著名公司公文处理管理办法

2.5。2如有分歧，主办部门的主管应当出面协调，仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见,并与有关部门会签后呈报层峰协调或裁定；
2.5.3时间紧急或其它特殊情况可以直接拟文，提出拟办意见由层峰协调或裁定。
2。5.4[会议纪要］拟制的特别说明
(1)经办人应将拟好的［会议纪要]交各与会人员审议修订，以使纪要事项准确无误。但纪要事项比较急时，可无需交各与会人员审议。
2.3.7如公文由董事长签核后需送集团董事长核准的,一般由董事长秘书以邮寄或传真呈集团董事长签批后再返回经办单位,或者在董事长签核后由董事长秘书将公文退回经办单位，由经办单位以邮寄或传真呈集团董事长签批。
2。3.8会办单位的会办意见可直接签署于会办公文上，如会办公文预留的位置不足于填写会办意见时,应使用 ［公文会签单],并由经办人在会办公文合适位置注明“会办意见详见附件”等字样，权责主管也应签字确认。
（1)经办人为管理师,待办事项的核准权限为处长的，则其签批层级为经办人→股长→课长→处长。
（2）经办人为课长,待办事项的核准权限为处长的，则其签批层级为经办人（课长）→处长。
2。3。3经办人在确定会办单位的签批层级时，遵照一个会办单位只有一个签批层级的原则，例如，待办事项需某处会办时,则会办单位的会办层级为处长，而不增加该处直属的上级（协理/助总）或下级(课长或具体人员）两个层级。
3。2.2通知，适用于向相关单位（主要指协力厂商)转发其它单位（主要指政府部门）的公文,传达要求相关单位(主要指协力厂商）配合办理和需相关单位（主要指协力厂商）周知或者执行的事项。
3.2.3通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
3。2。4报告，适用于向相关单位(主要指政府部门）汇报工作，反映情况，答复相关单位（主要指政府部门）的询问。
2.4内部公文办理时限要求：急件须即时批复,非急件原则上一个工作日内须办理完毕,特殊情况且时间允许的可以在两个工作日内办理完毕.不能按本条时效规定会办完毕的,会办单位需以口头或E—MAIL的方式告知该公文的签出单位.
2。5拟制公文的几个要求：
2。5。1对涉及其他部门职权范围内的事项，原则上主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；
3.2.5请示，适用于向相关单位（主要指政府部门)请求指示、批准。
3.2。6意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法。
3.2。7函，适用于与外单位的相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
3。2.8会议纪要,适用于记载、传达会议情况和议定事项。
3。3文种的选用规定
2.2.3公告,用［公告稿］呈核后以［公告]发布公告事项。
2。2.4通知、通告、通报、函，用[联络单]。
2.2。5会议纪要，用[会议纪要］
2.2.6其它类型的公文参照其它规定办理.
2。3 公文处理的正常流程
2.3。1经办人根据待办理的具体事项(以下简称“待办事项”），选择适用的公文载体草拟公文，并确定签批流程,签批流程一般有如下几种：
（3) 在呈递公文时,为便于主管翻阅,可以标签纸、便条纸等方式标明附件序数。
2.7 签批后内部公文的后续处理：
2.7.1［签呈］、［签办单］经权责主管签批后，由经办单位根据批示内容办理后续事宜，且应将公文及相关资料复印给相关单位.
2。7.2［联络单］ 经权责主管签批后，由经办单位复印分发给相关单位.
1。2 本办法适用于各种内部公文、对外发文和外来公文的处理。
1。3本办法之制定、修订、废止须经推行委员会审议,呈核后由总经理签发实施。
1.4本办法之管理者为总经理室主管.
2。内部公文处理作业规定
2。1 内部公文根据其内容，可以分成如下几类(文种）:
2。1。1请示:就某一事项向上级请求指示或批准而拟的公文，此类公文需得到上级的明确指示.
（2)纪要经各与会人员审议后,经办人应将[会议纪要]呈会议主办单位主管校对，如纪要由会议主办单位主管拟草的，则无需再作校对。
（3）校对后的纪要应呈会议主持人签署意见。各与会人员对决议事项有异议的,由主持人做出判定.
(4）根据会议及会议决议事项的实际情况，由会议主持人决定[会议纪要］是否需呈层峰核准以及核准层级。
2。6 内部公文的基本格式要求
2。6.1内部公文正文采用小四宋体字,1.5倍行距，标准字间距。
2。6.2公文主旨应简要清晰，原则上要求使用“承办单位名称+事由+文种”的方式，试举范例如下：
(1）行政处关于年度旅游时间延迟的通知
（2)总经理室关于组织修订的请示
2。6。3内部公文中的[签呈]、［签办单］，其正文一般由三部分组成：
2。7。3[公告稿］经权责主管签批后，由经办单位根据批示内容修订[公告］，并将［公告稿]及修订后的[公告］交行政处核对，行政处核对修订后的[公告］与批示内容无异后,由行政处于［公告]上加盖“行政处”章，并由行政处负责印发给各单位,以及办理张贴等事宜。[公告稿］由经办单位在行政处核对完毕后留存，但应复印一份给行政处备查.
追踪
外来公文种类
政府来文
协力厂商来文
金融及保险机构来文
其它
收件人的规定
传真收件人
文件收件人
电子邮件收件人
来文处理人
政府来文的处理
协力厂商来文的处理
金融及保险机构来文的处理
其它
时效
登记
相关规定
传真机的设置
保密规定
紧急程度
收发文编号
呈递规范
密封公文夹
公文夹
关联文件
关联表单
附件
1.总则
1.1为建立规范的公文处理流程，加快公文的传递速度，保证公文的正确、及时办理，特结合公司实际制定本办法.
2。3。4至于会办单位内是否需再细分签批层级，由会办单位主管根据其会办经办人及会办意见的核决权限决定，例如：
(1）经办单位确定某处为会办单位，且由该处处长自行经办的，则会办单位的处长根据会办意见的核决权限，可自行签准,或者呈送其直属的协理或助总签批（既有协理又有助总、副总的，则采用逐级决定呈签层级的原则，即协理决定是否需呈助总签批，助总决定是否需呈副总签批）.
2。1。5通告,某一重要事项、重要规定需要全公司同仁周知或者执行时所拟办的公文。
2。1。6通报，需要表彰先进,批评错误，传达重要精神或者情况时所拟办的公文.
2。1.7函，某一事项需要请其它部门配合办理或者知悉，且有必要文字表达时所拟的公文,一般适用于两个部门间的沟通和协调.
2.1.8会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项，本办法所指的会议包括各种形式、各种类型、各种层级的会议。
（2）经办单位确定某处为会办单位，会办单位的处长指定其下属的管理师经办的，且其会办意见的核决权限为协理的，则会办单位的签批层级应为：经办人→课长→处长→协理.以此类推。
2。3.5当需要多个单位会办时，其先后次序由经办人根据实际情况排定.
2.3。6当需送母公司相关单位会办时,由经办单位以邮寄或传真方式请其会办后再返回，返回方式也可根据需要选择邮寄或传真.如先会本公司其它单位再会母公司的，则本公司最后会办的单位应将该文返回经办单位,以便经办单位将该文传递给母公司会办。
3。1。2对协力厂商发文:此类发文主要是指我司业务单位就某项具体业务给其协力厂商的发文，一般以业务部门的名义发出。
3。1.3对金融、保险等机构的发文根据具体情形也可视同对政府发文或视同对协力厂商发文.
3.2根据《国家行政机关公文处理办法》的相关规定，本公司对外发文常用的文种有如下几种：
3.2.1通告，适用于向相关单位（主要指协力厂商)公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
会办单位内的签批层级
会办次序
母公司的会办
送呈集团董事长
会办意见的签署
办理时限要求
拟制公文的协商
［会议纪要]的特别说明
基本格式要求
字体
主旨
[签呈］、［签办单]的架构
[公告稿]、[公告]的架构
[联络单］ 的架构
［会议纪要］
附件
后续处理
[签呈］、［签办单］
［联络单］
［公告稿］
［会议纪要]
对外发文种类
对政府发文
2。6。7内部公文的附件
（1) 内部公文如需引用附件时，可在公文正文的相关内容中备注说明“详如附近X”等字样，也可在公文后列举,具体由经办人根据实际情形使用。
（2） 经办人应于附件正文右上角标注“附件"字样，有多份的应标明附件序数，并与正文的附件备注相对应。如附件不便标注“附件”字样的，可以标签纸或其它适宜的方式标明。
对协力厂商发文
对金融、保险等机构的发文
对外发文的文种
通告
通知
通报
报告
请示
意见
函
会议纪要
文种的选用
对外发文的载体
传真
电子邮件
文件
对政府发文的流程
用印
电子邮件发文
对协力厂商发文的流程
对金融、保险等机构发文的流程
格式要求
标题
收文单位
正文
结构层次
小标题
附件
落款
成文日期
盖章
附注
特殊情况
会议纪要的规定
标题
正文
会议出席人
(1）主旨，具体要求如2。6。2规定.
（2）说明，主要阐述有关呈报事项的来龙去脉及相关需说明的事项.
(3） 拟办，一般针对呈报事项,经办人应在拟办中提出处理建议，且处理建议原则上应是明确的，当有多种建议时应在说明中逐一阐明各个建议的优缺点，而在拟办中提出一个建议选用的方案.
2.6。4内部公文中的［公告稿］、[公告]，其正文一般由二部分组成,并且一般以总经理或者董事长的名义发出：
（6)上述各流程的各个环节也可由若干签批层级组成，如：课→处，课→处→部,又如执行副总→总经理，总经理→副董事长→董事长等.
2.3.2经办单位的签批层级依照待办事项的核准权限及经办人本身的层级决定。如签批人因休假或其它原因不能签批的，则由其职务代理人签批，具体情况参照《主管职务代理办法》执行。例如:
（1) 主旨，具体要求如2。6.2规定.
（2） 说明，主要阐述公告事项。
2.6。5内部公文中的[联络单]，其正文一般由二部分组成：
（1） 主旨，具体要求如2。6。2规定。
（2) 经办单位说明，主要阐述公告事项。
2.6.6内部公文中的[会议纪要],其正文一般包括会议决议事项，以及决议事项的主要执行单位,一般情况下还应规定决议事项的完成时间。
公文处理管理办法
签发主管
签名
审议召集
人 签名
管 理 者
签名
承办单位
主管签名
承 办 者ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
签名
承办单位
制定时间
修订通知书
编 号
修订纪要
修 订 者
修订时间
目的
适用范围
制、修、废
管理者
文种
请示
报告
通知
公告
通告
通报
函
会议纪要
其它
公文的载体
签呈
签办单
公告稿/公告
联络单
会议纪要
其它
公文处理流程
签批流程
签批层级
签批层级确定原则
2。1。9其它，主要是指票据类文件，它无须拟办但需得到上级的签批。
2.2 公文的处理以 [签呈］、［签办单]、［公告稿］及［公告］、[联络单]、［会议纪要］等为载体：
2。2。1请示及报告，需呈至集团董事长审批的，用［签呈］。
2.2.2请示及报告，需经其它部门(含本公司各部门以及集团内其它关系企业的相关部门）会签意见,但不需呈集团董事长审批的，用［签办单］。
（1）签批流程一：本部门签批.
(2)签批流程二:本部门签批+会办单位会办+核决主管批示.
(3）签批流程三：本部门签批+母公司相关单位会办+核决主管批示+集团核决主管批示。
（4）签批流程四：本部门签批+会办单位会办+母公司相关单位会办+核决主管批示。
（5)签批流程五:本部门签批+会办单位会办+母公司相关单位会办+核决主管批示+集团核决主管批示。
2。1。2报告:向上级汇报工作，或者反映某一事项的具体情况，或者答复上级的询问、交办事项时所拟的公文，该公文不一定需要得到上级的明确指示。
2.1。3通知，传达某一经上级同意的事项、安排或决定给其它部门（或人员）周知或者执行时所拟办的公文。
2。1.4公告，某一重要事项、重要规定需要全公司同仁周知或者执行，且有必要让公司以外的单位，如相关的协力厂商等周知或者执行时所拟办的公文。
2.7.4［会议纪要］经主持人签署意见后（如支持人决定需呈层峰核准时，则为核准之后),经办人应将签核后的［会议纪要]印发给各与会人员，且经办人应追踪决议事项的落实情况,于下次会议中报告，或者直接向会议主持人报告。
3.对外发文的处理规定
3。1对外发文主要包括如下几种：
3.1.1对政府发文：主要是指对各级政府或其所辖各部门，以及海关、商检、税务、工商等垂直管理的机构的发文，此类发文的主要目的是就某一事项寻求政府部门的批准或者协助解决，或者根据政府部门的要求回复某项问题,此类发文除特定情况可以具体经办单位名义发出外，一般均以公司名义发出。此外，对用水、用电、用地等代行政府管理职能的企业事业单位的发文也应视同对政府发文。