文件归档

文件归档
一、文件立卷归档
（一）文件立卷归档的定义、作用和要求。

1 定义
将办理完毕的、具有保存价值的文件材料，按照有关规定进行整理立卷，移交档案室或档案人员的工作，就叫文件立卷归档。

2 作用
一是为国家积累档案财富。

一是方便文件的查找利用。

三是为档案工作奠定基础。

3 要求
一是应归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整，正式文件的定稿应加盖印章，并有领导签批意见。

二是应归档文件的制作和书写材料应符合档案保管要求，避免使用不耐久的字迹材料。

三是立好的卷要科学、合理，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于档案保管和利用。

四是归档时间及手续上的要求：文书档案由机关文书部门或业务部门整理好后于次年6月底前移交档案室；会计档案由财会部门整理好保存一年后，移交档案室；基建档案在工程竣工验收后由基建部门整理移交档案室。

移交档案时应造具移交清册，交接双方履行签字手续，以明确责任。

（二）确定文件归档与不归档的范围。

1 确定文件归档范围的原则
凡是反映本机关职能活动和基本状况的、已经办理完毕的、具有查考利用价值的文件属于归档范围。

2 文件归档与不归档的具体范围
国家档案局国档发〔1987〕27号文件《机关文件材料归档和不归档的范围》，对一般机关文件归档与不归档的范围作了具体规定。

各单位应按照国档发〔1987〕27号文件要求，结合本单位实际，制定本单位文件材料归档与不归档范围，报单位领导批准后实施。

（三）文件分类的定义、要求和方法。

1 定义
文件分类就是运用科学的方法，将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干类别，使其构成有机体系。

2 要求
首先，同一层次的分类标准要同一，同位类之间界限要清楚，不能相互包含。

其次，分类类目的设置要科学合理，便于档案保管和利用。

3 分类方法
第一种分类方法：保管期限一年度一组织机构分类法，即先将文件按其价值的不同分为永久、长期、短期三种保管期限，在同一种期限的文件内按文件所属年度分类，同一年度内的文件再按组织机构分类。

内部机构的名称就是类名，原则上哪个机构办理的文件就归入那个机构类别中，由几个机构共同办理的文件归入主办机构。

一般地，内部机构比较稳定且分工明确的立档单位宜选用这种分类法对文件进行分类。

第二种分类方法：保管期限一年度一问题分类法。

文件分保管期限和年度的方法同第一种文件分类法，同一年度内的文件再按问题进行分类。

文件内容涉及多项问题的，按其涉及的主要问题归入相应类别。

一般地，内部机构不健全或者机构之间分工不明确的立档单位宜选用这种分类方法对文件进行分类。

文件分类方法要保持相对稳定，不宜经常变动。

（四）文件立卷的定义、要求和步骤。

1 定义、要求
将互有联系的若干文件材料经过分类、组合、编目而组成案卷的过程就叫立卷。

立卷的要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

2 步骤（五大步骤）
第一组合文件：一般文件按问题结合责任者立卷；会议文件按会议名称、届次立卷；统计报表、名册按格式、名称或地区立卷；简报、刊物按名称结合期号立卷。

第二卷内文件系统化排列：按重要程序或时间先后顺序排列，同时密不可分的文件应排列在一起。

第三拟写案卷标题：案卷标题由三部分组成：责任者（地区、通讯者）十问题十文种。

案卷标题应准确揭示卷内文件的内容和成份，结构要完整，文字要通顺，一般不超过50个汉字。

第四案卷编目：包括填写卷内文件目录、卷内备考表、案卷封面、卷脊项目。

第五案卷装订：卷内文件要去掉金属物，破损文件要托裱，安迹褪变文件要复制。

装订方式为“三孔一线”。

二、归档文件整理的新方法
2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国档案行业标准——《归档文件整理规则》（DA/T22—2000），并规定从2001年1月1日起正式实施。

我省档案行政管理部门规定：省级机关从2001年起开始实施新标准，各市（州）的实施时间由当地档案行政管理部门根据实际情况自行确定。

（一）《归档文件整理规则》的特点和意义。

1 特点
一是简便易行；二是具有兼容性（兼容计算机和手工管理两种方式）。

2 意义
一是有利于提高机关档案工作的效率；二是有利于档案保护和保密；三是有利于机关文
档一体化管理的实现；四是有利于实现档案管理现代化。

（二）归档文件整理的定义和内容
1 定义：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

2 整理的内容
一是文件装订：以件为单位进行装订。

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文各为一件。

二是文件分类：有三种方法：保管期限一年度分法、保管期限一年度一机构分类法、保管期限一年度一问题分类法。

各单位根据实际情况选用其中一种文件分类法。

三是文件排列：归档文件在分类方法的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

四是文件编号：编号项目包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）。

编号项目以归档章的形式在归档文件首页上端空白处注明，在实现了计算机辅助管理文件的条件下，计算机自动生成归档文件处理单，可以不盖归档章。

五是文件编目：归档文件应逐件编目，提示每件文件的件号、责任者、文号、题名、日期、页数及需要注明的情况等项目。

六是文件装盒：包括将文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作。

（三）实施《归档文件整理规则》的注意事项。

一是过去的档案工作规范应与《归档文件整理规则》各自独立使用，现在仍采用传统立卷方法整理文件的单位，要完全执行原有的规范标准，不能同时套用新标准的某些条款。

实施新标准，应从一个新的整理年度开始。

二是新标准只适用于纸质文书档案的整理，其他门类和载体的档案仍按原有规范管理。