大数据背景下电子信息档案管理的问题与对策

大数据背景下电子信息档案管理的问题
与对策
摘要：随着互联网技术的不断发展以及云计算技术的诞生，大数据在短时间内覆盖了各行各业，也为新时代档案管理工作带来良好机遇。

专注于对档案的原始资料进行数据化整合与管理，有利于提高档案管理工作的效率和质量，有利于档案管理工作朝着规范化和现代化的方向发展，也有利于进一步发挥档案资源的可利用价值。

关键词：大数据；电子信息；档案管理
随着云计算技术和互联网技术的诞生，大数据带来了一场在短时间内席卷各行各业的技术革命。

麦肯锡研究院认为，大数据是一个庞大的数据集合，其特点是数据量非常大，数据流速快，数据类型多样，价值密度低。

其中人事档案主要是记录各种人才的信息，通过大数据管理人事档案，有效节省档案信息的查询时间，为查询提供更方便的服务。

大数据的本质是将信息过程的转化解析为三项内容:一是对整体数据进行更多分析，不再对随机抽样有一定的依赖性;二是注意事物之间的关系，不再单纯寻求因果关系;三是更多的混杂性，不再热衷于高精度。

一般来说，这些反映大数据的核心是预测。

一、大数据背景下电子档案管理工作的机遇
大数据背景下，数据流速很快、类型多样，且价值密度相对比较低。

通过大数据管理信息档案，能够有效节省查询档案时间，提升工作效率和质量，保障档案管理的安全性和标准化。

第一，提升档案管理工作效率和工作质量。

利用计算机相关管理系统，能够在一定程度上减轻档案管理员的工作压力、
提升工作效率、提高工作质量，有效避免人为因素产生的一些管理问题。

这是大
数据时代下档案管理工作迈向现代化的必由之路。

第二，保障档案管理安全性和标准化。

以电子信息形式存档，能够保证档案信息的安全性。

如果有查阅档案的需求，也不需要再去翻阅整卷档案，在电脑上利用检索工具查找所需要的文件即可。

这样，不仅大大节省了查阅档案的时间，也可有效避免文件外泄，保证档案管理的
安全性。

同时，计算机能够对电子信息形式档案统一制定标准并进行智能化管理，使档案管理工作更加规范化、标准化，减轻管理人员负担，提升管理质量。

第三，降低档案管理成本。

传统的档案管理对人力、相关配套设备或是保管工具的依赖性很强，需要投
入大量的资金来维护档案管理工作的开展。

而实现档案管理的数据化和信息化，
能够对纸质档案实行电子化处理，在一定程度上降低管理成本，也有利于档案管
理工作质量和效率的提升。

第四，从档案的实体管理上升到知识管理。

大数据背景下，档案管理工作如果只提供数据参考或是文件借阅功能，已经
不足以满足现阶段人们对档案的需求。

如果想最大化实现档案自身的价值，推进
档案管理的信息化管理是必然趋势。

其中，引擎技术的应用起到关键作用，也是
促使档案实现知识服务化的核心技术。

运用大数据，可以为档案信息构建出新型
的知识服务引擎，提高档案资源的利用价值，使档案信息由实体管理转向知识管理。

二、现阶段电子档案管理问题分析
第一，档案管理过度依赖人工。

传统电子档案管理为了节约数字化成本，通常会雇用很多的人工来弥补管理
中的不足。

但是，电子信息文件的管理在数量上和难度上都会大量消耗管理员的
体能和时间。

此外，人工管理对有些问题无法避免，甚至会出现管理错误，难以保证文件信息数据的准确性。

第二，档案管理模式落后。

传统的档案管理，要按照不同需求对档案资料进行分类和整理，方便后续的使用。

为最大程度节省管理成本，传统电子文件采用分散管理模式。

但是，这种管理模式也存在很大的缺陷，容易导致数据不完整。

比如在检索电子信息的过程中，需要往返多个地方对数据进行全面收集，容易出现数据丢失等问题。

第三，档案管理水平亟待提高。

目前，许多单位档案管理人员都是身兼数职，没有专人管理档案，导致档案管理效率比较低;档案管理人员的学历普遍不高，年龄也比较大，对大数据时代下衍生出的新事物接受水平较低;同时也缺乏相应的培训，导致自身专业知识不够，技能水平也不足以支撑工作需求。

大部分企业没有对传统的档案管理模式进行革新，信息化管理程度偏低。

三、大数据时代下电子档案管理的应对措施
(一)提高管理人员的专业素养
大数据背景下，数据信息异常庞大，包括结构化数据和非结构化数据两种。

随着互联网的广泛应用，非结构化数据呈现几何式增长，且不同信息之间相互交叉，这就使档案管理工作更加复杂，内容也较之以往更加多样。

这就需要我们对传统档案管理模式进行创新，提高档案管理员的大数据意识和专业素质。

要确保档案管理工作人员有较强的时代意识，有接受新事物的能力，保证其专业水平和技能能够与时俱进，以适应档案管理的发展需求;要对相关工作人员开展系统化培训，帮助他们掌握更多的技术，对档案数据进行开发和利用，提高档案信息的可利用价值。

(二)强化档案管理人才队伍建设
档案管理员的专业素质对档案管理工作效率有着直接的影响，加强档案管理
队伍建设有助于推动电子档案管理工作建设。

档案管理并非只是整理档案，还包
括电子档案的接收、存储、修改档案格式、系统的分类和整理等。

因此，要聘请
同时具备计算机知识和档案管理知识的人才，在对他们的工作进行考核时，也要
格外关注专业技能和专业素质的综合考量。

档案管理的信息化是对传统档案管理
方式的一种突破，必须重视信息技术本身所具有的集中、分析、筛选等功能。

要
定期组织档案管理员参加培训，普及计算机技术在档案管理方面的应用，提高管
理人员的业务水平，建立高水准的档案管理队伍。

(三)构建完善的网络查询平台
用户直接接触电子档案信息的途径，就是各个电子信息档案馆的网络查询平台。

如果投入运行的网络平台上关于档案信息的分类不明确，查询方法太过复杂，就会给用户，尤其是老年用户带来查询困难，无法为用户提供更好的服务。

因此，电子档案馆应该积极完善网站建设，实现电子信息条目清晰化，查询操作简单化。

不断提高服务质量和水平，从而实现电子档案管理的人性化和智能化。

(四)实现电子档案信息与大数据的联合
大数据技术逐渐应用于社会上的各个领域，实现档案的数据化管理已成为时
代发展的必然趋势。

随着《全国档案事业发展“十三五”规范纲要》的提出，档
案信息管理又面临着新的要求，即要对文件归档有更细致的安排，从而促进和推
动电子档案管理。

档案管理人员必须用发展的眼光看待问题，更新传统的档案管
理理念，以实现电子档案信息管理与大数据的联合发展。

四、结语
信息时代，信息技术逐渐被应用于社会的各个领域，这对档案管理工作既是
机遇也是挑战。

实现档案的信息化管理是时代的趋势，也是全球信息化发展的必
然选择。

因此，必须紧抓信息化建设发展机遇，正视大数据技术优势，提高管理
工作人员自身信息化素养;要重视人才队伍建设，构建相对完善的网络查询平台，提高服务质量和档案资源价值，更好地满足社会发展对信息的需求。

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