合同审批及付款操作指南
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合同审批及付款操作指南
南京公司合同审批及付款在 0A 中实现电子流审批,相关的操作 步骤如下:
—、发起签呈表
目前采用的纸质签呈表,对应于 0A 系统中的文件会签单,发起 签呈表时,只需进入0A 系统【综合办公】模块的“南京文件会签单”, 点击“新建”即可新建一个文件会签单,如图
1-1所示:
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图1-1
表单填写说明:
编号:不可编辑,申请单提交后,系统自动生成(编号规则由 管理员统一维护)。
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文件会签单
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日期:不可编辑,默认为系统当前日期。
文件名称:必填项,填写文件的名称。
文件编号:填写文件的编号信息。
概要:必填项,填写文件的概要信息。
经办人:不可编辑,默认为系统的当前用户名,可以通过“选择“按
钮重新选择经办人。
部门:不可编辑,默认值为系统当前用户所在部门。
是否需要发文:默认值为空,可以选择“是”或“否”,此处的选择
仅做为一个标识,不与其他功能相关联。
是否需要盖章:默认值为空,可以选择“是”或“否”,此处的选择
仅做为一个标识,不与其他功能相关联。
是否需要存档:默认值为空,可以选择“是”或“否”,此处的选择
仅做为一个标识,不与其他功能相关联。
备注:填写需备注说明的信息。
注:
需要挂载附件文件时,点击图1-1中红色标识出的回形针按钮,即可上传文件,上传成功后如图1-1所示。
上传的文件大小控制在
10M以内,如太大会影响上传的速度,领导查阅时,打开文件的速度也会受到影响。
流程图及说明:
图1-2
顺序审批
按选择人员的顺序依次进行审批,全部人员审批结束后,本环节才算审批结束;该环节的审批人可以为一个人,也可以为多个人。
并发审批
选择的人员必须全部审批通过后(审批不分先后顺序),该环节才算审批结束;该环节的审批人可以为一个人,也可以为多个人。
在并发审批时,如果该环节的审批人为多个(2人及以上),用户打开审批单时,系统会弹出如图1-3所示的提示框:
图1-3
点击“确定”进行审批即可。
二、发起合同申请审批
在文件会签单审批结束后,即可在0A系统中发起合同会签单申请审批,进入【综合办公】模块的“南京合同会签单”,点击“新建”
按钮即可新建一个合同会签单,如图
1-4所示:
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图1-4
表单填写说明:
编号:不可编辑,申请单提交后,系统自动生成(编号规则由管理员
统一维护)。
日期:不可编辑,默认为系统当前日期。
紧急程度:默认为普通,有“普通”、“紧急”、“特急”三个选择
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项。
所属公司:默认为空,选项值由管理员统一维护。
所属项目:默认为空,选项值由管理员统一维护。
项目期数:默认为空,选项值由管理员统一维护。
合同名称:必填项,填写合同的名称。
合同编号:填写合同的编号信息。
合同类型:默认为空,选项值由管理员统一维护。
合同金额:填写合同的金额。
合作方:必填项,填写合作方信息。
经办人:不可编辑,默认为系统的当前用户名,可以通过“选
人员“按钮重新选择经办人。
拟稿人:填写拟稿人姓名。
核稿人:不可编辑,通过“选人员“按钮选择核稿人。
盖章:必填
项,默认值为空,选项值由管理员统一维护。
存文:填写归档编号或其他内容,视实际使用情况而定。
概要:填写合同文本的概要信息。
部门负责人审批意见、会签部门审批意见、管理层审批意见:
不可编辑,供领导层进行纸质签署。
注:
在进行合同审批时,有的领导会需要查看原始的签呈表(即审批
结束后的文件会签单),这时我们可以把审批结束后的文件会签单作 为附件上载至合同会签单。
上载文件会签单的步骤如下:
保存文件会签单
打开审批结束的文件会签单,点击“打印“按钮,显示打印界 面,如图1-5所示:
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文件会签单
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图1-5
选择“另存为“按钮,弹出如图1-7所示的界面:
点击浏览器的“文件“选项,如图1-6所示:
图1-6
图1-7
选择保存文件的地址,点击“保存“即可保存当前的文件会签
单。
上传文件会签单
点击图1-4中的“回形针“按钮,把保存下来的文件会签单上传即
可。
流程:
审批的流程严格按照公司发布的管理权限划分手册执行。
在合同会签单审批结束后,相关人员会把合同内容输入到明源系统,在需要进行合同付款时,即可在0A系统中发起付款申请审批, 进入【综合办公】模块的“南京付款申请”,点击“新建”按钮即可新建一个付款申请单,如图1-8所示:
忖款申请单
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图1-8
表单填写说明:
编号:不可编辑,申请单提交后,系统自动生成(编号规则由 管理员统一维护)。
日期:不可编辑,默认为系统当前日期。
紧急程度:默认值为:普通,可通过下拉菜单选择。
申请部门:不可编辑,默认值为申请人所在部门,可以通过“选 择”按钮重新选择部门。
申请人:不可编辑,默认为系统的当前用户名。
支付方式:必填项,可多选。
币别:默认值为:人民币,通过下拉菜单选择。
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金额:默认值为:0,填写付款的金额。
大写:不可编辑,系统按填写的金额信息自动转换大写样式。
我方单位:通过下拉菜单选择,选择项的内容由管理员统一维护。
对方单位:必填项,填写对方单位信息。
开户行信息:填写申请人所在单位的开户行信息。
账号信息:填写申请人所在单位的银行账号信息。
付款用途及说明:必填项,填写付款的用途信息。
备注:填写付款时需备注说明的信息。
借款单编号:填写关联的借款单编号,无关联借款单时可不填
写。
金额:填写关联的借款单的金额,无关联借款单时可不填写。
借款人:填写关联的借款单的借款人信息,无关联借款单时可不填写。
日期:不可编辑,通过日期控件选择;填写关联的借款单的日期,无关联借款单时可不填写。
合同会签单编号:填写关联的合同会签单编号,无关合同会签单时可不填写。
合同编号:填写关联的合同会签单中的合同编号,无关合同会签单时可不填写。
合同名称:填写关联的合同会签单中的合同名称,无关合同会签
单时可不填写。
合同金额:填写关联的合同会签单中的合同金额,无关合同会签单时可不填写。
经办人在进行合同付款时,需要把明源系统中的“合同款项支付审批表
“作为附件,与付款时需上传的文件一起上载至付款申请单中,并在付款申请单的”备注“栏中填写付款时需说明的要点口:上期累计金额、本期发生金额等,便于领导在不打开附件的情况下,尽可能多的看到关键信息。
信息全部填写完成后,点击“提交”按钮即可按设置的流程进行流转审批。
上载“合同款项支付审批表“至付款申请单的步骤如下:以图片格式保存“合同款项支付审批表“至本地
进入明源系统,打开“合同款项支付审批表”;
按下电脑键盘上的“ PrtSc”键或“ Print Screen"键(键盘型号
不同,按钮名称不一样),拷贝当前整个屏幕;
点击“开始”一“附件”一“画图”,如图1-9所示:
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图1-9
单击鼠标右键,选择“黏贴”即可把拷贝的屏幕黏贴到画图板中;选择图1-9中红色区域标出的选择框,剪切相关的图片保存至本地即可。
点击图1-8中的“回形针“按钮,把保存下来的“合同款项支付审批表”上传即可。
另:用其他的截图工具也可以,如:QQ截图,只要可以把明源系统中的“合同款项支付审批表”导出成电子稿即可。
先打印“合同款项支付审批表”,再扫描成图片上载也可以。
注:
1、审批的流程严格按照公司发布的管理权限划分手册执行。
付款申请单提交后,经办人还需要填写“华润置地(南京)有限公司票据支出单”,并黏贴相关的发票送至财务部。
“票据支出单”上的相关领导签字无须再签署。