档案录入要求及数据导入批量挂接说明

一、档案著录要求
（1）案卷级：如图1
➢档号不需要输入，档号根据制定的规则在保存时自动生成。

➢公司代码在选择完所属公司后鼠标点击输入框时自动生成。

➢案卷号在录入时不需要填写保存时自动生成。

➢总页数为文件级页数的总和，不需要手动录入，在录完文件级页数时系统自动计算。

➢档案所属部门在录入时分三级：事业部/部门/科室。

如：金属事业部/生产部/厂内运输科，如果只存在两级，如：信息管理/系统应用。

（斜线不能用数字键盘中的‘/’
键）
➢日期录入格式为yyyy.mm.dd或者yyyy-mm-dd。

如：2011.01.01 或2011-01-01 ➢文书档案中的文件份数自动提取文件级归档份数之和。

➢脊背宽度：1cm、2cm、3cm、4cm、5cm、6cm
图1 图2
注：1、追加数据后在保存时如果提示一下画面（类似于这种），需要将案卷号与档号删除之后重新保存。

另外，在录入数据出错时尽量在现有基础上进行修改，如果不小心将录入的案卷信息删除了，请联系档案管理员将数据在回收站中删除或者还原。

2、文件级录入前设置
（1）选中文件级条目，然后点击扩展键，选中个性设置
（2）将个性设置里的密级字段后面的‘×’改为‘√’。

这样在录入文件级密级时会自动提取案卷级密级
（2）文件级，如图2
➢所属档号在鼠标点击输入框时自动成成
➢档案所属部门在点击鼠标时自动生成
➢归档形式为原件或者复印件
➢其他字段没有特殊要求根据实际情况填写
二、Excel表转入数据说明
1、导出字段模版
第一、在收集整编中选中要录入数据的档案类型
第二、在案卷信息栏中添加案卷信息
第三、在案卷内文件中添加一条空白条——点击工具栏中的增加可以增加一条空白数据
第五，选中案卷内文件中的空白信息，点击右上角的扩展建选择转出数据，将字段模版导出到本机上，
提示窗口选择“是”。

第六、将移交清单中的数据根据字段名称与导出的模版进行行对应，没有的可以为空
模版字段（模版字段根据档案类型不同，里面的字段也不同）
2、转入数据
第一、选择要转入数据所在的档案类型
第二、选择要转入数据所在的案卷条目
第三、选中案卷内文件中的空白行，点击右上角箭头选择转入数据，选择要导入的文件
注：
在导出字段模版和转入数据时文件类型选择Excel文件。

批量挂接电子文件
1、选中要挂接电子文件的卷内文件，点击‘批量挂接’
2、选择‘文件路径’，如果包含子文件夹就需要勾选‘包含子文件夹’；选择‘添加数据域’查找与电子文件提名相对应的字段名称以及取值范围；选择字段名与电子文件名的包含关系。

3、点击确定挂接电子文件
4、挂接成功
注：挂接成功点击确定之后，批量挂接窗口会自动消失，不需要手动关闭。

如不小心手动关闭，会出现电子文件实际已经上传但是页面没有出现回形针标致，会影响网页端查询。

5、如果出现挂接错误的问题，可以通过清空电子文件功能将电子文件进行清空。

然后重新挂接。