督促有关业务职能部门做好归档前的准备工作。
一、立档单位收集档案的种类
（一）各级党和国家组织、人民团体收集档案的种类
《机关档案工作条例》《机关档案管理规定》规定： （１）文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案； （２）组织履行行业特有职责形成的专业档案； （３）照片、录音、录像等音像档案； （４）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案； （５）印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物； （６）其他档案。 ➢ 上述档案中无论是传统载体档案还是电子档案，均具有同等效力。
• 文书档案：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 • 会计、科研、基建档案：《会计档案管理办法》、《科学技术研究课题档案管理规范》
（ＤＡ／Ｔ２—１９９２）、《建设项目档案管理规范》（ＤＡ／Ｔ２８—２０１８） 及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》 • 照片档案：《照片档案管理规范》（ＧＢ／Ｔ１１８２１—２００２）和《数码照片 归档与管理规范》（ＤＡ／Ｔ５０—２０１４） • 元数据：《数字档案馆建设指南》、《电子文件归档与电子档案管理规范》（ＧＢ／ Ｔ １８８９４—２０１６）、《文书类电子文件元数据方案》（ＤＡ／Ｔ４６—２ ００９）、《照片类电子档案元数据方案》（ＤＡ／Ｔ５４—２０１４）、《录音录 像类电子档案元数据方案》（ＤＡ／Ｔ６３—２０１７）
（三）归档要求
１．一般要求
• 根据归档目录清点核对 • 原始记录 • 可仅以电子形式 • 及时修订
２．各级党政组织和人民团体文件材料的归档要求
• 按规定集中统一管理 • 元数据、背景信息相应归档 • 文件发文稿纸、文件处理单应与文件正本、定稿一并归档 • 原件由主办社会组织归档，相应的复制件或其他形式的副本归档 • 《机关档案管理规定》
• 其他对本组织工作具有查考价值的文件 材料。
不纳入
• 上级组织的文件材料中，不需本组织办理的普 发性文件材料，任免、奖惩非本组织工作人员 的文件材料，供参考的抄件，等等；
• 本组织形成的重份文件材料，无查考利用价值 的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修 改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封， 不需办理的一般性人民来信、电话记录，组织 内部互相抄送的文件材料，本组织负责人兼任 外单位职务形成的与本组织无关的文件材料， 有关工作参考的文件材料；
（三）临时性文件的归档管理
• 临时性的措施，以补充归档制度的不足
（四）加强对归档工作重要性的宣传和日常管理
• 宣传国家的相关法律法规、政策规范 • 业绩考核和评奖、相应的惩戒
第三章 档案的收集
第三节
立档单位对档案的收集
一、立档单位收集档案的种类 二、立档单位收集电子档案的质量要求
第三节 立档单位对档案的收集
归档制度的内容，主要包括三个方面：规档范围、归档时间、归档要 求。
（一）归档范围
归档范围是指应作为档案保存的文件材料的范围，即哪些文件应当归档， 哪些文件不必归档。
要求： １．确定文件材料归档范围的一般要求
• 文书类或管理类文件材料 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案
规范》（ＤＡ／Ｔ５０—２０１４）
• 电子文件及其元数据 《数字档案室建设指南》、《企业数字档案馆（室）建设指南》、《电子文件归档与
电子档案管理规范》（ＧＢ／Ｔ１８８９４—２０１６）、《文书类电子文件元数据方 案》（ＤＡ／Ｔ４６—２００９）、《照片类电子档案元数据方案》（ＤＡ／Ｔ ５４— ２０１４）、《录音录像类电子档案元数据方案》（ＤＡ／Ｔ６３—２０１７）
第三章
档案的收集
内容提要
本章着重说明和介绍了档案收集的理论、知识、相关技能及开展档案收集的 主要依据与经验。主要内容包括：档案收集的意义和要求，社会组织内文件 的归档，立档单位对档案的收集，档案馆的档案收集，档案馆对家庭档案、 名人档案的收集，国家档案馆对口述史料的采集和征集，等等。
第三章 档案的收集
• 同级社会组织的文件材料中，件材料中，供参阅的简报、情况 反映，抄报或越级抄报的文件材料。
3.企业（公司）文件材料的归档范围
纳入
• 反映本企业（公司）研发、生产、服务、 经营、管理等各项活动和基本历史面貌的， 对本企业各项活动、国家建设、社会发展 和历史研究具有利用价值的文件材料；
• 本企业（公司）在各项活动中形成的对维 护国家、企业（公司）和职工权益具有凭 证价值的文件材料；
• 本企业（公司）需要贯彻执行的有关组织 和上级单位的文件材料，非隶属关系单位 发来的需要执行或查考的文件材料，社会 中介机构出具的与本企业（公司）有关的 文件材料，所属和控股企业（公司）报送 的重要文件材料；
第三章 档案的收集
第二节
社会组织内文件的归档
一、归档制度的建立 二、归档工作组织
第二节 社会组织内文件的归档
一、归档制度的建立
建立健全文件材料的归档制度，是各社会组织开展档案资源体系建 设的主要途径。
归档，就是将社会组织在各项职能活动中形成的、具有一定保存价值 的文件材料，由相关形成部门（机构）的工作人员，通过线上或线下 的方式，实时或定期地移交给立档单位的档案部门或档案管理人员集 中保存的业务活动。
３．延期归档
社会组织根据实际工作的需要，对那些形成部门（机构）在业务活动中需要经 常或频繁使用的、被纳入归档范围的文件材料，可采用延期归档的时间控制方式。 但是，通常情况下，归档时间的延迟不可超过３年，否则将会在一定程度上对档案 的完整性、有效性造成损害。会计文件材料的归档、驻外机构文件材料的归档、承 担特殊职能任务的派出机构的文件材料的归档等，均属于此种特殊情况。
第一节 档案收集的意义和要求
一、档案收集的意义
档案收集，又名档案收集工作，是指各社会组织（包括各级党和国家机关、 人民团体、企事业单位及其他社会组织，以下简称社会组织）所从事的档案 接收和征集活动。
档案收集的内容主要包括五个方面： ✓ 第一，对本组织需要归档的文件的接收； ✓ 第二，对各现行组织和撤销组织具有一定保存价值的档案的接收和集中 保存； ✓ 第三，对电子档案及其元数据的接收； ✓ 第四，对可以弥补档案内容不足的口述史料、实物、资料的采集和接收； ✓ 第五，对散失的历史档案及相关资料的征集和接收。
（二）归档时间
１．定期归档
社会组织根据实际工作的需要，在切实保证纳入归档范围的文件材料的完整、 安全的前提下，会确定一种相对固定的向档案部门或档案人员移交档案的时间。这 种归档时间通常适用于线下归档的采用传统载体形式形成的文件材料和采用光磁存 储介质归档的电子文件。
２．实时归档
社会组织根据实际工作的需要，对通过各种业务信息系统（如办公自动化或其 他业务信息系统）形成的属于归档范围的电子文件，以及那些会因采用定期归档而 造成归档文件失真、失全、失密等问题出现的传统载体形态的文件材料等，可进行 线上实时归档或线下随办随归档。
• 非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文 件材料；
• 所属和控股企业（公司）报送的供参阅的一般性简报、 情况反映，其他社会组织抄送的不需本企业（公司）办 理的文件材料；
• 其他不需归档的文件材料。
4.电子文件及其元数据的归档范围
各业务活动中形成的各种结构化和非结构化数据，以独立文档形式存储的具有 保存价值的信息记录，包括办公自动化系统、产品或业务系统、财务会计管理信息 系统、人力资源管理信息系统、门户网站、微博、微信、公务邮件系统及本企业 （公司）其他职能活动业务系统中形成的电子文件，以及从外部接收的电子文件。
✓ 积极接收各类民生档案资源，把民生档案资源的建设纳入国家档案资 源体系。
（四）科学整合档案资源、及时规范档案流向
建立以各级党委领导下的档案行政部门为主导、 各行业主管部门密切配合、国家档案馆和立档 单位集中统一管理的档案资源管理架构。
规范档案流向应坚持全宗原则。
在档案收集中，不仅要保持全宗的不可分散 性，还需要注意各个全宗之间的相互关系。
保管期限规定》
• 会计、科研、基建类文件材料 《会计档案管理办法》、《科学技术研究课题档案管理规范》（ＤＡ／Ｔ２—１９９
２）、《建设项目档案管理规范》（ＤＡ／Ｔ ２８—２０１８）及《国家电子政务工程 建设项目档案管理暂行办法》
• 照片类文件材料 《照片档案管理规范》（ＧＢ／Ｔ１１８２１—２００２）和《数码照片归档与管理
2．各级党政组织和人民团体文件材料的归档范围
纳入
• 反映本组织主要职能活动和基本历史面 貌的，对本组织工作、国家建设和历史 研究具有利用价值的文件材料；
• 在组织工作活动中形成的在维护国家、 集体和公民权益等方面具有凭证价值的 文件材料；
• 本组织需要贯彻执行的上级组织、同级 组织的文件材料，下级组织报送的重要 文件材料；
档案工作制度 ✓ 档案收集齐全完整，积极开展具有档案价值的文件材料的归档、
接收与征集工作。
（二）建立健全和完善收集制度、不断提升档案收集的制度化和 规范化管理水平
✓ 各社会组织的档案部门和档案工作人员：“应归尽归、应收尽收” ✓ 社会组织：办公自动化和其他业务系统；记录载体和记录方式；社会组织文
件形成部门或业务部门 ✓ 收集范围与依据：