☆ 审计法务部工作流程管理(修)

审计法务部工作流程管理第一章、部门机构及岗位描述
一、部门组织机构
二、岗位描述
（一）审计法务部经理
【岗位名称】：审计法务部经理
【直接上级】：主管副总裁
【直接下级】：部门主管
【岗位要求】：
法律专业本科及以上学历；有很强的责任心和团队合作、吃苦耐劳的精神；熟练掌握公司法、合同法、劳动法、知识产权法及相关法律法规、财务规章制度；具有起草、修改、审核大型法律文书、企业合同的经验；熟知经济、劳动纠纷案件处理流程，并有丰富的实际经验；具有较强的分析、处理、应变及独立解决法律问题的能力；具有较强的内外部管理能力、沟通能力、协调能力和语言文字表达能力；熟练掌握办公软件。

【本职工作】
依照法律法规维护企业合法权益,遵照企业规章制度监督检查和控制企业内工作人员的违规违纪行为，领导部门开展工作。

【直接责任】：
（1）制订审计法务部年度工作目标和工作计划，按月做出工作计划和预算，报批通过后执行。

（2）负责制定审计法务部的工作程序和工作规定，报批通过后施行。

（3）掌握和执行国家有关方针、政策和法律法规。

（4）及时、准确传达上级指示并贯彻执行。

（5）依法保护公司的知识产权，对假冒仿制本公司专利权、产品、包装、商标和企业形象的行为通过法律手段进行打击。

（6）在授权下负责办理公司与其它法人或自然人的法律纠纷。

（7）负责公司专利权的申办工作。

（8）负责审核公司所有合同、协议、重要发文、重要规章制度的合法性。

（9）负责对公司各职能部门的生产、经营、管理活动提供法律咨询服务。

（10）配合有关部门调查、处理公司员工的违法乱纪行为。

（11）了解审计法务部工作情况和相关数据。

（12）定期向主管领导述职。

（13）按工作程序做好与相关部门的横向联系，并及时对部门间争议提出界定要求。

（14）制定直接下级的岗位描述并界定直接下级的工作。

（15）向直接下级布置工作任务。

（16）指导、巡视、监督、检查所属下级的各项工作。

（17）及时对下级工作中的争议做出裁决。

（18）受理直接下级上报的合理化建议，按照程序处理。

（19）在必要情况下向直接下级授权。

（20）负责审计法务部主管的工作程序的培训、执行、检查。

（21）制定审计法务部培训计划，拟定企业法律事务常识培训计划，报批通过后协助培训部实施、考核。

（22）定期听取直接下级述职并对其做出工作评定。

（23）填写直接下级过失单和奖励单，根据权限按照程序执行。

（24）根据工作需要按照程序调配直接下级的工作岗位。

（25）关心所属下级的思想、工作、生活。

（26）代表企业与政府对口部门和有关社会团体、机构联络。

【领导责任】：
（1）对审计法务部工作目标的完成负责。

（2）对所属下级的纪律行为、工作秩序、整体精神面貌负责。

（3）对审计法务部预算开支的合理支配负责。

（4）对审计法务部工作程序的正确执行负责。

（5）对公司所有合同、协议、重要发文、重要规章制度的合法性负责。

（6）对审计法务部所掌管的企业秘密的安全负责。

（7）对审计法务部给企业造成的影响负责。

（8）对审计法务部一切法律行为负责。

【主要权力】：
（1）有对审计法务部所属员工及各项业务工作的管理指挥权。

（2）对公司各职能部门和个人生产经营管理活动中的违法行为有制止权。

（3）对假冒仿制本公司的专利权、产品、包装、商标和企业形象的行为有依法打击的权力。

（4）对下级的工作有监督、检查权。

（5）对下级的工作争议有裁决权。

（6）有对下级岗位调配的建议权。

（7）对下级有奖惩的建议权。

（8）对下级的业务水平和业绩有考核权。

（9）有代表企业与政府相关部门和有关社会团体联络的权力。

【管辖范围】：
（1）审计法务部所属员工。

（2）审计法务部所属办公场所及办公设施、设备。

（3）企业所授权审计法务部其他管辖范围。

（二）审计法务部助理
【岗位名称】：审计法务部助理
【直接上级】：审计法务部经理
【岗位要求】：
法律专业或财务类专业大专及以上学历；有较强的责任心和团队合作、吃苦耐劳的精神；熟悉公司法、合同法、劳动法、知识产权法及相关法律法规或熟悉国家财务、审计管理制度,具有过硬的审计、会计专业技能和所从事审计项目相适应的法律知识以及良好的沟通、分析能力，并具备处理突发事件、高风险事务的综合能力。

具有起草、修改、审核法律文书、企业合同或具有企业内部财务审计经验；熟悉经济、劳动纠纷案件或会计帐务、审计的处理流程；具有较强的分析、处理、应变及独立解决问题的能力；具有一定的沟通能力、协调能力、语言文字表达能力；熟练掌握办公软件。

【本职工作】：
依照法律法规维护企业合法权益,遵照企业规章制度监督检查和预防控制企业内工作人员的违规违纪行为，协助部门经理对部门工作的日常管理和对所主管的具体工作岗位的工作积极、认真的负责开展完成。

【直接责任】：
1）制订本工作岗位年度工作目标和工作计划，按月做出工作计划和预算，报部门领导审批通过后执行。

（2）负责制定本岗位的工作程序和工作规定，报批通过后施行。

（3）掌握和执行国家有关方针、政策和法律法规。

（4）及时、准确地对上级领导下达的工作任务、方针进行认真完成和贯彻执行。

（5）在企业授权下负责办理公司与其它法人或自然人的法律纠纷事务。

（6）对本岗位事务的专利权、商标权的申办，合同、协议、重要发文、重要规章制度的审查，离职审计监交事项、报告，生产、经营、管理活动提供法律咨询服务等的合法性、合规性负责。

（7）积极按企业安排配合有关部门调查、处理公司员工的违法乱纪行为。

（8）定期向部门主管领导述职，上报本岗位工作情况、相关数据和工作计划安排。

（9）按企业及部门工流程程序做好部门内部和与相关部门的横向联系协作工作，对其经办的事务进行负责。

（10）对在工作中发生的争议，及时协调处理，不能妥善处理的及时向部门领导进行上报，由部门领导对争议做出裁决。

（11）对在工作中发现的违规违纪和违法行为，及时进行上报和紧急妥善处理，不得包庇和消极处理。

（12）部门同事间相互关心、帮助和协作，发扬团队合作精神。

【主要权力】：
（1）对公司各职能部门和个人生产经营管理活动中的违法行为有紧急制止和上报建议处理权。

（2）对部门工作有提出合理化建议的权力。

（3）对企业员工的违法违规行为有监督检举权
（4）有根据工作表现获得奖励的权力。

（5）有根据岗位工作情况需要，代表企业与政府对口部门和有关社会团体、机构联络的权力。

（6）有根据企业和部门授权的其他权力。

【管辖范围】：
（1）部门本岗位所分管业务范围。

（2）企业和部门所授权的其他管辖范围。

第二章、部门主要工作流程
一、合同管理
审计法务部对合同的管理工作主要是公司对外签订的所有商品销售合同、广告合同、采购合同、建设工程施工合同、劳务合同、委托加工合同及其他性质的合同等，在管理中包括合同的起草制度、合同的审核制度、建立起合同的登记备案制度和合同数据库管理制度以及在上述制度规范下的日常工作流程。

本部门对合同的管理工作还包括对合同管理的特别要求以及对违反合同管理规定的处罚。

（一）合同的起草：
一般合同由各级经办人自行拟稿，合同内容包括当事人的名称或者姓名和住所、标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或酬金，履行的期限、地点和方式，违约责任，纠纷解决方式等主要条款；公司对外签订的常用合同，由审计法务部拟定格式文本合同，在签订时应使用其格式文本进行签约，由经办人按合同纸上的要求填写；严禁口头协议和非正规书面形式。

对格式文本合同部门分管人员每年根据公司营销政策的变化与相关部门沟通后进行修订补充完善，于新年度合同签订前必须定稿提供正式文本使用。

在签订中有任何有疑问和异议的应及时向公司审计法务部咨询，对特殊情形可对格式合同进行适当调整；公司重要合同由审计法务部负责拟稿会同相关业务部门共同制订
2、合同的签订：
签订合同实行洽谈权、审查权、批准权相对独立、互相制约的原则。

经办人、审查人、批准人各司其职，分工负责。

任何合同均需经过审核评审程序评审后，方可批准盖章签订。

3、授权委托：
公司实行法定代表人授权委托制度，签订重要合同应先取得授权委托书，并在授权范围内签订合同。

4、前期调查：
经办人于合同签订前，应验证对方当事人有效证件，验明主体资格，了解其资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。

5、合同印章：
批准人应当根据审查人的审查意见，决定合同的批准。

公司合同专用章的管理机构，应当根据批准人的批准意见，在合同文本上加盖合同专用章或公司印章。

6、合同履行：合同依法签订后，即具有法律约束力。

履行部门必须认真履行合同，确保信誉。

对某些特殊情况应向审计法务部请示，由审计法务部上报分管副总裁协商决定。

履行部门应对合同履行中发生的情况，建立台账，由专人负责书面签证、来往信函等资料的保管。

合同履行中所有收据等相关凭证必需是书面形式并有签字盖章。

7、合同变更：合同履行过程中，确需签订补充协议或者变更、解除合同的，履行部门应按合同签订的程序办理，重大变更应向审计法务部备案，所有补充协议或者变更、解除合同都必需用书面形式，并进行签字盖章。

8、违约行为：对履行过程中对方当事人的违约行为，履行部门应当立即查明情况，认真、稳妥地收集证据，及时、合理、准确地向对方提出索赔报告。

当我方接到对方当事人的索赔报告后，履行部门应当立即通知审计公司法务部，共同商定应对措施。

履行过程中一旦发生不可抗力和第三人干扰及意外事件，履行部门应立即通知对方当事人，查明原因，及时化解，并收集好相关证据。

9、合同纠纷：对发生纠纷的,在第一时间通知审计法务部，并附送相关材料，协助审计法务部做好案件处理各项工作。

履行部门认为应追究对方相关法律责任的，应向分管领导和审计法务部作书面报告，并附相关材料复印件，由审计法务部作出是否诉讼的法律意见，分管领导决定，重大诉讼应上报董事会批准。

10、履行遗留：对所遗留的问题，履行部门应指定专人负责解决，并规定解决期限。

在期限内确定无法解决的，应当立即报告分管领导和审计法务部，由审计法务部协助分管领导指定有关部门配合解决，并提出具体方案。

11、履行完毕：合同履行完毕后，履行部门应将与合同有关的补充协议、会议纪要、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台账等全部资料整理归档。

12、法律责任：对严重损害公司利益的下列行为，公司将追究有关人员的责任，并要求其承担全部损失：
（1）在合同签订、履行过程中收受贿赂，与他人恶意串通，出卖公司利益；
（2）在合同签订、履行过程中，严重玩忽职守，导致公司遭受巨大经济损失；
（3）其他故意违反本管理制度的行为。

（4）对涉嫌职务侵占、挪用资金等刑事犯罪的依法移送司法机关追究刑事责任。

13、部门对部分合同审查要求：
经办人应将准备签约的重要合同文本及相关材料送交公司审计法务部。

公司审计法务部应在时限内会同相关部门对合同内容进行审查，并在处理笺上书面提出审查意见，对特殊情形的提出书面法律意见书，重要合同则再转公司总裁审批。

对审查人有疑义的部分，经办人应予全面解释。

对审查人提出的修改意见，经办人应予重视，并协商完善。

应审查人的要求，经办人有责任补充相关材料。

审计法务部在日常的合同审查中应进行审核的事项和内容主要包括如下：
（1）合同的一般审核的主要内容有：
a、合同的主体是否合格；
b、合同内容是否违反法律、法规、规章；
c、合同的标的是否为国家禁止买卖或者限制经营；
d、合同当事人的意思表示是否真实；
e、合同签字是否具有合法身份和资格；
f、代理人的代理行为是否合法有效；
g、合同主要条款是否齐全；
h、文字表达是否准确；
i、手续是否完备；
j、公司住所地法院管辖的约定等。

（2）销售合同审核风险点
销售合同审核风险点，从要货计划的申请开始，到货款清收结束，这其中有8个环节：要货计划的申请、审批、签合同、交货、签收、核算、确认、付款。

每一个环节都应形成适合审计法务部门的管理规范。

a、要货计划的申请、审批等内部风险由集团公司销售部负责控制；
b、审计法务部由专人负责对销售合同的登记及相关数据的录入（数据库）分析；
c、根据交货方式应在合同中约定有效签收的程序和凭证返还；
d、合同的执行特别是结算付款一般统一为现款或压批结电汇付款方式；
e、约定质量验收异议期限；
f、逾期付款的，按逾期付款金额的万分之五/日向供货方支付逾期付款违约金；
g、解决合同纠纷的方式：向供货方所在地的人民法院提请诉讼解决；
h、其它约定事项等；
i、完善应收账确认函签章手续。

（3）广告合同审核风险点
广告合同审核风险点，从广告预算计划的制定开始，到广告履行发布结束，这其中有8个环节：广告预算计划、审批、询价、折扣、签合同、发布、监播、付款。

每一个环节都应形成适合审计法务部门的管理规范。

a、广告预算计划、审批等内部风险由集团公司市场部负责控制；
b、审计法务部由专人负责对广告合同的登记及相关数据的录入（数据库）；
c、针对广告发布费折扣进行长效的汇总和分析；
d、合同的执行特别是结算付款一般统一为播后付款方式；
e、对反商业贿赂和负面报道的控制应作出规定；
f、对广告发布的中止、终止履行和解除合同适机作出广告主不承担违约责任的约定；
g、解决合同纠纷的方式：向广告主所在地的人民法院提请诉讼解决；
h、其它约定事项等；
i、户外广告的制作、维护及侵害等的特别约定。

（4）采供合同审核风险点
采供合同审核风险点，从采购计划的制定开始，到采购材料使用结束，这其中有9个环节：计划、审批、询价、招标、签合同、验收、核算、付款、领用。

每一个环节都应形成适合审计法务部门的管理规范。

其中：
a、计划、审批的文件处理笺由审计法务部复印备案；
b、审计法务部由专人负责询价后签字形成分析记录并进行汇报处理；
c、有条件招标的进行招标。

其它采购必须货比三家（参加订货的供应商必须在3家以上）；
d、合同的执行特别是结算付款一律统一为货到验收合格后付款；
e、质量验收由试验部门控制；
f、交付地点为采购方所在地，货物交付前费用及货物损坏、灭失风险由供货方负担；
g、包装物牢固且不计价不回收；
h、其它约定事项等。

（5）房地产开发风险控制及合同审查
【1】房地产开发前期阶段的审查事项和风险控制
A、审查事项：
在房地产开发的前期阶段应注意对签订投标和拍卖等获得土地使用权过程中的文件、合同审查，着重审核征地、拆迁安置与补偿合同是否订立，以确保房地产前期开发的合法、顺利。

B、风险点：
按照我国土地管理法的规定，农村集体土地使用权不能自由转让，因此房地产开发取得的开发地块的使用权只能是国家所有的土地的使用权。

【2】房地产开发建设合同的审查事项和风险控制
A、房地产开发建设合同的审查事项
房地产公司的建设施工合同是房地产合同审查的核心，也直接关系到*****集团公司的根本利益。

其审查要点是：
a、首先是审查房地产公司送审合同的实际所处阶段
即：合同正在建筑工程合同的订立阶段或者已经处于实际履行过程中或者说实际已经履行完毕的后补合同。

原则上根据审计法务部工作流程，合同须经过法务部审核并提出予以同意签订合同的建议并报领导批示同意后方能完成合同订立程序。

如果送审合同已经处于实际履行过程中或者说属于是实际已经履行完毕的后补合同则需要领导专门作出指示再进行审核。

b、审查发包方“三证”齐全并符合“三证”规定的范围。

即：“三证”包括《建设用地规划许可证》、《建设工程规划许可证》、《开工证》。

因为必须遵循相应的法定程序，依法办理土地规划使用、建设规划许可等手续才可以进入相应建设工程施工过程。

c、审查具体施工方主体资格和资质。

有时，房地产公司可能将工程发包给不具备相应资质的施工企业，或任由实际施工
方借用营业执照和资质证书，或默认非法转包和越级承包的行为，还有的擅自发包给有各种关系的企业，如此一来，工程的质量就得不到有效的保证。

d、审查对方签约人的资格。

合同法规定，合同经法定代表人签字或加盖单位公章生效。

因此，这类人员签订合同无需另外授权，并且其超越权限订立的合同，除相对人知道或应当知道的外，该合同是有效的。

但并不能因为是法定代表人签订合同就可以掉以轻心，应要求其出示身份证件，与《营业执照》上的姓名相核对。

当签约人为委托代理人时，应审查是否有授权委托书或单位介绍信，审查时注意授权是否清楚，权限的范围及是否已失效。

B、风险点
a、主要风险点在于一些施工单位不具备主体资格，往往通过利用挂靠等方式虚拟合同主体。

通过挂靠、借用名义等方式签订合同的情况在实践中时有发生，这种情况下实际履行合同的主体与名义上的合同主体并不符合，属于虚拟合同主体。

由于实际履行合同的主体缺乏相应资格或经济实力较弱，更易发生履行合同困难的情况。

按照法律规定，尽管企业可以在发生纠纷时追究被挂靠方的责任，但解决该法律纠纷付出的代价对企业而言已经构成严重的法律风险。

b、无权代理、公司内部机构或分支机构等缺乏民事主体资格的组织或个人对外签订合同也属于主体不适格的情况，但这些情况较容易识别，在此不再做详细叙述。

c、法律规定建筑、水电、安保等技术要求较高的行业商业活动只能由具有特定资格的民事主体才能进行，而普通民事主体从事这些活动将导致主体不适格。

这类关于法定资格的规定，常见于一些部门法规，往往有此类限制性规定。

若因不符合法定资格将导致合同无效，企业面临的法律风险损害通常难以预计。

【3】涉及房地产项目的采购合同审查事项和风险控制
房地产公司的合同建议标的额在100万元及以上的一律招投标并参照《招投标审查事项和风险点》进行审核。

其它标的金额的采购审核如下：
A、审查事项：
a、是否经过审计人员询价程序。

目前采购询价管理较为薄弱，容易滋生“暗箱操作”、以权谋私、弄虚作假、舍贱求贵、以次充好、收受回扣等问题，因此未经审计人员签署意见，建议不进入合同审核。

b、主体是否真实、适格和具备相应资质。

c、审查对方签约人的资格及授权书。

d、审查合同具体内容，包装、交付、验收、结算、售后服务是否公平、便利。

e、审查是否存在标的物所有权的转移及毁损灭失风险、知识产权侵权风险。

f、审查其它供应商有可能设置的合同陷阱，如供应商无故中止合同、违反合同规定等可能性及造成损失。

B、风险点：
采购风险点主要存在以下方面。

a、计划风险。

因市场需求发生变动，影响到采购计划在合同履行中面临着不适当或不科学，与目标发生较大偏离，导致合同纠纷风险。

因此合同条款设置应当具有预见性。

b、合同风险：
一是合同条款模糊不清，盲目签约；违约责任约束简化，甚至于口头协议；鉴证、公证合同比例过低等等。

二是合同行为不正当。

卖方为了改变在市场竞争中的不利地位，往往采取一系列不正当手段，如对采购人员行贿，套取企业采购标底；给予虚假优惠，以某以些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品。

而有些采购人员则贪求蝇头小利，牺牲企业利益，不能严格按规定签约。

三是合同日常管理混乱。

对上述风险应当由我部加强签约监督，检查合同条款是否有悖于法律法规的规定，避免合同因内容违法、当事人主体不合格或超越经营范围而无效；通过资信调查，切实掌握对方的履约能力；审计人员应当对那些不讲效益、舍近求远、进“人情货”等非正常情况严格审定；法务人员应当审查合同条款是否齐全、当事人权利义务是否明确、有否以单代约、手续是否具备、签章是否齐全等。

【4】房地产销售过程中的审查事项和风险点
A、销售前的楼盘宣传材料的审查事项和风险点
a、审查事项：在销售前，房地产公司往往要发布售楼广告，而要保证广告既能达到促销的目的又不构成夸大宣传、虚假承诺就必须经过严格的法律审查。

b、风险点：在现实中因夸大宣传而引起购房者提起诉讼的案例已不在少数，最终开发商不但达不到预期目的，还会遭受极其严重的经济损失。

B、商品房买卖合同的审查事项和风险点
a、审查事项：目前房地产公司不经过我部门审查随意引用一些格式文本合同，应当注意审查该格式文本的时空等效力是否符合要求。

b、风险点：为迅速成交房地产公司可能会将一些不切实际的承诺作为合同条款，还约定一些极易产生歧义的条款，导致在合同履行过程中极为被动，也为以后产生纠纷埋下了很深的隐患从而形成风险。

【5】银行按揭贷款材料的审查事项和风险点
A、审查事项：
a、与银行合作按揭贷款审查银行在放贷之前，应要求提供贷款所需文件资料的前提下，银行放款时间不得延长，如果银行逾期放款后果严重，则有可能影响整个项目建设进度。

b、对购房人是否存在提供虚假信息资料骗贷的行为协助银行审查，否则房地产公司仍有连带责任。

c、购房人逾期还款，在开发商提供连带保证责任期间，让开发商承担保证责任的多数是由于购房人的逾期还款行为。

应当约定购房人逾期还款，银行不得从开发商的账户中扣划保证金，或者提前收回贷款并要求开发商承担代偿义务。

d、拖延办理产权证。

大多数购房人都希望所购房屋的产权证能在最短时间办理，也有部分购房人却相反。

这部分购房人对于产权证的办理表现得异常冷淡，在开发商具备办证条件后拒不配合，不按要求提供文件资料和缴纳相关税费，使房产证迟迟不能办理，应当具备对此房地产公司将不承担保证责任的条款。

B、风险点：一般而言，银行要求开发商为购房人提供连带的保证担保，而在按揭中由于银行、购房人等各方原因以及按揭在实际操作中的种种因素，随时都有可能让开发商承担保证责任并带来一系列法律风险，因此：
a、在与银行的按揭合作协议中应当增加约定办理抵押登记的条款。

b、约定银行逾期放款的违约责任。

c、在与购房人签订的《商品房买卖合同》补充协议中，有必要设专门条款约定按揭有关的问题，包括与购房人明确开发商承担保证责任的解约权，同时可约定购房人应承担的违约责任。

【6】房屋、土地产权证书办理中的审查事项和风险点。