医院声像档案的收集、管理和利用的实践与探索

医院声像档案的收集、管理和利用的实践与探索
摘要在医院管理和文化构建中，医院声像档案是医院组织以及个人在社会活动中直接形成的原始资料，起着不可替代的重要作用。

我们在做好医院声像档案收集、归档、管理、利用的过程中尽可能提高档案综合效率，使其发挥应有的价值作用，并对发现的问题进行了实践与探索。

关键词声像；档案；收集；管理
医院档案是医院在长期工作和发展活动中形成的具有重要依据和历史价值的文书、声像等资料。

随着医院管理的逐步深入和规范，医院档案在医院工作中的重要性显得更加突出，我们在医院档案管理纳入医院管理整体规划中，不断加强档案的标准化，信息化建设力度的同时，将档案建设同医院文化建设同步抓，为医院发展献智献力，取得了良好的效果。

我院在走上了规范化、制度化、现代化的发展中，根据省机关档案工作目标管理办法，及时组建了综合档案室，并进一步加强了医院的档案工作业务建设，按标准要求管理全院产生的文书、基建、设备、财务等门类的档案，完成了档案设施建设，建立起了一整套规章制度和规范标准的档案。

在整理各种门类档案的过程中，声像档案的收集归档意识成为声像档案管理和利用的重要内容。

尤其是新世纪以来，医院在从事医疗、教学、科研及各项社会活动中依据最多的是声像档案，它原始、真实、形象、鲜活地记载了活动，事件的面貌，是一种最直观，最真实的档案材料。

但是，我们注意到在工作中往往有忽视对声像档案的及时收集管理和利用的现象。

对照片没有按规定的时间集中收集、集中分类、整理，使其原始的、历史的、珍贵的照片大量流失，没有集中统一在综合档案室保存管理，更没有形成系统性地、规范化地对照片档案的管理。

通过在整理我院的声像档案的过程中，我们发现了一些值得探索的问题，并有了对声像档案初步的认识和提高。

1照片档案的价值和作用
照片即历史，年代越久远，照片的价值越珍贵。

照片现阶段的价值往往取决于照片的主题，其作用是显而易见的。

但一些平凡的主题在现阶段往往没有显示出其价值，只是随着时间的推移，很少再能找到和它同一主题的照片的时候，它才显示出其应有的价值。

医院照片档案所反映的大多是医院历史变迁、医院管理、医院文化、医学科研技术方面的内容，从其价值判断看，大多数照片在现阶段价值是不太高，但从历史来看，却是极其珍贵的。

2照片的收集
2.1认识照片档案重要性，搞好宣传，是做好声像档案管理的关键所在
记录医院发展历史的声像档案是不可再生的，丢失的声像资料不可能靠人工回忆重新获得并形成声像档案。

目前，我院声像资料的形成除由医院信息部门负责外，医院各部门、各科室自行拍摄活动资料的现象亦较为普遍。

如特殊患者、特殊疾病的成功诊治、新技术的开展等。

各部门对声像档案的认识及支持、重视程度，是声像资料能否及时归档，档案质量、归档率能否得到保证的关键所在。

因此，强化声像资料的及时归档意识已成为声像档案管理的重要内容。

医院综合档案室不但要积极向拍摄照片的相关部门及有关工作人员宣传《档案法》，而且要提高他们对声像档案重要性及综合管理必要性的认识，使之自觉地做好声像档案归档的工作。

2.2发挥照片档案的重要作用
照片档案是医院组织以及员工个人在社会活动中直接形成的以静止摄影、影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。

照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

照片档案在我院管理工作中起着不可或缺的重要作用，而且我们越来越感到它的利用范围比较广泛，利用价值也在不断提高。

综合档案室保存的各类设备和医院旧貌旧址照片，随着医院的不断发展和积淀，以及各类设备设施和医疗用房都不断地更新，设备照片将成为历史的记载。

在进行布置我院博物馆展厅时，我们挖掘到了一些极其珍贵的医院历史照片。

其中有彭德怀同志来我院视察的照片，医院原来的旧貌旧址、已退休老员工的照片等等，这对于研究医院发展历史提供了极大的价值和作用。

提供给医院医史展示的旧设备和照片，已成为宣传医院发展的重要实物和图片。

在庆祝建院五十六周年时，也充分利用了早年拍摄的照片，所建立的照片档案发挥了非常重要的作用，成了宝贵的历史见证。

因此，更要提醒档案工作人员充分重视照片档案的收集工作，使其在医院文化建设中起到更大的作用。

2.3明确照片档案的收集范围
凡在医院活动中办理完毕的具有保存价值的各种照片、分散保存在各部门和各员工人手中的照片，或没有底片的照片均应列为收集范围之内，都要集中到综合档案室进行统一管理。

收集的范围包括有主要历届领导班子的照片；行政职能科室主持召开的重要会议，举办的重要活动所形成的照片；上级领导到我院检查指导工作、参与公务活动形成的照片；医院获得的各类荣誉和先进奖状、牌匾、锦旗等的照片；我院组织的或参加的重要外事活动的照片；医疗护理技术活动比赛过程中产生的照片；工会组织的文艺宣传下乡义诊的照片、医院重大手术的照片等。

2.4建立收集照片档案的途径
照片档案的收集途径是多方面的。

我们根据自己医院的实际情况制定了相应的收集途径。

采取平时收集与集中收集相结合、普遍收集与专题收集相结合、内部收集与外部收集相结合的方法、也采取随时随地收集或每季度、每半年集中收集的方法。

随着医院的发展和医院文化内涵的丰富，我院组织的各项公务活动很多，照片档案主要集中在院信息科、院编辑部和业务科室等部门。

因此，必须采取按年度、分科室收集的办法对照片档案进行收集。

平时做好督促工作，每季度或半年督促一次，或在院办公会、院周会各项活动之后多催多问，认真、不厌其烦地主动收集，及时整理好以备移交归档保存。

这样做也是为了全面收集好保存好院史的重要声像档案资源。

3将现代管理手段和计算机技术应用于声像档案管理中，使声像档案管理更趋科学化
档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势，也是高科技发展的必然结果。

声像档案的保管有严格的条件限制，容易受到多种有害因素的影响而缩短其寿命，因而起不到保存价值，更谈不上利用的效果。

除了有严格的温湿度控制外，还需要具备防磁、防光、防污染等多种保护措施，并且随着时间的推移，照片会逐渐褪色，录像带会逐渐消磁，导致很多珍贵的原生声像信息资源丢失。

为了使声像档案能够永久保存，我们利用有先进设施和设备，创造管理条件，对声像档案的载体形成进行了革新，采用计算机技术实现馆藏声像档案的数字化管理。

通过扫描仪将照片扫描进计算机里，利用采集卡将声像档案的内容采集到计算机中，进行编辑存储，使声像资料以电子文件的形式展现，刻录到光盘里备份，存储到防磁柜里保管以便利用。

现已存储到防磁柜里66张光盘。

4做好声像档案的开发与利用，使其更好地为医院服务
声像档案管理的最终目的在于提高声像档案的利用率，发挥声像档案的社会价值和经济价值。

因此，对声像档案要积极开发利用，使之在不同的领域中发挥应有作用。

4.1开展声像档案编研工作
出版专题图片或专题画册，如出版院史专题图片（墙壁栏或画册），出版专
家简介、专科发展图片展约1080张等，进行了公开展出。

这不仅是医院宣传工作的一部分，也是档案工作展示、宣传自我的最佳手段。

4.2开展网上相片、声像展览
为查阅提供方便，如利用数字化的图片、多媒体资料建设声像档案网站，借助医院网站进行展示宣传，扩大档案宣传范围，增加本院员工对声像档案的了解。

4.3出版声像档案光盘
采用编辑出版声像档案光盘的方法，将数字化的声像档案分类编辑，并刻录成图像光盘或VCD光盘80盘，方便员工借阅，降低宣传成本，减少了重要声像档案的人为损害。

4.4是加强各部门横向合作，开展专题编研
举行专题图片展览。

如：开展我院党的建设、医院医疗事业发展的回顾、工会工作的回顾等专题图片展，制作VCD光盘，用真实丰富的档案资料表现医院发展的情况。

我们每一季度将宣传展出的专题图片进行刻录了58盘馆藏以备利用。

5重视声像档案的收集与整理的细节
声像档案是各种门类档案中一个不可或缺的非常重要的档案资源，在收集照片工作中要注意以下两个基本问题：①要掌握规定照片档案的收集时间和质量。

档案员在工作中要想在前、做在前，在医院重大活动和事件前，与拍摄人员及时沟通，活动结束后，马上进行收集。

这样的直接收集过程可以充分保证照片档案的完整，避免因时过境迁而出现的散失、损毁，能够有效地维护照片档案的完整性。

②要有效地保证照片档案的拍摄效果。

在拍摄时，角度的选择及拍照的主要意图档案员要向拍摄者表达明确、清楚，使拍摄的照片真实、自然、维护历史的原貌。

真正达到照片档案价值利用。

总之，声像档案的收集、管理和利用需要在实践中不断改进、提高，尽可能与时俱进的得到发展，通过多种的方式，使“养在深闺无人识”的声像资料得到有效利用，更好地为医院发展和建设服务。

参考资料
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