集团企业采购商务管理制度

集团企业采购商务管理制度
1. 介绍
集团企业采购商务管理制度是为了规范和优化集团企业的采购流程，确保采购活动的透明度、公平性和合规性而制定的一系列规范、流程和管理要求。

本文档旨在明确集团企业采购的组织架构、职责分工、流程流转和各方参与的要求，从而保证采购商务活动的高效性和风险控制。

2. 组织架构
为了有效管理采购商务活动，集团企业建立了以下组织架构：
2.1 采购委员会
采购委员会是集团企业采购决策的最高决策机构，由高级管理层和相关部门代表组成。

其职责包括审批大额采购计划、制定采购策略和政策、把控采购流程的风险等。

2.2 采购部门
采购部门是集团企业负责采购活动的专门机构，负责制定采购计划、组织采购评审、合同谈判和供应商管理等工作。

采购部门应根据采购委员会的决策，确保采购活动符合政策和法规的要求。

2.3 相关部门
与采购活动密切相关的部门包括财务部门、法务部门和质量管理部门等。

这些部门在采购活动中扮演重要角色，需要与采购部门紧密合作，确保采购活动的财务、法律和质量方面的合规性。

3. 职责分工
为了保证采购活动的顺利进行，各方之间需要明确各自的职责和任务。

3.1 采购委员会的职责
采购委员会应负责以下职责：
•审批大额采购计划，确保采购活动符合财务预算和战略规划。

•制定和修订采购策略和政策，确保采购活动符合法律法规和内部规定。

•把控采购流程的风险，确保采购活动的透明度、公平性和合规性。

3.2 采购部门的职责
采购部门应负责以下职责：
•制定年度采购计划，并根据实际情况进行调整和执行。

•组织采购评审，包括供应商的资格审核和采购方案的评估。

•负责合同的谈判和签订，确保合同内容符合法律法规和内部规定。

•监督和管理供应商的履约情况，确保采购活动的顺利进行。

3.3 相关部门的职责
各相关部门应负责以下职责：
•财务部门应参与采购预算的编制和执行，提供采购活动的财务支持和监督。

•法务部门应参与合同的谈判和签订，提供法律咨询和风险评估。

•质量管理部门应参与供应商的资质审核和产品质量的评估，确保采购活动的质量合规。

4. 采购流程流转
为了保证采购活动的高效和合规，集团企业制定了以下采
购流程：
4.1 采购计划编制
采购部门根据业务发展和需求，制定年度采购计划。

该计
划包括采购项目的数量、金额、时间等要求，需经过采购委员会审批后执行。

4.2 采购需求确认
采购部门负责与各相关部门沟通，确认具体的采购需求，
并制定采购需求确认书。

相关部门需提供准确的需求信息，包括数量、规格、质量要求等。

4.3 供应商选定与评审
采购部门根据采购需求，制定供应商选定与评审的标准和
流程。

供应商应提交相关资质文件，并参与供应商评审，评估供应商的能力和合规性。

4.4 采购方案及合同谈判
采购部门根据采购需求和供应商评审结果，制定采购方案。

采购方案应包括采购内容、采购条件、合同期限等。

采购部门与供应商进行合同谈判，确保合同条款的合理性和合规性。

4.5 合同签订与执行
经过合同谈判达成一致后，双方签订合同。

采购部门应负
责合同的存档和备份，监督供应商的合同履约情况，及时处理合同变更和纠纷。

4.6 供应商绩效评估
采购部门应对供应商的绩效进行评估，包括交货准时性、
产品质量、售后服务等方面。

评估结果反馈给供应商，并根据评估结果对供应商进行调整和处理。

5. 参与要求
为了确保采购商务活动的透明度和合规性，集团企业对各
方参与采购的要求如下：
•采购委员会成员应具备丰富的商务经验和专业知识，能够独立、客观地进行决策和把控风险。

•采购部门应具备专业的采购知识和技能，负责采购流程的操作和管理，确保采购活动的顺利进行。

•相关部门应积极配合采购部门的工作，提供准确的信息和支持，确保采购活动的合规性和质量合格。

•供应商应提供真实、准确的资质文件和产品信息，确保交易的合法性和产品的质量。

•所有参与采购活动的人员都应严格遵守相关法律法规和内部规定，不得接受或提供贿赂、行贿等违法行为。

6. 结论
通过制定和执行集团企业采购商务管理制度，可以规范和
优化采购流程，保证采购活动的透明度、公平性和合规性。

各方按照规定的职责和流程进行工作，可以有效控制采购风险，提高采购效率，保证采购活动的质量和成效。

集团企业应加强
对制度的宣传和培训，确保全体员工理解并落实相关规定，为集团企业的发展提供有力的采购支持。