浅析新时期我国秘书工作状况

摘要：秘书是一个复杂广泛的群体。随着信息技术的日益发达，不论是企业还是高校，办公手段日益先进，对外交流与合作日益密切和频繁。秘书要适应新时期的发展，应具备更高的政治素养、更广的业务素养、更专的公关素养。［1］因此，面临严峻的形势，秘书工作者必须全面提高自身的素质，适应知识经济时代的要求。本文就在新时期的今天，怎样努力提高秘书的素质为主题展开讨论。

关键词：知识经济时代秘书素质提高

知识经济时代是知识爆炸的时代，是高新科技迅猛发展、呼唤高素质人才的时代。无论是从日新月异的形势发展和领导越来越高的工作要求来看，还是从秘书队伍的现状来看，当前，都迫切需要提高秘书队伍的素质。秘书队伍素质包括政治素质和业务素质，也就是说，秘书人员既要靠得住，又要有本事。秘书队伍素质的提高，是各种主客观因素综合作用的结果，根本原因在于秘书人员的内在因素。

秘书工作的本质就是为领导服务，而充分发挥枢纽作用、参谋作用、助手作用、综合协调作用和反馈沟通作用则是秘书工作的主旨和核心。在新的历史时期，秘书人员要以积极态势快速跟进，要不断提高秘书队伍的整体服务质量和水平，为秘书工作开辟一片新的天地。在新形势下，不断提高秘书队伍的整体服务质量和水平是一项重要工作，而建立一支高素质的秘书队伍，也是加强秘书人员自身思想政治建设亟待研究解决的一个新课题。秘书人员承担着各种与领导活动有关的具体服务工作，要提高服务领导的水平，做到帮到点子上，谋到关键处，就必须具备良好的素质。［2］

一、新时期我国的秘书及秘书工作所面临的问题

1.秘书工作人员的思想理论水平和政策水平不能适应新形势的需要。

随着信息技术的日益发达，一些新情况、新问题不断出现。有些秘书对党的现行路线、方针、政策缺乏深刻领会，对本地情况又不甚了解，因而使“上情”与“下情”难以有机结合，党的路线、方针、政策难以及时贯彻执行；在处理下级的请示和报告时，因政策、法规知识掌握不多或理解不透，向领导提供的拟办意见、方案就缺乏科学性和可操作性，致使领导指导工作时出现失误，给下面的工作造成负面影响。

2.秘书的职能和角色作用发挥得不够。

我国已进入一个新的历史发展时期，全党工作重点应是在本世纪头二十年，集中力量，全面建设涉及十几亿人口的更高水平的小康社会，使经济更加发展、民主更加健全、科教更加进步、文化更加繁荣、社会更加和谐、人民生活更加殷实。

然而，一些秘书在实际工作中未能真正履行其职能，没能使纵向的承上启下和横向的联络协调产生较好的效能，没能成功实现中央办公厅在1985年1月召开了全国秘书长、办公厅主任座谈会（简称“85.1”座谈会）上提出的“四个转变”———工作方法由经验性向规范性的转变，工作形式由事务型向思考型的转变，工作重心由熟悉局部向熟悉全局的转变，工作思维由微观思考向宏观思考的转变。①

二、秘书人员的思想品质、文化业务素质等方面的修养应与时俱进

1.深化认识，从思想上适应时代的要求。

事在人为，离开人的主观能动性一切工作都无从谈起。秘书除要增强工作的责任感、自豪感外，更要接受新事物，突破固有的思想障碍和思维模式，从观念上大胆创新。一是增强科技意识。一方面多涉及一些现代科技知识，拓宽自己的知识领域，把握时代的脉搏，另一方面要用科技思维改造传统的思维习惯，增强分析问题和解决问题的能力。二是倡导创新精神。

在科学的基础上，大胆突破，想前人未想，所提供的决策方案既有操作性，更要有超前

性。真正树立“无新不成文，无新不出方案”的意识，做到人无我有，人有我新，人新我特。在领导划定的圈子里想问题办事情固然不用承担任何风险，但是长此以往将扼杀自己的创造性，最终不会进步。三是保持团队意识。秘书既要强调个人素质，更要有团队意识。靠两个人包打天下的时代已经不复返，必须靠一支有敬业和协调能力强的队伍才能成功。秘书工作也必须面对新形势，迎接新挑战，高标准，严要求，不断创新，努力适应新形势下工作快节奏、高效率、有序运转的需要。

作为领导的参谋，随着当今领导由过去的经验型决策向现代的科学、民主化决策的转变，秘书的参谋作用得到更为重要的发挥。因此，秘书首先要正确地理解党和国家的路线、方针、政策及有关精神，全面准确地了解国内外有价值的情况，自觉地使用马列主义的观点、方法去观察形势，发现和分析问题，从而提出有价值的意见和建议。其次，秘书必须解放思想，与时俱进，开拓创新，服从而不盲从，提高工作主动性。要勇于打破陈旧的、不利于工作发展的顽固思想，比如安于现状、不思进取的自满思想，心胸狭隘、妒贤忌能的排他思想，畏首畏尾、安稳保守的畏难思想等；要增强求真务实、开拓创新的意识。所谓“身在兵位，胸为帅谋”，秘书要有敏锐的触觉、清晰的头脑、长远的目光，胸怀大局意识，立足长远，着眼当前，要善学、善思、善写、善言，努力提高自身政治素养，扎扎实实当好领导的参谋。

2.强化经济理论知识。

知识经济时代将有更多的外国跨国公司进军中国市场，从而将强化竞争机制，激发中国企业的竞争意识。当前，现代企业迫切需要的秘书人才，应该是创造型、符合型与协作型的。管理水平的竞争便是国际竞争的实质之一，我国企业要想在竞争中取胜，当然不能单纯地依靠行政手段的干预，而必须借鉴国外企业的先进管理方法和成功经验，创建新的管理模式，使企业管理尽快与国际接轨，从而在强手如林的国际竞争环境中占有一席之地。

管理并不是领导人或企业家的专利，就企业秘书而言，虽没有决策权、指挥权，但他们除了能辅助决策当好参谋外，还能在企业的各类大型活动中尽显其管理才能，从而构成现代企业管理中不可缺少的重要组成部分。因此，新时期的党政机关或企业秘书同样需要强化经济理论知识，不失时机地参与指导机关或企业的管理活动，使自己的管理能力不断提高。作为中国经济、行政管理的辅助体系———秘书机构与秘书工作者如何在竞争日益激烈的情况下，研究新的经济理论，制定新的经济政策，探索一套适应中国特点的新的经济管理模式与管理方法，以适应新形势、新时期自然成为他们在素质素养方面的新任务。［3］因此，秘书既要学习理论知识，又要向实践学习。知识和能力是相辅相成的，无知则无能，但有知却未必一定有能。能力素质是在科学理论指导下经过实践的锻炼而成熟，并在实践中逐步提高的，它是文秘人员干好工作的根本。

3.充实现代科技知识，提高创新能力。

不管是党政机关的行政秘书，还是工贸领域的企业秘书，都应明确地认识到：知识经济时代，我国应承担相应的义务。其中包括扩大对知识产权的保护范围，如扩大到化工产品、药品、食品、计算机软件等领域，这将使我国的有关企业需支付专利的许可证费用来合法地购买西方发达国家的专利；我国政府也要严禁任何有损国家和企业名誉的侵权行为，国家党政秘书与工贸企业秘书都将不同程度地涉及这一工作范围。

在信息化快速发展的今天，作为一个以知识与信息辅助的秘书，毫无疑问创新能力将是对自身的一个突出要求。新时期，领导对秘书的辅助要求越来越多，秘书的作用发挥得如何，在很大程度上取决于其创新能力，没有创新的意识，没有创新的头脑，没有创新的思维，就不可能为领导决策提供有价值、有效的服务。因此，秘书必须强化创新意识。但要想创新，就要增强解放思想、改革开放意识，同时，要强调超前服务，时刻追综行业新动向；