关于文秘实训教学的思考

关于文秘实训教学的思考
摘要：秘书工作是一个实务性很强的岗位，学生的实践能力是教学成功与否的重要标志。

文章主要从实训基地的建设、实训教学内容的设计、实训教学的方法这三个方面展开论述。

关键词：文秘；实训教学；技能
文秘专业目前在高职院校开设得较为广泛。

作为一个实务性很强的专业，它针对秘书的应用写作能力、公关能力、协调管理能力、计算机应用能力、办会办事能力，以强化技能训练为教学基本特色，有针对性地对学生实施职业理论和技能的培养，从而提高学生的专业职业能力。

因此我们在教学中要高度重视实训、实习等实践性教学环节，开展有效的技能实训，强化模拟训练，培养和提高学生的实际操作能力。

在文秘专业实训课程教学过程中，我们尝试从以下几个方面入手：
一、实训基地的建设
实训教学需要在实训基地进行，为了适应教学的需要，将秘书工作的各个环节通过合理的流程设置和模块组合体现出来，我们要加强硬件设备设施的建设，如高仿真度的工作室、情景化综合教室、现场办公环境、与专业技能训练相关的仪器设备、多媒体软件和设施等。

在模拟的、逼真的场景内，激发学生的兴趣和实践操作能力，在较短的时间内强化训练，使学生熟练掌握现代化秘书办事技能，毕业后能较快胜任办公室工作。

并且我们要充分利用校内现有的办公资源，把各处室的秘书部门建设为灵活性的实训基地，为实践性教学环节提供有效帮助。

（一）合理规划实训室布局和配置
文秘实训室是根据实际技能训练需要建设起来专业实训室，功能很清晰。

1．现代办公室。

配置电脑、打印机、传真机、扫描仪、电话机、复印机、碎纸机等现代办公设备，通过开展现代办公技能训练，让学生熟悉信息采编、方案设计、公文撰写、收发文处理程序、值班工作、接打电话、办公室环境管理等诸环节的具体操作。

其平面示意图如图一。

2．材料档案室。

分割成基础资料室、专业资料室、阅览室、报刊存档室、
过刊书库，配置温湿度计、装订机、保险柜、文件柜、文档整理桌、报架等档案专用设施，通过开展规范化的档案管理训练，让学生掌握文件材料整理、专题资料汇编、资料检索、编制案卷目录、全引目录、编写全宗介绍、大事记、组织沿革等一系列环节的技能操作。

其平面示意图如图二。

3．会务设计室。

配置便携式投影仪、采访机、会议桌椅、黑板、沙发、数码照相机等会议设备，主要开展的训练项目有：公关接待、模拟采访、口语交际实训、会见会谈模拟、谈判模拟、小型会议组织、小型活动组织、录音、照相等。

其平面示意图如图三。

4．综合化情景模拟室。

配置多媒体投影仪、视频展示、音响、数码摄像机、观众席、主席台、演讲台、会议桌椅，可开展的训练项目有：大中型会议组织、会场布置、座次排列、开幕式、演讲、辩论、秘书形象设计、公关礼仪实训等。

其平面示意图如图四。

（二）利用校内资源，进行顶岗实习
为了适应文秘专业实践教学的需要，除了加强硬件设施建设外，还可以开发利用校内现有的场所资源，将一些部门秘书工作或相当于秘书工作的岗位提供给学生顶岗实习，如在文印室、档案室、宣传处、学生处、图书馆、实验室、实训基地等行政管理部门安排学生轮流实习实训，并逐步形成较为稳定的实训基地。

这样一来，因地制宜，既充分利用了已有设备条件，节约了成本，又能满足了学生实践实训的需要，提高了学生实践实训的积极性。

还可以利用校内的文化节、艺术节、运动会、文艺晚会等各种活动机会，锻炼学生的实际操作能力。

如让学生参与具体的策划和筹备，起草策划书、开幕词、报告、计划等有关文稿，承担会议的组织、安排与接待工作。

在整个过程中，相关岗位的教职工负责实习指导，学生在真实的工作环境中独立进行实地训练，参与组织管理全过程，在实践中发现问题，解决问题，边干边学，书本理论与工作实际紧密结合，提高了操作技能。

二、实训教学内容的设计
文秘专业实训教学根本目的在训练技能、培养能力，通过模拟实训方式让学生提早熟悉社会，接近企业，使其积累实践经验并形成职业能力，日后能够适应社会各用人单位对秘书人才的需求。

根据秘书职业所应覆盖的多方面能力和循序渐进的教学规律，我们统筹安排，将实训教学内容划分为单项能力训练和综合能力训练两大模块。

前者是有针对性地、分步地训练各单项技能，后者是科学整合所学课程知识，使各种能力相互融合，开展综合性的实践练习。

（一）单项技能训练
办公自动化实训——利用机器设备完成某些秘书工作内容或训练某些工作技能。

当代秘书办公条件已逐步现代化，职业秘书整日与电脑、打印机、传真机等各种机器设备打交道，这些技能不能光凭老师的课堂讲授，学生必须亲自到实训室，通过亲手操作来熟悉机器性能，掌握操作要领。

如打字、复印、传真、扫描、幻灯播放、文件归档、录音、摄影、录像、扩音设备的安装与调试等。

写作实训——让学生通过书面的方式完成某些秘书工作内容或训练某些工作技能。

这种实训对场地和设备的要求较少，可以在教室里、图书馆、资料室等地进行。

如《应用文写作》中，教师讲完各种公文写作格式和要领，可以让学生当场撰写，当场进行点评，效果立竿见影。

纸上实训项目除了应用文写作外，还有信息的采编、文书的处理、资料管理、方案的设计等。

礼仪实训——秘书工作是一个外向型的岗位，在各社会组织的公务行为中广泛接触各色人等，处理各种关系，安排各种活动，这些行为都含有礼仪的内容，或直接就是一项礼仪活动，如迎送客人、宴请等。

礼仪实训就是通过教师的言传身教和学生的模仿、领悟，使学生的仪表仪容、言谈举止更加规范，并养成一定的习惯，在以后的生活、社会交往和工作中能够熟练运用。

实训项目包括仪容、姿态、表情和常用礼节的训练。

（二）综合技能训练
情景实训——让学生在直观的、模拟仿真的场景下完成某些秘书工作内容或训练某些工作技能。

学生在场景中扮演秘书岗位角色，根据实际工作的操作程序和方式方法去待人接物，在模拟操作过程中, 巩固并扩大专业知识，掌握秘书工作的要求和规律，培养综合素质与职业能力。

其训练项目有递送文件、接打电话、引领参观、接待来访、会议组织、活动策划、协调关系、调查访问等。

课题实训——设计有关课题内容，让学生根据要求合作完成，主要训练礼仪、口才、写作等秘书工作技能。

如开展秘书形象大赛、演讲比赛、商务谈判、诗歌比赛等竞赛类活动，引导学生的积极参与表演、策划。

通过生动、有趣的实训过程, 帮助学生熟悉和了解秘书实际工作中的各个环节，提高学生的办公、写作、礼仪、语言表达等综合能力。

实地实训——创造机会，让学生在真实的工作环境中亲身实践、体验，通过具体的办事、办文、办会锻炼其实际能力，进而全面感受和了解专业及其知识需求，从而更有目的、有效地进行专业的学习。

如组织学生到秘书单位进行参观访问，或者将校内一些部门秘书工作提供给学生顶岗实习，还可以通过寒暑假和毕业实习让学生充分与社会接轨，熟悉工作岗位。

三、以职业训练为核心，探索实训教学的方法
秘书工作实务性的特点决定了其实践性应强于理论性，在专业教学中，我们应遵循《国家职业标准》“以职业活动为导向，以职业能力为核心”的职业标准体系，注重教学内容在实际工作中的指导和实用性作用，强调以职业技能训练为核心的实训方式，避免理论化或学科化的倾向，采用多种教学方法，增强授课内容的实践性。

（一）开展互动式案例教学，培养学生分析、解决问题的能力
案例教学是一种师生互动的实践教学法。

教师通过描述秘书工作的典型案例，将学生带入特定的工作场景，引导学生进行独立的观察、深入的思考和广泛的讨论，帮助他们提高分析和解决问题的能力, 同时培养正确的工作理念、工作作风、沟通能力和协作精神。

用生动的案例代替枯燥的理论讲解，能活跃课堂气氛，加深学生记忆，启迪学生思维，提高讲课效果。

教师应组织、引导好案例教学的全过程。

首先教师课前要结合相应的知识点，选择一到二个典型案例，设计好思考题，提供一些启发性的思路，让学生在课下自己去查资料，做出分析和判断，积极寻找解决问题的方法。

其次要组织好课堂讨论，鼓励学生围绕中心问题从各个侧面进行研究分析，献计献策，在自由讨论中互相启发, 相互补充，谋求最佳的解决方案。

最后要做好总结归纳的工作，既充分肯定学生自己的判断和观点，也要指出在思考问题的全面性、思维角度、以及问题分析透彻程度等方面存在问题，以帮助学生形成全面完整的认识。

（二）强化情境式模拟训练，提高学生实际应用能力
专业实训室的建设和使用，为秘书情境式模拟训练提供了一个实践的平台。

模拟训练的内容针对性较强，综合素质表现明显，形式也较灵活。

教师确定好主题，设定出一个操作性较强的情境后，把全体学生分成几组，由他们自行编写表演脚本，设计动作、台词，进行角色分配，最后结合道具在课堂上模拟表演。

例如，会议筹划、公关接待、电话接打、商务谈判、仪式庆典等课程内容都可以用舞台剧、小品的形式组织学生进行表演，学生在表演过程中可交换不同的岗位，扮演不同的角色。

然后教师发动学生对各种角色进行讨论评点，总结经验教训，加深认识。

情境式模拟训练不仅能够提高同学们的口头表达能力、思维能力和表演能力，而且有助于增强同学们的角色意识，为学生在待人接物的方法上，处理问题的灵活应变性上以及揣摸各类人物心理活动的能力等方面都具有很大的帮助，加深了学生对秘书角色的理解。

（三）重视社会实践，让学生在锻炼中积累经验提高技能
案例教学的生动活泼，模拟训练的高度仿真，都比不上社会实践来得真实直观。

应当鼓励学生走出校门，走进现实社会生活，在社会的真实情境中学会与各种人或事打交道。

例如教师设计某一课题，指导学生开展相关的社会调查，在与调查对象的沟通交流中，培养学生收集信息、分析解决问题、协调关系的能力；组织学生参加各种社会活动，如企业庆典、会展活动、颁奖仪式、公益劳动等，让他们在真实具体的社会实践中培养职业意识，提高服务能力；积极利用多类型、多层次的校外实训基地，让学生深入到企业生产中去，了解实习单位的组织、管理、企业文化情况和特色，并且在实践中学习人际交往，处理人际关系的基本能力；鼓励学生积极参加寒暑假社会实习和毕业实习，布置实习任务，明确实习要求，通过实习，检验学生的专业知识与技能，增强他们的自信心，锻炼学生融入社会的能力，为将来走上工作岗位打下基础。

【参考文献】
[1]梁琦，等.高等职业教育综合实训典型方案[M].高等教育出版社，2006．
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[3]吴彩云.从职业技能鉴定考试看文秘实训教学的侧重点[J].秘书之友，2006，(2)．。