刍议公文写作的语言运用

刍议公文写作的语言运用
公文，又称行政机关公文。

国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（下文简称《办法》）第二条给行政公文下了一个定义：行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。

是依法行政和进行公务活动的重要工具。

公文不同于一般的文学作品，它有其特殊性，因此，公文的语言也应有一些特殊要求，概括地说，就是准确、简练、生动、朴素。

1 公文是办事的工具，它与供读者欣赏的文学作品不同，必须明确表达办事的意图
这样的根本性要求，就要求它在内容上必须联系工作实际，语言上必须做到准确无误。

语言准确性的要求，就是要做到判断明确、推理严密，每个句子、每个词语都要认真推敲，不能含糊不清，程度上的估计要准确，“完全属实、基本属实、完全遵照执行、参照执行、主要是、基本是”，这些句子中词语的意思是有很大的差别的，因此，选词一定要把握好分寸感，也就是说一定要精确。

2 公文语言具有明晰、准确、简朴、庄重的特点
2.1 删繁就简
鲁迅先生在其《答北斗杂志社问》中谈到自己的创作体会时说：“要竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜”，郑板桥也提倡“删繁就简三秋树”这些虽然讲的是文学创作，但对公文同样适用。

用较少的文字去表达丰富的内容，公文主旨才会更突出，才会适应高速度的社会发展的要求。

（1）去掉套话、空话。

公文是用来解决实际问题的，必须言之有物。

但许多公文却忽视了这一要求，開头无论如何要加几句套话，有近似于“文革”时的文风。

如“在××的英明领导下，在××的力大支持下，在××的密切配合下，经过××的共同努力，我们如何如何”，再就是写一通背景材料，如“目前，我们正处在市场经济的背景下，通过什么什么……”这种写法，不仅使公文冗长拖沓，而且直接会影响公文的办事效率。

正文是公文的主体部分，在主体部分中，要总结经验，汇报工作，阐明理由，提出措施要求等，以把事情讲清为目的。

文字使用上要简洁明了，抓住要点，尤其对于
那些双方都清楚的问题或不言自明的问题，不要过多的解释。

有这么一道公文，文种是批复，在批复意见前，写道：“经慎重讨论研究，按照下级服从上级的通知的精神和原则，本着尊重你局领导的意见，发扬顾全大局，勇挑承担责任的精神，原则上同意……”这段文字是完全没有必要的，而且显得别扭。

批复正文在引叙来文后可直接说明上级意见。

（2）去掉无关紧要词。

许多公文充满一些不切实际词，什么“大力……、狠抓……、深入……、认真……”等等，在谈到怎样“深入”、如何“狠抓”就没有下文了，这既不符合公文的用词要求，也与公文的实事求是的文风相抵触。

（3）讲究庄重典雅。

公文一般是代机关立言，代表上级意图，言必信，行必果，说到做到，因而具有强制性和指导性，这就决定了公文语言有庄重严肃的特点。

公文语言不凝炼与其不符合庄重严肃的风格有关联的。

试看这段文字：“2013年4月22号下午三点来钟，我们厂劳资科的王师傅、张师傅，两位师傅偷偷地把三吨铲车开出厂房大门，打算干点私活。

车刚刚开到××路口，看见前面有一辆卡车卸货挡道，王师傅心里着急，打轮过猛，一下子把站在车上的张师傅甩下车去，张师傅当时就昏过去了，马上送到某医院抢救，到现在还没脱离危险。

”
这是一则通报初稿中的文字，不象公文，存在的关键问题一是使用了不少的口语，如“号、三点来钟、偷偷、大门、打算、前面、心里着急、一下子、昏过去了、马上”等等；一是使用多余的词语太多，如“我们厂、两位师傅、看见、一辆、车子、到现在”等等。

正是因为存在以上问题，使公文语言不简练，缺乏庄重典雅的色彩。

可以作如此修改：“2013年4月22日下午3时许，我厂劳资科的王××、张××，为干私活，擅自将三吨铲车开出厂区。

行至××口时，见前方有一卡车卸货挡道，王××因操作不当，将站在车上的张××甩下车去，致使昏迷，立即送往×医院抢救，至今尚未脱离危险”。

修改符合公文的语言特点。

2.2 选择生命力强的词语
（1）多用公文语体专用语。

公文在用语上有独特的风格。

很多词语经过长期使用，逐步成为公文语体的专门用语。

如用于文章开头的开端用语，用于承上启下的过渡用语，用于结尾的结束语等，这些专门用语有不同的作用和确定的含义，很好的体现了公文语言的
简明性和庄重性。

如“当否，请指示、欣悉、为荷”等，“当否”在口语中是“这么办，行不行”之意，“欣悉”即“高兴地知道”之意，“为荷”是“给您添麻烦”之意。

（2）适当使用文言词语。

与现代汉语相比、文言词语容量较大，内涵更丰富、大量文言语语如“兹、欣悉、惊闻、奖惩、资金周转、为荷”等的使用，一方面使公文词语简洁有力；另一方面使公文具有庄重的风格。

3 公务文件只有写得简洁明了，才便于迅速阅读和处理，从而提高办事效率
比如，写一份报告，不能写成报告文学，把人物的活动情况、思想感情写得细腻；写一份规章制度和通知，也不能像写学术论文那样长篇大论，进行详细的分析论证；文章的语言要求简洁，用最简练的文字，把发文的意图表达清楚就行了。

公文的语言要简明扼要，切忌冗长空泛，华而不实，写公文要以凝练的艺术，惜墨如金的态度。

下功夫练字、练句、力求最经济的语言，表达更丰富的内容。

总之，公文的语言应当力求简练。

但是，不能够为简而简，这就同文章的长短一样，要以能否达意为准，该长就长，该短就短。

由此可见，文学的繁简没有定则，应各随其宜，做到简而不陋，繁而不赘。

语言的简练在于“意多期多，字惟求少”，所以必须有丰富的积累，也就是说，只有知道得详尽，才能写得简练，只有对事物有了全面深刻的认识，才能从大量的事实和现象中，把最确切而又富于表现力的词语精选出来，运用语言时才有余地。

参考文献
[1] 傅克斌，主编.实用文体写作[M].科学出版社，2010.
[2] 周立.应用写作与口头表达[M].北京工业大学出版社，2006.。