会议室使用管理制度（五篇）

会议室使用管理制度
第一章总则
为了规范公司的会议管理，加强会议室的合理利用并对其进行有效管理、保证会议室的整洁及各类设施的完好，提高会议管理工作效率、会议质量，确保公司各项目会议的顺利召开，特制定本管理办法。

第二章适用范围
第一条会议室仅限于本公司用于举行各类会议、开展各部门培训及重要来宾接待等工作使用。

第二条本管理办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。

第三章会议的类型及使用原则
第三条
公司会议类型有公司办公例会、日常工作会议、重要来宾接待会议、专题会议、培训会议和临时会议等。

第四条会议室使用原则：
一、会议室使用需遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；临时情况使用各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商调整使用，但不可影响后续其他预约情况；
二、会议组织部门根据会议类型、参会人员级别和参会人数提前到前台填写《会议室预约登记表》预约会议室；涉及接待重要来宾或专题会议等重大会议时，应填写《会议接待需求表》；
三、如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政部负责人，根据实际情况协调会议室使用，事后补办有关登记；
四、部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。

若长时间未到，则会议室使用权由行政部另作安排；
五、如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。

部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。

但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。

第四章会议准备
第五条会议组织部门应根据会议类型、与会人员级别等内容，提前到行政部指定人员进行登记预约，涉及重大会议时，应填写《会议接待需求表》，经行政部审批。

第六条所有会议的主持人、召集部门、与会人员及与会领导都应该做好充分准备工作，以便会议高效、有序进行。

第七条
会议组织方或人员的会议前需要准备以下内容：
一、明确会议主题、会议主持人、会议时间、明确参会人员，准备会议议程表、会议资料及签到表，并且指定人员进行会议纪要；
二、涉及接待重要领导或贵宾的会议，需要提前与行政部确认该贵宾或领导的住宿、行程、用餐等安排及相关费用等事项；
三、会议通知由会议组织方或人员发布。

第八条行政部会议前必须根据会议类型及会议组织方需求，需要准备以下内容：
一、应于会议前____分钟，准备好茶水、茶歇(水果、点心)、会场布置(包括会议电脑、视频会议链接、音响、投影、条幅标语、座位及名牌、照明、笔、信纸、鲜花等)工作；
二、涉及接待重要来宾的行政工作，包括酒店住宿、来宾用车、用餐预定等。

第五章会中服务和会议要求
第九条会场服务
会场服务主要由行政部负责。

一、引导座位：会议组织方或人力行政人员应于会前准备好座位名牌，可引导与会人员尽快就座，特别要注意主要领导人员和重要贵宾人员的座次位置；
二、茶水服务：会议开始后，人力行政人员应指定前台工作人员，每隔____分钟添加茶水，根据与会人员饮水情况，自行调整添加茶水间隔时间；
三、维护会场秩序：保证会场内外安静，注意会场周围无关人员大声喧哗或闯入会场内，影响会议正常进行；
四、内外联系、传递信息。

做好内外联系及信息传递工作，包括会议进行中领导对外要办的事项、外来人员电话接听、重要日程安排及接待等事项。

第十条会议要求
一、请与会人员严格遵守会议时间，切勿迟到或无故早退；
二、会议主持人应把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员；
三、会中，与会人员应及时关闭手机铃声，打开震动；请勿随意打断他人发言；急需接听电话，须到场外接听。

第六章会后工作
第十一条会议结束后，各部门应做好收尾工作。

一、会场清理。

各部门使用后要及时关闭投影仪，视频等设备，椅子及时归位。

行政部会后检查并整理会场，保持会场清洁。

清点会场设备，保证会场内设备完好。

会议室使用完毕后，随时关闭门、窗和全部设施、设备、电源，其实做好防火、防盗及其他安全工作；
二、会议纪要：由会议组织部门指定人员做好会议纪要，并成文由与会人员签字确认；
三、贵宾接待工作。

涉及会后接待用餐或接待用车，由责任部门陪同，行政部协助安排用餐及行程用车，直至接待工作结束。

第七章会议室的管理
第十二条会议室由行政部指定专人管理，各部门在使用会议室过程中，要保持卫生，禁止吸烟，爱护室内设备。

会议室内的设备、工具、办公用品未征得公司同意，任何人不得随意拿出会议室或挪作他用。

第十三条
会议室的环境卫生由行政部安排专人打扫，要做好日常清洁工作。

为保持公司形象，公司员工切勿将私人物品摆放于会议室。

第十四条如遇下班或节假日，会议室管理人员应做到门窗关闭、电源关闭，遥控器等小件物品应及时收纳，做好防火、防盗安全工作。

第八章附则
第十五条本制度由行政部指定，经区域总经理审批，报批集团通过后生效。

第十六条本办法的解释权和修改权归行政部所有。

第十七条其他内容
附件一：《会议室预约使用登记表》附件二：《会议接待需求表》
会议室使用管理制度（二）
第一章总则
第一条为规范公司内部会议室的使用管理，促进会议效率的提升，制订本制度，以便企业各部门、员工更好地利用会议资源。

第二条本制度适用于公司内的所有会议室，包括固定会议室和临时会议室。

第三条会议室的使用遵循公平、公正、公开的原则，确保资源的合理分配和高效利用。

第四条所有使用会议室的人员都必须遵守本制度的规定，否则将承担相应的责任。

第二章会议室预订
第五条会议室的预订必须提前申请，申请人需提供以下信息：会议室名称、会议日期、会议时间、预计参会人数、会议主题等。

第六条预订会议室的申请可以通过在线预订系统、邮件、电话等方式进行。

第七条当今天的预订申请在昨天下午5点之前提交并通过审核，申请人可预订当天或之后的会议室，否则只能预订后天及之后的会议室。

第八条会议室预订以先申请先确认的原则，如果已经被预订，则申请人可以选择其他可用的会议室。

第九条对于重要会议或涉及高层领导参会的会议，应提前至少三个工作日向高级主管部门提交申请，并由高级主管部门确认后预订。

第十条对于取消或变更预订的会议，申请人必须提前至少一天通知相关部门。

第三章会议室使用
第十一条在会议开始前，申请人应提前10分钟到会议室，并在会议结束后及时离开。

第十二条会议室使用期间需爱护会议室及其设备、设施，禁止在会议室内抽烟、喧哗、乱扔废弃物等行为。

第十三条会议室使用期间，除非事先获得许可，禁止擅自移动、损坏会议室内的设备、设施。

第十四条会议室内的设备、设施损坏或故障，申请人必须及时报修或报告相关部门。

第十五条会议室内不得从事与会议无关的活动，严禁私下组织商务洽谈、私人聚会等。

第四章外来人员使用
第十六条外来人员如需使用会议室，必须事先向相关部门提交书面申请，并经过审批后方可使用。

第十七条外来人员使用会议室期间应遵守本制度的相关规定，并对会议室设备、设施负责。

第五章违规行为的处理
第十八条对于违反本制度规定的行为，公司将采取以下处理措施：
（一）对于未经批准或超时占用会议室的，会议室管理员有权要求其迅速离开，情节严重的，将向申请人所在部门报告，并可能影响其申请会议室的权益。

（二）对于会议室设备、设施损坏或故障的，申请人需承担修理或替换的相关费用，并可能面临职业道德上的批评或纪律处分。

（三）对于会议室内的违规行为，如吸烟、喧哗、乱扔废弃物等，会议室管理员有权要求其立即停止，情节严重的，将向申请人所在部门报告，并可能面临职业道德上的批评或纪律处分。

第六章附则
第十九条经办人员应当严格按照本制度的要求执行，并保证处理申请的公平性和公正性。

第二十条对于本制度未尽事宜的，可根据实际情况由会议室管理部门适时补充和完善，并报公司行政部门备案。

第二十一条本制度自颁布之日起生效。

会议室使用管理制度（三）
是指对会议室的预约、使用、维护等方面制定的一系列规则和流程。

以下是一份常见的会议室使用管理制度的内容：
1. 会议室预约：
a. 预约人须提前提交预约申请，包括会议主题、参会人数、会议时间等信息。

b. 预约人可通过预约系统或向相关负责人提出预约申请，并按照指定程序进行确认。

c. 会议室优先分配给公司内部使用，外部单位需事先申请并得到批准方可使用。

2. 会议室使用：
a. 会议室开放时间为工作日的工作时间，在非开放时间需提前申请才可使用。

b. 在使用会议室前，使用人员应核实会议室设备完好，并按照规定使用设备。

c. 使用人员需按时开始和结束会议，并及时清理会议室，保持整洁。

3. 会议室取消：
a. 预约人须提前通知会议室管理员或通过预约系统取消预约。

b. 如需取消预约，请尽早通知以便其他人可以使用。

4. 不正当使用：
a. 会议室仅用于开会、培训等合理用途，不得用于个人活动。

b. 禁止在会议室内吸烟、饮食等违反规定的行为。

c. 禁止践踏会议室座椅、设备等，保持设备完好。

5. 后续处理：
a. 会议室使用完毕后，使用人员应关闭灯光、设备等，并保持整洁。

b. 若会议室设备损坏，请及时向相关负责人报告。

6. 备用计划：
a. 如发生突发情况导致会议室暂时无法使用，预约人应提前制定备用计划。

以上是一个大致的会议室使用管理制度，具体的内容和流程可以根据实际情况进行调整和制定。

重要的是让人员明确相关规定，提高会议室使用的效率和管理水平。

会议室使用管理制度（四）
是以合理、高效地利用会议室资源为目标，规范和管理会议室使用的一套制度。

下面是一个常见的会议室使用管理制度的示例：
1. 会议室预定：
a. 会议室的预定需提前至少一天进行，以确保场地的合理安排。

b. 预定时需提供会议时间、会议主题、参与人数等相关信息。

c. 优先考虑公司内部的会议需求，如有外部客户需要使用会议室，需提前向管理部门申请审批。

2. 会议室使用：
a. 会议室使用时间需严格按照预定时间进行，超时需经过相关审批，并支付相应费用。

b. 会议结束后，参会人员需要确保会议室的整洁和设备的正常使用情况，如有损坏或遗漏需立即报告。

c. 会议室内不得吸烟、食用重口味食物等，以免影响他人工作和使用环境。

3. 会议室设备：
a. 会议室设备的使用需提前申请，并由专人负责设备的调试和维护。

b. 使用完毕后，需确保设备处于关闭状态，并进行必要的维护保养工作。

4. 取消预定：
a. 如需取消预定，需提前24小时通知管理部门，以便安排他人使用。

5. 紧急情况：
a. 如会议室预定被紧急使用，需要提前通知已预定的用户，协商其他时间、地点等解决方案。

6. 会议室使用费用：
a. 对外客户使用会议室需按照相关费用标准进行收费，内部员工使用免费，但需严格按照预定制度和规定使用。

7. 违规处理：
a. 对于违反会议室使用管理制度的行为，管理部门有权采取相应的纠正和处理措施，包括取消预定资格或限制使用权限等。

以上是一个常见的会议室使用管理制度的示例，具体的制度规定可以根据实际情况进行调整和细化。

会议室使用管理制度（五）
是一种组织机构或企业制定的规范和管理会议室使用的制度。

它旨在提高会议室的有效利用率，确保会议室的秩序和管理，以及提供便利和公平的会议室使用环境。

以下是一些常见的会议室使用管理制度的内容：
1. 会议室预定制度：制定会议室使用预定规则，确保会议室的合理分配和有效利用。

包括预定时间、预定方式、预定周期等规定。

2. 会议室使用费用规定：制定会议室使用费用的计算和收取规则，包括收费标准、付款方式等条款。

3. 会议室使用时间规定：规定会议室使用的时间范围和时间段，以确保会议室的有效利用，避免长时间闲置或冲突。

4. 会议室使用秩序规定：制定会议室使用的基本秩序和行为规范，包括会议室的卫生要求、设备使用和维护等事项。

5. 会议室设备和布置规定：规定会议室的设备配备、使用和维护要求，以及会议室的桌椅布置、灯光音响等方面的规范。

6. 会议室使用安全规定：制定会议室使用的安全管理规定，包括消防安全、人员进出管理等方面。

7. 会议室申请流程：规定会议室的申请和审批流程，确保会议室使用的公平性和透明度。

8. 会议室使用纪录和统计：要求使用会议室的单位或个人记录和统计会议室的使用情况，以便管理和评估会议室的使用情况。

以上所列内容仅为一般常见的会议室使用管理制度，实际上可以根据组织机构或企业的不同需求进行具体规定和完善。

第11页共11页。