集团办公室5S标准查检表
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5S标准查检表
项目 序号
达 标 规 范 要 求
区域划分：本部门区域分三部分： A、人员办公区：写字楼2楼系统管理部办公室,主管办公室,写字楼1楼DCC 文员工作卡位和3栋宿舍二楼员工之家 B、员工日常娱乐区：3栋宿舍一楼从左至右依次为阅览中心/康乐中心/影 音中心，2栋宿舍一楼从左到右第一间广播中心、2栋宿舍一楼从左到右第三间 创作室 C、储存区：写字楼1楼阁楼货仓A,2栋宿舍1楼货仓B与二楼展示厅小房间货 仓C，写字楼2楼文件储存室，二楼大会议室茶水间和DJ房 D、展示区：写字楼2楼展示厅。
7
8
1、挂标识牌或卡设定公司区域及通道。 2、公共设施的摆放要合理美观，方便实用，定点定位。
1
所有公共区域必须有专人管控,如开放时间有负责人在场.开放完毕后有人负责 关闭电源或上锁等 公共区域环境要求: 地面必须保持清洁.不允许有垃圾，烟头，或纸袋等 地面四角（死角）或柜子或桌子下确保干净,无杂物.
5 物 品
6
办公区域除办公以外的物品一律归类清除,货仓物品分类,按区域存放,待维修 品维修期不得超过三个月,报废品在三天内必须上报，请示报废批准后当天处 理. 物品必须按规定打包或单体存放,单体存放需在物品本身贴标识卡,打包的物品 依储物柜管制方法管制. 物品储存环境,温湿度适宜.储存期内的物品必须据其性质定期保养,检查,发现 有生锈或变质现象要及时汇报. 储存期内物品保持完整,至少一月清洁一次,每月自主检查一次. 公共区域
2
本部门办公人员必须建立网络,以组为单位,各组设置进入网络的密码.除共享资 源外,其它组不得私自进入其它组的文件。. 办公成员以组为单位建立本组的邮箱,要求每天早上8:00点准时打开查寻有无需 接收的邮件,下午13:00准时打开查寻一次.每天至少两次,最多不超过5次
3
邮箱的回复,收到邮件后要求在查寻后10分钟内做出回复.回复后的邮件在10分 清理,归类,如不需保留的,及时清除,每天整理一次邮箱. 邮箱的使用,限于公事,私事不允许使用邮箱及网络.
走廊或消防通道必须畅通，依安全原则为基本、并标识. 场 所 玻璃,窗必须清洁，透明,无污点（不得超过1CM） 2 门、柜、桌、椅不得有损坏现象，每周进行一次保养。 墙壁不得有蜘蛛网，每月清扫至少一次。 每周至少二次定期通风，确保无异味. 公共区域确保清洁，舒适，公共设施确保有维护或保养。 整个场所确保每天进行清扫一次,并保持,每天自主检查一次。 所有场所中物品保持清洁、以手指触摸无尘土为准。 每天上班前(后)三分钟进行清洁清扫自已办公区域,并自主检查. 每周自主整理一次本部门使用物品及文件. 每月总结一次本月工作状况. 素 养 2 电脑中不允许存放私人文件或游戏. 上班时间内不允许干私事，或打瞌睡，看小说等不良行为 节约资源（水电纸墨），团结互助（接收电报电话互相告知），爱护环境（垃 圾必须当天清理，饮水机每周轮流清洗一次） 上级分配工作任务或发放或传阅或回收各种物品时，各组必须在规定的时间内 自觉遵守规则，严格执行。
文 件 存 储
3 4 5 6
7
每年1月份必须对本部门文件要进行盘点,并依年份建立盘点表.部分需封存的文 件归类放置至固定区域. 部门电脑固有C.D.E盘,有需用时可用移动盘G盘.其余：无
1
C盘为系统盘,除存放系统软件外,其余无. D盘为常用盘,各组所有电子档的文件均可存至D盘. E盘为备份盘,D盘中部分需备份的文件可备份至E盘.
电 子 档 文 件
4
D盘的文件依年份归类,归类后的文件必须建立索引及存储方式(路径) 文件夹命名时必须加上年份.如：2007年宣传组计划夹
5 6
电子档未经审核的文件,存储至共用资源,经主管审核确认后,保存并按要求发放 至各组,未经特殊要求的文件,一般情况下均以电子档类型存储. 文件在制作时每隔30秒存盘一次,保存时命名要清楚.明了.命名不能含糊.如： 2007年ROHS宣传资料. 版本的区分: 试行版或草案,未定案的文件用橙色字体,如本行字色
2 3 4 5 办 公 区 域 物 品 摆 放 规 则 7 8 9 10 11 13 14 15 16 1 2
工作台面:除文件、电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品； 台面文件:摆放在文件夹上.文件夹分三层:第一层为待处理文件,第二层为已 处理,第三层为临时文件。 台面电脑:摆与办公桌最右边或中间 台面打印机:电脑右边或桌子下面 台面屏风:除张贴电话一览表外，其它无 台面其他物品:文件夹摆在办公桌最左边。 台面电话:文件夹旁依次放置电话，口杯、日历。 台面文具(包括小工具):笔和纸放置于电脑前.其它的文具为共用文具,用完 后立即放回共用文具放置处. 抽屉：抽屉要分层标识，第一层：每天必用品，如笔，第二层:工具书或资 料，第三层私人物品，抽屉要每周整理一次。 办公室文件柜:从左至右01号打印机,小植物,FX05传真机，小植物SR03扫描 仪，小植物,共用文具。 工作台底下:左边托盘上的电脑主机箱，电脑线要扎捆成束放置与桌下。右 边抽屉，抽屉旁放置罩塑料袋垃圾篓，其它无。 办公设备：办公设备要每天清扫，随时保证正常状态，无故障物。 资料室依据文件摆放存储与物品摆放规则。 所有在本部门存储的文件按其性质分类，并按年份存储在文管室或各组文件 柜，所有存储的文件要求建立文件清单及文件总览表。 文件的储存遵从指定储存柜(路径)储存文件,统一在文件储存柜左门左上方用A4 胶袋列明储存柜文件夹清单.在文件柜的右下角统一文件柜标签,详见<标签标准 >. 所有文件必须归类存储至文件夹，文件夹依从左至右本身贴上文件夹编号，并 依据《5S规范》贴上标签(标签见附页标签标准)，文件夹编号依次为：①②③ …… 文件柜存储文件依次从左到右依次排列文件夹.每个文件夹的首页放置文件一览 表,文件夹内每一类用一面不同颜色的纸分开存放. 当日产生的文件在下班前处理完毕,并存档,存储的细则要求按<文件管制程序> 执行. 文件必须每月清理,不适用或过期文件及时处理或销毁.
检 查 方 法
标准分 得 分
问题点
追踪状况
1
区 域 划 分 标 准
以上的部分为固定区域，名称见附件清单。 本部门分四个组： 2 分别为：审核组、劳工组、系统组、宣传组。 小组之间不得私自到别的小组办公室去拿文件，聊天等；不允许私自调动办 公位置。 区域划分以工作或使用功能为原则划分. 办公区域规则详见附页《区域清单》。 3 活动区域视各自的活动功能不同划分，以区域划分为主，视具体情况 货仓划分为：待处理区 暂存区 存放区（面积大）用黄色斑马线标出界限 4 5 6 1 所有场所/储存场地均在部门功能区域平面划分图标明(附图: 所有人员办公场所,地点及物品储存地点必须按平面划分图执行 每一区域的标牌名称应与5S规范与标准检查表的名称保持一致,由部门宣传组统 一制作. 本部门办公人员办公用品摆放规划要求一致，具体如下： ).
1
文件的储存遵从指定储存柜(路径)储存文件,统一在文件储存柜左门左上方用A4 胶袋列明储存柜文件夹清单.在文件柜的右下角统一用80号字体/O/VE/XX(部门 统一由 主管确认OK的,或正在实施运行的用黑色,如A1版,A2版如本行字色 作废的或停用的文档用绿色.如本行字色
8 1
电子档文件每周整理一次并更新索引.每日须完成的工作与次日早上8：30之前 完成并放置与共用资源。 部门所有物品按分类建立总目录和各类别物品清单
2 3 4
所有物品的使用与管制建立管制制度,划分具体的物品采购责任,使用保管人员, 管理人员,使用登记等要求 所有物品划分明确的储存与摆放的标准细则见《区域划分清单》。 办公区依办公区域物品摆放规则.公共区域如通道及楼梯确保畅通,无物品堆放 及安全原则要求执行. 储存柜/陈列柜: 1.定点定位和就近原则确定. 物品的储存遵从指定储存柜(路径)储存,统一在储存柜左门左上方用A4胶袋列明 储存柜物品清单.在储物柜的右下角统一用资产编码,并根据资产分类以部门为 单位连续编号(无需分组),未有资产编号的储存柜用①②③……编号. 2.储存柜或陈列柜的管控。 储存柜必须由指定专人专管，并严格按区域平面图执行.储物柜或陈列柜中物 品借用或转柜存放必须登记备案,并及时归还归位,陈列柜的物品试具体情况更 新.每月保养一次. 物品摆设:
项目 序号
达 标 规 范 要 求
区域划分：本部门区域分三部分： A、人员办公区：写字楼2楼系统管理部办公室,主管办公室,写字楼1楼DCC 文员工作卡位和3栋宿舍二楼员工之家 B、员工日常娱乐区：3栋宿舍一楼从左至右依次为阅览中心/康乐中心/影 音中心，2栋宿舍一楼从左到右第一间广播中心、2栋宿舍一楼从左到右第三间 创作室 C、储存区：写字楼1楼阁楼货仓A,2栋宿舍1楼货仓B与二楼展示厅小房间货 仓C，写字楼2楼文件储存室，二楼大会议室茶水间和DJ房 D、展示区：写字楼2楼展示厅。
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1、挂标识牌或卡设定公司区域及通道。 2、公共设施的摆放要合理美观，方便实用，定点定位。
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所有公共区域必须有专人管控,如开放时间有负责人在场.开放完毕后有人负责 关闭电源或上锁等 公共区域环境要求: 地面必须保持清洁.不允许有垃圾，烟头，或纸袋等 地面四角（死角）或柜子或桌子下确保干净,无杂物.
5 物 品
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办公区域除办公以外的物品一律归类清除,货仓物品分类,按区域存放,待维修 品维修期不得超过三个月,报废品在三天内必须上报，请示报废批准后当天处 理. 物品必须按规定打包或单体存放,单体存放需在物品本身贴标识卡,打包的物品 依储物柜管制方法管制. 物品储存环境,温湿度适宜.储存期内的物品必须据其性质定期保养,检查,发现 有生锈或变质现象要及时汇报. 储存期内物品保持完整,至少一月清洁一次,每月自主检查一次. 公共区域
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本部门办公人员必须建立网络,以组为单位,各组设置进入网络的密码.除共享资 源外,其它组不得私自进入其它组的文件。. 办公成员以组为单位建立本组的邮箱,要求每天早上8:00点准时打开查寻有无需 接收的邮件,下午13:00准时打开查寻一次.每天至少两次,最多不超过5次
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邮箱的回复,收到邮件后要求在查寻后10分钟内做出回复.回复后的邮件在10分 清理,归类,如不需保留的,及时清除,每天整理一次邮箱. 邮箱的使用,限于公事,私事不允许使用邮箱及网络.
走廊或消防通道必须畅通，依安全原则为基本、并标识. 场 所 玻璃,窗必须清洁，透明,无污点（不得超过1CM） 2 门、柜、桌、椅不得有损坏现象，每周进行一次保养。 墙壁不得有蜘蛛网，每月清扫至少一次。 每周至少二次定期通风，确保无异味. 公共区域确保清洁，舒适，公共设施确保有维护或保养。 整个场所确保每天进行清扫一次,并保持,每天自主检查一次。 所有场所中物品保持清洁、以手指触摸无尘土为准。 每天上班前(后)三分钟进行清洁清扫自已办公区域,并自主检查. 每周自主整理一次本部门使用物品及文件. 每月总结一次本月工作状况. 素 养 2 电脑中不允许存放私人文件或游戏. 上班时间内不允许干私事，或打瞌睡，看小说等不良行为 节约资源（水电纸墨），团结互助（接收电报电话互相告知），爱护环境（垃 圾必须当天清理，饮水机每周轮流清洗一次） 上级分配工作任务或发放或传阅或回收各种物品时，各组必须在规定的时间内 自觉遵守规则，严格执行。
文 件 存 储
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每年1月份必须对本部门文件要进行盘点,并依年份建立盘点表.部分需封存的文 件归类放置至固定区域. 部门电脑固有C.D.E盘,有需用时可用移动盘G盘.其余：无
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C盘为系统盘,除存放系统软件外,其余无. D盘为常用盘,各组所有电子档的文件均可存至D盘. E盘为备份盘,D盘中部分需备份的文件可备份至E盘.
电 子 档 文 件
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D盘的文件依年份归类,归类后的文件必须建立索引及存储方式(路径) 文件夹命名时必须加上年份.如：2007年宣传组计划夹
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电子档未经审核的文件,存储至共用资源,经主管审核确认后,保存并按要求发放 至各组,未经特殊要求的文件,一般情况下均以电子档类型存储. 文件在制作时每隔30秒存盘一次,保存时命名要清楚.明了.命名不能含糊.如： 2007年ROHS宣传资料. 版本的区分: 试行版或草案,未定案的文件用橙色字体,如本行字色
2 3 4 5 办 公 区 域 物 品 摆 放 规 则 7 8 9 10 11 13 14 15 16 1 2
工作台面:除文件、电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品； 台面文件:摆放在文件夹上.文件夹分三层:第一层为待处理文件,第二层为已 处理,第三层为临时文件。 台面电脑:摆与办公桌最右边或中间 台面打印机:电脑右边或桌子下面 台面屏风:除张贴电话一览表外，其它无 台面其他物品:文件夹摆在办公桌最左边。 台面电话:文件夹旁依次放置电话，口杯、日历。 台面文具(包括小工具):笔和纸放置于电脑前.其它的文具为共用文具,用完 后立即放回共用文具放置处. 抽屉：抽屉要分层标识，第一层：每天必用品，如笔，第二层:工具书或资 料，第三层私人物品，抽屉要每周整理一次。 办公室文件柜:从左至右01号打印机,小植物,FX05传真机，小植物SR03扫描 仪，小植物,共用文具。 工作台底下:左边托盘上的电脑主机箱，电脑线要扎捆成束放置与桌下。右 边抽屉，抽屉旁放置罩塑料袋垃圾篓，其它无。 办公设备：办公设备要每天清扫，随时保证正常状态，无故障物。 资料室依据文件摆放存储与物品摆放规则。 所有在本部门存储的文件按其性质分类，并按年份存储在文管室或各组文件 柜，所有存储的文件要求建立文件清单及文件总览表。 文件的储存遵从指定储存柜(路径)储存文件,统一在文件储存柜左门左上方用A4 胶袋列明储存柜文件夹清单.在文件柜的右下角统一文件柜标签,详见<标签标准 >. 所有文件必须归类存储至文件夹，文件夹依从左至右本身贴上文件夹编号，并 依据《5S规范》贴上标签(标签见附页标签标准)，文件夹编号依次为：①②③ …… 文件柜存储文件依次从左到右依次排列文件夹.每个文件夹的首页放置文件一览 表,文件夹内每一类用一面不同颜色的纸分开存放. 当日产生的文件在下班前处理完毕,并存档,存储的细则要求按<文件管制程序> 执行. 文件必须每月清理,不适用或过期文件及时处理或销毁.
检 查 方 法
标准分 得 分
问题点
追踪状况
1
区 域 划 分 标 准
以上的部分为固定区域，名称见附件清单。 本部门分四个组： 2 分别为：审核组、劳工组、系统组、宣传组。 小组之间不得私自到别的小组办公室去拿文件，聊天等；不允许私自调动办 公位置。 区域划分以工作或使用功能为原则划分. 办公区域规则详见附页《区域清单》。 3 活动区域视各自的活动功能不同划分，以区域划分为主，视具体情况 货仓划分为：待处理区 暂存区 存放区（面积大）用黄色斑马线标出界限 4 5 6 1 所有场所/储存场地均在部门功能区域平面划分图标明(附图: 所有人员办公场所,地点及物品储存地点必须按平面划分图执行 每一区域的标牌名称应与5S规范与标准检查表的名称保持一致,由部门宣传组统 一制作. 本部门办公人员办公用品摆放规划要求一致，具体如下： ).
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文件的储存遵从指定储存柜(路径)储存文件,统一在文件储存柜左门左上方用A4 胶袋列明储存柜文件夹清单.在文件柜的右下角统一用80号字体/O/VE/XX(部门 统一由 主管确认OK的,或正在实施运行的用黑色,如A1版,A2版如本行字色 作废的或停用的文档用绿色.如本行字色
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电子档文件每周整理一次并更新索引.每日须完成的工作与次日早上8：30之前 完成并放置与共用资源。 部门所有物品按分类建立总目录和各类别物品清单
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所有物品的使用与管制建立管制制度,划分具体的物品采购责任,使用保管人员, 管理人员,使用登记等要求 所有物品划分明确的储存与摆放的标准细则见《区域划分清单》。 办公区依办公区域物品摆放规则.公共区域如通道及楼梯确保畅通,无物品堆放 及安全原则要求执行. 储存柜/陈列柜: 1.定点定位和就近原则确定. 物品的储存遵从指定储存柜(路径)储存,统一在储存柜左门左上方用A4胶袋列明 储存柜物品清单.在储物柜的右下角统一用资产编码,并根据资产分类以部门为 单位连续编号(无需分组),未有资产编号的储存柜用①②③……编号. 2.储存柜或陈列柜的管控。 储存柜必须由指定专人专管，并严格按区域平面图执行.储物柜或陈列柜中物 品借用或转柜存放必须登记备案,并及时归还归位,陈列柜的物品试具体情况更 新.每月保养一次. 物品摆设: