【行政管理】《企业公文签报管理办法》（样章）

中国某某有限责任公司
公文签报管理办法
第一章总则
第一条为保证中国某某有限责任公司（以下简称公司）公文及签报处理工作的规范化、制度化、科学化，提高公文质量和工作效率，参照国务院《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）、《中国某某投资有限责任公司公文处理办法》（中发〔2013〕55号）、《中国某某投资有限责任公司签报处理规定》（中发〔2009〕30号）有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法所称公文，是指公司在各项业务活动中以及行政
管理中形成的，具有法律效力和规范体式的文书，是公司开展各项业务和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档
等一系列相互关联、衔接有序的工作。

公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，实行党务、司务分开，做到及时、准确、规范、安全。

公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和公司有关保密规定，确保国家秘密和公司商业秘密的安全。

第四条本规定所称签报，是指公司各部门向公司（本部门）领
导请示工作、报告情况，以及部门之间协商请办工作、解决具体问题的内部文书工具，是领导决策和部门办事的重要依据。

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第五条签报处理是指签报的办理、运转和管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

签报处理要坚持实事求是、精简高效的原则，严格按部门职责办理。

第六条公司各部门负责人应当高度重视公文及签报处理工作，
模范遵守本办法并加强对本部门公文及签报处理工作的领导和检查。

第七条人事行政中心是公文及签报处理工作的归口管理部门，
具体负责起草公司有关公文及签报的各项规章制度并指导和监督执行；督促检查公文及签报运转和办理情况；统一管理公文收发、审核、用印、归档和销毁；指导检查各部门的签报处理等工作。

第八条人事行政中心应设立专门岗位负责公文及签报处理工作，该岗位人员应当忠于职守，熟悉公文处理业务，具备有关专业知识，遵守职业道德。

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第二章公文及签报种类
第九条公司的公文种类主要有：
（一）决定，适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项；
（二）公告，适用于对外宣布重要事项或者法定事项；
（三）通告，适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项；
（四）通知，适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项，发布规章，任免聘用事项；
（五）通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况；
（六）议案，适用于向董事会、监事会、职工代表大会和党员大会提请审议事项；
（七）报告，适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问；
（八）请示，适用于向上级单位请求指示、批准；
（九）批复，适用于答复下级单位的请示事项。

“批复”与“请示”是相互对应的文体；
（十）意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法；
（十一）函，适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问
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题，请求批准和答复审批事项；
（十二）会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第十条公司公文按行文关系、方式和内容等的不同，划分不同类别，并可根据实际需要进行调整。

第十一条司务发文的类别及适用范围：
（一）以公司名义的发文，统一使用“中国某某有限责任公司文件”文头。

中某某报〔〕××号，适用于向上级单位请示和报告工作，包括请示和报告两个文种。

中某某发〔〕××号，适用于发布章程、议事规则、工作规则、办法、规定、实施办法、实施细则、操作规程，重要会议的公司领导讲话和会议纪要等。

包括决定、通知、通报和意见等文种。

中某某函〔〕××号，适用于转发有关部门公文，批复所属企业的请示，与不相隶属单位商洽工作，向有关主管部门请求批准或答复审批事项，回复上级机关便函或非正式文件的要求等。

包括通知、批复、函等文种。

（二）以公司名义的其他字号发文，中某某任〔〕××号，使用“中国某某有限责任公司任免通知”专用文头，适用于有关聘任及解聘事项。

（三）以公司部门名义的发文，董事会办公室使用“中国某某有限责任公司董事会办公室文件”文头，监事会办公室使用“中国某某— 4 —
有限责任公司监事会办公室文件”文头。

其他部门统一使用“中国某某有限责任公司（××部）”字样的文头。

公司部门名义的发文只限于部门在职权范围内的事项，一个部门只有一个发文类别。

其标注方式为：在“中国某某有限责任公司”代字“中某某”后加部门代字组成，即 “中某某×〔〕××号”。

董事会办公室为“中某某董办〔〕××号”，监事会办公室为“中某
某监办〔〕××号”。

第十二条党务发文类别及适用范围：
（一）以中共中国某某有限责任公司委员会名义的发文，除有规定者外，统一使用“中共中国某某有限责任公司委员会文件”文头。

中某某党报〔〕××号，适用于向上级党的机关请示和报告工作。

中某某党发〔〕××号，适用于对党内系统印发重要会议的党
委领导同志讲话和会议纪要，下发工作规则、指示、决定、通报、规章以及对重大事项的通知等。

中某某党函〔〕××号，适用于转发有关部门公文，批复所属
党委的请示，向不相隶属单位党组织行文，党组织机构的设置与调整、会议通知等党务事项。

中某某党任〔〕××号，使用“中共中国某某有限责任公司委
员会任免通知”文头，适用于有关任免事项。

（二）中某某党纪〔〕××号，使用“中共中国某某有限责任
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公司纪律检查委员会”文头，适用于处理党的纪律检查委员会的有关事务。

（三）中某某机党〔〕××号，使用“中共中国某某有限责任公司机关委员会”文头，适用于处理机关党委的有关事务。

（四）以公司党委部门名义的发文，党委办公室使用“中共中国某某有限责任公司委员会办公室文件”文头，其他统一使用“中共中
字样的文头。

国某某有限责任公司委员会（××部）”
中某某党办〔〕××号，适用于对一些重要或涉及范围较大的又不必以党委名义行文的有关事项。

中某某党组〔〕××号，适用于对党的组织工作的指示、批复和通知等。

中某某党宣〔〕××号，适用于对党的宣传工作、群众工作、统战工作以及妇联工作等的指示、批复和通知等。

第十三条其他发文：
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（一）以公司工会工作委员会名义的发文，中某某工〔〕××号，使用“中国某某有限责任公司工会文件”文头，适用于处理工会的有关事务。

（二）以共青团中国某某有限责任公司委员会名义的发文，中某某团〔〕××号，使用“共青团中国某某有限责任公司委员会文件”文头，适用于处理共青团的有关事务。

（三）股东决定在被控股企业名称后加股东决定组成，即
“××××股东决定”。

第十四条会议纪要使用“会议召开机构名称+会议纪要”文头。

第十五条公司（党委）工作简报是向上级单位和所属单位通报
重要活动或工作情况的工具。

主要包括：公司党委工作简报、公司工作简报、公司情况反映和公司情况通报，分别使用“中共中国某某有限责任公司委员会工作简报”、“中国某某有限责任公司工作简报”、“中国某某有限责任公司情况反映”和“情况通报”文头。

第十六条便函是以公司（党委）或部门名义就一般事项向有关
单位的行文，属于非正式行文，不标注发文字号，使用公司规定的便函专用纸。

便函的行文范围是：日常非正式的业务往来事项；询问答复一般性事项；其他需要使用便函形式的事项等。

便函的管理按便于查询的原则由起草部门自行编号和管理。

第十七条公司签报的种类包括：请示、报告。

第十八条请示适用于向公司（本部门）领导请求指示、批准的
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事项，以及商请有关职能部门办理的事项。

第十九条报告适用于向公司（本部门）领导汇报工作，反映情况，报告交办事项处理结果等。

第三章公文及签报格式
第二十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

（一）公司公文的秘密等级按照国家和公司有关保密规定标明密级和保密期限；
（二）紧急公文应注明紧急程度及需办理完毕的具体时间。

紧急公文分为：“特急”、“急”；
（三）发文单位标识应当使用全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前；
（四）发文字号应当包括公司或部门代字、年份、序号。

年份一律用公元全称和阿拉伯数字标注。

联合发文，只标明主办单位发文字号；
（五）上行文应当注明签发人、司外会签人姓名，按规定平行排列于发文字号右侧。

其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话；
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（六）公文标题应当简要准确地概括公文的主要内容，一般由发文单位、事由和公文种类三部分组成。

公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；
（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称，并按其性质、级别或惯例依次排列；
（八）正文为公文的主体，包括事由、要求、建议和措施等。

正文拟写要做到：格式规范、逻辑清楚、层次分明、文字精练。

印发、转发的文件，直接附于正文之后，不作附件处理；
（九）成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准；
（十）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

其位置列于正文下一行，左空两字，序号使用阿拉伯数码。

附件名称之后不加标点符号；
（十一）公文除会议纪要和公司（党委）工作简报以外，应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章；
（十二）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

其位置列于发文日期之后，主题词之前；
（十三）公文应当标注主题词。

主题词是用于文件的分类和检索的标识符号。

公文主题词由类别词、类属词和文种词三部分组成；
（十四）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其
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（十五）文字从左至右横写、横排。

第二十一条 签报一般由拟稿部门标识、签报字号、秘密等级、急缓程度、批件阅件、联系人和电话、标题、主送、正文、拟稿部门意见、会签意见、核稿意见、领导批示及附件等部分组成。

（一）拟稿部门标识应使用全称或规范化简称，统一使用50号彩虹小标宋字体。

（二）签报字号标注方式为：由部门
代字、“签”字、年份及流水号组成。

即
“中某某X 签〔 〕XX号”。

签报字号使用3
号彩虹粗仿宋字体。

（三）涉及国家秘密和公司商业秘密
的签报应当按有关规定标明密级。

（四）根据所办事项的急缓程度，签
报可分为一般件、急件、特急件。

（五）签报分为批件和阅件。

批件为
“请示”类签报；阅件为“报告”类签报。

（六）签报标题包括事由和种类两部分，应与签报内容保持一致。

签报正文标题使用2
号彩虹小标宋字体。

（七）主送是指签报呈送的公司（本部门）领导或部门，应当使用全称或者规范化简称。

正文主送使用3号彩虹粗仿宋字体。

（八）签报正文应力求简短，字数一般应控制在1000字以内，有关事项的背景材料可用附件形式进行说明。

正文使用3号彩虹粗仿宋字体。

（九）签报处理人员应在处理单指定位置填写信息、签署意见，纸质签报应签署处理人姓名和日期。

（十）附件应完整齐全，并在正文后逐一列明标题，正文与附件引用的文字、数字应保持一致。

附件中如有外文函电等材料，可根据具体情况，或译成中文，或附中文内容提要。

第二十二条公文及签报中各组成部分的标识规则，参照《公文格式》国家标准执行。

第二十三条公文及签报用纸一般采用国际标准A4型
（210mm×297mm），左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第二十四条公文及签报字体一般使用彩虹字体。

文件标题使用2号彩虹小标宋，正文使用3号彩虹粗仿宋，文中如有小标题可用3号彩虹黑体。

特定情况可以适当调整。

第四章行文规则
第二十五条行文应当确有必要，注重效用。

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第二十六条公司的行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一
般不得越级请示和报告。

因特殊情况必须越级行文时，应当说明原因并抄送被越级的单位。

不相隶属单位行文应当遵循对等原则。

第二十七条公司部门原则上不得以部门名义对外正式行文。

第二十八条请示是请求上级单位予以批复的文种，应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时报送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位。

第二十九条报告是向上级单位汇报工作、反映情况的文种，不
得夹带请示事项。

报告中提出的意见和建议，只供上级单位参考而并不要求予以批复。

第三十条除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以公司名义向上级单位负责人个人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第五章发文办理
第三十一条发文办理是指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、用印、登记、封发等程序。

第三十二条草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明；
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（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定；
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；
（五）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日；
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”；
（七）应当使用国家法定计量单位；
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字；
（十）属于密级类公文，拟稿人应按国家和公司有关保密规定标注、运转及制发。

第三十三条办文部门应当按照下列程序草拟公文：
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（一）拟稿。

拟写公文应符合国家法律、法规及其他有关规定，同时做到情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，并附上相关的依据文件。

（二）审核。

拟稿人拟稿后，应送部门负责人进行审核。

审核的主要内容：是否确需行文，是否符合业务合规性，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。

纸质发文应签署审核人姓名、日期。

第三十四条会签的有关要求：
拟制公文，对涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应当主动与有关部门协商、会签。

凡印发规章制度的公文，均应送合规性、合法性审查部门会签。

会签部门应及时出具会签意见。

有会签时限要求的，按— 14 —
要求时限出具会签意见；未明确会签时限的，一般不得超过1个工作日，最长不得超过3个工作日；急件、特急件随时阅研会签，由部门
负责人签出。

确需延长会签时限的，会签部门应主动告知拟稿部门。

拟稿部门应据会签意见进行协调处理，并注明意见采纳情况。

第三十五条核稿的有关要求：
公司或公司党委名义的发文，经拟稿部门负责人审核并经有关部门会签后，送人事行政中心进行核稿。

未经人事行政中心核稿的公文，有权签发人不予签发。

核稿的主要内容：行文规则和公文格式是否符合本办法的规定。

核稿有问题时应与拟稿人沟通，统一意见后再进行修改。

第三十六条公司公文根据职责分工由有权签发人签发。

签发人
应明确签署是否发文的批示意见，纸质文件需签署姓名、日期。

第三十七条公司公文由人事行政中心统一编排发文字号。

第三十八条公文正式印制前，人事行政中心应当进行复核，重
点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

复核无误后，由拟稿人负责对公文清样校对，并签署校对意见。

经校对无误后，印发文件。

打印文件必须以经签发的原稿为依据，要忠于原稿，不得擅自改动。

如发现明显错误，应与拟稿部门联系。

打印的文件应符合公文规定格式，文字清晰、排列整齐，版面安排美
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观大方。

第三十九条人事行政中心在正式打印的文件上盖公司公章，做好记录后发送。

具体规定是：凡以公司（党委）名义发出的公文，由党委办公室负责盖章、登记和发送；凡以公司（党委）部门名义发出的公文，由部门盖章、登记和发送。

密级类文件由专人负责通过机要交换站或机要邮局发送。

第四十条发现已办结的发文出现错误需要重发时，拟稿部门应按照相关程序，经部门负责人审签后交人事行政中心办理。

第六章收文办理
第四十一条收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

收文统一由人事行政中心签收、登记。

第四十二条收文审核的重点是：
（一）上级来文。

是否应为公司办理；是否超过了应办理时限；有关要求是否明确具体等。

（二）下级来文。

是否应由公司办理；是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否规范。

第四十三条经审核，对符合本办法规定的公文，人事行政中心应当及时提出拟办意见送公司领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

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第四十四条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文和有时限要求的，应当按时限要求办理，对于情况较为复杂，不能按期办理的，需延期办理的，应提交申请说明情况，经部门负责人签批后，可适当延期。

对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应及时退回人事行政中心并说明理由。

公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司领导协调或裁定。

第四十五条人事行政中心负责收文督办工作，应做到紧急公文
跟踪催办、查办；重要公文重点催办、查办；一般公文定期催办、查办。

第七章公文归档
第四十六条公文办理完毕后，承办部门应及时将本部门办理的
各类公文，包括文件正本、底稿、附件及有关的签报、批示等附属材料收集齐全完整，并按照文书档案的有关管理规定整理立卷。

第四十七条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和
保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十八条联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、
归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

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公司领导如兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。

第四十九条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

个人不得保存应当归档的公文。

第五十条拟制、修改和签批纸质公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

用笔应使用毛笔或黑色、蓝黑色钢笔或签字笔。

第八章公文管理
第五十一条为提高运转效率，除涉及国家秘密事项、附带篇幅较长的外来文件、因办公系统故障等原因无法电子流转的情况外，应使用公司办公自动化系统办理公文。

第五十二条上级党政机关注明“绝密”、“不准翻印”的文件，一律不得翻印；其他密级公文，经公司领导或者人事行政中心负责人批准，可以翻印。

翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围，并视同原密级公文管理。

第五十三条公开发布的公文，必须经发文单位批准或授权。

经批准公开发布的公文，同发文部门正式印发的公文具有同等效力。

第五十四条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印部门章。

第五十五条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，— 18 —
视作自废止之日起不产生效力。

第五十六条不具备归档和存查价值的公文，经过办文部门鉴别
并经人事行政中心负责人审核批准，可以销毁。

第五十七条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保
证不丢失、不漏销。

其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第五十八条机构合并时，全部公文应当随之合并管理。

机构撤
销时，需要归档的公文经整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章签报管理
第五十九条签报办理是指签报的草拟、审签、会签、送审、签批、办理、督查、归档等程序。

第六十条撰写签报的基本要求:
（一）一事一报。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，层次分明，文字精炼。

请示事项应明确具体，并应单独集中撰写。

请批件中提出多个方案的，应列明其利弊，提出倾向性意见。

（三）签报内容涉及保密事项的，拟稿人应在处理单上按保密规定标注。

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