QP-01文件控制程序

编号文件名称制订日期修订日期版本/次页次QP-01 文件控制程序2017-5-31 B/0 01/06 1.目的：统筹管理本公司质量管理体系的各种文件，以确保文件的有效性，并使各部门均能合理
及时地获得正确的文件。

2.范围：适用于与质量管理体系有关的规范性文件的控制（规范性文件是指公司成员共同遵守的
规章或准则，包括质理手册、程序文件、作业指导书、外来文件）。

3.职责：
3.1质量管理手册由管理者代表组织编制、修订和审核，董事长批准。

3.2程序文件由相关部门负责人组织编制和修订，管理者代表审核，董事长批准。

3.3作业指导书由相关部门负责人组织编制和修订，中心负责人负责审核，董事长批准。

3.4行政管理部负责所有受控文件的归档、登记、发放、回收、销毁及原稿的保存。

3.5文件使用单位负责使用文件的保管、防损和防污，负责旧版和作废文件的收集和回收。

3.6临时工艺指示文件由各部门负责人负责管理，包括发放、更改、回收、作废等。

4.过程分析乌龟图
◆人力资源部：文件的归档、分
◆文件印章发、回收、作废与日常监管
◆文件夹、文件柜◆相关部门：文件的使用管理
◆文件编写指南◆每月在现场发现非有效版
◆文件控制程序（含风本文件的份数
险控制程序）◆每月发现的该有文件的地
方没有文件的次数
◆作废文件回收（风险控制指标）
5. 定义/缩写语：
5.1质量管理手册：给出公司QMS结构；阐述公司QMS所包括的过程并引出支持过程运作的方法
文件；宣示公司品质方针并引出质量目标；
5.2 程序文件：系统规范公司复杂品质活动途径的文件，必要时在某方面引出更详细、具体的作
业指导文件；
5.3 作业指导文件：指导公司在某一方面具体作业的方法文件，包括各种作业规范、指南文件、
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表格、本公司制作的各种技术资料等；
5.4 质量计划：公司为满足特殊的客户对作业和管理等方面的要求，现有通用文件规定不能有效
控制，从而规定具体实施步骤的指导文件。

是通用QMS“质量目标”、“程序文件”和“作业指导文件”的补充。

通常以“某某方案”或“某某计划”的形式出现；
5.5 质量记录：本公司受控表格文件上记载作业状况或作业结果的证据性文件；
5.6 外来文件：是指本公司接到的与服装品质有关的来自公司外部组织（客户、行政机关、行业）
的原始文件。

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7.作业程序与控制要求
7.1新文件取号、编号：
7.1.1由管理者代表编写《文件编写指南》，对文件取号、编号进行规范。

7.1.2文件编写者事先阅读《文件编写指南》，并到行政管理部取得文件编号。

7.2文件的编写
7.2.1手册由管理者代表组织编写；程序文件由相关部门负责人组织编写。

7.2.2设计部负责编制设计文件，包括技术标准、采购规范、图样等。

技术部负责编写工艺文件。

7.2.3其他管理文件、作业指导书由相关部门组织编写。

7.2.4同一类文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一，内容格式不做统一要求。

7.3文件的审批
7.3.1手册、程序文件由管理者代表审核，董事长批准。

7.3.2图样及设计文件由设计部负责人审核，分管领导批准，工艺文件由技术部负责人审核，分
管领导批准。

7.3.3检验规程由品控部经理负责审核，董事长批准。

7.3.4其他管理文件由相关部门/中心负责人审核，董事长批准。

7.3.5文件在送审的同时需填写“文件分发清单”以确定需分发到的部门，“文件分发清单”与文
件一同审批。

7.4文件发放与使用
7.4.1文件原稿在提交给行政管理部前，送交人应对文件进行以下确认：
1）是否进行有效的批准。

2）标题、文件号、版本号、页数是否完整。

如果有不完整的情况，则退回编写人进行修正。

7.4.2行政管理部文件管理员根据“文件发放清单”要求复印相应的份数，加盖“受控文件”印
章后分发到有关部门。

分发时，应在分发的文件上注明分发号，并要求文件领用人在“文件分发清单上”签收。

7.4.3当需要使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应填写“文件领
用申请表”，经部门负责人审核、管理者代表批准后，到行政管理部办理领用手续。

公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的受控文件复印件，一经发现由行政管理部收回，并追究其责任。

7.5文件的更改
7.5.1在文件使用过程中，发现文件有问题需要更改时，申请更改者应填写“文件更改申请单”，
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经部门负责人审核，管理者代表批准后，将“文件更改申请单”送达至文件编写部门。

7.5.2文件编写部门对文件进行更改，并同时填写“文件更改通知单”说明更改原因。

“文件更改通知单”及修改后的文件应送原审批部门进行审批。

文件的修改幅度小于1/3时，版本不变，修订次数升一级，如版次A/0升为A/1，当修订次数超过9次时，应换版，如A/9升为B/0。

文件的修改幅度大于1/3时，直接换版，如A/3升为B/0。

7.5.3将文件连同“文件更改通知单”交行政管理部，行政管理部文件管理员按原版次文件的“文件分发回收记录”中的部门名单发放修改后的文件及“文件更改通知单”，同时回收作废的旧文件。

文件更改完成之前，可先发放“文件更改通知单”。

7.6文件的保管与销毁
7.6.1受控文件的原稿存放在行政管理部，行政管理部应对文件原稿做好编目登记，填写“文件归档目录表”。

7.6.2作废文件原稿加盖红色“保留之作废文件”印章后保留于行政管理部，一般只保留前一版次的原稿，其余作废文件由行政管理部统一销毁。

7.6.3现场使用的文件放置在使用现场，现场暂时不用或者非现场使用的文件，由使用部门集中保管。

7.6.4文件使用部门，要建立“部门使用文件清单”。

文件应按编制部门、编号顺序有序的存放，以便检索、查阅和使用。

7.6.5不得在受控文件上乱涂乱画，不得私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。

7.6.6借阅文件时，应经文件使用部门负责人同意。

借阅时应填写“文件借阅登记表”。

借阅者应在指定日期归还文件。

到期不归还，由文件使用部门负责人收回。

行政管理部保管的文件原稿一律不能外借。

7.6.7对于使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏的旧文件到行政管理部换取新文件。

新文件的分发编号和旧文件的分发编号相同，在发放新文件的同时，应将旧文件销毁。

7.6.8当文件使用人将文件丢失后，应填写“文件领用申请表”申请补发。

行政管理部在补发文件时应给予新的分发号，并在“文件分发回收记录”上注明丢失文件的分发号作废，必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。

7.7文件使用的监控
7.7.1行政管理部每月用“文件使用情况检查表”对文件使用情况进行检查，发现问题及时处理。

7.7.2公司运作方式及外部法律、法规及标准变更时，应及时更改相应文件，按7.5条执行。

QP-01 文件控制程序2017-5-31 B/0 05/06 7.7.3图样、设计文件、工艺文件的管理执行《图样、技术文件管理制度》、《工艺文件管理制度》
7.8外来文件的控制
7.8.1作为设计、技术、采购、品控、生产检验、核准等依据的各类外来文件，需经相关部门经理进行有效性审查（加盖外来文件章），审查时应用“文件分发清单”确定需要文件的部门。

审查通过后交由行政管理部文件管理员登记、编号、发放。

发放时按7.4条款执行。

7.8.2行政管理部保留外来文件原稿，借阅时需填写“文件借阅登记表”。

7.8.3行政管理部应通过一定的途径监控外来文件的有效性。

在每年管理评审前2周，由管理者代表组织有关人员对所有外来文件的有效性进行审查。

7.9外发文件的控制
7.9.1采购部可以用电子邮件向供应商发送图样、技术文件。

电子邮件要保存一年以上。

7.9.2外部单位需要纸质文件时，相关部门应填写“文件领用申请表”向行政管理部领用文件。

领取文件时，应在“文件外发记录”上登记。

7.9.3应在外发纸质文件上加盖“非受控文件”印章。

7.10文件评审
7.10.1每年管理评审前2周，管理者代表组织有关人员对使用中的文件进行有效性评审，评审时应填写“文件评审表”。

7.10.2评审中发现不适用文件，要做更改或作废处理。

8.过程绩效的监视
9.过程中的风险和机遇的控制
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10.1《文件编写指南》
10.2《图样、技术文件管理制度》
10.3《工艺文件管理制度》
11.记录
11.1文件分发清单---QP-01-01/A
11.2文件分发回收记录---QP-01-02/A 11.3文件领用申请表---QP-01-03/A
11.4文件更改申请单---QP-01-04/A
11.5文件更改通知单---QP-01-05/A
11.6文件归档目录表---QP-01-06/A
11.7部门使用文件清单---QP-01-07/A 11.8文件评审表---QP-01-08/A
11.9文件借阅登记表---QP-01-09/A
11.10文件使用情况检查表---QP-01-10/A 11.11文件外发记录---QP-01-11/A。