《管理沟通》第6讲 会议沟通1

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重庆科创职业学院创办人、董事长何济先生致欢迎辞。重庆科创职 业学院院长戴伟在会上作了题为《风雨兼程二十年,直挂云帆济沧 海》的讲话。
会上,表彰奖励了朱训华、王和平、黄贻培、陈莉、万兵、徐 继义等六位 “科创功臣奖”,周思德等12位“突出贡献奖”、 李杰等18位模范奖。
中共重庆教育工委委员、重庆市教委总会计师邓睿,永川区人民政府 副区长孔萍,对科创学院的办学成绩给予了高度评价。
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3.2 会议过程控制
宣布会议的主题和目的 根据会议议程顺序提出议题 给予每个人阐述观点的机会 控制讨论进程 遵守预定时间 讨论结束后概括观点 确定下次会议议题和时间。
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会后工作
会议记录应该准确无误 下发会议记录或会议简报 决议要突出任务责任人姓名、时间及验收
四代:用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名, 二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;三可用一些数 字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字; 五可用外语符号代替某些词汇,等等。
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任务三:
完成会议记录——
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标准 表明下次会议的日期和时间 对执行工作进行监督和检查
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会议时间不当:
繁忙的周一OR周五下午 会议时间冲突 已经有约在先
准备不充分或根本来不及准备
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第7节 有效会议的组织
会议效果的影响因素 1. 会议时间不当
繁忙的周一OR周五下午 会议时间冲突 已经有约在先 准备不充分或根本来不及准备
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中高层管理者
典型状态:大小会议怎一个“乱”字了得。 典型困惑:“老板临时性的会得先开,但 已经确定的经营性重大会议又不能改期,因此 疲于奔命。”
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下级部门领导、员工
典型状态:麻木参会。 典型困惑:“领导开会大多‘一言堂’, 问题反复说,不知道A会与B会的区别,对每 次会议的召开目的和个人职责不甚了了。”
第六,分类方法不同。会议纪要种类很多。 可分为决议性、意见性、情况性、消息性纪 要等。而会议记录通常只是按照会议名称来 分类,往往以会议召开的时间顺序编号入档。
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写作技巧:一快、二要、三省、四代 一快:记得快。字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。要顺着肘、
手的自然去势,斜一点写。
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会议中的角色
会议主持人
会议秘书 其他与会者
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主持人的素质
思维清晰敏锐 善于言词表达 良好的沟通能力 积极倾听的能力 较强应变能力 很好的分析能力 公正公开 幽默
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主持人的主要职责
做好会前的准备 宣布会议准时开始
提出会议的议题
控制会议进程
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会议
“会”,是聚集、会合 “议”是商议、议事
会议是人们在法律范围内有组织地聚集 在一起,讨论和研究问题的一种社会活 动方式。
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一 会议的目的
交流信息 通过会议,管理者可以将有关政策和指示传达 给下属或员工。同时,管理者也可以从他们那 里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。
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第四,称谓用语不同。会议纪要通常采用 第三人称的写法,以介绍和叙述情况为主。 会议记录中,发言者怎么说的就怎么记, 贵在“原汤原汁”不走样。
第五,适用对象不同。作为公文的会议纪要, 具有传达告知功能,因而有明确的读者对象和 适用范围。作为历史资料的会议记录,不允许 公开发布,只是有条件地供需要查阅者查阅利 用。
座次分布: 面门居中位置为主位; 主左宾右分两侧而坐; 或主宾双方交错而坐; 越近首席,位次越高; 同等距离,右高左低。
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第三方沟通
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进程控制
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VIP确认
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会议组织的原则
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改进的?
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会议场所
1.会议室是否预定(准备)好?是否有足够的 座位?
2.视听器材(幻灯机、多媒体播放机、麦克风 等)是否准备就绪?
3.分发的材料是否准备充足? 4.茶息的供应(茶水、水果、点心等)是否准
备好? 5.是否备好记录本、纸张、铅笔和席卡等?
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会议中可能出现的问题
会议记录
会议名称 地点、日期 起止时间
主办者 出席人员
缺席人员
会议主席致开幕词 并宣布会议议程
会议过程 会议决议 下次会议的时间及地点
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会议记录必须注意
充分了解会议主题、目的及议程 可以采用多种记录方式 紧跟会议进程 及时确认要点 避免主观意识 会后及时打印并校对
会议要少、小、短。
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会议效果的影响因素
• 会议持续太久
第一阶段:从会议开始至会议进行到第45分钟,为与会人 员脑力集中阶段
第二阶段:从会议进行到45分钟至75分钟,为参加会议人员注意力 下降阶段。
第三阶段:从会议进行到75分钟至90分钟,为参加会议人 员倦意阶段。
第四阶段:从会议进行到90分钟至120分钟,为与会人员反面积 极活动阶段。
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二 会议的种类
谈判 通知 解决问题
决策
交流
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三 会议的组织
会前准备 会议过程控制 会后工作
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3.1 会前准备
明确会议的必要性
确定会议的目标
预定会议场所
拟定会议议程
准备会议文件
确定会议主持人
确定与会人员
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会场布置
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任务二:
组织举办一年一度的企业年会活动是HR 年终工作的头等大事,你们公司今年的年会打 算怎么来举办呢? 公司背景:北京科讯华通科技发展有限公司 (300余名员工)2014年12月22-23日(两天) 决定在龙脉温泉召开了一年一度的年终总结会 议,总经理张总将感谢全体员工在2013年工 作中做出的努力,并对在各个岗位上有突出表 现的员工进行了嘉奖。全体员工将进行拓展培 训。
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『时评』为政协会议22分钟闭幕喝彩
/xwzx/txsy/jrtj/t20090113_1468633.htm
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二要:择要而记。要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同 志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性 意见、决定或决议等作记录。
三省:在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和
统称。省略词语和句子中的附加成分,比如“但是”只记 “但”,省略较长的成语、俗语、熟悉的词组,句子的后半部 分,画一曲线代替,省略引文,记下起止句或起止词即可,会 后查补。
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12月15日,重庆科创职业学院迎来了建校20周年庆典。上午 10点,伴随着雄壮的国歌,庆典大会在学院综合运动场隆重 举行。重庆市教委、永川区委、区人大、区政府、区政协四 大班子领导,友邻单位代表、校企合作单位代表、海内外校 友,离退休老同志及科创学院全体师生一万五千余人参加了 庆典。重庆科创职业学院党委书记姚木远主持大会。
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会议文件
会议议程 会议记录
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会议议程的设计原则
表明议题 确定主次 注重实效
适时调整
提供背景资料
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会议议程的设计步骤
突出问题 提出新议题 选择重要议题 分清主次顺序 确定时间 表明顺序 结束议程
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企业会议的困惑
企业老总:
典型状态:经常性的会议缠身。 典型困惑:“每次会议都是别人占用我 的时间,以至于我根本没时间思考企业的未来 战略。” 下属抱怨:每次跟领导开会,都要花很 多时间去陈述事实,会议并不高效。老总突然 关心某一话题,当事部门需要解释半天,打乱 会议节奏,浪费会议时间。
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会议效果的影响因素
• 会议目的不明确
弄清楚开会要解决什么问题,接着围绕会议目的认真做好一切准 备工作,务求会议获得实效。
不开没有目的或目的不明确的会,不开无准备的会。没有实效的 会和长期议而不决的会,不如不开。
开会要有大事,不能老是西瓜、芝麻一把抓,不分轻重。更不要 大事小事一起议,防止小题大做,切忌把会议变成毫无目的“侃大山” 或某个人哗众取宠的场所。
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会议沟通的技巧
建立正面态度
学会倾听
消除抱怨与不满
培养良好情商 尽量鼓励 掌握提问技巧
强化个人沟通能力
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任务三:
认真看视频中的会议,完成以下工作: 1、完成该会议的会议记录。 2、你认为会议主持人有哪些值得学习的和有待
学习目的
明确会议目的与类型 了解组织会议的基本步骤 认识会议角色与职责 明确影响会议的因素 掌握有效会议的策略
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经常困惑人们的会议沟通问题
• 为什么会议如此重要?
• 为什么会议会失败?
• 如何在会前作充分的准备?
• 如何计划会议
• 影响会议成效的因素有哪些? • 什么是有效会议沟通的策略?
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会议纪要与会议记录的区别
第一,性质不同。会议记录是讨论发言的实录,属事务 文书。会议纪要只记要点,是法定行政公文。
第二,功能不同。会议记录一般不公开,无须传达或传阅, 只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅, 要求贯彻执行。
第三,载体样式不同。会议纪要作为一种法定公文,其载 体为文件,享有《中国共产党机关公文处理条例》、《国 家行政机关公文处理办法》所赋予的法定效力。会议记录 的载体是会议记录簿。
第五阶段:会议进行至两个小时以后,为参加会议人员态度无所谓 阶段。
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• 简单问题复杂化 • 发言者过于健谈
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有效会议的策略
•不搞形式主义 •明确会议的目的和目标 •选择合适的与会者
•合理安排会议议程
•合理安排会务 •控制好会议
•分发会议简报
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会场布置
礼堂型
U型
长桌型
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圆桌型
V型
课堂式
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座次排序基本规则:
以右为上(遵循国际惯例)
居中为上(中央高于两侧)
前排为上(适用所有场合)
以远为上(远离房门为上)
面门为上(良好视野为上)
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会议座次
排序原则:以远为上,面门为上,以右为上, 以中为上;观景为上,靠墙为上。
总结会议 追踪会议的结果
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会议秘书的职责
准确记录会议要点
发放会议纪要 确认执行人、完成时间以及所需资源
在主持人右手落座
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其他与会者
明确会议目的
了解会议内容 作好发言准备 遵守会议制度
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任务三:
根据学校20周年校庆庆典需要,准 备相关会议场所及其他需要的物品清单。
重庆理工大学副校长张晓洪教授、香港电讯盈科重庆公司香港籍总经 理马震洲、校友代表广东虹鑫科技有限公司公司董事长黎玲,教师代 表徐继义副教授和学生代表夏爽先后发言。
庆典结束时,和平鸽在蓝天上自由翱翔,《科创学院之歌》 响彻云霄!
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任务一:
制作2013年学校校庆会议 议程
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给与指导 企业通过把员工组织起来进行培训,以提高他 们某个方面或某些方面的技能。使他们更好地 适合工作环境。
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解决问题 会议可以帮助澄清误会,处理各种冲突并利 用他人的知识和技巧来解决问题。
作出决策 会议可以帮助营造民主的气氛,给管理者提 供共同参与和共同讨论的机会,最终作出良 好的决策。
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